淺析會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

江西科技師范大學(xué) 李洪萍

一、會(huì)計(jì)電算化和內(nèi)部控制的相關(guān)概況

(一)會(huì)計(jì)電算化

會(huì)計(jì)電算化是指把會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)、信息學(xué)等眾多學(xué)科融合為一體，并以計(jì)算機(jī)學(xué)為主體運(yùn)用到當(dāng)前的會(huì)計(jì)工作中去，從而降低整個(gè)會(huì)計(jì)行業(yè)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，促進(jìn)當(dāng)前部分會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。具體來講就是把會(huì)計(jì)工作進(jìn)行數(shù)據(jù)編輯化，形成會(huì)計(jì)操作軟件，運(yùn)用到會(huì)計(jì)工作實(shí)務(wù)中去，用電腦來取代手工完成整個(gè)會(huì)計(jì)工作的過程。

(二)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

所謂會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化，把企業(yè)的整體會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)信息進(jìn)行連續(xù)、全面、系統(tǒng)、綜合的收集、記錄、處理的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，并以此反映當(dāng)前企業(yè)的整體經(jīng)營狀況，最終為企業(yè)的經(jīng)營管理和經(jīng)營決策提供非常重要的數(shù)據(jù)支持。

(三)內(nèi)部控制

內(nèi)部控制指的是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)或者單位最終的經(jīng)營管理目標(biāo)，控制企業(yè)的外部環(huán)境、評(píng)估企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)并對(duì)企業(yè)的資產(chǎn)進(jìn)行保全，從而保證會(huì)計(jì)信息資料的正確性、一致性、可靠性，進(jìn)一步貫徹企業(yè)的經(jīng)營方針，并最終在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行自我調(diào)整、規(guī)劃、控制等所采用的一切方法、措施的總稱。

二、會(huì)計(jì)電算化不同發(fā)展階段對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

(一)會(huì)計(jì)單項(xiàng)業(yè)務(wù)處理階段

作為會(huì)計(jì)電算化的第一個(gè)階段，也就是初級(jí)階段，我們主要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列的處理，從而把簡單又繁瑣會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中到會(huì)計(jì)應(yīng)用程序中。眾所皆知，運(yùn)用計(jì)算機(jī)主要是為了能夠提高整個(gè)財(cái)務(wù)的工作效率，并且在一定程度上可以縮減費(fèi)用，真正意義上，電腦做賬和手工做賬在實(shí)質(zhì)上沒有很大區(qū)別。

(二)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)綜合處理階段

通過這個(gè)階段，需要會(huì)計(jì)人員對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列的綜合加工處理，并通過主系統(tǒng)來控制一些正在使用的子系統(tǒng)，通過應(yīng)用程序里的反饋功能，為整個(gè)企業(yè)的內(nèi)控、預(yù)算、決策等提供詳盡有效的財(cái)務(wù)信息。最終達(dá)到整個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理全面自動(dòng)化。通過這個(gè)階段計(jì)算機(jī)操作完全代替手工，并且還具備相當(dāng)?shù)墓芾砉δ?，很有一部分企業(yè)專門設(shè)有財(cái)務(wù)管理中心，雖然在這個(gè)過程中仍然是以處理數(shù)據(jù)為中心，如何處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)仍是核心問題。在處理數(shù)據(jù)過程中，數(shù)據(jù)處理不僅要及時(shí)，而且還要簡便，如批量式數(shù)據(jù)處理。

(三)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)處理階段

在現(xiàn)今的會(huì)計(jì)工作中，基本上都使用電算化的方式，不管大中型企業(yè)還是小型企業(yè)都運(yùn)用建立起來的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行批量實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)處理，從而實(shí)現(xiàn)了所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，在一定程度上避免了勞動(dòng)重復(fù)。能夠及時(shí)有效快速提供信息供企業(yè)管理人員做出合適合理的決策。

(四)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)階段

網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)主要是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托、財(cái)務(wù)管理為核心，融合業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化，運(yùn)用電子商務(wù)進(jìn)行遠(yuǎn)程系統(tǒng)操控和財(cái)務(wù)動(dòng)態(tài)監(jiān)控的一種財(cái)務(wù)管理模式。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)主要分為三層，第一層是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理體制；第二層是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建的企業(yè)財(cái)務(wù)體制；第三層是把相關(guān)關(guān)聯(lián)方統(tǒng)一協(xié)調(diào)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

三、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的積極影響

(一)成本管理

財(cái)務(wù)成本的控制是衡量一個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制成效的主要指標(biāo)。內(nèi)部控制主要是依據(jù)成本而設(shè)定，成本控制不好，設(shè)計(jì)的在完美的內(nèi)部控制都是沒有任何意義的。當(dāng)然專家學(xué)者也提出了一系列方法去控制成本，但是對(duì)于大部分企業(yè)來說根本沒有辦法實(shí)踐，其根本原因是實(shí)施內(nèi)部控制的成本太高。所以內(nèi)部控制首先要從工作效率的角度去考慮，從這個(gè)意義上講，電算化的控制成本就比手工低。作為企業(yè)運(yùn)用的內(nèi)部控制措施，一方面要提高企業(yè)運(yùn)行效率，另一方面要控制內(nèi)控的成本。因此在電算化條件下的會(huì)計(jì)應(yīng)用階段，網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)幾乎沒有成本，只是其他工作的副產(chǎn)品而已。

(二)串通舞弊

職責(zé)分明能避免單一財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)舞弊，對(duì)于串通舞弊則很難有用，這種情況是企業(yè)內(nèi)控失效的根本原因。在手工會(huì)計(jì)時(shí)代，運(yùn)用相互授權(quán)方式防止舞弊，一般需要二個(gè)人，對(duì)于特別重要的流程則需要三個(gè)人來完成，在一個(gè)部門長期合作，形成一定的寫作關(guān)系，就很容易造成串通舞弊。但是通過會(huì)計(jì)電算化就可以很好的降低這種可能性，信息系統(tǒng)的高校運(yùn)作，經(jīng)辦人員增多，企業(yè)的跨部分、夸單位的實(shí)時(shí)監(jiān)控幾乎同時(shí)進(jìn)行，避免了單獨(dú)運(yùn)作，提高了舞弊的難度，根本上降低舞弊的可能性，從而提供企業(yè)的內(nèi)控水平。

(三)認(rèn)為錯(cuò)誤

內(nèi)部控制運(yùn)作關(guān)鍵是操作人員，我們不可能期望操作人員想機(jī)器那樣百分百準(zhǔn)確。工作人員的身體不適、曲解指令、粗心大意等都可能造成內(nèi)部控制失效，在防止人為犯錯(cuò)方面，電算化的優(yōu)勢就體現(xiàn)的淋漓盡致。只需要經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，人為操作失誤就可以大大降低，內(nèi)控的強(qiáng)度無形當(dāng)中得到加強(qiáng)。

四、會(huì)計(jì)電算化下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

(一)電算化軟件的使用中存在著風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，市場上出售最跑火的會(huì)計(jì)軟件有用友、金蝶、管家婆等等，會(huì)計(jì)軟件都具有一整套的授權(quán)、審批、操作權(quán)限控制等眾多功能，從而對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行有效的保護(hù)。從事會(huì)計(jì)崗位的人員素質(zhì)有點(diǎn)偏低，在會(huì)計(jì)軟件使用過程中，保護(hù)功能形同虛設(shè)，系統(tǒng)密碼公開化，如果會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)信息化，只要是系統(tǒng)內(nèi)用戶都可以瀏覽、控制、破壞財(cái)務(wù)參數(shù)，修改數(shù)據(jù)庫，甚至可能讓系統(tǒng)崩盤。此外還有一種情況是終端客戶為了工作的便利，相互告知密碼，致使財(cái)務(wù)信息纂改、丟失等，同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生一崗多人，內(nèi)部分工不明確等情況。

(二)會(huì)計(jì)信息的安全上存在一定隱患

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中化、自動(dòng)化進(jìn)行處理，數(shù)據(jù)處理的每一個(gè)過程都要保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性，如果網(wǎng)絡(luò)信息在傳輸過程中遇到人為纂改，就有可能給電算化帶來很大的危害性?，F(xiàn)如今進(jìn)入系統(tǒng)都需要口令，指紋等限制方法，但是在安全性上存在很多漏洞，包括操作故障、磁盤破壞、病毒入侵等等。

(三)會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才缺乏

會(huì)計(jì)信息化對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求，不僅要掌握會(huì)計(jì)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，在現(xiàn)今的財(cái)務(wù)人員當(dāng)中，很大部分都是經(jīng)過臨時(shí)培訓(xùn)上崗的。對(duì)于計(jì)算機(jī)人員，由于缺少必要的財(cái)務(wù)知識(shí)，在很大程度上進(jìn)行開發(fā)存在一定的困難，但是財(cái)務(wù)人員，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)一知半解，對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)把握的很到位，從而制約了對(duì)內(nèi)部控制的監(jiān)督。關(guān)鍵是缺少既懂會(huì)計(jì)知識(shí)，又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的雙面人才。

五、利用會(huì)計(jì)電算化提高企業(yè)內(nèi)部控制水平的措施

(一)決策層的重視

會(huì)計(jì)電算化的伊始階段，信息化技術(shù)是不利于內(nèi)控的，伴隨信息化計(jì)算的逐步發(fā)展，不利因素逐漸減少，有利因素逐漸增多。企業(yè)運(yùn)用會(huì)計(jì)信息電算化一方面要求提高會(huì)計(jì)信息化水平的同時(shí)提高企業(yè)的內(nèi)部控制水準(zhǔn)，這在一定程度上要求企業(yè)的決策者有個(gè)明確清晰的認(rèn)識(shí)；另一方面要求我們決策者重視會(huì)計(jì)信息電算化，只有決策者的重視，財(cái)務(wù)人員才會(huì)盡心盡責(zé)去幫助決策者不斷提高其內(nèi)部控制水平，換句話說，如果領(lǐng)導(dǎo)者不重視會(huì)計(jì)信息化，不能從根本上提高整體的內(nèi)部控制水平。

(二)提高會(huì)計(jì)從業(yè)人員信息技術(shù)水平

會(huì)計(jì)人員在會(huì)計(jì)信息化過程中始終處于核心地位，計(jì)算機(jī)技術(shù)只是起到輔助功能，只不過借助計(jì)算機(jī)來降低會(huì)計(jì)人員的工作難度。因此整個(gè)財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)水平是衡量企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)能力和內(nèi)部控制能力的重要方面。會(huì)計(jì)人員不僅深入學(xué)習(xí)自己專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，現(xiàn)在企業(yè)的要求是需要雙面人才，如果沒有雙面人才，一切設(shè)計(jì)都是一紙空文。試想缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)的會(huì)計(jì)人員還能適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)程嗎？提高整個(gè)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的信息化水平已經(jīng)成為當(dāng)前的當(dāng)務(wù)之急，也是幫助企業(yè)提高內(nèi)部控制的根本保證。

(三)極應(yīng)用信息技術(shù)，加強(qiáng)內(nèi)部控制

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為企業(yè)內(nèi)部控制水平的提高提供了有利的幫助，這僅僅是為提高內(nèi)部控制水平提供了可能，并沒有完全提高企業(yè)的內(nèi)部控制水準(zhǔn)，只是在具體操作層面上多了一種技術(shù)手段。因此為了防止財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的非法改動(dòng)，在這個(gè)過程中，可以實(shí)行數(shù)據(jù)聯(lián)機(jī)機(jī)制，通過異地備份，定期審核稽查，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。此外，在網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)時(shí)代，由于信息技術(shù)更新?lián)Q代十分快，為了防止風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，還必須對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，從而達(dá)到提高企業(yè)內(nèi)部控制的基本要求。

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