如何利用醫(yī)院信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)藥品的實(shí)庫(kù)存管理

云南省第一人民醫(yī)院績(jī)效管理科 魏玲

藥品作為特殊流通商品，醫(yī)院是其主要使用區(qū)域，藥品庫(kù)存管理在醫(yī)院管理工作中占據(jù)重要地位，關(guān)系到院內(nèi)醫(yī)療工作能否順利實(shí)施、利潤(rùn)目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)，因此做好醫(yī)院藥品的實(shí)庫(kù)存管理是醫(yī)療工作的必然需求，對(duì)于保障醫(yī)療工作的質(zhì)量與成效有積極意義。醫(yī)院內(nèi)部藥品金額與數(shù)量的實(shí)庫(kù)存管理經(jīng)歷了弊端良多的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)在普遍傾向于使用信息系統(tǒng)服務(wù)管理，我國(guó)醫(yī)院相關(guān)財(cái)務(wù)制度也對(duì)實(shí)庫(kù)存管理提出了實(shí)耗實(shí)銷的要求，這意味著醫(yī)院信息系統(tǒng)要結(jié)合實(shí)庫(kù)存情況制定完善的管理體系，從信息系統(tǒng)管理舉措的實(shí)施到管理注意事項(xiàng)都要給予重點(diǎn)關(guān)注，從而督促藥品實(shí)庫(kù)存管理實(shí)現(xiàn)信息化、常態(tài)化與規(guī)范化，做到有章可循。下面就如何利用醫(yī)院信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)藥品的實(shí)庫(kù)存管理做簡(jiǎn)要探究。

一、醫(yī)院藥品實(shí)庫(kù)存管理現(xiàn)狀

(一)定義

醫(yī)院藥品從采購(gòu)入庫(kù)到醫(yī)療工作領(lǐng)域流通，經(jīng)歷了入庫(kù)-藥房-麻醉科-放射科-醫(yī)生病患等正向分發(fā)流程，或者從患者醫(yī)生到退藥入庫(kù)的方向流程，在這個(gè)流程上的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都是藥品實(shí)庫(kù)存管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其業(yè)務(wù)流程意味著在管理中可從五大節(jié)點(diǎn)入手提升管理質(zhì)量與效益。

(二)現(xiàn)狀

醫(yī)院藥品實(shí)庫(kù)存管理工作受借藥、急救醫(yī)療等因素影響無法實(shí)現(xiàn)完全意義上的藥品庫(kù)存量與賬務(wù)數(shù)據(jù)相吻合，面對(duì)這種情況信息系統(tǒng)的出現(xiàn)意味著可做到對(duì)藥品入庫(kù)到使用的全程跟蹤管理，為兩種數(shù)據(jù)的吻合提供更多的可能性。在實(shí)現(xiàn)藥品庫(kù)存量管理與賬務(wù)數(shù)據(jù)吻合的過程中，藥品庫(kù)管與藥品會(huì)計(jì)擔(dān)任了非常重要的角色，庫(kù)管負(fù)責(zé)根據(jù)庫(kù)存情況及院內(nèi)藥品需求制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，做好藥品的出入庫(kù)及日常盤點(diǎn)工作，減少藥品積壓或過期失效等，藥品會(huì)計(jì)則是對(duì)藥品采購(gòu)、出入庫(kù)的原始單據(jù)憑證等進(jìn)行審核、登記，并編制準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)報(bào)表并做定期核算，為藥品采購(gòu)、管理與使用提供參考、改進(jìn)意見。醫(yī)院藥品實(shí)庫(kù)存管理中無論是藥品會(huì)計(jì)還是藥品庫(kù)管都主要圍繞四個(gè)目標(biāo)管理要素展開工作，分別是實(shí)（藥品實(shí)物）、證（藥品會(huì)計(jì)憑證）、賬（藥品總賬、分類賬、明細(xì)賬等）、表（藥品會(huì)計(jì)報(bào)表），通過對(duì)四個(gè)管理要素的施加影響從而做到賬表相符、賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符。

二、醫(yī)院藥品實(shí)庫(kù)存管理的重要實(shí)施節(jié)點(diǎn)

結(jié)合醫(yī)院藥品的實(shí)庫(kù)存管理流程，其應(yīng)用信息系統(tǒng)提升管理效果與質(zhì)量時(shí)可從關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)入手，具體如下：

(一)藥庫(kù)

藥庫(kù)是醫(yī)院藥品的最大集散基地，也是實(shí)庫(kù)存管理的重中自重，藥品每次出入庫(kù)、盤點(diǎn)時(shí)都必須及時(shí)做好信息系統(tǒng)的賬目錄入，尤其是遇到價(jià)格調(diào)整時(shí)要及時(shí)通知，并根據(jù)時(shí)間點(diǎn)明確不同藥品入庫(kù)時(shí)間、采購(gòu)成本，以便為后期盈虧調(diào)整提供參考依據(jù)，并做好日常盤點(diǎn)工作中意外損耗、過期失效損耗等調(diào)查，及時(shí)盤點(diǎn)盈虧，建立完善的藥品出入庫(kù)記錄。

(二)藥房

藥房是醫(yī)院內(nèi)部除去藥庫(kù)之外第二大藥品集散地，其負(fù)責(zé)了醫(yī)院門診、住院部等醫(yī)療工作中所有中西藥品的申請(qǐng)、領(lǐng)藥、發(fā)放、醫(yī)囑擺藥、退藥、科室或個(gè)人換藥、借藥等工作，是藥品是庫(kù)存管理具體流通的外在表現(xiàn)。利用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理時(shí)必須明確這些流程及其之間的相互關(guān)系，才能夠確保管理的順暢實(shí)施，從而獲得準(zhǔn)確的流通數(shù)據(jù)與庫(kù)存數(shù)據(jù)，結(jié)合報(bào)損、調(diào)價(jià)等完成藥品管理盈虧盤點(diǎn)，以做好賬表相符、賬賬相符。

(三)病區(qū)藥柜

病區(qū)藥柜的藥品管理有固定基數(shù)，根據(jù)藥品使用情況定期由住院部藥房進(jìn)行定量補(bǔ)充，基數(shù)的調(diào)整可通過藥品數(shù)量調(diào)撥來實(shí)現(xiàn)，同時(shí)在不同藥品調(diào)價(jià)時(shí)記錄盈虧情況，為信息系統(tǒng)及時(shí)補(bǔ)充錄入數(shù)據(jù)，做好藥品流通情況跟蹤記錄。

(四)麻醉科與放射科

麻醉藥品作為性質(zhì)較為特殊的日常使用藥品，其用量較大，一般直接由藥庫(kù)直接調(diào)撥，在流通過程中必須嚴(yán)格遵守相關(guān)藥品管理規(guī)定，做到出入庫(kù)記錄清晰、完整，憑證、賬表數(shù)據(jù)吻合，賬目清晰。麻醉藥品入庫(kù)數(shù)據(jù)來源于藥庫(kù)調(diào)撥，出庫(kù)數(shù)據(jù)則來源于信息系統(tǒng)對(duì)病人用藥記錄，庫(kù)存量與出庫(kù)量要經(jīng)得起隨時(shí)盤查，調(diào)價(jià)盈虧要對(duì)全院藥品執(zhí)行新價(jià)格時(shí)重新計(jì)算。放射科造影劑在性質(zhì)上與麻醉科麻醉藥品較為類似，二者遵循同樣的出入庫(kù)管理機(jī)制，實(shí)庫(kù)管理時(shí)要做到系統(tǒng)信息的完整錄入，調(diào)價(jià)同步記錄盈虧。需要注意的是，醫(yī)院的藥品本身及管理都是有成本的，考慮到藥品固定成本一旦調(diào)價(jià)必然會(huì)帶來新的盈虧，所以作為信息系統(tǒng)下藥品實(shí)庫(kù)存管理的一大重點(diǎn)與難點(diǎn)，要結(jié)合系統(tǒng)對(duì)藥品庫(kù)存數(shù)量、價(jià)格變化做準(zhǔn)確記錄以方便藥品會(huì)計(jì)平賬，為后續(xù)采購(gòu)、流通、管理計(jì)劃的制定提供可靠參考數(shù)據(jù)。

三、醫(yī)院藥品實(shí)庫(kù)存管理注意事項(xiàng)

(一)建立藥品會(huì)計(jì)監(jiān)管體系

結(jié)合醫(yī)院藥品管理辦法與信息系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)要建立專門的藥品會(huì)計(jì)監(jiān)管體系。醫(yī)院會(huì)計(jì)制度明確規(guī)定了要定期對(duì)藥品進(jìn)行清點(diǎn)盤查核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)過期失效、損毀、變質(zhì)藥品，根據(jù)藥品采購(gòu)成本本完成“待處理財(cái)產(chǎn)損益”表的制定與錄入，及時(shí)查明盈虧原因，并與藥品會(huì)計(jì)進(jìn)行賬務(wù)處理，根據(jù)不同原因?qū)е碌奶潛p制定相應(yīng)的處理辦法，以改善后續(xù)藥品實(shí)庫(kù)存管理現(xiàn)狀。尤其是藥品會(huì)計(jì)，要定期對(duì)庫(kù)存藥品做賬面盤查與實(shí)物核對(duì)，確保賬面庫(kù)存相吻合，嚴(yán)格審核各類憑證報(bào)表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理工作中的異常問題，清除不規(guī)范消耗，提升藥品管理質(zhì)量與效益。

(二)建立藥品盤點(diǎn)制度

結(jié)合藥品實(shí)庫(kù)存管理情況要建立專門的盤點(diǎn)制度，定期對(duì)藥品存量、藥庫(kù)藥房病區(qū)藥柜的藥品流通情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查，對(duì)不同品種、不同價(jià)格、同品種調(diào)價(jià)前后藥品建立專門的小分庫(kù)或者建立分架包干制，將藥品管理的責(zé)任落實(shí)到具體部門與個(gè)人。為消除假賬消耗藥品等問題，盤查工作要不定期、不定品種、不定節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，盤查工作人員要加強(qiáng)資質(zhì)審核，隨時(shí)更換，建立動(dòng)態(tài)監(jiān)管判斷制度。另外，醫(yī)院還要建立專門的藥品永續(xù)盤存制度，藥品會(huì)計(jì)要合理安排盤點(diǎn)計(jì)劃，做到與各類賬表、憑證的核對(duì)，加強(qiáng)藥品資金、存量管理。針對(duì)盤點(diǎn)工作要建立專門的獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)懲制度的建立是為了消除藥品管理流通各個(gè)節(jié)點(diǎn)中存在的無正當(dāng)原因虧損，是盤虧的重點(diǎn)舉措之一，除去完善信息系統(tǒng)記錄之外還要結(jié)合盤虧情況建立相應(yīng)的懲罰機(jī)制，并在執(zhí)行中予以貫徹落實(shí)。

(三)完善信息系統(tǒng)的管理細(xì)節(jié)

醫(yī)院藥品實(shí)庫(kù)存管理中某些藥品是單劑量發(fā)放，在信息系統(tǒng)錄入時(shí)不可避免存在藥價(jià)拆分情況，尤其是考慮到個(gè)別種類藥物分包裝較多，拆分藥價(jià)后可能涉及兩位小數(shù)點(diǎn)存在，因此要注意藥價(jià)拆分方面系統(tǒng)錄入細(xì)節(jié)，至少保留五位小數(shù)，以此來消除平賬中四舍五入帶來的不平衡現(xiàn)象。信息系統(tǒng)除了出具電子處方、擺藥兩種操作之外，對(duì)其他特殊性質(zhì)的如捐贈(zèng)出庫(kù)、借藥或換藥出庫(kù)、過期報(bào)損出庫(kù)、調(diào)撥出庫(kù)等要嚴(yán)格核對(duì)申請(qǐng)、明確操作權(quán)限以減小不當(dāng)操作空間。像換藥出庫(kù)，要明確操作過程中的換藥權(quán)限，關(guān)聯(lián)換藥入庫(kù)與出庫(kù)操作，其中入庫(kù)金額必須大于或者等于出庫(kù)金額，控制對(duì)方只能是醫(yī)院科室而非個(gè)人，換藥還要在藥品賬目中有詳細(xì)體現(xiàn)。另外，對(duì)于藥價(jià)調(diào)整，醫(yī)院內(nèi)部所有部分的調(diào)價(jià)盈虧都必須以執(zhí)行調(diào)價(jià)時(shí)間為節(jié)點(diǎn)，以各科室?guī)齑媪?、賬面量為基礎(chǔ)利用信息系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算盈虧，以減少人工處理的失誤，還要積極利用系統(tǒng)盤存結(jié)轉(zhuǎn)工程，在結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)間點(diǎn)鎖定庫(kù)存表并生成快照，以減少對(duì)正常藥品管理業(yè)務(wù)的影響，保障管理工作質(zhì)量與效益。至于盤點(diǎn)工作中經(jīng)常遇到的盈虧情況要建立專門的盈虧清單，在獲得相應(yīng)處理權(quán)限后利用管理程序完成調(diào)庫(kù)分配并生成相應(yīng)出入庫(kù)數(shù)據(jù)清單，以保障掌握平衡。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院藥品實(shí)庫(kù)存管理關(guān)系到院內(nèi)醫(yī)療工作成效及效益目標(biāo)能否順利實(shí)現(xiàn)，是保障管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，利用醫(yī)院信息系統(tǒng)服務(wù)藥品實(shí)庫(kù)存管理是必然選擇，可有效減少不必要的藥品消耗與虧損，對(duì)于實(shí)現(xiàn)藥品實(shí)庫(kù)存管理信息化、常態(tài)化與規(guī)范化有積極意義。

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