淺析企業(yè)采購(gòu)成本控制問題及對(duì)策

中國(guó)石油集團(tuán)石油管工程技術(shù)研究院 張?jiān)缕G 謝錕 傅佳佳

一、新形勢(shì)下改進(jìn)采購(gòu)成本控制的必要性

隨著國(guó)際、國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)出現(xiàn)，一個(gè)企業(yè)要想在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中長(zhǎng)期處于不敗之地，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)迅速認(rèn)識(shí)到采購(gòu)在生產(chǎn)和銷售中的重要價(jià)值，國(guó)際化的貿(mào)易需要實(shí)現(xiàn)從供應(yīng)商、廠家、分銷商到最終用戶之間的物流、信息流和資金流的一體化管理。作為影響企業(yè)成本的重要組成部分—采購(gòu)成本,它一般采用實(shí)際成本法計(jì)價(jià)，即采購(gòu)入庫前發(fā)生的一切合理支出計(jì)入采購(gòu)成本，包括購(gòu)買價(jià)款、相關(guān)稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)及裝卸費(fèi)等。要使組成采購(gòu)成本的各項(xiàng)費(fèi)用降低,使企業(yè)利潤(rùn)最大化，我們首先要做的，就是盡快改變舊有采購(gòu)的觀念和做法，建立新型供需關(guān)系和采購(gòu)經(jīng)營(yíng)模式，全力改進(jìn)影響采購(gòu)成本方面的人員素質(zhì)、采購(gòu)流程、采購(gòu)技術(shù)、存貨管理等問題。

二、采購(gòu)成本控制中存在的主要問題

(一)領(lǐng)導(dǎo)輕視，采購(gòu)人員非專業(yè)

大多數(shù)生產(chǎn)企業(yè)中采購(gòu)崗位，一般都不是熟悉采購(gòu)專業(yè)的專職人員，領(lǐng)導(dǎo)一般都是安排自己信得過的人做，一些采購(gòu)人員利用手中職權(quán)謀取私利、拿回扣現(xiàn)象屢見不鮮，這樣就很難保證所買原料質(zhì)量，質(zhì)劣價(jià)高的產(chǎn)品一旦被購(gòu)回就直接導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量下降，質(zhì)檢不過關(guān)，影響了產(chǎn)品的銷售而失去顧客，進(jìn)而失去市場(chǎng)。尤其是一些國(guó)有企業(yè)因內(nèi)控部門職能薄弱，導(dǎo)致采購(gòu)腐敗事件層出不窮。

(二)采購(gòu)流程不合理

企業(yè)對(duì)常用的、數(shù)量大的、價(jià)格偏高的生產(chǎn)主料未進(jìn)行采購(gòu)前的市場(chǎng)調(diào)研、質(zhì)量評(píng)估、信用評(píng)價(jià)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，致使得到與所購(gòu)商品不十分準(zhǔn)確的價(jià)格、質(zhì)量信息，如果直接購(gòu)買就直接影響了產(chǎn)品的質(zhì)量，也使產(chǎn)品成本不斷增加。有的企業(yè)雖然前期調(diào)研工作做好了，但因?yàn)橄嚓P(guān)采購(gòu)流程不能緊密跟進(jìn)，生產(chǎn)急需的原材料不能及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，影響了生產(chǎn)進(jìn)度，待工待料的過程也導(dǎo)致了采購(gòu)成本增加。

(三)采購(gòu)技術(shù)落后

傳統(tǒng)上一般直接去市場(chǎng)比較，小量的直接購(gòu)買，大量的直接確定供貨商送貨，帶有一定的盲目性、倉促性；有的僅和以前的熟人合作，不比對(duì)市場(chǎng)的價(jià)格變化和同類質(zhì)量的產(chǎn)品，這些都是片面的進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)技術(shù)相對(duì)落后。

三、采購(gòu)成本控制的有效對(duì)策

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視，制度制約，提高采購(gòu)人員素質(zhì)

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者要在單位樹立重視采購(gòu)的意識(shí)，再?gòu)膬?nèi)控和采購(gòu)制度著手，從制度上規(guī)范原料的采購(gòu)及計(jì)劃的申請(qǐng)、審核人批準(zhǔn)權(quán)限額度、采購(gòu)流程、相關(guān)內(nèi)審部門的責(zé)任和關(guān)系、各種材料依據(jù)辦公與生產(chǎn)分類采購(gòu)的規(guī)定和采購(gòu)方式、報(bào)價(jià)單和審批單等，要求采購(gòu)人員嚴(yán)格按制度進(jìn)行，相互監(jiān)督、制約，使每一采購(gòu)環(huán)節(jié)公開、透明，在加強(qiáng)采購(gòu)的基礎(chǔ)上同時(shí)保證了所購(gòu)原料的質(zhì)量合格率，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展經(jīng)營(yíng)提供了基本保障。

對(duì)于采購(gòu)人員業(yè)務(wù)能力及素質(zhì)的提高，一些跨國(guó)公司的做法值得借鑒和思考：

(1)績(jī)效考核：跨國(guó)公司對(duì)采購(gòu)人員的績(jī)效考核交替運(yùn)行兩套指標(biāo)體系，即業(yè)務(wù)指標(biāo)體系和個(gè)人素質(zhì)指標(biāo)體系。尤其是業(yè)務(wù)指標(biāo)體系所包括的：采購(gòu)質(zhì)量是否提高？質(zhì)量事故造成的損失是否得到有效控制？供應(yīng)的服務(wù)是否增值？采購(gòu)是否有效地支持了其他部門，尤其是生產(chǎn)部門？采購(gòu)管理水平和技能是否得到提高？這些指標(biāo)都是硬性的、很難加以粉飾，所以這種評(píng)價(jià)很殘酷，對(duì)那些只會(huì)搞人際關(guān)系而沒有業(yè)績(jī)的采購(gòu)人員很快就會(huì)被淘汰。

(2)制度約束：只有存在回請(qǐng)機(jī)會(huì)的前提下，才可以出席供應(yīng)商的宴會(huì)，在出差的發(fā)票上必須注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)等。

(二)優(yōu)化采購(gòu)流程，規(guī)范操作程序

采購(gòu)活動(dòng)作為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過程的一個(gè)基本環(huán)節(jié)，首先由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)初選供應(yīng)商，質(zhì)量與技術(shù)等部門評(píng)價(jià)供應(yīng)商的供貨能力，內(nèi)控部門對(duì)其資格進(jìn)行認(rèn)定，價(jià)格由審計(jì)部門控制，入帳和付款結(jié)算由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督。在確定完這些流程后再由采購(gòu)部門進(jìn)行原料的運(yùn)輸，保證原料的及時(shí)供應(yīng)，相關(guān)經(jīng)辦人員對(duì)控制點(diǎn)嚴(yán)格按照規(guī)范操作，相互監(jiān)督，緊密配合。

(三)建立信息化供貨商平臺(tái)，優(yōu)化采購(gòu)技術(shù)

生產(chǎn)企業(yè)與供貨商之間是共生、共榮的關(guān)系，頻繁的更換會(huì)給雙方帶來相應(yīng)的成本增加，而保持長(zhǎng)期的友好合作，不但節(jié)約大量的前期市場(chǎng)調(diào)研費(fèi)用，還能保證原料的質(zhì)量和送貨的及時(shí)。企業(yè)內(nèi)控部門應(yīng)建立供貨商市場(chǎng)準(zhǔn)入制度，對(duì)長(zhǎng)期合作的單位從近三年的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、有無不良記錄，相關(guān)合作單位等方面考察供貨商的經(jīng)營(yíng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、市場(chǎng)信譽(yù)，必要時(shí)還可實(shí)地考察，按所采購(gòu)的原料分類給他們建立長(zhǎng)期檔案，就可在準(zhǔn)入供貨商的檔案里優(yōu)先選幾家進(jìn)行招投標(biāo)采購(gòu)，進(jìn)行簽有固定期限的開口或閉口合同，這樣不但能節(jié)約大量的前期市場(chǎng)調(diào)研摸底費(fèi)用，還能保證在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)的情況下供貨商不會(huì)臨時(shí)漲價(jià)，這些都大大節(jié)約了采購(gòu)成本。

(四)集中采購(gòu)

企業(yè)對(duì)所采購(gòu)的原料按用途可進(jìn)行以下分類：大量采購(gòu)、小批量采購(gòu)、辦公用品、生產(chǎn)主料和輔料，在相關(guān)的供貨商企業(yè)里分別選上3-5家單位進(jìn)行采購(gòu)詢價(jià)，供貨商不僅要在詢價(jià)單上明確寫出：產(chǎn)品總價(jià)、供貨周期、付款方式、質(zhì)量承諾及與所供產(chǎn)品相關(guān)的其它說明事項(xiàng)，而且還要提供特殊產(chǎn)品的授權(quán)書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證類證明、單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證（復(fù)印件）等材料，并加蓋公章后傳真或掃描發(fā)回。在資料收齊后召開集中采購(gòu)詢價(jià)結(jié)果討論會(huì)，通過比對(duì)相關(guān)資質(zhì)、樣品質(zhì)量，最終確定1-2家集中采購(gòu)供貨單位，這樣不僅能夠在價(jià)格談判上使供貨商做出一定的讓步，還可防范市場(chǎng)波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，集小訂單成大訂單，獲取采購(gòu)規(guī)模優(yōu)勢(shì)，擺脫代理商的中轉(zhuǎn)成本，直接與制造商交易，保證了產(chǎn)品質(zhì)量，大大降低了采購(gòu)成本。

四、結(jié)束語

企業(yè)要想獲取最大利潤(rùn)，在采購(gòu)成本控制中不僅領(lǐng)導(dǎo)要重視管理，更要面對(duì)采購(gòu)制度執(zhí)行不力、內(nèi)控流程混亂、審計(jì)部門職能薄弱、采購(gòu)人員素質(zhì)低下等導(dǎo)致采購(gòu)成本增加的問題，針對(duì)具體問題列出切實(shí)可行的解決對(duì)策，使企業(yè)采購(gòu)成本得以控制，隨現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷調(diào)整管理模式，利潤(rùn)得以持續(xù)增長(zhǎng)。

[1]田鋒.淺析中小企業(yè)采購(gòu)成本的控制問題研究[J].業(yè)管理與科技(下旬刊):2014(10)

[2]倪井喜.優(yōu)化內(nèi)控設(shè)計(jì)預(yù)防采購(gòu)腐敗[J].經(jīng)濟(jì)師:2009(5)