交通工程質(zhì)量監(jiān)督管理業(yè)務(wù)工作流程梳理和研究

高介敦，丁正祥，葛宋彬

（1.浙江省交通科學(xué)研究院，浙江杭州 310012；2.浙江省交通運輸廳工程質(zhì)量監(jiān)督局，浙江杭州 311215）

0 引言

隨著國民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，政府逐漸加大了對交通運輸?shù)然A(chǔ)設(shè)施的投入。我國交通建設(shè)發(fā)生了質(zhì)的飛躍，呈現(xiàn)出跳躍式的增加勢頭。當(dāng)前，社會對工程質(zhì)量的關(guān)注度越來越高，我國交通工程質(zhì)量也經(jīng)歷著不斷變化發(fā)展的過程。在這樣的大背景下，信息化技術(shù)的發(fā)展促使交通基礎(chǔ)建設(shè)的質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)督、檢測管理、造價管理、監(jiān)理管理等具體業(yè)務(wù)逐漸使用信息化建設(shè)來進(jìn)行管理和應(yīng)用。據(jù)《浙江省交通運輸廳工程質(zhì)量監(jiān)督局信息化五年發(fā)展規(guī)劃》要求中，明確提出要構(gòu)建“智慧質(zhì)監(jiān)”的統(tǒng)一信息平臺，利用現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)交通工程質(zhì)量安全監(jiān)督各業(yè)務(wù)管理過程中數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計、分析和共享應(yīng)用。為了良好地構(gòu)建浙江省交通廳工程質(zhì)監(jiān)局 “智慧質(zhì)監(jiān)”的統(tǒng)一信息平臺，解決現(xiàn)有“信息孤島”并集成各獨立業(yè)務(wù)流程，急需對目前存在的業(yè)務(wù)流進(jìn)行梳理和分類。

1 交通質(zhì)監(jiān)管理業(yè)務(wù)工作流程構(gòu)建研究

1.1 工作流程構(gòu)建總體概述

工作流程是指為達(dá)到特定的目標(biāo)而需完成的一系列活動?；顒又g不僅有嚴(yán)格的先后順序，而且活動的內(nèi)容、方式、責(zé)任等也都必須有明確的安排和界定，以使不同活動之間進(jìn)行正確的交互、流轉(zhuǎn)。目前，浙江省交通質(zhì)監(jiān)部門的業(yè)務(wù)活動大多仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行，而未使用信息化手段進(jìn)行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，造成工作效率低下、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)滯緩等問題。因此，有必要對交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，逐一說明業(yè)務(wù)名稱、工作對象、關(guān)聯(lián)部門、業(yè)務(wù)事項等內(nèi)容，從而理清彼此之間的工作邊界及業(yè)務(wù)過程。通過對浙江省級交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)的調(diào)研，按照其機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)處室設(shè)置梳理分析其質(zhì)量、安全、造價、監(jiān)理、檢測、舉報及處罰等業(yè)務(wù)流程，定義并繪制了52項主要的工作流程圖。通過定義工作流程構(gòu)建的分類方法將52項工作流程分成公共流程、質(zhì)量監(jiān)督流程、安全監(jiān)督流程、定額造價流程、資質(zhì)管理流程、檢測管理流程6個大類。同時，通過工作流程屬性表示規(guī)范定義了每項工作流程的12項工作流屬性[1-4]。

1.2 工作流程構(gòu)建的分類研究

根據(jù)浙江省交通質(zhì)監(jiān)行業(yè)管理對象和管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容的屬性，結(jié)合浙江省質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)的特點，將工作流程的構(gòu)建按業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行區(qū)分和歸類并建立起完整的分類體系?；谡憬〗煌ㄙ|(zhì)監(jiān)行業(yè)管理機(jī)構(gòu)的工作職能與業(yè)務(wù)需求，對質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)督、造價管理、資質(zhì)管理、檢測管理和行政執(zhí)法等業(yè)務(wù)現(xiàn)狀對浙江省交通質(zhì)監(jiān)行業(yè)按照所屬的業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行分類，分類原則按照以下方法進(jìn)行：

（1）浙江交通質(zhì)監(jiān)行業(yè)管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)部門設(shè)置分為質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)督、造價合同管理、資質(zhì)管理和檢測管理五大類。根據(jù)《浙江交通“智慧質(zhì)監(jiān)”信息化建設(shè)頂層設(shè)計》的設(shè)計思路，未來交通質(zhì)監(jiān)的監(jiān)管應(yīng)用信息化平臺建設(shè)就是按照業(yè)務(wù)部門的分類進(jìn)行建設(shè)的。為遵循“智慧質(zhì)監(jiān)”業(yè)務(wù)架構(gòu)設(shè)計原則，保證業(yè)務(wù)架構(gòu)劃分設(shè)設(shè)計的一致性，因而工作流構(gòu)建的分類按照業(yè)務(wù)部門的設(shè)置進(jìn)行分類。

（2）部分業(yè)務(wù)流程工作內(nèi)容與一個或多個業(yè)務(wù)部門均存在關(guān)聯(lián)，且不歸屬于任意一個業(yè)務(wù)部門牽頭。若將該業(yè)務(wù)分別歸類于各個業(yè)務(wù)部門會造成潛在的冗余現(xiàn)象，造成未來信息化建設(shè)的重復(fù)開發(fā)。因此建議添加公共流程模塊來存放該類業(yè)務(wù)流程。

1.3 工作流程構(gòu)建的屬性表示規(guī)范研究

為確保工作流構(gòu)建成果可進(jìn)行有效地管理，便于進(jìn)行省、市、縣三級的共享和推廣，工作流程構(gòu)建的屬性需按照一定的規(guī)范規(guī)則進(jìn)行描述。工作流程構(gòu)建屬性包括流程編碼、流程名稱、版本號、工作時限、公開程度、適用范圍、主辦部門、涉及部門、外部實體、相關(guān)責(zé)任人、參照文件、流程說明。

（1）流程編號

流程編碼為工作流構(gòu)建唯一性的特征號，其編號長度為十位，每一位編號的數(shù)字決定了該流程所屬的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、流程級別和流程的編號。第一位至第三位編號是用兩個固定字母和一個固定下劃線組成的“流程”的縮些，均為“LC_”，用于表示該編號為工作流程圖構(gòu)建的內(nèi)容；第四位至第流位編號是用兩個變化的字母加一個固定下劃線組成的，字母的不同決定了該工作流程圖所屬的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，具體的表示說明見表1；第七、第八位是兩個數(shù)字組成的順序號碼，表示其所屬領(lǐng)域下的流程編號；第九、第十也是兩個數(shù)字組成的順序號碼，當(dāng)用于表示所屬領(lǐng)域下的母流程時，兩個數(shù)字編號均為“0”，當(dāng)用于表示所屬領(lǐng)域一個流程的下一層級子流程時，兩個數(shù)字以“01”開始編號以此類推。

表1 業(yè)務(wù)領(lǐng)域說明圖

（2）流程名稱

流程名稱為該工作流程的中文字詞的指稱。當(dāng)流程名稱用于描述母流程時，用“業(yè)務(wù)領(lǐng)域_母流程名稱”的方式來表示；當(dāng)流程名稱用于描述子流程時，用“業(yè)務(wù)領(lǐng)域_母流程名稱_子流程名稱”。流程名稱與流程編號屬于一一對應(yīng)的關(guān)系，一個流程名稱有且僅有一個流程編號進(jìn)行配對。

（3）版本號

工作流程構(gòu)建的版本號。本系列標(biāo)準(zhǔn)所發(fā)布的工作流程，無特殊說明的，其版本均為V1.0，版本號會隨著工作流程版本的更新維護(hù)變化。

（4）工作時限

工作時限為該工作流程或工作子流程完成所需要限定的時間，也可用于描述流程過程中某一項工作需要持續(xù)或需要完成的時限。工作時限可以根據(jù)實際需要，用“工作日”、“日”、“X月X日之前”等方式表示。

（5）公開程度

公開程度為該工作流程的流轉(zhuǎn)細(xì)節(jié)及業(yè)務(wù)過程中的流轉(zhuǎn)文件的密級程度。一般而言，浙江省交通質(zhì)監(jiān)行業(yè)管理部門的公開程度可根據(jù)實際情況設(shè)置為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和“公開”。

（6）適用范圍

工作流構(gòu)建的適用范圍為省級交通質(zhì)監(jiān)行業(yè)管理機(jī)構(gòu)。目前工作流的適用范圍若無特殊說明，均標(biāo)注為“浙江省交通質(zhì)監(jiān)行業(yè)管理部門”。

（7）主辦部門

主辦部門為該工作流程的負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)處室或主要幾個業(yè)務(wù)處室。若該流程為公共流程，則主辦部門可能為多個業(yè)務(wù)處室，但處室之間是獨立進(jìn)行工作流程的。

（8）涉及部門

涉及部門為工作流程協(xié)助的業(yè)務(wù)處室或主要幾個業(yè)務(wù)處室，涉及部門一般為省級交通質(zhì)監(jiān)行業(yè)管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門或管理部門。

（9）外部實體

外部實體為工作流程所涉及到的非省級交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)的外部個人或機(jī)構(gòu)，可以是省級交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)的上下級管理單位、從業(yè)單位等。

（10）相關(guān)責(zé)任人

相關(guān)責(zé)任人為工作流程流轉(zhuǎn)過程中涉及到的省級交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)責(zé)任人員，特指進(jìn)行辦理、審批、發(fā)布等操作的人員。

（11）參照文件

參照文件是工作流程流轉(zhuǎn)過程所需要遵照或遵守的法律法規(guī)、文件條例、相關(guān)規(guī)定等各類規(guī)范性文件。

（12）流程說明

流轉(zhuǎn)說明是對工作流程圖的文字性描述，用于對流程圖的詳細(xì)說明和補(bǔ)充備注說明。通過流程說明解釋，可以詳細(xì)地了解其工作流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)交換、各類判斷條件的具體內(nèi)容。

2 交通質(zhì)監(jiān)管理業(yè)務(wù)工作流程可重構(gòu)研究[5-12]

2.1 現(xiàn)有工作流模型問題分析

對浙江省級交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和分析后，不難發(fā)現(xiàn)其基本業(yè)務(wù)流程中有以下幾方面的問題：

（1）受理流程存在的問題，且省市機(jī)構(gòu)辦理方式不一致

在工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)辦理過程中，辦理人員需要分別進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)的辦理和安全監(jiān)督手續(xù)的辦理，給辦事人員造成了多次辦理的麻煩。然而浙江部分市級交通質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)已實現(xiàn)了“受監(jiān)過程統(tǒng)一受理”的辦理過程，即受理過程安排統(tǒng)一辦事的部門進(jìn)行業(yè)務(wù)受理，再由不同的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行具體的工程監(jiān)督業(yè)務(wù)開展，為辦理人員節(jié)省了大量的時間。

（2）部分業(yè)務(wù)存在冗余現(xiàn)象，大量進(jìn)行重復(fù)工作

監(jiān)督交底、工程檢查及復(fù)查、制發(fā)抽查通知書及催辦反饋意見書、行政處罰等這一系列工作是每個業(yè)務(wù)部門都必須要完成的工作。每個業(yè)務(wù)部門都需要根據(jù)其工作安排相應(yīng)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的跟蹤。這就形成了大量重復(fù)性工作被不同業(yè)務(wù)部門的工作人員重復(fù)開展的局面。

（3）缺乏對組織機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的規(guī)范規(guī)劃和設(shè)計

浙江級質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)仍然存在陳舊的紙質(zhì)化辦公模式，大量工作依靠人力進(jìn)行紙質(zhì)材料的提交、傳輸、審批和退回等復(fù)雜操作。這種傳統(tǒng)的工作模式大大降低了工作效率，造成部分業(yè)務(wù)人員長期處于工作負(fù)荷極大的狀態(tài)。

2.2 業(yè)務(wù)可重構(gòu)設(shè)計思路

業(yè)務(wù)過程的重構(gòu)從業(yè)務(wù)梳理開始，根據(jù)業(yè)務(wù)流程的梳理分析出存在的問題和缺陷，并提出這些問題和缺陷的來源，同時分析問題引起的后果。在分析的時候，首先要找到變化的原因，變化指的是業(yè)務(wù)過程、組織和有支持信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換或工程。在現(xiàn)有的過程或支持信息系統(tǒng)的執(zhí)行中經(jīng)常存在著一些瓶頸。通過實施業(yè)務(wù)流程重構(gòu)須運用業(yè)務(wù)流程再造的管理理論和方法實施業(yè)務(wù)的重構(gòu)和流程的優(yōu)化，并相應(yīng)調(diào)整業(yè)務(wù)流程所負(fù)責(zé)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。先進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的歸置調(diào)整，在根據(jù)調(diào)整后的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改進(jìn)，進(jìn)行改進(jìn)后的流程不會再有重復(fù)繁雜的工作，且流程是以辦事人員優(yōu)化為核心，從而達(dá)到提高整個質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)的工作效率和工作質(zhì)量的目的。

2.3 交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)重構(gòu)后業(yè)務(wù)信息模型

重構(gòu)后的省級交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)包括公共流程模塊、質(zhì)量監(jiān)督流程模塊、安全監(jiān)督流程模塊、定額造價流程模塊、資質(zhì)管理流程模塊和檢測管理流程模塊共六大模塊，涵蓋了35個工作流程?？傮w架構(gòu)而言，相比原來的52個工作流程數(shù)量上精簡了將近三分之一，而工作流程質(zhì)量上重構(gòu)后的業(yè)務(wù)信息模型做出了三大調(diào)整：

第一，提取了原本分布在各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的類似工作流程，放置在了新增的公共流程模塊。經(jīng)過原來流程分析和研究，發(fā)現(xiàn)部分工作流程具有相同或類似的工作流程，僅僅是因為對口的業(yè)務(wù)部門不同而造成流程過程的文件不同，可視為相同的流程進(jìn)行統(tǒng)一開發(fā)和應(yīng)用。因此通過將相同流程或類似流程進(jìn)行梳理合并，將其歸置在同一的公共流程中，按照相同的業(yè)務(wù)流程方式來進(jìn)行工作流轉(zhuǎn)?，F(xiàn)有的公共流程模型中，辦理工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、工程檢查、處理質(zhì)量問題舉報調(diào)查、行政處罰都屬于這種現(xiàn)象，因此按照相同業(yè)務(wù)流程歸屬于公共流程的原則進(jìn)行單獨流程構(gòu)建。

第二，簡化并整合了部分工作流程。通過對原有工作流程分析和調(diào)研，發(fā)現(xiàn)部分流程僅僅是屬于省級質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)參與的會議工作、臨時事務(wù)性工作等任務(wù)，不列入常規(guī)性工作或?qū)ｍ椆ぷ?，也無須進(jìn)行信息化建設(shè)和開發(fā)。同時，經(jīng)過對原有流程的分析了解到部分流程實為從屬于另一工作流程的子流程，或?qū)儆诹硪还ぷ髁鞒痰膬?nèi)部延續(xù)性工作，不應(yīng)作為單獨的工作流進(jìn)行構(gòu)建。因而基于流程優(yōu)化和整合的原則，將以上工作流程進(jìn)行調(diào)整。

第三，拆分了部分繁瑣的工作流程。由于上級政策導(dǎo)向要求原本可以統(tǒng)一由省級交通質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)辦理的業(yè)務(wù)，現(xiàn)須按照不同機(jī)構(gòu)工作范圍劃分進(jìn)行分工。部分業(yè)務(wù)的辦理往往按照其級別不同，區(qū)分為省級交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理和部級交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。同時同樣的信用評價的工作，會按照機(jī)構(gòu)和人員量塊分別進(jìn)行評價。因而優(yōu)化后的工作流程拆分了以上這些情況的工作流成為單獨的工作流程，按獨立的功能模塊進(jìn)行未來信息化建設(shè)。

優(yōu)化后工作流程業(yè)務(wù)情況見表2。

表2 優(yōu)化后工作流程業(yè)務(wù)情況表

3 主要結(jié)論

本文結(jié)論如下：

第一，本文立足于浙江交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)的工作流程現(xiàn)狀，在提出交通質(zhì)監(jiān)工作流構(gòu)建方法和模型的基礎(chǔ)上構(gòu)建了符合浙江省實際情況的工作流程圖。同時課題依據(jù)構(gòu)建工作流程情況進(jìn)行業(yè)務(wù)梳理，提出交通質(zhì)監(jiān)業(yè)務(wù)流程可重構(gòu)的思路，優(yōu)化和精簡了以公共流程、質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)督、定額造價、資質(zhì)管理和檢測管理為核心的六大業(yè)務(wù)領(lǐng)域工作流程。

第二，根據(jù)省級交通質(zhì)監(jiān)管理機(jī)構(gòu)現(xiàn)有業(yè)務(wù)信息模型下的工作流程梳理成果，按照業(yè)務(wù)重構(gòu)的設(shè)計思路進(jìn)行研究和分析，提出了業(yè)務(wù)重構(gòu)設(shè)計方法和規(guī)則，經(jīng)過重構(gòu)的工作流程與原來的工作流程相比其冗余程度大幅減少，精簡并優(yōu)化部分業(yè)務(wù)流程，大量提高重構(gòu)后的工作流程流轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的效率。

第三，課題研究成果有利于消除質(zhì)監(jiān)管理信息孤島，能夠為省各級質(zhì)監(jiān)管理部門信息化建設(shè)、信息系統(tǒng)分析、設(shè)計和實現(xiàn)提供技術(shù)依據(jù)和指導(dǎo)，為最大限度的實現(xiàn)信息系統(tǒng)互聯(lián)互通、新舊系統(tǒng)之間信息集成和高度共享奠定基礎(chǔ)。

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