電子檔案信息公開與檔案信息安全

高春紅河北省平山縣公證處

電子檔案信息公開與檔案信息安全

高春紅
河北省平山縣公證處

21世紀是一個科技化高度發(fā)展的時代，同時也是一個信息量高度共享的時代，檔案信息公開已是一種必然的趨勢。然而，信息安全已成為影響信息公開的關(guān)鍵。本文從人員安全、操作安全、檔案信息內(nèi)容安全以及信息設(shè)備安全等方面對檔案信息安全提出保障措施。

電子檔案；信息公開；信息安全

多年來，在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保管輕利用的問題，致使大批的檔案得不到充分的使用，許多很有價值的檔案長期被束之高閣。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及多媒體技術(shù)在檔案管理工作中的不斷利用，電子檔案信息應(yīng)運而生。21世紀是一個科技化高度發(fā)展的時代，同時也是一個信息量高度共享的時代，檔案信息公開已是一種必然的趨勢。另一方面，在利用計算機在對電子檔案進行操作、傳輸、存貯的過程中，以及在電子檔案的采集、整理、歸檔、利用過程中都會不可避免地產(chǎn)生誤操作、被偷竊、丟失、病毒、黑客侵犯等問題，這就對電子檔案信息安全保障工作提出了非常迫切的要求。

一、檔案信息安全工作的必要性

檔案不同于一般信息，它記錄著黨和國家事務(wù)活動的歷史過程。檔案中有相當部分涉及國家機密，關(guān)系國家安全，包含國家政治、經(jīng)濟、科技、軍事、文化等方面的敏感信息，具有較強的保密性和利用限制性。這些信息被非法利用，將威脅到國家安全，損害公眾的利益，危及社會穩(wěn)定。檔案信息特有的原始性和憑證作用的不可替代性，也決定了對其在數(shù)字環(huán)境中存儲傳輸?shù)目煽啃砸蟾哂谄渌畔?，如何提高檔案信息的安全性，成為檔案管理信息化時代必須面對的問題。

二、檔案信息安全性的范圍

檔案信息的安全性包括三大范圍：（1）機密性：使非合法授權(quán)者不得使用；（2）真實性：可確定檔案來源的合法性；（3）完整性：確保檔案沒有被有意或無意地篡改。

根據(jù)所歸納的安全性的范圍，所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進一步地被歸納為：保密性需求；真實性需求；完整性需求。為了滿足這三個安全需求，需要為電子檔案的管理設(shè)計一個較為完整的安全系統(tǒng)。

電子文件檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此，在計算機網(wǎng)絡(luò)的各個節(jié)點上進行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實現(xiàn)電子檔案的信息公開，就必須建立計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

三、檔案信息的安全性設(shè)計

1.人員安全。

檔案信息安全系統(tǒng)，不論設(shè)計再如何周密，如果沒有嚴格的人員控管，不論利用再復(fù)雜的加密技術(shù)亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題，就是人為泄密。因此，在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失，通過培訓(xùn)教育組織內(nèi)成員，積極宣導(dǎo)信息安全的重要性，降低發(fā)生的幾率。同時，嚴格執(zhí)行任何人使用檔案信息前，必須先確認使用者身份才能進入檔案庫房。此外，因為任何檔案工作部門的成員，或多或少都會接觸到不同程度的檔案實體，因此人員異動，包括職位調(diào)動、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員異動與權(quán)限有效期的控管進行管理。任何人員以電腦接觸檔案信息時，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實使用者權(quán)限的管控。根據(jù)不同職位的職權(quán)，給予一般使用、超級使用者或管理者權(quán)限。以固定的使用者賬號命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權(quán)限的代碼，就可以立刻排除。嚴格要求同仁選用不會讓別人輕易猜到或看到使用的通行密碼，強制密碼長度及組合復(fù)雜度（如強制必須英文、數(shù)字混雜），減少被“有心人”猜中的幾率；在離開電腦座位時，啟動屏幕保護程式的密碼等。

2.操作安全。

對員工進行信息安全的教育，是確保信息安全政策有效性的重要措施。除了宣導(dǎo)信息安全的觀念外，應(yīng)著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念；避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒送出，形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具之外，同時也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境。現(xiàn)在的電腦病毒防不勝防，因此，還應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，將重要檔案信息備份于服務(wù)器中，并備份于磁盤中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。此處，制定信息安全防護計劃及緊急情況應(yīng)對計劃，并定期對所擬定的信息安全相關(guān)條文調(diào)整及檢討，以保證信息安全計劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的依據(jù)規(guī)范。

檔案是國家寶貴的歷史文化財富，在國家的政治、經(jīng)濟、文化、軍事等領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的信息支撐作用。檔案安全是檔案信息公開的先決條件。必須具備良好的信息安全環(huán)境，才有可能確立檔案信息公開的可行性。上述幾項措施對保證電子檔案內(nèi)容的真實、可靠，保證電子檔案在存貯、傳輸過程中的安全、保密，都有很好的效果。隨著這些技術(shù)的更新、成熟和普及，電子檔案的原始性和真實性可以得到更為有效的保障，電子檔案管理將能夠更長久地處于可準確提供利用的狀態(tài)，從而為行業(yè)發(fā)展提供強大的信息支持。