淺析網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對加強科研事業(yè)單位財務控制的作用

中國核動力研究設計院 鄧穎華

淺析網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對加強科研事業(yè)單位財務控制的作用

中國核動力研究設計院 鄧穎華

隨著信息化時代網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展以及國家對科研事業(yè)單位改革的進一步深化。本文講述了在財務信息化的趨勢下，科研事業(yè)單位構建網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工報銷方式下的種種優(yōu)勢，闡明了網(wǎng)上報銷對提高工作效率、增強財務預算管理水平、加強財務部門內部控制、數(shù)據(jù)分析、決策支持等的作用，并且從科研事業(yè)單位網(wǎng)上報銷的具體流程入手，提出實現(xiàn)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)所應注意的具體設計要點。

科研事業(yè)單位 網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 財務控制

目前國家正在深化對科研事業(yè)單位的改革，對科研事業(yè)單位的監(jiān)管力度有所加強，這就對科研事業(yè)單位的財務管理工作能否適應改革的發(fā)展，提出了更高的要求。科研事業(yè)單位雖然在早些年就已經(jīng)開始了財務電算化的嘗試，但大部分還停留在以賬務處理和報表編制為主的層面，與現(xiàn)在所要求的管理會計還有一定的差距。隨著計算機技術和信息處理技術的發(fā)展，辦公自動化的普及，科研事業(yè)單位可以通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將業(yè)務流程和財務流程進行有機融合，以業(yè)務流程為中心，實現(xiàn)審批流程網(wǎng)絡化、查詢決策可視化、財務管理信息化，進一步提高財務管理工作的水平。以下就來談一談網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢以及對加強科研事業(yè)單位財務控制的作用。

一、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)報銷方式的優(yōu)勢

(一)提高工作效率，使財務報銷流程更透明化

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是通過建立一個科學的跨部門報銷流程，將報銷申請人、審批人、財務人員三者更為有效的相互協(xié)調起來。報銷申請人不再需要拿著填好的單據(jù)逐級找領導簽字審批，而是通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的相關授權審批環(huán)節(jié)，提請領導審批，并且可以隨時查看待辦的報銷事項在整個報銷流程中的運行進程。單位的相關領導也可以在待審批事項中對需要進行審批的事項進行實時了解。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應用徹底改變了報銷申請人拿著單據(jù)到處走的情況，也讓財務人員從既要審核原始單據(jù)的真實性，又要復核單據(jù)金額的準確性，還要控制審批流程的完善性中解放出來，大大提高了工作的效率。

(二)提高預算管理的精細化，為項目決策提供支持

在傳統(tǒng)的報銷模式下，各個科研項目、各種經(jīng)費的預算都是通過財務人員人工統(tǒng)計完成的。財務人員根據(jù)財務核算系統(tǒng)中各科目、各項目發(fā)生的相關支出進行統(tǒng)計，編制報表，核對各類經(jīng)費的支出是否超預算，不僅耗費了大量的人力，而且數(shù)據(jù)的及時性也得不到滿足，統(tǒng)計結果無法給管理層提供及時的決策信息，沒有發(fā)揮預算的事前預警功能，很難確保費用、預算控制目標的落實。在實行網(wǎng)上報銷后，可以通過程序將預算、報銷、數(shù)據(jù)分析三大功能相結合，采用實時費用動態(tài)監(jiān)管的方式，提前預算的關口，從發(fā)起報銷或借款的環(huán)節(jié)就開始進行控制。沒有預算或預算不足的經(jīng)費處理將無法通過報銷流程?？蒲惺聵I(yè)單位的財務人員、項目管理人員以及相應的管理層在需要了解各項經(jīng)費預算執(zhí)行情況時，也可以從系統(tǒng)中進行查詢，為各項決策提供數(shù)據(jù)支持。這樣才真正實現(xiàn)了經(jīng)費的事前預算控制、事中動態(tài)監(jiān)管、事后數(shù)據(jù)分析，極大程度提高了預算控制的能力。

當然項目管理人員也可以根據(jù)項目的實際需求調整預算，合理控制預算進度，將預算管理與項目經(jīng)費的實際情況相結合，既有絕對的控制，又具有充分的靈活性，使項目管理更為精細化。

(三)固化內部控制流程，減少內部控制風險

2012年11月29日，財政部發(fā)布了《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》，要求自2014年1月1日起執(zhí)行。行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范的執(zhí)行揭開了加強事業(yè)單位內部控制的序幕，對科研事業(yè)單位的內部控制管理也有了新的要求。

在傳統(tǒng)的報銷模式下，存在報銷申請人或審批人對內部控制流程了解的不夠全面或工作中的疏忽而導致出現(xiàn)越級審批或審批流程不完善的情況，財務人員也往往需要在領導審批以后被動的復核內控流程的完善性、合理性。在實行網(wǎng)上報銷以后，可以將科研事業(yè)單位相關的報銷制度、內部控制制度通過程序預設到網(wǎng)上報銷審批流程中，通過固化的內控流程和審批權限管理使業(yè)務審批更趨規(guī)范化，報銷流程更趨標準化，全面杜絕了越級審批等情況，財務人員也不再需要對內控流程進行復核，進一步加強了科研事業(yè)單位內部控制執(zhí)行的嚴密有效。

二、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的具體流程

在網(wǎng)上報銷前，項目管理部門需要按項目經(jīng)費來源的渠道、經(jīng)費的構成，將相應的信息錄入到項目管理和預算管理的模塊中。

報銷申請人創(chuàng)建報銷單，錄入報銷信息，系統(tǒng)會自動調用項目管理、預算管理模塊中的相應信息檢查是否超預算。當預算控制檢查通過后，單據(jù)信息予以保存并提交至部門主管，部門主管審批同意后，單據(jù)信息將流轉至財務審核人員，經(jīng)財務人員復審同意后，即可按照財務核算的要求，借助網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)的接口及憑證的模板生成相應的憑證，交由出納進行支付，完成報銷流程。

財務實際支付后，實際支付的數(shù)據(jù)會自動錄入到預算管理的模塊中，通過預算管理的多種分析功能，對預算執(zhí)行的情況進行實時監(jiān)測及反饋，為管理層及時獲取相應有效信息，進行決策提供支持。

三、實行網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的幾點建議

(一)完善、梳理相關制度，把握流程控制點

對科研事業(yè)單位的內控制度以及相關的報銷制度進行梳理、完善，以流程管理為切入點，準確的了解和把握各類業(yè)務授權事項的環(huán)節(jié)，準確的判斷不同業(yè)務內部控制的關鍵點，制定標準的業(yè)務流程，將這些流程嵌入到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設計中。例如：科研事業(yè)單位在固定資產報銷時，普遍將固定資產的驗收入庫作為一個單獨的環(huán)節(jié)進行管理，而內部控制的要求是固定資產管理必須做到帳實相符，那么在流程設計時就可以考慮將固定資產驗收入庫的環(huán)節(jié)集中到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中。預留出資產管理人員的授權審批環(huán)節(jié)，要求資產管理人員在授權同意報銷時錄入相應的資產編碼，這樣就大大減輕了固定資產管理部門和財務部門進行固定資產匹配時的工作量。

(二)提高科研事業(yè)單位整體信息化程度

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是一個不同部門、不同行業(yè)相互協(xié)作的系統(tǒng)工程，一般由財務部門主導，信息部門配合，單位自主開發(fā)或外包給系統(tǒng)開發(fā)商。但網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的運行都是搭建在單位的內部網(wǎng)絡上，這就意味著系統(tǒng)辦公功能方面的信息化仍然要依賴于整個單位的信息化程度。如果有的部門根本就沒有連接內網(wǎng)，或者說單位整體的辦公信息化程度并不高，那么網(wǎng)上報銷系統(tǒng)就只能說是一個“擺設”而已。

(三)提高計算機軟、硬件的配備以及提升系統(tǒng)的安全性

在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設計方面，需要充分考慮計算機硬件的配置以及報銷系統(tǒng)軟件設計兩方面的需求。在硬件配置方面，主要考慮給網(wǎng)上報銷系統(tǒng)所配備的網(wǎng)絡安全設備、備份設備是否足夠強大；在軟件方面，應當充分考慮該系統(tǒng)設計是否容易受到網(wǎng)絡的攻擊，發(fā)生數(shù)據(jù)混亂、遺失或系統(tǒng)崩潰時有沒有相應的應急措施。

(四)解決財務核算系統(tǒng)與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的對接問題

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是否能準確、自動的生成會計憑證，一定要解決好網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)的對接問題。首先需要將報銷的種類進行清理，確定嚴格、標準的分類，為報銷系統(tǒng)規(guī)范導入提供保證。其次，由于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)只是一個內部管理系統(tǒng)，而財務核算系統(tǒng)是以財務會計準則為基礎建立起來的標準系統(tǒng)，因此應當以財務核算系統(tǒng)的核算科目、項目、部門、人員等信息為準，將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的成本類型與財務核算系統(tǒng)中相應的核算科目進行綁定，準確對應會計科目，自動書寫成標準的會計憑證。

四、結束語

總之，科研事業(yè)單位建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)適應了國家對事業(yè)單位改革發(fā)展的要求，對科研事業(yè)單位信息化建設也是一個有利探索。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)大大提高了財務工作的效率，提升了財務預算精細化程度，加強了財務風險控制，實現(xiàn)了財務管理創(chuàng)新，為科研事業(yè)單位經(jīng)費、項目的管理提供了更好的財務支持。

[1]丁宏.網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提升服務質量與財務管理水平.財經(jīng)界(學術版),2013

[2]趙曉峰.軍工科研單位財務網(wǎng)上報銷系統(tǒng)需求分析.陜西省社科界第七屆學術年會論文集,2013

[3]歐劍.事業(yè)單位建立財務網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)的必要性及設計要點.財經(jīng)界(學術版),2014

10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.14.153