小議制造型企業(yè)固定資產(chǎn)帳實(shí)不符的原因和對(duì)策

摘要:保證固定資產(chǎn)的安全完整、帳實(shí)相符是企業(yè)順利開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的前提。企業(yè)一方面可以從制度著手不斷完善固定資產(chǎn)管理制度，規(guī)范固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)核算工作并定期開展固定資產(chǎn)清查。另一方面，員工是制度的執(zhí)行者，企業(yè)應(yīng)幫助員工樹立資產(chǎn)管理的意識(shí)，提高資產(chǎn)管理人員的素質(zhì)。

一、固定資產(chǎn)帳實(shí)不符的原因

固定資產(chǎn)作為制造型企業(yè)的一項(xiàng)重要的資源需加強(qiáng)管理。但在實(shí)際工作中大多數(shù)企業(yè)比較重視能直接產(chǎn)生利潤(rùn)的生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)，忽略了對(duì)固定資產(chǎn)的管理，而在戰(zhàn)略上的不重視直接導(dǎo)致固定資產(chǎn)控制環(huán)節(jié)的薄弱.隨著固定資產(chǎn)的種類和數(shù)量逐漸增多、資產(chǎn)管理人員的頻繁變更、文件記錄的缺失最終會(huì)造成企業(yè)帳目不清資產(chǎn)不明，或給企業(yè)帶來較大的損失和風(fēng)險(xiǎn)。一般來說企業(yè)帳實(shí)不符存在以下幾種情況：

(一)有物無帳

固定資產(chǎn)已經(jīng)投入使用，但在財(cái)務(wù)帳簿上未做登記。造成的原因主要是以下幾種情況：固定資產(chǎn)采購(gòu)后未及時(shí)辦理相關(guān)的入庫(kù)驗(yàn)收手續(xù)，就投入使用;固定資產(chǎn)已報(bào)廢但仍繼續(xù)使用;在建工程項(xiàng)目已竣工決算并投入使用，但未辦理相關(guān)的驗(yàn)收手續(xù)。

(二)有帳無物

財(cái)務(wù)帳簿上還存在此固定資產(chǎn)，但實(shí)物資產(chǎn)已不存在。造成的原因可能有以下幾種情況：實(shí)物資產(chǎn)缺乏管理，遺失或毀損后沒有及時(shí)向財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門報(bào)告;實(shí)物資產(chǎn)對(duì)外借出，未告之資產(chǎn)管理部門，也未到財(cái)務(wù)部門辦理相關(guān)手續(xù);實(shí)物資產(chǎn)對(duì)外送修，但未辦理相關(guān)的手續(xù)，以至于固定資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí)，找不到相應(yīng)的實(shí)物資產(chǎn)。

(三)帳物不符

財(cái)務(wù)帳簿上和實(shí)物資產(chǎn)都存在，但財(cái)務(wù)記錄和實(shí)物資產(chǎn)的名稱、型號(hào)或金額無法對(duì)應(yīng)，又缺乏相應(yīng)的文件資料無法查證導(dǎo)致實(shí)物資產(chǎn)和固定資產(chǎn)帳面記錄不符。造成的原因可能是單據(jù)出現(xiàn)問題比如單據(jù)不全或傳遞不及時(shí)，導(dǎo)致資產(chǎn)管理部門賬卡與財(cái)務(wù)部門臺(tái)賬不一致；也可能是因固定資產(chǎn)實(shí)物名稱和帳務(wù)帳簿記錄不統(tǒng)一，固定資產(chǎn)標(biāo)簽脫落等原因無法核實(shí)；亦或者是由于資產(chǎn)使用部門或個(gè)人變動(dòng)頻繁且未辦理或未及時(shí)辦理相關(guān)的資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，導(dǎo)致帳簿記錄與實(shí)物資產(chǎn)信息不符。

二、針對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)帳實(shí)不符的情況提出相應(yīng)的固定資產(chǎn)管理建議

(一)為保證固定資產(chǎn)的安全完整、帳實(shí)相符，我們需建立健全固定資產(chǎn)管理制度

通過制度來規(guī)范資產(chǎn)管理過程中出現(xiàn)的不按照原則辦事的行為，提高資產(chǎn)管理的可操作性，使資產(chǎn)管理人員在工作時(shí)有據(jù)可依，從根本上改變固定資產(chǎn)工作不嚴(yán)謹(jǐn)、失誤頻發(fā)的現(xiàn)狀，為企業(yè)的良好運(yùn)行提供有效保障。實(shí)施固定資產(chǎn)統(tǒng)一采購(gòu)，建立供應(yīng)商挑選制度，詢價(jià)制度，合同簽訂及集體審批聯(lián)簽制度。固定資產(chǎn)（特殊設(shè)備除外）由需求部門提出請(qǐng)購(gòu)單并對(duì)需采購(gòu)的設(shè)備提出可行性分析報(bào)告并提交資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門進(jìn)行調(diào)研后做出是否需要采購(gòu)的決定。對(duì)于需采購(gòu)的固定資產(chǎn)提交申購(gòu)單給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門按照規(guī)定程序統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)并報(bào)有關(guān)部門審核批準(zhǔn)。建立固定資產(chǎn)驗(yàn)收制度。固定資產(chǎn)需辦理驗(yàn)收登記手續(xù)后，才可以領(lǐng)用和付款。通常情況下，固定資產(chǎn)驗(yàn)收單由企業(yè)資產(chǎn)管理部門辦理，資產(chǎn)使用部門及其他主管部門需在驗(yàn)收單上簽署驗(yàn)收意見，屬于特種設(shè)備的還需附外部專業(yè)機(jī)構(gòu)出具的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。財(cái)務(wù)部門及時(shí)審核驗(yàn)收單對(duì)符合規(guī)定的固定資產(chǎn)辦理驗(yàn)收手續(xù)并登記入帳。制定固定資產(chǎn)日常管理細(xì)則。固定資產(chǎn)做為一項(xiàng)長(zhǎng)期資產(chǎn)，在其使用周期內(nèi)可能涉及資產(chǎn)的領(lǐng)用、出租、出借和轉(zhuǎn)讓等。企業(yè)應(yīng)對(duì)資產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)控制，訂立相關(guān)的管理細(xì)則。比如：對(duì)已驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)需制作資產(chǎn)卡片，粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽以備查驗(yàn)；對(duì)需轉(zhuǎn)讓的固定資產(chǎn)需由專業(yè)機(jī)構(gòu)做出資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。建立固定資產(chǎn)處置制度。首先明確可進(jìn)行固定資產(chǎn)處置需滿足的條件和需提供的資料；其次需對(duì)辦理固定處置的流程做出說明，最后明確各部門的審批權(quán)限和責(zé)任。具體來說對(duì)需報(bào)廢固定資產(chǎn)，由資產(chǎn)使用部門填制報(bào)廢單，并提供制度規(guī)定的證明資料，再交資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門及其他主管部門審核并提出處置意見。資產(chǎn)管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的報(bào)廢單及處置意見對(duì)實(shí)物資產(chǎn)做清理，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和進(jìn)行帳務(wù)處理，列明報(bào)廢資產(chǎn)去向和殘值收入。

(二)明確劃分固定資產(chǎn)管理責(zé)任

資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行合理調(diào)配，提高資產(chǎn)利用率，降低企業(yè)成本。資產(chǎn)管理部門還需根據(jù)資產(chǎn)的使用和維護(hù)情況定期向管理層報(bào)送固定資產(chǎn)維修計(jì)劃和固定資產(chǎn)更新計(jì)劃。各資產(chǎn)使用部門或使用人對(duì)固定資產(chǎn)的安全完整負(fù)責(zé)，如有丟失或毀損，查明屬個(gè)人責(zé)任的需按企業(yè)規(guī)定接受處罰并賠償損失。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的帳務(wù)處理，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，做好固定資產(chǎn)的預(yù)算跟蹤，報(bào)送管理層固定資產(chǎn)管理報(bào)表。嚴(yán)格審查固定資產(chǎn)采購(gòu)、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢是否符合固定資產(chǎn)管理制度的規(guī)定，是否提供了相關(guān)支持性憑證；對(duì)在日常核算工作中發(fā)現(xiàn)的問題積極主動(dòng)的與資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門以及其他相關(guān)部門溝通，及時(shí)處理資產(chǎn)的增減變動(dòng)以防止因信息不對(duì)稱造成的帳實(shí)不符。財(cái)務(wù)部門需定期組織資產(chǎn)清查，查明固定資產(chǎn)盤盈盤虧的原因并按經(jīng)批準(zhǔn)的處理意見進(jìn)行帳務(wù)處理，確保帳實(shí)相符。

(三)加強(qiáng)固定資產(chǎn)的事前、事中和事后控制，使固定資產(chǎn)的日常管理工作科學(xué)化規(guī)范化

企業(yè)大多比較重視資產(chǎn)的采購(gòu)，而忽視了固定資產(chǎn)的日常管理。在固定資產(chǎn)的管理中加強(qiáng)日常的科學(xué)化規(guī)范化管理是保證固定資產(chǎn)安全完整，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的優(yōu)化使用和配置的基礎(chǔ)。首先企業(yè)應(yīng)把固定資產(chǎn)管理思想灌輸?shù)矫恳粋€(gè)員工身上,樹立員工保護(hù)固定資產(chǎn)、合理使用固定資產(chǎn)的意識(shí)，增強(qiáng)員工的責(zé)任感和使命感。定期組織資產(chǎn)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，深入講解固定資產(chǎn)管理制度。其次建立良好的溝通渠道和應(yīng)變機(jī)制，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，減少因信息不對(duì)稱造成的管理失誤，進(jìn)行資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)統(tǒng)籌管理。再次，定期維護(hù)更新固定資產(chǎn)相關(guān)資料。隨著時(shí)間的推移或使用環(huán)境的影響，做為固定資產(chǎn)身份證的固定資產(chǎn)標(biāo)簽可能會(huì)毀損和脫落，資產(chǎn)管理人員發(fā)現(xiàn)后應(yīng)及時(shí)更換或補(bǔ)貼，或根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要選擇PVC或金屬材質(zhì)的標(biāo)簽。另外為了更形象更直觀的了解固定資產(chǎn)還可以在建立固定資產(chǎn)卡片配上相關(guān)資產(chǎn)實(shí)物形態(tài)的圖片。最后企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)在資產(chǎn)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予肯定和獎(jiǎng)勵(lì)，給其他員工設(shè)立榜樣，調(diào)動(dòng)員工的積極性，使之主動(dòng)參與固定資產(chǎn)的管理。對(duì)于違反固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定給企業(yè)造成損失的員工或部門，按情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。

(四)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)管理模式下企業(yè)多依賴紙質(zhì)單據(jù)或通過手工方式在財(cái)務(wù)軟件中錄入固定資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)，工作強(qiáng)度比較大還容易出錯(cuò)?，F(xiàn)在企業(yè)可以借助條形碼信息技術(shù)建立信息庫(kù)，把實(shí)物資產(chǎn)的名稱、種類、購(gòu)

置時(shí)間、購(gòu)進(jìn)價(jià)值、凈值、存放地點(diǎn)、使用人等信息以條碼的形式輸出并貼到相應(yīng)的資產(chǎn)上。在資產(chǎn)發(fā)生變動(dòng)或毀損時(shí)，直接掃描就可以跟蹤資產(chǎn)變化的全過程。通過資產(chǎn)管理軟件和財(cái)務(wù)軟件之間對(duì)接的端口，還可以把信息直接導(dǎo)入財(cái)務(wù)軟件生成憑證，時(shí)時(shí)更新資產(chǎn)信息完成了資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理。在進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí)，也摒棄了傳統(tǒng)繁復(fù)的人工盤點(diǎn)方式，通過專門的實(shí)物資產(chǎn)盤點(diǎn)機(jī)掃描固定資產(chǎn)上的條形碼進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，然后將盤點(diǎn)機(jī)中的數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)就可以自動(dòng)生成盤點(diǎn)結(jié)果，出具盤點(diǎn)報(bào)告。由此可見固定資產(chǎn)的信息化管理，實(shí)現(xiàn)了信息流和實(shí)物流的統(tǒng)一，確保了帳卡物三者的對(duì)應(yīng)，有效防止了企業(yè)資產(chǎn)流失。但我們?nèi)孕枳⒁獾氖枪潭ㄙY產(chǎn)信息化管理是建立在企業(yè)良好的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制之上的，建立健全固定資產(chǎn)管理制度仍然是非常必要的。