人事檔案管理模式改革的思考

□賴線珠

人事檔案管理是人事管理中的重要組成部分，不管是在事業(yè)單位還是企業(yè)單位，科學(xué)合理的人事檔案管理為人員的選聘、檔案的整理、管理、保存和調(diào)運提供了便利。但是實際中的人事檔案管理還存在一些問題，如:檔案管理制度仍然產(chǎn)生于政治身份、社會身份和單位系統(tǒng)內(nèi)資源分配等級體系;檔案管理工作沒有受到管理人員在內(nèi)的相關(guān)人員的重視，因此其管理制度和模式的更新就無從說起;檔案的管理和建設(shè)缺少一個系統(tǒng)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，管理理論不健全，不完善;管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高，檔案管理的復(fù)合型人才較少等等。這些因素阻礙著檔案管理模式的創(chuàng)新和改革，因此根據(jù)現(xiàn)行管理制度的弊端進行制度的改革，對癥下藥，使得人事檔案管理真正符合社會發(fā)展的要求才是題中之義。

一、檔案管理模式改革

信息化發(fā)展和應(yīng)用水平在一定程度上成為衡量一個國家或地區(qū)現(xiàn)代化程度的重要標志。我國的人事檔案管理從信息化入手，引入計算機為載體的信息化管理機制，有效促進了國家信息化建設(shè)和檔案管理的發(fā)展。檔案的信息化管理利用信息化帶動策略，建立一個完善的信息管理系統(tǒng)。檔案所有者將居民身份證作為人事檔案管理系統(tǒng)的檢索號碼，由個人自愿選擇契約委托關(guān)系的對象，將銀行、保險相關(guān)部門的個人信息資料納入其中，利用計算機在管理內(nèi)部實現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)資料的整理、更新和保存，建立以學(xué)業(yè)、業(yè)績和信用為主要內(nèi)容的人事檔案，這是在個人與社會相互作用的基礎(chǔ)上形成的基本信息資料，是個人一生相對完整的公開記錄。

建立以檔案部門為中心的管理模式，堅持“集中統(tǒng)一，分級管理”的工作原則，由各級檔案館對人事檔案進行信息化管理，在全國范圍內(nèi)建立通用的和標準的信息庫，努力使人的管理從過去的單位管理向社會化管理邁進，使用人單位和各部門在任何地方都可以查到任何人的檔案記錄。檔案的信息化建設(shè)和管理實施已有十年之久，作為近期全國檔案事業(yè)發(fā)展的一個具體規(guī)劃，勢必為整個檔案管理事業(yè)帶來一股清新之風(fēng)。

二、檔案管理模式改革的意義

檔案管理涉及到諸多方面，它的改革勢必為社會的發(fā)展、檔案管理制度的革新、檔案管理工作的改善和管理人員專業(yè)水平的提高帶來積極的影響。

(一)有利于推動檔案管理的發(fā)展。人事檔案的信息化建設(shè)和管理可以避免重復(fù)建檔、偽造檔案等不良現(xiàn)象的發(fā)生。它為檔案管理的發(fā)展提供了一條可行的途徑，使得檔案的管理更加科學(xué)合理，增強抵御風(fēng)險和解決意外事件的能力，在一定程度上促進了檔案管理信息化程度的提高。同時檔案管理的信息化建設(shè)是國家現(xiàn)代化建設(shè)的一部分，更好地滿足社會發(fā)展的需要。通過檔案的信息化管理，合理地處理個人、組織和國家之間的關(guān)系，實現(xiàn)國家和社會對個人、企業(yè)和事業(yè)單位的監(jiān)督以及后者對國家的負責(zé)，有利于社會的和諧。

(二)有利于各部門進行人事制度的改革。國家人事制度的改革要求用人制度的“聘用制”代替“終身制”，一個直接的后果就是人才的頻繁流動。人事檔案的信息化管理打破了地域和時間的限制，各個單位的聘用和解聘都不涉及檔案的轉(zhuǎn)遞，只需通過網(wǎng)絡(luò)將個人的基本信息下載下來作為參考，根據(jù)相對直觀和全面的信息圖表對人員作出客觀的評價從而進行科學(xué)決策，避免選聘工作中的種種不便。檔案信息化管理支持各用人單位對所需人才的選拔和管理，更好地實現(xiàn)“聘用制”的用人制度。另外，員工工作期間的表現(xiàn)同樣可以用數(shù)據(jù)的形式記錄到電子檔案中，不斷豐富和健全檔案資料，在加強對聘用人員監(jiān)督的同時使工作人員有更好的表現(xiàn)。

(三)有利于對紙質(zhì)檔案的保護。人事檔案作為最基本、最客觀的個人信息資料，其重要性是不言而喻的。在實際的工作中，人事檔案資料的利用率也是很高的。據(jù)統(tǒng)計，平均每份檔案資料每年要翻閱2 ～3 次，遇到人事爭議的時候翻閱的次數(shù)更多。但是紙質(zhì)檔案經(jīng)過反復(fù)拆裝、觸摸往往會出現(xiàn)字跡模糊、紙張折損、老舊和丟失的情況，這對于檔案的保存和管理是不利的。檔案信息化管理之后，人員的各種信息從紙質(zhì)版的檔案中復(fù)制到電腦里，隨時查看，避免了工作人員與原始資料的過多觸碰，可以保證紙質(zhì)檔案的完好。

(四)有利于提高管理人員工作效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理要求管理人員對紙質(zhì)檔案進行收集、整理、編碼、管理和保存。工作量大，效率不高還浪費了大量的人力，同時檔案管理人員還要承擔檔案破損、丟失的風(fēng)險，破壞了管理人員工作的積極性。檔案的信息化管理充分實現(xiàn)了檔案管理的自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化。只需將個人信息錄入就可進行多次利用。個人使用身份證號碼登錄，進行信息的增減和改動，實現(xiàn)檔案信息的及時改動和準確性，大大縮短了查找檔案的時間，為管理人員節(jié)省了大量的精力，提高其工作效率。

(五)有利于提高管理人員的專業(yè)化水平。人事檔案的信息化管理要求相關(guān)管理人員具備一定的信息理論基礎(chǔ)和熟練的計算機操作能力，這是新時期新階段對檔案管理人員提出的新要求。檔案的信息化管理將管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，為管理人員的進修和學(xué)習(xí)提供了充足的時間。在閑散的時間或者在檔案部門專門安排的管理培訓(xùn)中，管理人員進一步學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的專業(yè)理論知識、不斷總結(jié)實際工作中出現(xiàn)的問題，和同行進行業(yè)務(wù)探討進而不斷開拓創(chuàng)新，提高檔案管理水平和專業(yè)化程度，在職業(yè)生涯中不斷進步。

(六)為個人提供便利。人事檔案的信息化管理堅持“以人為本”的價值取向，為個人檔案的管理和保存提供了一個服務(wù)的平臺，保障了每一位公民對自己檔案的基本權(quán)利。無論是個人的應(yīng)聘、崗位調(diào)動還是離職，保證檔案信息的完整性和準確性，為公平公正地評價每一個個體提供了依據(jù)。另外，人事檔案的信息化管理作為人力資源管理的一部分，在一定程度上發(fā)揮了人力資源的積極性、主動性和創(chuàng)造性，有效實現(xiàn)人力資源的合理配置，更好地將我國人口資源的數(shù)量優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢，增強國家競爭力。

三、結(jié)語

人事檔案管理的改革是應(yīng)時代發(fā)展的要求產(chǎn)生的。人事檔案的信息化管理只是探索改革中的一種嘗試和創(chuàng)新。它在一定程度上克服了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，為實際的檔案管理工作提供了便利。但是應(yīng)該注意到信息化管理的新形式也存在一些問題，這需要管理人員結(jié)合理論知識對實踐進行改善。今后隨著實踐的不斷變化，還會有更多的嘗試來完善人事檔案的管理。不管是什么樣的嘗試，都應(yīng)該始終堅持以“維護公共利益”為邏輯出發(fā)點，切實保證個體信息的完整、及時更新和安全。

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