基于信息化視角下的高校固定資產(chǎn)管理

江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 任遠 俞紅梅

作為高等學(xué)校的教學(xué)、科研以及后期的管理工作，都是高校固定資產(chǎn)的信息化管理的前提和基礎(chǔ)。高校固定資產(chǎn)隨著科技日新月異的發(fā)展，高校自身的發(fā)展?fàn)顩r存在著固定資產(chǎn)信息化管理不規(guī)范的問題。

一、高校固定資產(chǎn)的信息化管理的含義

所謂的高校固定資產(chǎn)，顧名思義就是指高校的經(jīng)濟財產(chǎn)，這直接體現(xiàn)了一所高校的辦學(xué)規(guī)模。房屋建筑物、專用設(shè)備、一般設(shè)備、圖書設(shè)備等是高校固定資產(chǎn)的重要組成部分，其中儀器設(shè)備直接會用來教學(xué)和科工作的研探究，技術(shù)含量較高，品種較為齊全，耗用的資金數(shù)額巨大。

因此，對于高校固定資產(chǎn)的管理工作人員而言，十分不便。如何實現(xiàn)對高校固定資產(chǎn)進行科學(xué)管理配置呢？采用信息化管理固定資產(chǎn)是非常必要的，可以減少工作誤差，保護高校固定資產(chǎn)的安全、完整，也有利于防止資產(chǎn)流失，對高校的教學(xué)帶來不良影響。

高校固定資產(chǎn)是保證教學(xué)、科研、行政、后勤等工作長期順利實行的物質(zhì)保障，是衡量一所高校的辦學(xué)質(zhì)量和規(guī)模的首要因素，也是國有資產(chǎn)的重要組成部分。但由于部分高校長期緊抓教學(xué)、科研工作，放松對固定資產(chǎn)的信息化管理，這無疑會成為高校內(nèi)部管理的弱項。隨著部分高校固定產(chǎn)的流失，高校資產(chǎn)總量的增加，信息化管理開始引起各大高校的關(guān)注焦點。

所以，大力推進信息化管理成為當(dāng)今高校的當(dāng)務(wù)之急，強化對高校固定資產(chǎn)的信息化管理，是改善資產(chǎn)管理最有效的途徑之一。

二、信息化在高校管理固定資產(chǎn)的重要性

(一)提升了固定資產(chǎn)的科學(xué)化、智能化管理

信息化在高校固定資產(chǎn)管理中的科學(xué)運用，改變了傳統(tǒng)管理的單一性，實現(xiàn)了高校固定資產(chǎn)的合理開發(fā)使用。同時，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的時效性、便捷性，能夠及時準(zhǔn)確地為高校工作人員提供管理所需的信息，保障固定資產(chǎn)的安全有效。

高校固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化，必須嚴(yán)格落實“責(zé)任到人”的要求，從對固定資產(chǎn)的采購、審核等登記，這個過程都必須要明確到具體負(fù)責(zé)人，這一些列的過程必須透明管理，規(guī)范操作，避免失誤。這樣，高校固定資產(chǎn)的分配、使用、報廢等都實現(xiàn)了動態(tài)化的管理，每件物品的使用都有了保障。

首先，所有的高校固定資產(chǎn)都必須由領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)行統(tǒng)一登記，制定合理的固定資產(chǎn)使用的制度，對于損害固定資產(chǎn)的高校教師給于一定的經(jīng)濟處罰。資產(chǎn)管理處的工作人員具體負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理，高校其他各個部門都必須積極配合，每個部門都要指派專門固定資產(chǎn)管理員具體負(fù)責(zé)操作，實施固定資產(chǎn)的借用程序制度。

其次，高校各個部門要嚴(yán)格明確固定資產(chǎn)的負(fù)責(zé)人，確定專職或是兼職管理工作人員，把具體的管理責(zé)任落實到具體人，切實做好人員落實和工作落實的工作。每個管理工作人員對于固定資產(chǎn)，及時查缺補漏，定期向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)小組的負(fù)責(zé)人進行匯報，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)小組的負(fù)責(zé)人必須對固定資產(chǎn)的了解做到心中有數(shù)。

最后，明確規(guī)定高校各個管理部門的職責(zé)，負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)的監(jiān)督、審核、報銷等，高校財務(wù)處根據(jù)經(jīng)費的使用情況，對固定資產(chǎn)的發(fā)票單進行檢驗。高校每年可根據(jù)實際情況，從財務(wù)處撥出資金購置有利于教學(xué)、科研的固定資產(chǎn)，提升教學(xué)的質(zhì)量。

由此可見，實現(xiàn)信息化的高校固定資產(chǎn)管理，具有很強的操作透明度。通過網(wǎng)絡(luò)資源平臺，對獲得的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和對比，科學(xué)化、智能化的管理，對于國有資產(chǎn)的流失可以起到良好的保障作用。

(二)節(jié)省了人力和開支，提高了工作效率

在當(dāng)今大多數(shù)高校中，都會存在一些“三張皮”現(xiàn)象，即指高校的財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門由于信息不暢，缺少聯(lián)系和制約，未能將固定資產(chǎn)的管理責(zé)任落實到位，給高校的固定資產(chǎn)帶來了損失。

實現(xiàn)信息化的高校固定資產(chǎn)管理，明確各個部門的具體責(zé)任，通過網(wǎng)絡(luò)信息化的功能為每個部門的負(fù)責(zé)人設(shè)置權(quán)限。網(wǎng)絡(luò)會對固定資產(chǎn)進行跟蹤，一旦出現(xiàn)違規(guī)情況，會自動提醒部門負(fù)責(zé)人。這樣操作簡單，給各部門負(fù)責(zé)人的管理工作帶來了很多方便。一方面，減少了人力資源和一些不必要的開支，節(jié)省了資金支出；另一方面，也有效促進了各管理部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任意識，有效解決固定資產(chǎn)中的浪費現(xiàn)象。

通過網(wǎng)絡(luò)信息化的資產(chǎn)管理，有效梳理資產(chǎn)操作的各個環(huán)節(jié)和分離支點，節(jié)約成本，提高工作效率。

(三)信息化的管理輕松實現(xiàn)高校資源共享

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達暢通的環(huán)境下，資產(chǎn)管理部門可以對固定資產(chǎn)及時監(jiān)控，能及時的了解到固定資產(chǎn)的第一手資料。無論是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人，還是普通教職工，坐在電腦旁，通過軟件平臺，只要輕敲鍵盤，就可以在電腦上了解到想要知道的信息，快速實現(xiàn)資源共享的精確。

合理運用信息化管理手段，可以輕松利用現(xiàn)有資源，根據(jù)掌握固定資產(chǎn)的使用情況和空置情況，科學(xué)分配，提高固定資產(chǎn)的使用率，保證高校資源有效運用于教學(xué)之中，輕松實現(xiàn)資源共享。

三、高校固定資產(chǎn)的信息化管理存在的問題

(一)管理制度不健全，責(zé)任不明確

依據(jù)高校固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀，高校固定資產(chǎn)的管理制度主要沿用原有校區(qū)的陳舊制度，這些管理制度墨守成規(guī)，與時代的發(fā)展脫軌，沒有根據(jù)高校固定資產(chǎn)的具體情況去改變創(chuàng)新。陳舊的管理制度，沿襲了管理體制的多元化，導(dǎo)致了財政部門只管賬，不管物的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生；教學(xué)部門只需管理儀器設(shè)備，損壞的儀器無人處理；后勤部門只是管理基建房產(chǎn)的一般設(shè)備。這樣的管理制度造成了固定資產(chǎn)設(shè)備出現(xiàn)損壞的情況，各部門互相推卸責(zé)任，資產(chǎn)設(shè)備基本處于交叉的盲點。 資產(chǎn)管理缺乏科學(xué)化制度，造成了固定資產(chǎn)的大幅度損壞。

高校各個部門把分配到的資產(chǎn)占為己用，把固定資產(chǎn)的使用權(quán)與所有權(quán)混為一體。這些管理部門從不將就輪流使用，投入和產(chǎn)出也不嚴(yán)格登記，甚至是有些部門寧可讓資產(chǎn)閑置到報廢，也不愿給需要的部門交換使用。大量空置的資產(chǎn)長期儲存，就失去了原本應(yīng)有的功能。

經(jīng)營性的固定資產(chǎn)管理制度僵化生硬，各高校部門無償使用學(xué)校固定的資產(chǎn)，更有甚者可以把這些學(xué)校資產(chǎn)間接轉(zhuǎn)化為個人私有財產(chǎn)變賣，造成高校資產(chǎn)流失，沒有起到應(yīng)有的使用效果。

(二)資產(chǎn)管理部門機構(gòu)精簡，專職人員編制少

在當(dāng)前諸多高校中，很多學(xué)校為了節(jié)省支出，資產(chǎn)管理部門的工作人員由一些教職工兼任，缺乏統(tǒng)一有效的管理。多數(shù)固定資產(chǎn)管理部門的工作人員多數(shù)都是聘用制或是合同制，專職人員的編制偏少，與飛速發(fā)展的校區(qū)規(guī)模和辦學(xué)質(zhì)量相違背。

一些高校在固定資產(chǎn)的機構(gòu)設(shè)置中，多采用一些部門職能精簡的形式，也因此出現(xiàn)資產(chǎn)管理工作人員直接納入了黨政職能范圍、綜合職能范圍，或是納入后勤部門。這樣沒有出于工作考慮因素的安排，重此失彼的現(xiàn)象嚴(yán)重發(fā)生，造成固有資產(chǎn)沒有專職人員管理，流失現(xiàn)象慘重。

(三)各部門交流不暢，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

高校固定資產(chǎn)的管理部門，對資產(chǎn)管理記錄不明確，各部門也很少組織專門的研討會交流溝通，相互不了解。在傳統(tǒng)管理模式的壓制下，通常關(guān)注固定資產(chǎn)的原值和折舊核算相關(guān)的信息，對于固定資產(chǎn)的型號、功能沒有形成完整的記錄，這必將影響盤點和更新資產(chǎn)設(shè)備。高校的盤點人員在核算資產(chǎn)時，根本無法判斷固定資產(chǎn)的情況，是否符合最初的賬面情況，無據(jù)可依，這會導(dǎo)致一些不法人員違法操作。同時，由于固定資產(chǎn)記錄不詳細(xì)，審批人在審核資產(chǎn)時，不知道是否已經(jīng)存在類似財產(chǎn)，也無法正確合理采購，這會造成重復(fù)投資的現(xiàn)象，影響高校財產(chǎn)的合理支出。

高校資產(chǎn)管理部門之間相互不了解，相關(guān)的信息溝通不暢，他們對資產(chǎn)設(shè)備的了解只是道聽途說，無法正確判斷真假。譬如，各部門領(lǐng)導(dǎo)和后勤部門之間就沒有直接的聯(lián)系，他們唯一進行交流的是一張授權(quán)審批單，還有一些部門領(lǐng)導(dǎo)對于審批單粗心大意，存在僥幸心理。后勤部門領(lǐng)導(dǎo)也很可能迫于一些壓力，忽略了實際情況直接簽字，導(dǎo)致資產(chǎn)信息不一致，固定資產(chǎn)的管理無效。

(四)資產(chǎn)管理部門授權(quán)審批程序復(fù)雜，效率低下

對于傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理辦法，嚴(yán)格制定了審批程序，但由于程序太過復(fù)雜，影響了固定資產(chǎn)管理的效率。通產(chǎn)情況下，審批程序包括：資產(chǎn)使用部門申請資料、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批、后勤部門審核校對、后勤領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)申請、相關(guān)部門外出采購、后勤部門實行登記、財務(wù)部門報銷經(jīng)費、資產(chǎn)部門分配資產(chǎn)。這些繁瑣的程序前后銜接，如若其中的一個程序出現(xiàn)差錯就要返回重新申請，一項資產(chǎn)的申請要經(jīng)歷很長一段時間的審批。如果一項資產(chǎn)緊急運用于教學(xué)中，長期的申請資料得不到有效回復(fù)，就失去了教學(xué)實施的有效性，教職工也對學(xué)校資產(chǎn)應(yīng)用教學(xué)失去了興趣。下次出現(xiàn)類似的情況，就不愿在申請購買資產(chǎn)設(shè)備，也從一個方面降低了教學(xué)和科研質(zhì)量。

四、提升高校固定資產(chǎn)的信息化管理的建議

(一)加強資產(chǎn)管理的建設(shè)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式為現(xiàn)代信息化管理

近年來，隨著高等院校相繼建立數(shù)字化信息平臺，資產(chǎn)管理部門可以應(yīng)用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺，建立一套行之有效的規(guī)范資產(chǎn)信息管理體系。對于高校的每一件固定資產(chǎn)都要隨時進行動態(tài)、多維監(jiān)管，反映出固定資產(chǎn)在運用教學(xué)、科研過程中經(jīng)歷申請、分配、維護、報廢的周期。對于固定資產(chǎn)的整個生命周期，都運用信息化的管理精細(xì)化、動態(tài)化，這必將徹底改變傳統(tǒng)模式繁雜的程序、落后的信息、溝通的困難。對于現(xiàn)代信息化的管理資產(chǎn)，將會使高校資產(chǎn)真正應(yīng)用于教學(xué)設(shè)施中，也使管理手段更加科學(xué)、規(guī)范。

(二)利用現(xiàn)代信息技術(shù)化科學(xué)規(guī)范管理固定資產(chǎn)

高?？梢愿鶕?jù)實際情況，建立專業(yè)的固定資產(chǎn)信息化部門，成立專門機構(gòu)，對固定資產(chǎn)進行分類、登記，對每件固定資產(chǎn)進行詳細(xì)記錄，明確每個管理部門的使用權(quán)限和職責(zé)權(quán)限。

高校必須加強對固定資產(chǎn)信息化的管理和監(jiān)督工作，通過對固定資產(chǎn)實行科學(xué)分類的登記，建立“物品身份證”，將會有效了解資產(chǎn)部門和使用部門定期檢查，盤點固定資產(chǎn)的儲存，定時了解固定資產(chǎn)的有效動態(tài)。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)化的管理，減少固定資產(chǎn)的報損漏洞，讓資產(chǎn)的管理面向全校教職工，完全透明化，從根本上解決了固定資產(chǎn)報損處置的問題，有效保障了固定資產(chǎn)的安全增值。

不僅如此，高校還應(yīng)該加強對固定資產(chǎn)管理工作人員的培訓(xùn)和考核，建立一支業(yè)務(wù)熟練、素質(zhì)過硬、效率較高的資產(chǎn)管理隊伍，這是保障高等教育事業(yè)質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)管理人員，必須切實落實組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理的責(zé)任，部門資產(chǎn)管理人員必須具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，這體現(xiàn)了一所高校自身發(fā)展、創(chuàng)新改革的需要。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)小組定期對固定資產(chǎn)管理人員進行抽查、培訓(xùn)，通過一些列的具體活動讓每位資產(chǎn)管理人員明確自身的責(zé)任，強化責(zé)任意識，在管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，在年末列出全年經(jīng)驗和來年計劃，對固定資產(chǎn)有全新的認(rèn)識。

(三)利用信息化管理增強固定資產(chǎn)的安全性能

由于高校固定資產(chǎn)數(shù)量龐大、種類繁多、價值頗高，為了防止固定資產(chǎn)的流失與重復(fù)購置，必須利用信息化手段增強固定增產(chǎn)的安全性能。

第一，固定資產(chǎn)管理工作人員充分做好備份和審核工作，資產(chǎn)管理部門領(lǐng)導(dǎo)人隨時錄入信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)中形成有效的“驗收單”，依照次序進入資產(chǎn)使用部門，回收到管理部門。對于當(dāng)年采購的固有資產(chǎn)必須嚴(yán)格按照年初部門預(yù)算，不得隨意采購。如果確實是需要采用的設(shè)備，經(jīng)過相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人的批準(zhǔn)審核，資產(chǎn)管理部門方可依據(jù)審批單建立額外增加資產(chǎn)的信息數(shù)據(jù)庫，并對固定資產(chǎn)進行標(biāo)簽打印。

第二，固定資產(chǎn)進行轉(zhuǎn)移時，應(yīng)有轉(zhuǎn)出部門在管理系統(tǒng)中填寫“固定資產(chǎn)調(diào)劑單”，然后由固定資產(chǎn)部門在管理系統(tǒng)中進行調(diào)整，做好備份存檔工作。

第三，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中必須增加口令管理功能，即登錄帳號和密碼，將登錄用戶根據(jù)部門確定使用權(quán)限，依據(jù)權(quán)限進行不同的操作。對管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進行加密，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人每天可以隨時看到每位教職工使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)的動態(tài)，加強對管理系統(tǒng)的監(jiān)護功能。

高校固定資產(chǎn)信息化管理工作比較繁瑣，容易出現(xiàn)差錯。高校應(yīng)該根據(jù)社會發(fā)展的趨勢，加快管理創(chuàng)新的步伐，提高高校管理的效率，建立健全科學(xué)化的管理機制，明確每位高校管理者的任務(wù)，從而真正實現(xiàn)高校固定資產(chǎn)信息化管理的目標(biāo)，使高校朝著又好又快的方向發(fā)展，為社會主義建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)創(chuàng)新型人才。

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