淺議高校公務(wù)卡支付結(jié)算的財務(wù)管理

●湖北大學(xué) 彭曉晴

淺議高校公務(wù)卡支付結(jié)算的財務(wù)管理

●湖北大學(xué) 彭曉晴

公務(wù)卡是主要用于公務(wù)活動開支結(jié)算的信用卡，其作為現(xiàn)代財務(wù)管理的工具，在普通高等院校全面推行以來，改變了高校傳統(tǒng)的財務(wù)報銷模式，大幅提升了高校公務(wù)開支的透明度，加強(qiáng)了高校預(yù)算管理監(jiān)督，完善了高校費(fèi)用支出內(nèi)控機(jī)制，提高了高校財務(wù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化水平。本文從分析實行公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算給高校財務(wù)管理帶來的影響入手，研究提出了公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算方式下高校財務(wù)管理如何加強(qiáng)風(fēng)險防范的建設(shè)性建議。

公務(wù)卡財務(wù)管理 風(fēng)險防范

引言

公務(wù)卡是主要用于公務(wù)活動開支結(jié)算的信用卡，其作為現(xiàn)代財務(wù)管理的工具，在普通高等院校全面應(yīng)用推行以來，改變了高校傳統(tǒng)的財務(wù)報銷模式，提升了高校公務(wù)開支的透明度，加強(qiáng)了高校預(yù)算管理監(jiān)督，完善了高校費(fèi)用支出內(nèi)控機(jī)制，有效提高了高校財務(wù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化水平。但由于公務(wù)卡具有財務(wù)管理工具和金融信用卡雙重屬性，加之高校推行公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算起步相對較晚，相關(guān)的用卡環(huán)境和配套制度還不夠健全，公務(wù)卡在高校財務(wù)管理的應(yīng)用中還存在一些風(fēng)險，如何防范風(fēng)險，怎樣充分發(fā)揮公務(wù)卡的現(xiàn)代財務(wù)管理功能，是高校財務(wù)管理部門的必修課。

一、實行公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算對高校財務(wù)管理產(chǎn)生的影響

近年來高校侵吞、挪用、濫用科研經(jīng)費(fèi)以及貪腐的案例頻繁曝光，高校的財務(wù)管理也因此備受關(guān)注。反思高校的腐敗案例，我們不難發(fā)現(xiàn)，財務(wù)支出缺少約束、經(jīng)費(fèi)使用不規(guī)范、相關(guān)監(jiān)督機(jī)制不健全是主因。而公務(wù)卡結(jié)算強(qiáng)調(diào)授信有據(jù)、開支有序、報銷有度，正是有效解決上述問題的利器。可以預(yù)見高校公務(wù)卡結(jié)算的全面推行，必將有效規(guī)范高校的財務(wù)管理行為，進(jìn)一步推動高校財務(wù)管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

（一）公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算改變了高校傳統(tǒng)的財務(wù)報銷模式。高校作為相對獨立的事業(yè)單位，長期以來其財務(wù)管理相對比較封閉，雖然校園卡、銀聯(lián)支付已廣泛應(yīng)用于高校財務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)之中，但高校的賬務(wù)報銷以及大多數(shù)員工仍習(xí)慣于用現(xiàn)金方式結(jié)算。隨著高校強(qiáng)制實行公務(wù)卡結(jié)算，新的、非現(xiàn)金的財務(wù)結(jié)算方式，正悄然改變高校原有的結(jié)算方式，公務(wù)開支一般不得使用現(xiàn)金，必須用公務(wù)卡開支，并憑刷卡底單和發(fā)票報銷正逐漸成為高校財務(wù)管理的新常態(tài)。

（二）公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算大幅提升高校公務(wù)支出透明度。高校公務(wù)開支點多面廣，開支項目比一般的行政事業(yè)單位復(fù)雜。而公務(wù)卡作為一種網(wǎng)絡(luò)化、信息化的現(xiàn)代支付結(jié)算工具，其用卡消費(fèi)的信息，包括收款方以及消費(fèi)發(fā)生的時間、金額、項目等均會被如實、準(zhǔn)確地記錄在案。在傳統(tǒng)報銷模式下，高校公務(wù)活動費(fèi)用支出的真實性是難以甄別的，財務(wù)人員能做的往往只是核對票據(jù)的真假，而不能掌握實際開支使用情況。如某高校某科研課題主要負(fù)責(zé)人，多次用科研經(jīng)費(fèi)為個人購買家具和裝修材料，一律開具實驗器材發(fā)票，財務(wù)人員僅憑票據(jù)根本查不出來。因此，傳統(tǒng)報賬模式讓賬務(wù)管理人員承擔(dān)了許多無法承擔(dān)的風(fēng)險和責(zé)任。而公務(wù)卡的強(qiáng)制使用，使得發(fā)票、POS單等核查有據(jù)，信息追蹤反饋及時到位。高校財務(wù)部門在公務(wù)卡報銷審核階段，可直接通過集中支付系統(tǒng)來核實相關(guān)信息，從而對公務(wù)消費(fèi)行為實施有效地甄別、審核，大幅提升了高校公務(wù)開支的透明度。

（三）公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算有效加強(qiáng)了高校預(yù)算管理監(jiān)督。傳統(tǒng)的預(yù)算管理監(jiān)督屬于事后監(jiān)督，預(yù)算單位期初報預(yù)算，期末報決算，很多預(yù)算單位為了把預(yù)算花掉，往往年底突擊用錢，甚至虛列費(fèi)用，年初縮手縮腳、年底大手大腳，財政部門只能按其上報的決算報表對公務(wù)支出的情況進(jìn)行事后評價，預(yù)算事中控制不得力，預(yù)算管理監(jiān)督容易流于形式。公務(wù)卡使用信息的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，為高校財政管理部門將公務(wù)支出信息及時準(zhǔn)確地納入財務(wù)活動動態(tài)監(jiān)控提供了硬件平臺支撐。財務(wù)管理人員根據(jù)工作需要，可經(jīng)常對公務(wù)卡開支、結(jié)算信息進(jìn)行分析審核監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)支付行為，即可及時進(jìn)行核查處理，從源頭上有效預(yù)防和避免了財經(jīng)違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）公務(wù)卡結(jié)算完善了高校費(fèi)用支出內(nèi)控機(jī)制。在公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算背景下，高校普遍實行的是“四位一體”的財務(wù)管理模式，即“專項經(jīng)費(fèi)、公用經(jīng)費(fèi)、自有資金、工資”等財務(wù)管理業(yè)務(wù)必須在一家銀行開戶辦理。這樣高校自有資金賬戶必須與該單位零余額賬戶是同一家開戶銀行，并與其零余額賬戶聯(lián)網(wǎng)管理，共同納入財政國庫動態(tài)監(jiān)控系統(tǒng)，接受財政的動態(tài)監(jiān)控。同時，高校的員工只能在本單位零余額賬戶開戶行開立一張公務(wù)卡，高校包括公務(wù)卡在內(nèi)的所有支付業(yè)務(wù)也必須在這家銀行辦理。目前，高校的自有資金也必須并入國庫集中支付系統(tǒng)統(tǒng)一管理，在國庫集中支付系統(tǒng)和公務(wù)卡的雙重緊箍屏障下，單位的每一筆開支都能做到清晰明了，有跡可尋。這種管理模式完善了高校費(fèi)用支出的內(nèi)控機(jī)制，有利于杜絕資金挪用、冒領(lǐng)等腐敗行為的發(fā)生。

二、公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算背景下高校財務(wù)管理的風(fēng)險防范

自2007年下半年我國普通高等院校全面推行公務(wù)卡制度改革以來，公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算逐漸成為高校財務(wù)管理的新常態(tài)。公務(wù)強(qiáng)制結(jié)算在減少高校財務(wù)管理現(xiàn)金流量、規(guī)范公務(wù)支出行為等方面發(fā)揮了積極作用。由于是新生事物，公務(wù)卡在運(yùn)用和管理中也出現(xiàn)了一些問題，如：公務(wù)卡發(fā)放不合規(guī)、公務(wù)卡使用事前報批制度不完善、信息維護(hù)系統(tǒng)不完整、公務(wù)卡消費(fèi)信息傳遞不及時、公務(wù)卡查詢渠道不順暢、代理銀行記賬滯后、用卡網(wǎng)點終端分布不廣等。這些問題直接影響了部分預(yù)算高校公務(wù)卡使用效率，制約了公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算制度的全面施行。同時，這些問題也給高校的財務(wù)管理帶來了一些風(fēng)險，也使得違規(guī)和腐敗行為仍有發(fā)生的可能。筆者認(rèn)為，各預(yù)算高校在積極推行公務(wù)卡結(jié)算方式過程中，除了加強(qiáng)員工廉政教育，保持廉政建設(shè)高壓態(tài)勢外，還應(yīng)從加強(qiáng)公務(wù)卡管理制度機(jī)制的建設(shè)入手，從根本上防范公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算背景下的財務(wù)管理風(fēng)險。如何防范公務(wù)卡應(yīng)用中的風(fēng)險，筆者有以下建議：

（一）明確對象，嚴(yán)格發(fā)放。公務(wù)卡是信用卡的一種，且在使用方面優(yōu)于一般的信用卡：如終身免收年費(fèi)、很多聯(lián)網(wǎng)商家消費(fèi)打折力度較大。而公務(wù)卡作為公務(wù)人員身份象征，也受到了一些社會人員的推崇。我國的高校普遍經(jīng)過整合，教職工人數(shù)眾多，大大超過一般行政事業(yè)單位。受傳統(tǒng)的尊師重教思想的影響，高校教職工給人的社會印象一向較好。有的銀行為了完成信用卡任務(wù)，對高校公務(wù)卡發(fā)放大開綠燈。相當(dāng)一部分高校財務(wù)部門也沒有充分認(rèn)識到公務(wù)卡獨有的特點，認(rèn)為反正是信用卡，還不了賬跟單位也沒關(guān)系，甚至對高校非正式人員也蓋章發(fā)卡。針對這些問題，預(yù)算高校應(yīng)根據(jù)國家政策規(guī)定，結(jié)合本校實際，由人事部門和財務(wù)部門聯(lián)手制定具體的發(fā)卡、銷卡制度，人事部門負(fù)責(zé)正式人員的管控，財務(wù)部門負(fù)責(zé)審查資格，同時應(yīng)與協(xié)議銀行簽訂公務(wù)卡發(fā)放管理及代理服務(wù)協(xié)議，明確雙方的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)及管理邊界，切實保證發(fā)卡銀行、持卡對象責(zé)任義務(wù)明確規(guī)范。對于個人持卡對象，應(yīng)保證正式教職員工一人一卡，杜絕一人多卡。對于單位持卡對象，則應(yīng)嚴(yán)格把握資質(zhì)條件，嚴(yán)格控制副卡發(fā)放范圍，杜絕單位公務(wù)卡隨意和無序使用。

（二）事前報批，流程控制。無論是個人公務(wù)卡，還是單位公務(wù)卡，其用于公務(wù)消費(fèi)的范圍都是比較廣泛的，而高校在某種程度上是個“小社會”，高校公務(wù)卡應(yīng)用范圍則更為復(fù)雜多樣。要確保公務(wù)卡用在“應(yīng)該用、必須用”的地方，那就要建立公務(wù)卡預(yù)先報批制度，按照預(yù)算管理規(guī)定預(yù)先審核公務(wù)卡消費(fèi)行為，以確保每筆公務(wù)開支都能按預(yù)算要求有序?qū)嵤?。同時，明確公務(wù)卡特別是單位卡的用卡規(guī)范，如：單位卡消費(fèi)時必須有兩名以上經(jīng)辦人員同時在場；辦理公務(wù)卡結(jié)算報銷手續(xù)時，必須調(diào)取該公務(wù)卡消費(fèi)信息，核實合規(guī)，方能報銷。筆者所在的高校是一省屬高校，為落實中央八項規(guī)定，對校外公務(wù)接待費(fèi)的支出報銷明確規(guī)定：報賬時需提供“五單”，即事前審批單需說明緣由、事后報銷單需部門負(fù)責(zé)人認(rèn)可、餐飲發(fā)票、詳細(xì)酒水菜單、就餐人員單位接待函、公務(wù)卡消費(fèi)POS底單。此項舉措措施得當(dāng)，尤其是事前報批和接待函兩項具體要求，實施效果顯著。老師們普遍反映該吃的飯少吃了，不該吃的不敢吃了，辦事簡化了，效率提高了，酒桌壓力沒有了，僅推行當(dāng)年公務(wù)招待費(fèi)開支就下降了90%。

（三）規(guī)范授信，調(diào)高從緊。公務(wù)卡的銀行卡和信用卡屬性，使其具有一定的透支信用額度。根據(jù)有關(guān)財務(wù)管理規(guī)定，公務(wù)卡的首次授信額度是有一定要求的，但在實際使用中有時會遇到需臨時調(diào)高額度的情況。為避免違規(guī)行為發(fā)生，預(yù)算高校應(yīng)明確要求公務(wù)卡委托代理銀行嚴(yán)格按規(guī)定確定公務(wù)卡的授信額度，并明確規(guī)定臨時更改、調(diào)整特別是調(diào)高額度的辦理規(guī)范和流程。公務(wù)卡對公用于公務(wù)消費(fèi)刷卡，對私可用于個人消費(fèi)刷卡，其作為新型的公私統(tǒng)一消費(fèi)結(jié)算工具的便利性越來越為人所熟悉。發(fā)卡銀行也抓住了這一商機(jī)，游說持卡人提高信用額度、分期付款，甚至不需要書面文件，只需電話溝通就調(diào)高了透支額。筆者所在的單位就經(jīng)常有職工反映銀行隨意上調(diào)授信額度，而且并未得到單位授權(quán)。雖說絕大部分持卡人都能自覺地按國家規(guī)定合法用卡，但也不排除少數(shù)人抱著僥幸心理，如透支套現(xiàn)，甚至炒股等，一旦不能及時還款，也會給所在單位造成困擾。財務(wù)部門應(yīng)該向本單位公務(wù)卡發(fā)卡行預(yù)告警示此類風(fēng)險，對持卡對象確因公務(wù)需要，要求臨時調(diào)高額度的，必須由持卡對象所在的單位財務(wù)部門按程序向代理銀行提出書面申請；事務(wù)緊急的，也應(yīng)先通過電話、短信或網(wǎng)絡(luò)等方式申請，事后再補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。

（四）強(qiáng)制目錄，結(jié)算有據(jù)。高校的公務(wù)開支活動因高校工作的特殊性，具有其自身的特點。為確保開支有據(jù)、報銷有序。高校財務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)公務(wù)卡管理相關(guān)制度規(guī)定，結(jié)合本單位公務(wù)開支的特點，制定本單位實施公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算目錄。高?？梢钥紤]將制訂的強(qiáng)制結(jié)算目錄作為內(nèi)部財務(wù)管理規(guī)范的重要組成部分，并張貼在財務(wù)部門報賬大廳的醒目位置，或通過網(wǎng)絡(luò)、微信等方式讓每位持卡人知曉。同時，預(yù)算高校的公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算目錄還應(yīng)隨著國家政策調(diào)整和用卡環(huán)境的改善，及時調(diào)整更新。

（五）控制現(xiàn)金，支取從嚴(yán)。在公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算背景下，高校教職員工的工資福利支出通過個人工資卡來管理，而日常的公務(wù)活動開支則必須用公務(wù)卡結(jié)算，高?，F(xiàn)金結(jié)算僅限于少數(shù)零星開支及一些特殊的無法使用公務(wù)卡結(jié)算的事項。且實行公務(wù)卡結(jié)算方式后的大額現(xiàn)金提取必須強(qiáng)制實行財政審批制度。這樣一來，高校財務(wù)管理中的現(xiàn)金流量理論上已大幅減少。高校雖然是非營利性單位，但仍有一些小額日常現(xiàn)金收入，如查檔費(fèi)、補(bǔ)考費(fèi)、四六級考試報名費(fèi)等，甚至受傳統(tǒng)現(xiàn)金觀念影響有的學(xué)生家長還堅持現(xiàn)金繳納學(xué)費(fèi)。如筆者所在的學(xué)校收費(fèi)室，日均現(xiàn)金收入有時達(dá)到10萬之巨。出納人員有時懈于繳存銀行，日常報銷時應(yīng)報銷人員的要求直接給予現(xiàn)金，這種現(xiàn)金的內(nèi)部消化表面上既免除了財務(wù)人員進(jìn)賬的麻煩，又避免了公務(wù)卡轉(zhuǎn)賬繁瑣的流程，有的單位領(lǐng)導(dǎo)也對此現(xiàn)象睜一只眼閉一只眼，無形之中成了不成文的常規(guī)做法。公務(wù)卡管理規(guī)定雖然明文規(guī)定嚴(yán)格限制現(xiàn)金結(jié)算，但是面對人治的大環(huán)境仍不能完全排除現(xiàn)金的使用。因此一方面將現(xiàn)金收入及時進(jìn)賬，實行備用金限額控制，另一方面建立結(jié)算報銷現(xiàn)金支出限控制度就成為當(dāng)務(wù)之急。各預(yù)算高校財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格遵循國家和所在省級財政部門的規(guī)定，全面研究分析本單位現(xiàn)金開支的特殊情況，科學(xué)合理地制訂本單位實行公務(wù)卡結(jié)算方式后的現(xiàn)金管理辦法，對各類特殊情形制定明確的辦理規(guī)定和規(guī)范，從而有效控制日常現(xiàn)金流量和現(xiàn)金風(fēng)險。

（六）信息同步，更新及時。公務(wù)卡持卡對象及消費(fèi)行為的信息是動態(tài)的，因此與之相關(guān)的財務(wù)管理也應(yīng)是動態(tài)及時更新的。高校是人才密集之地，高校的教職員工特別是教師流動性高于一般的行政事業(yè)單位。高校應(yīng)建立人事部門、財務(wù)管理部門和公務(wù)卡代理銀行三者之間的聯(lián)動機(jī)制，以隨時掌握職工異動信息，確保每張公務(wù)卡都不失控。此外，為了避免因國庫、銀聯(lián)、銀行信息系統(tǒng)的不順暢等非人為因素造成的報銷打款不及時，引起的公務(wù)卡延時還款糾紛等，預(yù)算高校還應(yīng)從人性化管理的角度出發(fā)，對公務(wù)卡報銷時限、特殊或突發(fā)情況的處理作出具體規(guī)定，并制定糾紛和突發(fā)的情況處理預(yù)案。如筆者在工作中曾遇到這樣一次糾紛：報賬人幾年前辦了一張公務(wù)卡，但是在有效期內(nèi)一直未激活。幾年后財務(wù)部門補(bǔ)辦一批新卡，該職工又取得第二張公務(wù)卡。兩張公務(wù)卡在單位的系統(tǒng)中都有記錄。一次公務(wù)活動中，該職工持第二張公務(wù)卡消費(fèi)。報銷時，系統(tǒng)自動默認(rèn)第一張卡為有效轉(zhuǎn)款卡。持卡人很是疑惑：第一張卡已失效，賬是如何轉(zhuǎn)上去的？而且因為第一張卡已過了有效期，錢也無法取出。經(jīng)與銀行信用卡部聯(lián)系，報銷款最終通過第二張公務(wù)卡取出。這件事雖然得到圓滿的解決，但也給我們提出一個問題：怎樣才能準(zhǔn)確掌握每張公務(wù)卡的全面信息？有鑒于此，高校除了對公務(wù)卡消費(fèi)信息進(jìn)行及時收集管理以外，還應(yīng)通過集中支付系統(tǒng)對職工的還款信息異動、公務(wù)卡用卡狀態(tài)、持卡人信用等情況進(jìn)行及時的反饋和維護(hù)。

在高校財務(wù)管理中實行公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算制度，是進(jìn)一步深化國有單位公務(wù)支付制度改革的有效舉措，簡化了預(yù)算高校財務(wù)結(jié)算與報銷流程，減少了財務(wù)管理的人力、作業(yè)成本以及財務(wù)成本，給高校的財務(wù)管理帶來了新常態(tài)。預(yù)算高校要學(xué)會充分利用和發(fā)揮這種新型、現(xiàn)代化財務(wù)結(jié)算管理方式的功用，在建立健全公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算管理制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加大公務(wù)開支強(qiáng)制使用和公務(wù)卡結(jié)算的宣傳培訓(xùn)力度，鼓勵引導(dǎo)職工優(yōu)先在具有刷卡條件的商戶進(jìn)行公務(wù)消費(fèi)，使公務(wù)卡真正成為高校財務(wù)管理的強(qiáng)大工具?！?/p>

湖北省財政廳.2014.公務(wù)卡使用資料匯編。

（本欄目責(zé)任編輯：王光?。?/p>