高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討

丁靈濛

(華北水利水電大學(xué)人事處，河南鄭州450045)

傳統(tǒng)的檔案管理模式一般是以檔案實體為核心。因此，幾乎所有的檔案都是采用紙質(zhì)書寫的記錄方法，管理的工作量非常龐大，并且查閱檔案信息非常不方便。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展進步，檔案管理的重點逐漸由檔案實體向檔案信息的方向轉(zhuǎn)變，客觀上對高校人事檔案管理工作提出了更高的要求。因此，加快高校人事檔案管理信息化建設(shè)步伐，提高管理與利用效率，已經(jīng)成為了高校人事檔案管理工作的重要任務(wù)之一。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

實現(xiàn)信息化是我國社會建設(shè)的主要目標(biāo)之一，是判斷現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)之一［1］。高校人事檔案管理信息化建設(shè)，是指轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的以檔案實體為核心的管理方法，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)資源的優(yōu)化管理。它是一種具有高度應(yīng)用價值的新型人事檔案管理方法，有助于提高高校人事檔案管理工作的整體水平。

(一)信息化管理便于檔案的保存與查閱

在信息化管理中，都是采用電子載體作為存儲的方法。這種方法具有保存方便、穩(wěn)定性好、安全性強、查閱方便等特點，并且比較環(huán)保，符合國家所強調(diào)的可持續(xù)性發(fā)展原則。傳統(tǒng)的高校人事檔案一般都是紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案在潮濕的環(huán)境里容易受到污染，上面的字跡會變得模糊不清，喪失了檔案本身的意義。并且紙質(zhì)檔案的管理工作量非常龐大，需要占用大量的人力資源與物力資源，同時查閱也比較困難，存在著明顯的局限性，難以滿足高校發(fā)展的需求。信息化管理可以最大限度地壓縮檔案所占用的空間，減少工作人員的工作量，方便查閱。

(二)信息化管理便于提高檔案的利用效率

與傳統(tǒng)的文字記載與紙質(zhì)保存方法不同，高校人事檔案管理信息化的主要實現(xiàn)方法是將相關(guān)的資料輸入計算機當(dāng)中，并儲存在計算機內(nèi)的相關(guān)部件當(dāng)中，在調(diào)閱的時候可以直接查看其數(shù)字信號，比較方便。此外，實行信息化管理可以與各大高校或事業(yè)單位之間實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，以網(wǎng)絡(luò)為平臺，進行人事檔案信息的共享，提高資源的利用效率。主要的優(yōu)點包括如下兩點。一是進一步優(yōu)化人事檔案管理的整體結(jié)構(gòu)。在傳統(tǒng)的高校人事檔案管理工作當(dāng)中，只是保護式地進行管理，分類工作并不細致。而信息化管理可以將全部的人事檔案資料按照時間順序、重要性、種類等標(biāo)準(zhǔn)進行分類處理，在查閱的時候可以節(jié)約查閱時間，提高檔案資源的利用效率。二是拓寬高校人事檔案利用的廣度。信息化管理還可以延長高校人事檔案的使用壽命與保存時間。由于信息化管理采用的都是電子載體，不易受到外界的侵蝕，保存的時間更長，更加符合高校人事檔案管理工作的整體特點。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

(一)信息安全意識有待強化

與傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方法相比，信息化管理確實具備著多方面的優(yōu)勢，然而其保密性卻遠遠不如傳統(tǒng)的密封式管理方法。信息化人事檔案管理系統(tǒng)平臺需要與互聯(lián)網(wǎng)連接，存在著涉密方面的安全隱患，如果高校的人事檔案管理信息系統(tǒng)遭到入侵，往往會造成嚴重的信息泄露。目前，部分高校由于信息安全意識較為薄弱，只重視信息管理平臺的建設(shè)，而忽略了信息保密方面的工作，嚴重損害了檔案填寫人的隱私安全。

(二)高校人事檔案信息化管理人員的水平有待提高

信息化管理只是提高高校人事檔案利用效率的手段與方法，管理人員才是其中的主導(dǎo)者。管理人員的專業(yè)管理水平的高低，直接決定著高校人事檔案管理信息化進程的發(fā)展，其主觀能動性的重要性不言而喻。然而，當(dāng)前我國的部分高校，尤其是社會知名度較低的高校，其人事檔案信息管理人員的水平難以滿足實際的工作需求，信息化管理形同虛設(shè)。此外，部分高校的高層管理人員，普遍認為人事檔案信息管理崗位是一個閑職，因此往往安排兼職人員擔(dān)任管理人員。這些兼職人員缺乏必要的專業(yè)知識，無法正確操作計算機，導(dǎo)致高校人事檔案管理信息化的發(fā)展進程停滯不前。

(三)高校人事檔案信息化管理的方式有待改進

僅就目前而言，部分高校的人事檔案管理理念尚停留在傳統(tǒng)檔案管理的理念當(dāng)中，無法徹底擺脫其影響［3］。人們對于高校人事檔案管理的定義往往存在著較大的局限性。在信息化平臺的基礎(chǔ)上對人事檔案進行檢索，一般采用的都是手工檢索的方法，并未采取更加高效的軟件檢索方法，信息管理的意識較為薄弱，管理的方式也過于單一，亟待改進。如信息共享的渠道過于狹窄，尚無法實現(xiàn)快捷共享，降低了高校人事檔案資源的查閱速度與利用效率，阻礙著高校人事檔案信息化的發(fā)展進程。

三、提高高校人事檔案管理信息化建設(shè)水平的措施

(一)提高管理人員的專業(yè)水平

人是高校人事檔案管理信息化建設(shè)的核心要素，管理人員的水平直接影響著信息化建設(shè)的整體質(zhì)量?；诖?，必須提高管理人員的專業(yè)水平，具體措施如下。第一，加強對現(xiàn)有的人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度。主要轉(zhuǎn)變其對人事檔案管理工作的理念，使其充分認識到高校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，培養(yǎng)其工作責(zé)任心。同時，提高其操作計算機的專業(yè)技能，豐富其信息化知識，使其了解高校人事檔案管理信息化工作的基本流程，并且培養(yǎng)其自主學(xué)習(xí)的熱情。第二，高校是培養(yǎng)人才的圣地，因此可以從校內(nèi)吸收計算機專業(yè)的畢業(yè)生投入到人事檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中，利用其豐富的計算機與網(wǎng)絡(luò)知識，對其進行短暫的培訓(xùn)之后，便可投入到管理與建設(shè)的實際工作當(dāng)中。與社會上其他企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)工作相比，這是高校得天獨厚的條件之一。

(二)完善高校人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)

準(zhǔn)確的原始資料是高校人事檔案管理信息化的重要前提之一，具有無可替代性［5］。完善高校人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系是實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)條件之一，而完善高校人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系則需要依靠科學(xué)的資源整合手段。以位于廣東省的中山大學(xué)為例，1999年至2004年的5年期間，中山大學(xué)人事檔案管理室聯(lián)合本校計算機應(yīng)用專業(yè)，研發(fā)了一套完整的人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)以Windows9X系統(tǒng)為主要運行平臺，具有良好的兼容性，在WindowsNT系統(tǒng)下，同樣可以照常運行。以各個客戶端作為連接節(jié)點，多個服務(wù)器共同運行，集人事檔案保存、調(diào)閱、共享為一體，具有高度的智能化。

(三)落實信息化管理軟件的開發(fā)工作

自2000年以來，我國的高校人事檔案管理出現(xiàn)了許多改革與發(fā)展的良機，為人事檔案保存、調(diào)閱、共享三位一體的實現(xiàn)提供了很大的可能性。隨著社會主義經(jīng)濟的發(fā)展，國家越來越重視教育事業(yè)，對高校的物力與財力投入都達到了從前未有的力度。自上世紀(jì)90年代啟動“211工程”與“985工程”以來，各大高校都已經(jīng)開始大力推進信息化管理軟件的開發(fā)工作。我國的許多著名高校，如中山大學(xué)、清華大學(xué)、北京大學(xué)、上海交通大學(xué)等，在人事檔案管理軟件的開發(fā)方面都取得了斐然的成就，數(shù)字化系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等都得到了廣泛的應(yīng)用。軟件的開發(fā)與應(yīng)用同樣需要硬件的支持，各大高校的計算機硬件設(shè)施都得到了及時的更新，為高校人事檔案管理信息建設(shè)提供了理想的大環(huán)境。

綜上所述，當(dāng)今社會是信息化社會，轉(zhuǎn)變高校的人事檔案管理方法與理念，實行信息化建設(shè)，對于促進高校適應(yīng)時代發(fā)展的客觀需求，革新人事管理制度有著重要的現(xiàn)實意義，同時也有助于促進我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，提高整體的教育水平。

［1］吳杰．高校人事檔案管理信息化建設(shè)初探［J］．蘭州教育學(xué)院學(xué)報，2013(1)．

［2］張洪婷．對普通高校人事檔案管理信息化的思考［J］．紅河學(xué)院學(xué)報，2008(2)．

［3］劉佳寧．人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探討［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2012(11)．

［4］郝小紅．新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2012(15)．

［5］史麗波，于連美，趙迎東．淺談高校人事檔案管理信息化［J］．中國管理信息化，2011(15)．