關(guān)于如何建立健全企業(yè)采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)內(nèi)控制度的探討

呂漪

摘要：內(nèi)部控制制度在企業(yè)經(jīng)營管理活動中占有非常重要的地位，而企業(yè)采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)則是企業(yè)經(jīng)營管理活動的首要環(huán)節(jié)，從根本上決定了企業(yè)基本成本的多少和企業(yè)資金的合理利用。但在企業(yè)采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制方面還存在徇私舞弊以及業(yè)務(wù)流程不規(guī)范等許多漏洞與問題，嚴(yán)重影響了企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善。本文針對企業(yè)采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)方面出現(xiàn)的問題，進(jìn)行了分析與總結(jié)，同時提出了一系列解決措施，期望進(jìn)一度規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制制度，保障企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購 費(fèi)用報銷 內(nèi)控制度

內(nèi)部控制是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中建立的相互制約的一種業(yè)務(wù)組織形式和職責(zé)分工的制度，目的在于加強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)營管理、提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)的正常經(jīng)營離不開采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，企業(yè)采購內(nèi)部控制制度的完善，可以降低企業(yè)的采購成本和生產(chǎn)成本，提高企業(yè)的市場競爭力；而費(fèi)用報銷內(nèi)部控制的完善則保證了企業(yè)資金的安全，杜絕了徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)企業(yè)安全穩(wěn)定發(fā)展。

一、采購與費(fèi)用報銷內(nèi)部控制制度

（一）供應(yīng)商價格比較

企業(yè)采購業(yè)務(wù)是企業(yè)為了滿足物資或者勞務(wù)等需要進(jìn)行的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，是企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)重要的組成部分。企業(yè)要想維持穩(wěn)定的生產(chǎn)經(jīng)營，都必須進(jìn)行采購業(yè)務(wù)活動，采購是每個企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中最頻繁常見的表現(xiàn)形式之一，而建立完善的采購內(nèi)部控制制度是企業(yè)在采購業(yè)務(wù)上最好的保障。在企業(yè)采購業(yè)務(wù)中內(nèi)部控制的目標(biāo)是，實現(xiàn)企業(yè)各種采購業(yè)務(wù)合理規(guī)范進(jìn)行，盡量減少采購成本，及時支付款項，維護(hù)企業(yè)信譽(yù)，減少采購中違法、違規(guī)行為，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

（二）費(fèi)用報銷內(nèi)部控制

企業(yè)費(fèi)用報銷相關(guān)的內(nèi)部控制制度可以分為與財務(wù)核算和經(jīng)營管理制度，是通過一系列的制度流程執(zhí)行來實現(xiàn)業(yè)務(wù)的控制。公司費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的管理和完善，使企業(yè)日常的各種費(fèi)用支出納入既定軌道，使各項費(fèi)用透明化、制度化。企業(yè)費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)作為企業(yè)日常運(yùn)營中的薄弱環(huán)節(jié)，如果內(nèi)部控制不嚴(yán)格規(guī)范，企業(yè)資金就會存在很大的安全隱患。

二、企業(yè)采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)出現(xiàn)的問題

（一）采購和費(fèi)用報銷的管理制度不完善

目前我國大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部控制意識不足，企業(yè)把主要工作重心都放在生產(chǎn)經(jīng)營上，采購和費(fèi)用報銷方面的內(nèi)部控制制度不健全，或者即使存在也形同虛設(shè)，起不到實際的作用，直接導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制過程中，采購和費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)還存在著很大的缺陷與漏洞。

首先在企業(yè)采購業(yè)務(wù)中，采購都是依據(jù)企業(yè)的銷售計劃及生產(chǎn)計劃制定的，但是因為市場的不穩(wěn)定性，企業(yè)的銷售計劃也會經(jīng)常變動，引起采購計劃改變。企業(yè)如果沒有完善的采購管理制度，在采購業(yè)務(wù)操作時，就會導(dǎo)致采購部門與銷售、生產(chǎn)及其他部門缺乏及時的信息溝通，導(dǎo)致企業(yè)的采購預(yù)算和采購計劃流于形式，不能及時發(fā)揮應(yīng)有的作用。而且，如果企業(yè)的采購業(yè)務(wù)沒能集中規(guī)劃，就會出現(xiàn)企業(yè)重復(fù)采購現(xiàn)象，增加了企業(yè)的采購成本；同時，采購部門、采購流程及采購憑證的不同極易出現(xiàn)內(nèi)部信息傳遞的延遲和失真，造成企業(yè)物資采購失去控制，企業(yè)庫存積壓嚴(yán)重。

在企業(yè)費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)存在的問題就是，報銷費(fèi)用憑據(jù)造假的現(xiàn)象比較多，常見的費(fèi)用報銷舞弊手段有：沒有經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批或越權(quán)審批；企業(yè)報銷憑據(jù)造假，虛報或高報消費(fèi)資金；利用同一業(yè)務(wù)或單據(jù)進(jìn)行重復(fù)報銷等手段，這些利用企業(yè)費(fèi)用報銷內(nèi)部控制的漏洞，進(jìn)行費(fèi)用報銷舞弊的現(xiàn)象，不僅危害了企業(yè)財務(wù)資金的安全，也阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

（二）相關(guān)人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

在企業(yè)采購和費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)方面，由于相關(guān)人員自身業(yè)務(wù)專業(yè)素質(zhì)低下，使得在采購物資時和費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)中存在許多的問題。

在采購業(yè)務(wù)中由于員工專業(yè)技能不夠，導(dǎo)致企業(yè)沒能及時獲取供應(yīng)商的底價或者不能熟練的、直接的辨別供應(yīng)商物資質(zhì)量的好壞優(yōu)劣；對相應(yīng)的法律法規(guī)沒能深入了解，業(yè)務(wù)人員違反國家法律遭受國家司法機(jī)關(guān)的處罰，導(dǎo)致企業(yè)來承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)損失；甚至有些員工自身道德素質(zhì)不足，在采購過程中利用私權(quán)徇私舞弊，偷工減料，貪污企業(yè)集體財產(chǎn)資金。

在企業(yè)費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)，由于企業(yè)相關(guān)部門人員的專業(yè)技術(shù)不夠強(qiáng)，對費(fèi)用報銷不能進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，不能識別單據(jù)的真假及有效性，也會導(dǎo)致企業(yè)報銷費(fèi)用能蒙混過關(guān)，嚴(yán)重阻礙了費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)的有效執(zhí)行；另一方面，由于人員道德素質(zhì)低下，費(fèi)用報銷造假現(xiàn)象在企業(yè)屢見不鮮，嚴(yán)重影響到了企業(yè)的運(yùn)營氛圍，抑制企業(yè)快速發(fā)展。

三、解決措施

（一）完善企業(yè)監(jiān)督體制

企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督體制包括企業(yè)經(jīng)營管理者對內(nèi)部控制部門的監(jiān)督，內(nèi)部審核機(jī)構(gòu)對內(nèi)部控制的再監(jiān)督。主要目的是確保企業(yè)內(nèi)部控制制度切實有效的執(zhí)行。但是大多數(shù)企業(yè)都設(shè)立了采購和費(fèi)用報銷部門，但是對采購前期工作調(diào)查監(jiān)督以及費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)資金的審核監(jiān)督力度卻嚴(yán)重不足。導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)潛規(guī)則現(xiàn)象屢見不鮮，為了規(guī)避采購以及費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)人員收受賄賂、制假造假，企業(yè)必須要完善內(nèi)部監(jiān)督審核機(jī)制，建立采購與費(fèi)用報銷的廉政制度。

企業(yè)要建立完善的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，及時監(jiān)督企業(yè)采購與費(fèi)用報銷內(nèi)部控制的執(zhí)行，并有計劃、有步驟地對監(jiān)督結(jié)果的有效性進(jìn)行評價分析及時將分析結(jié)果反饋給企業(yè)管理層，對發(fā)現(xiàn)的問題和漏洞，及時采取有效的措施，改進(jìn)和完善采購與費(fèi)用報銷內(nèi)部控制制度。在采購業(yè)務(wù)中，對供銷商、物資質(zhì)量、采購成本等相關(guān)項目都要進(jìn)行審核，防止貪污受賄現(xiàn)象的發(fā)生；在費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)方面，要對費(fèi)用報銷的過程進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)督跟蹤，針對相關(guān)會計資金數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查與判斷，杜絕費(fèi)用報銷方面的漏洞。

（二）職責(zé)分開，崗位安排明細(xì)化

要完善企業(yè)采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，必須要落實采購與費(fèi)用報銷內(nèi)部各崗位的責(zé)任制，加強(qiáng)各部門職工的積極性和責(zé)任感。一定要把工作與人員結(jié)合起來，使采購與費(fèi)用報銷部門的負(fù)責(zé)人真正承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，這是采購與費(fèi)用報銷內(nèi)部控制制度不規(guī)范的關(guān)鍵問題。所以企業(yè)在采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)內(nèi)部管理中，不論部門工作大小，都應(yīng)指定具體明確的分工，對采購人員、報銷經(jīng)辦人員、審核人員、執(zhí)行人員等相關(guān)崗位職責(zé)進(jìn)行分離，采購的全權(quán)負(fù)責(zé)采購、報銷審核的只負(fù)責(zé)審核錄入，使所有員工明確各自的職責(zé)所在，一定要做到個個落實，責(zé)任到人。只有這樣，才能使采購與費(fèi)用報銷部門員工的責(zé)任得到體現(xiàn)，形成完整的采購與費(fèi)用報銷內(nèi)部控制體系，從而防止企業(yè)采購業(yè)務(wù)中貪污受賄和費(fèi)用報銷的造假行為。

（三）提高員工的職業(yè)素質(zhì)

企業(yè)內(nèi)部控制的有效性很大程度上是取決于內(nèi)控制度的執(zhí)行人員，如果執(zhí)行人員缺乏一些基本的專業(yè)知識和職業(yè)素質(zhì)，談何建立完善的內(nèi)控制度。所以完善企業(yè)采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，必須要要改進(jìn)企業(yè)的人力資源政策。首先要切除企業(yè)在人才招聘中的弊端，企業(yè)招聘時一定要制定相關(guān)的招聘規(guī)章制度，堅持以應(yīng)聘人員的學(xué)歷、經(jīng)驗、道德為選拔標(biāo)準(zhǔn)，拒絕任何形式的走后門、靠關(guān)系行為，一旦發(fā)現(xiàn)立刻辭退應(yīng)聘人員，并對企業(yè)內(nèi)部“關(guān)系”職員給與嚴(yán)厲處罰。只有員工的專業(yè)水平提高了，才能提高企業(yè)在采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)方面的工作效率。企業(yè)要培養(yǎng)內(nèi)部員工的職業(yè)素養(yǎng)，定期對企業(yè)員工的誠信和道德價值觀念進(jìn)行審查監(jiān)督，杜絕員工的貪污行賄、制假造假等違規(guī)行為，一旦發(fā)現(xiàn)必須要嚴(yán)厲處置，情節(jié)嚴(yán)重的要移交給司法部門，徹底整改企業(yè)內(nèi)部員工低素質(zhì)行為產(chǎn)生的不良風(fēng)氣。

四、總結(jié)

總而言之，目前我國的市場經(jīng)濟(jì)還不是很完善，所以企業(yè)在采購與費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方面也有許多弊端，存在很多的問題，需要企業(yè)在發(fā)展過程中采取種種措施去克服并完善，這就需要企業(yè)針對采購與費(fèi)用報銷的內(nèi)部控制的問題，必須采取相應(yīng)的措施來加強(qiáng)管理和控制，因為企業(yè)的內(nèi)部各部門結(jié)構(gòu)形式具有一定的差異，所以企業(yè)應(yīng)立足于自身的實際情況，使日常采購和開支的各種費(fèi)用納入實現(xiàn)合理化，制度化，流程化，同時企業(yè)也要及時提高員工的內(nèi)部控制的意識，提高員工自身的綜合素質(zhì)，形成積極陽光的企業(yè)內(nèi)部控制文化。建立并完善適合自身要求的采購與費(fèi)用報銷內(nèi)部控制，以保證企業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張文賢，孫琳.內(nèi)部控制會計制度設(shè)計[M].上海：立信會計出版社，2005.

[2]李志敏.內(nèi)部審計：公司治理的重要機(jī)制保障[J].資本市場，2010（3）.

[3]張希超.淺談采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計[M].中國科技信息，2005（20）.

（作者單位：世擎光電<東莞>有限公司）