淺談如何發(fā)揮財務制度在管理中的有效作用

周亞楠

摘要：要想使財務制度在企業(yè)管理中充分發(fā)揮應有的作用，必須解決制度本身的缺陷，也就是財務制度在設計過程中必須了解企業(yè)的業(yè)務流程，結合企業(yè)經(jīng)營特點及管理基礎，制定切合企業(yè)實際經(jīng)營及管理的財務制度，并采取措施讓制度真正落到實處。

關鍵詞：財務制度 管理

財務制度是企業(yè)財務行為的基本規(guī)范，切實可行財務制度是企業(yè)經(jīng)營管理中必不可少的利器，如何有效發(fā)揮財務制度在企業(yè)管理中的作用，是企業(yè)發(fā)展過程必須面對和解決的問題。

但現(xiàn)實情況是，財務制度在很多企業(yè)都流于形式，沒有在企業(yè)管理中發(fā)揮其應有的作用，分析原因可歸納為兩方面：第一，財務制度自身存在缺陷，設計和制定時沒結合企業(yè)現(xiàn)實情況，可操作性差。設計財務制度不僅需要運用財務管理知識，以國家會計法規(guī)為前提，還要結合企業(yè)自身特點。如：企業(yè)經(jīng)營管理基礎、發(fā)展階段、管理手段等，只有充分了解企業(yè)業(yè)務流程并發(fā)現(xiàn)問題，針對性解決問題，才能設計出具用可操作性的財務制度。第二，制度落實不到位，執(zhí)行不利。除了上述提到的制度本身的設計和制定的缺陷外，重視程度不夠、執(zhí)行不力，也是制度得不到落實的原因，因此要保證制度能徹底落實，必須采取一系的措施和手段。

一、設計科學適用的財務制度克服制度本身缺陷

1.設計適用的財務制度必須了解企業(yè)的業(yè)務流程

管理就是解決企業(yè)在經(jīng)營中遇到的問題，財務制度就是對企業(yè)在經(jīng)營中容易出現(xiàn)的問題，通過制度規(guī)范提前預防，因此財務制度的設計過程實質(zhì)上是發(fā)現(xiàn)問題，通過分析找到解決問題方法和措施的過程。因此要設計適應企業(yè)發(fā)展的財務制度，必須先了解企業(yè)的業(yè)務流程。對業(yè)務流程進行調(diào)研，調(diào)研前必須事先擬好調(diào)研提綱，并采取一系列的調(diào)查方法。調(diào)查的方法大致可分為，實地考察法、問卷法、訪談法等。實地考察法直接了解業(yè)務流程，并查看相應的單據(jù)及審批手續(xù)；問卷法是以書面提出問題方式收集資料；訪談法，做好訪談綱，在訪談過程注意做好記錄、錄音等。

這里建議采用實地考察法與訪談法結合，企業(yè)業(yè)務流程中的單據(jù)是會計核算工作的基礎，會計信息的質(zhì)量直接決定財務管理的成敗，因此單據(jù)管理工作直接暴露企業(yè)管理中基礎工作的規(guī)范性，內(nèi)控管理存的風險，業(yè)務訪談通過與業(yè)務流程中實際人員接觸，能知道實際工作中細節(jié)管理方面的問題，從而對企業(yè)管理現(xiàn)狀進行改進，對改善習慣性不合理的業(yè)務流程提高企業(yè)效益非常有幫助。

例如：工業(yè)企業(yè)與商品零售行業(yè)管理重點就有所差別，工業(yè)企業(yè)業(yè)務流程是先出貨，后收款，應收賬款的管理就成為工業(yè)企業(yè)共性問題；商品零售行業(yè)出貨與收款是同時進行，基本不存在應收賬款，但現(xiàn)金及零售商品安全性成為管控的重點，特別是直營連鎖模式對門店現(xiàn)金管理尤為重要。

2.財務制度設計思路

以會計核算制度為基礎，財務制度與會計制度是相輔相成。財務制度是規(guī)范管理，會計制度是核算管理，本著會計制度和財務制度二者的關系，在設計財務制度時，可以全面系統(tǒng)對企業(yè)資產(chǎn)負債表及利潤表內(nèi)容進行分析，結合企業(yè)自身特點，從而進行財務管理規(guī)范；同時結合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定與之相應的內(nèi)控制度及全面預算管理制度，結合企業(yè)管理運用的手段制定與之配套的財務管理制度及規(guī)范流程。

二、制定適合企業(yè)發(fā)展的財務制度

（一）財務制度分類

從管理需求的角度財務制度可分為以下四類

第一類：財務機構設置及財務人員崗位職責范圍、財務人員聘用及管理條例。

第二類：與會計法規(guī)、會計制度聯(lián)系緊密，企業(yè)資產(chǎn)、資金核算及管理制度。企業(yè)資產(chǎn)管理主要是對企業(yè)日常經(jīng)營活動內(nèi)容的管理，包括貨幣資金、存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、成本管理、銷售收入、利潤分配等管理辦法和程序，以及為核算制定的實施基礎計量和計價等方面制度，包括：固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價、費用攤銷等。

第三類：與風險管理相關內(nèi)控制度。包括資產(chǎn)控制、負債控制、成本費用控制、投資、籌資風險控制、全面預算制度等

第四類：與企業(yè)管理采用手段相關的制度。如：會計電算化、企業(yè)信息化管理制度。

（二）制定適合企業(yè)發(fā)展的財務制度

1.結合企業(yè)自身經(jīng)營特點

以盤點制度為例：盤點制度存在于任何企業(yè)中，適合企業(yè)的盤點制度，必須結合企業(yè)的實際情況，把盤點中容易出現(xiàn)的問題以及注意事項要寫進盤點制度。珠寶行業(yè)的鉆石盤點，有行業(yè)經(jīng)驗的人都知道，30分以上有國際證書的鉆石在鉆石腰棱上有證書編號，拿高倍放大鐿能看到與國際證書一致的條碼，這個條碼是唯一的，是鉆石身份象征，在珠寶企業(yè)的盤點制度中必須規(guī)定盤點細則，30分以上鉆石必須逐項查看腰棱號碼是否與國際證書相符。企業(yè)財務人員會變動，也不是全有行內(nèi)經(jīng)驗的，盤點細則在制度中有明確規(guī)定，就能避免因人員變動給企業(yè)帶來因操作不當帶來的管理問題。

2.結合企業(yè)不同時期的管理手段

企業(yè)不同時期的管理手段不同，制定的財務制度必須與之相適應不能一勞永逸。

初創(chuàng)型公司管理手段受企業(yè)資金限制，管理系統(tǒng)功能不完善，不能達到管控效果。制定與之相適應的崗位職責與管理規(guī)范，特別是單據(jù)方面的管理，更需要細則，對財務人員崗位操作規(guī)范要求更細，系統(tǒng)的不完善，必須通過制度把關。當公司不斷發(fā)展管理手段也在不斷提升，財務管理制度也應隨之修訂完善，特別是具有指導意義的管理流程和崗位職責方面的制度及內(nèi)控方面的制度不能三、五年都不變。

以零售業(yè)為例，公司成立初期只有一、兩家直營店，為了節(jié)省資金，供應鏈管理系統(tǒng)相對落后，門店現(xiàn)金管理沒有納入供應鏈系統(tǒng)，就必須要求門店每天必須借助EXECL表填寫資金日報表，這階段的現(xiàn)金管理制度就必須詳細規(guī)定每日資金日報表如何填寫報送。發(fā)展到幾十家，更新了ERP系統(tǒng)，資金日報表納入ERP管理系統(tǒng)，系統(tǒng)會自動生成門店的每日資金報表，這時原有制度就需要修改，財務人員工作崗位職責也需要修訂，新制度規(guī)定要求財務人員每日上班必須檢查ERP系統(tǒng)中的門店資金日報表，超過規(guī)定的限額提醒門店必須存入銀行，在新的ERP系統(tǒng)中除現(xiàn)金存入銀行這項可操作外，其他均由系統(tǒng)自動生成，減少人為操控風險。

3.結合企業(yè)不同發(fā)展階段的管理需求

企業(yè)所處的發(fā)展階段不同，管理需求也不同，財務管理制度側重點也不同。

對于基礎管理薄弱的企業(yè)，財務基礎管理制度的制定一定要具用可操作性和指導性，這關乎企業(yè)未來發(fā)展速度和規(guī)模?；A薄弱的企業(yè)，隨著業(yè)務不斷增加、規(guī)模擴大就會暴露很多管理問題，使企業(yè)管理者忙于救火，成為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略實現(xiàn)的瓶頸。

對于處于擴張期企業(yè)現(xiàn)金流的管理尤為重要，特別是內(nèi)控制度建立，必須將籌資、投資風險內(nèi)控制度放在首位。許多企業(yè)的消失都是敗在擴張期沒有做好現(xiàn)金流的管理，因此建立完善的投資制度、籌資制度、業(yè)務流程管控制度、全面的預算制度成為這個時期企業(yè)發(fā)展的重點工作。

成熟型的公司現(xiàn)金流穩(wěn)健，市場也趨于飽和，公司增長緩慢，這個時期的企業(yè)必須向內(nèi)部管理要效益，加強細節(jié)管理，許多公司表面看似管理沒有問題，細分析發(fā)現(xiàn)資源浪費不少。建立全面預算管理制度、做好成本、費用、等方面管控，減少資源浪費。

三、企業(yè)財務制度的實施與應用

財務部是制度的執(zhí)行部門，制度能否得到落實執(zhí)行制度的人是關鍵。

1.建立與制度配套的獎懲機制

以差旅費制度為例，每個企業(yè)都有的差旅費制度，員工出差借款往往報銷不及時，如果財務人員不追回，有的超過一個月，甚至兩三個月不還，因此從兩方面進行管理，一是在財務人員崗位職責中明確規(guī)定，每個月必須對業(yè)務往來進行管理，注明業(yè)務發(fā)生時間，對于超過兩個月的，必須注明原因，并通過公司內(nèi)部郵件發(fā)給具體經(jīng)辦人，以達到提醒的目的，如果財務人員沒有提醒，導致超期，影響財務人員業(yè)績考核影響獎金；管理好的也會有獎勵。二是經(jīng)辦人對于遲報的，根據(jù)遲報時間對經(jīng)辦人進行罰息。

2.建立持續(xù)的財務制度培訓

公司的制度隨公司發(fā)展不斷完善和修訂，另一方面員工也在變動，財務部定期組織員工學習與之有關的財務制度，同時要得到人力資源部門的支持，對于制度的學習進行考核，對于成績優(yōu)秀的給予獎勵，對于不合格要另外再補課，參加人員要記課時，三次不合的給以罰款。

3.讓經(jīng)營者認識得到財務管理制度的重要性

在許多中小私營企業(yè)，老板對財務工作不重視，解決這一問題的關鍵是讓經(jīng)營者認識到財務管理價值是能為企業(yè)帶來現(xiàn)金、創(chuàng)造效益的。

舉個實例，一家民營企業(yè)經(jīng)營了十年，在行業(yè)中是屬一屬二的地位，財務制度看起來也算健全。隨著業(yè)務發(fā)展，銷售部門借樣品給客戶的現(xiàn)象越來越多，研發(fā)部門也不斷借樣品，但原有制度中只規(guī)定了借貨審批流程，但沒有專門的借貨管理，隨著業(yè)務人員變動，借出樣品后續(xù)沒有人跟進。新來的財務負責人，經(jīng)過了解，清理了幾年借出樣品，金額累計達100多萬元，報給老板，有的是經(jīng)過老板親自審批的。并且制定了借貨管理制度，規(guī)定樣品一個月內(nèi)不能歸還的，視同銷售，并落實責任人，清理回了部分前期的樣品，經(jīng)過此事老板對財務部工作改變了看法，開始重視財務制度。因此，適合企業(yè)的財務制度才能更高效！

（作者單位：深圳彼愛鉆石有限公司）