規(guī)劃審批檔案及其動(dòng)態(tài)管理研究

李 玲

（延吉市人力資源和社會(huì)保障局，吉林 延吉 133000）

規(guī)劃審批檔案及其動(dòng)態(tài)管理研究

李 玲

（延吉市人力資源和社會(huì)保障局，吉林 延吉 133000）

規(guī)劃審批檔案是城市規(guī)劃管理活動(dòng)的記錄，包括眾多文件和資料，是城市規(guī)劃管理實(shí)踐的依據(jù)。本文倡導(dǎo)以動(dòng)態(tài)化規(guī)劃審批檔案管理的方式實(shí)現(xiàn)，對(duì)規(guī)劃審批檔案的形成、特點(diǎn)及重要性進(jìn)行探析，并指出規(guī)劃審批檔案動(dòng)態(tài)管理策略。

檔案管理；動(dòng)態(tài)管理；檔案審批

隨著城市規(guī)劃建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，城市規(guī)劃建設(shè)的節(jié)奏日益加快，此時(shí)如果仍以靜態(tài)的規(guī)劃審批檔案進(jìn)行管理，顯然難以達(dá)到對(duì)應(yīng)的管理效果。為此，應(yīng)高度重視對(duì)規(guī)劃審批檔案及其動(dòng)態(tài)管理問題的探究。

1　規(guī)劃審批檔案的概況

規(guī)劃審批檔案的流程如下。第一，由計(jì)劃部門規(guī)劃前期工作計(jì)劃，相關(guān)部門可對(duì)其安排提出審查意見和建議；第二，確定規(guī)劃選址意見書，界定建設(shè)用地范圍和控制線，指出規(guī)劃設(shè)計(jì)的基本條件；第三，量定和測(cè)繪實(shí)際的地界線和控制點(diǎn)；第四，規(guī)劃部門組織審批公示，下發(fā)許可證書，審查建設(shè)方案的合理性。上述環(huán)節(jié)中涉及的各種文件資料，都應(yīng)被囊括到規(guī)劃審批檔案體系中去。由此可見，規(guī)劃審批檔案的特點(diǎn)集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，相對(duì)于建筑工程竣工檔案來講，其涉及到數(shù)量并不是很多，資料類型也相對(duì)單一；第二，規(guī)劃審批檔案的信息需求者是規(guī)劃局，其以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)對(duì)規(guī)劃行為的監(jiān)督和管理；第三，規(guī)劃審批檔案強(qiáng)調(diào)的是各種手續(xù)的辦理情況，保證其符合國(guó)家相關(guān)政策要求和法律規(guī)定即可。簡(jiǎn)單來講，規(guī)劃審批檔案的收集需要梳理法制意識(shí)，形成健全的文件歸檔機(jī)制，并實(shí)現(xiàn)與各個(gè)部門職員的權(quán)責(zé)掛鉤，實(shí)現(xiàn)其文件材料的收集和整理。這不僅關(guān)系到城市規(guī)劃設(shè)計(jì)的合理性和科學(xué)性，還涉及到規(guī)劃審批流程的合法化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2　規(guī)劃審批檔案動(dòng)態(tài)化管理策略

規(guī)劃審批檔案動(dòng)態(tài)化管理是當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，是由客觀現(xiàn)實(shí)決定的。具體來講，隨著《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的出臺(tái)，一書兩證的規(guī)劃審批制度不斷健全，但由于在實(shí)際建設(shè)過程中生命周期屬性不斷變化，位置和界限也會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)，產(chǎn)權(quán)也存在多主體的情況，此時(shí)就需要對(duì)原有的規(guī)劃審批資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)化調(diào)整，以保證其與實(shí)際情況相互吻合。從這個(gè)角度來講，動(dòng)態(tài)化管理是當(dāng)前審批檔案管理的重要方式之一，也是不得不采取的方式方法。由此可知，審批檔案內(nèi)容與記錄規(guī)劃審批業(yè)務(wù)之間具有吻合性，檔案內(nèi)容可根據(jù)記錄對(duì)象的變化而實(shí)現(xiàn)調(diào)整，以保證管理方式符合管理內(nèi)容的需求，從而實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化展現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)狀，提供即時(shí)的檔案信息服務(wù)。為此，我們應(yīng)積極做好以下幾個(gè)方面工作。

2.1形成高效的檔案管理運(yùn)行機(jī)制

從當(dāng)前檔案管理的運(yùn)行模式來看，審批檔案的管理主體是行政主管部門，檔案保管和信息服務(wù)是由城建檔案館來執(zhí)行的。這種分散化的管理模式，使檔案部門的工作處于被動(dòng)狀態(tài)，且在此過程中檔案管理監(jiān)督工作很有可能失效，難以保證檔案的質(zhì)量。為此，應(yīng)積極構(gòu)建高效的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，規(guī)范檔案移交、檔案歸類和檔案權(quán)限等內(nèi)容，使檔案管理運(yùn)行朝著規(guī)范化的方向發(fā)展和進(jìn)步。

2.2規(guī)避檔案管理過程中出現(xiàn)的重復(fù)現(xiàn)象

在檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理失當(dāng)造成檔案信息重復(fù)的情況，這是檔案管理數(shù)據(jù)采集工作的重復(fù)導(dǎo)致的，不僅造成檔案管理資源的浪費(fèi)，還不利于檔案管理效益和質(zhì)量的提高。因此，應(yīng)高度重視信息錄入人員的職業(yè)道德建設(shè)，使其以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度面對(duì)日常工作，爭(zhēng)取以最小的誤差實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的錄入，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。

2.3高度重視先進(jìn)信息技術(shù)的利用

實(shí)現(xiàn)規(guī)劃審批檔案動(dòng)態(tài)化管理效能，積極將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理過程中去，是當(dāng)前規(guī)劃審批檔案管理的關(guān)鍵所在。為此，應(yīng)積極做好以下幾個(gè)方面的工作。其一，高度重視規(guī)劃審批檔案數(shù)字系統(tǒng)的建立，將原本的規(guī)劃審批檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中去，實(shí)現(xiàn)手工信息向電子信息的轉(zhuǎn)變；其二，高度重視先進(jìn)信息技術(shù)的培訓(xùn)，使規(guī)劃審批檔案管理人員懂得利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)去實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理。

2.4建立健全動(dòng)態(tài)管理激勵(lì)機(jī)制

要將動(dòng)態(tài)化管理理論運(yùn)用到規(guī)劃審批檔案中去，還要建立健全動(dòng)態(tài)管理激勵(lì)機(jī)制。簡(jiǎn)單來講就是實(shí)現(xiàn)規(guī)劃審批檔案動(dòng)態(tài)管理效能的考核，實(shí)現(xiàn)其與個(gè)人績(jī)效和薪酬管理之間的融合，以最大化激發(fā)各個(gè)員工參與實(shí)際管理的積極性。隨著規(guī)劃審批檔案動(dòng)態(tài)化管理激勵(lì)機(jī)制的構(gòu)建，將會(huì)有越來越多的職員融入其中，使動(dòng)態(tài)管理效能得以最大化發(fā)揮。

2.5優(yōu)化實(shí)體檔案立卷方式

規(guī)劃審批檔案中的許多文件原件是孤本，頻繁的撤并卷方式對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)極為不利。因此，改革立卷方式，盡量減少對(duì)實(shí)體檔案的頻繁“撤并”是當(dāng)前深化規(guī)劃審批檔案內(nèi)容信息動(dòng)態(tài)管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。按審批階段立卷是較為理想的立卷方式。各地規(guī)劃審批的具體流程有所不同，但審批階段基本相同，項(xiàng)目的審批都要經(jīng)過意見書階段和設(shè)計(jì)方案審查階段以及建設(shè)用地許可證階段和建設(shè)工程許可證階段等。因此，在檔案管理方面，可打破原有的項(xiàng)目界限。按不同階段管理形成的檔案，每一階段的所有變更內(nèi)容基本不與原案卷進(jìn)行撤并操作，而是按形成順序流水排列。項(xiàng)目檔案各階段信息及各階段變更信息的關(guān)聯(lián)，完全依賴計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理功能在系統(tǒng)中自動(dòng)完成。

3　結(jié) 語

規(guī)劃審批檔案管理工作關(guān)系到規(guī)劃審批行為的監(jiān)督和管理，是城市化建設(shè)規(guī)劃體系的重要組成部分。應(yīng)高度重視規(guī)劃審批檔案管理工作，積極以動(dòng)態(tài)化的視角審視規(guī)劃審批檔案管理工作，以實(shí)現(xiàn)規(guī)劃審批檔案與動(dòng)態(tài)管理模式間的融合，不斷提升規(guī)劃審批檔案管理的效率和質(zhì)量。

主要參考文獻(xiàn)

［1］鐘曉軍.從檔案利用看城建檔案管理［N］.中國(guó)檔案報(bào)，2001-06-21.

［2］盧鳳娣.城建檔案利用的幾點(diǎn)啟示［N］.中國(guó)檔案報(bào)，2000-08-07.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.154

G270

A

1673-0194（2015）14-0200-01

2015-05-22