計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代文化檔案管理中的應(yīng)用研究

王桂梅

（江蘇省豐縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)，江蘇 徐州 221700）

計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代文化檔案管理中的應(yīng)用研究

王桂梅

（江蘇省豐縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)，江蘇 徐州 221700）

基于人才隊(duì)伍建設(shè)、軟硬件設(shè)施建設(shè)和檔案管理機(jī)制建設(shè)3個(gè)視角，探討文檔管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)所必須經(jīng)歷的3個(gè)階段，旨在為加快建設(shè)行政單位電子政務(wù)模式而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

行政單位；計(jì)算機(jī)；技術(shù)；檔案管理；管理機(jī)制

當(dāng)前，無論是種類 還是內(nèi)容與形式，現(xiàn)代技術(shù)都賦予了檔案更多的內(nèi)涵。當(dāng)記帳式的檔案管理被數(shù)字化技術(shù)逐漸替代，檔案也從單純的記錄功能呈現(xiàn)出更多的文化功能。以社交網(wǎng)絡(luò)、搜索引擎以及云存儲(chǔ)等計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的電子檔案，是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的一種挑戰(zhàn)。而“條塊結(jié)合”與“集中統(tǒng)一”的動(dòng)行管理模式，與新時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)背景下的檔案之間的矛盾也越發(fā)突顯。在新形勢(shì)下，解決這一矛盾的唯一途徑是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化，而現(xiàn)代化檔案管理模式形成的前提，是需要行政單位進(jìn)行3個(gè)階段的改變。對(duì)此，本文對(duì)行政單位現(xiàn)代文化檔案管理所要經(jīng)歷的3個(gè)階段進(jìn)行探討，旨在加快建設(shè)行政單位電子政務(wù)模式。

1　加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)給人們最深刻的印象是在數(shù)據(jù)運(yùn)算方面超強(qiáng)且超高速的處理能力，它為檔案管理工作創(chuàng)造了一個(gè)科學(xué)而先進(jìn)的檢索環(huán)境。而如何將這種技術(shù)真正運(yùn)用到管理實(shí)踐中，人的作用非常重要。檔案管理工作人員的素質(zhì)決定了計(jì)算機(jī)技術(shù)是否能夠真正為檔案管理工作帶來革命性的改變。因此，加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理的第一階段。扎實(shí)的計(jì)算機(jī)理論基礎(chǔ)與嫻熟的操作技能是對(duì)現(xiàn)代化檔案管理人員最基本的要求，同時(shí)在實(shí)踐中，行政單位更應(yīng)注重對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，無論是檔案專業(yè)知識(shí)，還是計(jì)算機(jī)理論基礎(chǔ)知識(shí)，都應(yīng)根據(jù)人員差異進(jìn)行分層輔導(dǎo)與培訓(xùn)，要打破以往“求量不求質(zhì)”的培訓(xùn)方式，秉承“以人為本”的培訓(xùn)原則，既注重理論灌輸，也要應(yīng)注重實(shí)踐運(yùn)用，在實(shí)踐中建設(shè)高質(zhì)高量的檔案管理隊(duì)伍，全面提高檔案工作管理水平和服務(wù)意識(shí)。

2　加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

軟、硬件設(shè)施是現(xiàn)代文化檔案管理模式建設(shè)的主要媒介，在實(shí)踐中，行政單位必須通過加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)來提升數(shù)字化檔案庫(kù)的使用效率，實(shí)現(xiàn)文化檔案現(xiàn)代化管理。首先，在硬件方面，行政單位需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為檔案管理的平臺(tái)和渠道，進(jìn)行新型生態(tài)環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)化的信息傳送平臺(tái)與數(shù)字化的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)是檔案管理硬件建設(shè)的重心，檔案信息從采集到歸檔，從錄入到管理都是憑借這兩個(gè)平臺(tái)完成的；而在軟件建設(shè)方面，通過建立內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行文件管理以及多種硬件設(shè)施的共享十分重要，同時(shí)多樣化的檔案管理軟件也是基礎(chǔ)性設(shè)施有益的、必要的補(bǔ)充。例如，金銳、易度等目前在我國(guó)應(yīng)用最為廣泛的管理軟件以及Foxtable、Excel這些系統(tǒng)軟件同樣可應(yīng)用于檔案制作與管理。

3　加強(qiáng)檔案管理機(jī)制建設(shè)

3.1建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制

在實(shí)踐中，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制的建立有賴于科學(xué)合理的管理制度，用制度來改掉以往傳統(tǒng)管理中的“壞習(xí)慣”是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代化檔案管理的重要內(nèi)容。行政單位領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)制定完善的檔案管理制度，加強(qiáng)制度控制，建立以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化檔案管理指標(biāo)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用使檔案管理流程更加規(guī)范化和具有可操作性。單位管理層還要與檔案管理人員一起學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，在共同參與中滲透檔案管理理念和思想，從而激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)熱情和工作熱情。

3.2優(yōu)化檔案管理流程

在具體的實(shí)踐中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)化檔案管理流程主要通過3個(gè)渠道進(jìn)行。

一是要對(duì)檔案信息來源進(jìn)行歸納整理。檔案信息的來源往往是檔案的實(shí)際形態(tài)，在實(shí)踐中，單位可為每一個(gè)部門配備計(jì)算機(jī)和兼職信息錄入人員，通過計(jì)算機(jī)的資源共享，檔案管理部門可定期將各部門的檔案信息進(jìn)行匯總，為每一個(gè)部門配置一個(gè)專門的信息來源窗口，并歸納好如責(zé)任者、文件號(hào)、題名、日期和頁(yè)數(shù)等詳細(xì)信息，從而提升檔案信息來源的管理效能。

二是要做好定期歸檔工作。單位需要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建立多個(gè)檔案庫(kù)，以完成定期的歸檔工作。如用于存儲(chǔ)經(jīng)過立卷處理的檔案信息的臨時(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可通過關(guān)鍵詞索引進(jìn)行查詢，用于存儲(chǔ)經(jīng)過各項(xiàng)審計(jì)核實(shí)的檔案信息的主檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及為各個(gè)部門提供便捷查詢的通用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)在管理過程中要有不同的側(cè)重點(diǎn)，如存儲(chǔ)于臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息要規(guī)定存儲(chǔ)期限，根據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行定期的歸檔處理。而存儲(chǔ)于通用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息在歸檔與處理的過程中，要格外注重剔除和篩選重要的或敏感信息，以防信息外漏，從而降低管理隱患和管理風(fēng)險(xiǎn)。

三是可借助企業(yè)管理的模式，將檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)作為行政單位特有的“信息產(chǎn)品”來進(jìn)行管理，管理模式可參照企業(yè)對(duì)產(chǎn)品的管理方法進(jìn)行，如對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的管理也可通過質(zhì)量管理體系來控制。在管理過程中，行政單位可將檔案內(nèi)容通過組織協(xié)調(diào)組建一個(gè)體系，在這一體系中，管理者將檔案庫(kù)維護(hù)作為一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，并建立評(píng)價(jià)機(jī)制，采用模擬檢索形式審查檔案庫(kù)的設(shè)計(jì)是否科學(xué)合理，檢查數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，并評(píng)價(jià)在數(shù)據(jù)收集、錄入以及備份等環(huán)節(jié)是否提升了工作效率。

4　結(jié) 語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)是強(qiáng)化檔案管理的重要媒介，在工作實(shí)踐中，行政單位應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用視為一項(xiàng)系統(tǒng)工作來抓，通過專業(yè)人才的引進(jìn)與培訓(xùn)、軟硬件設(shè)施的建設(shè)與優(yōu)化以及狠抓管理制度落實(shí)3個(gè)舉措，全面打造電子檔案管理模式，以電子政務(wù)來促進(jìn)行政單位工作的可持續(xù)發(fā)展。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.146

G270.7

A

1673-0194（2015）14-0192-01

2015-05-02