切實推進檔案信息化步伐

劉 欣

（晉冀魯豫烈士陵園管理處，河北 邯鄲 056000）

自國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》正式頒布以來，我國檔案領(lǐng)域的信息化進程更是日漸深入，各個地區(qū)及組織環(huán)境內(nèi)部都開始將信息化建設(shè)納入檔案事業(yè)規(guī)劃系統(tǒng)之中，并進一步追加了大量資金和人力資源。在這樣的背景環(huán)境之下，一方面檔案的信息化建設(shè)工作取得了長足進展，另一方面也暴露出一定的問題，亟待解決。

1 檔案信息化的相關(guān)概念與內(nèi)涵

要想有效實現(xiàn)檔案信息化，第一個問題就是界定清晰的檔案范疇。尤其是對陵園以及其他類似單位而言，檔案不僅涉及到常規(guī)的人事檔案及組織內(nèi)部的工作檔案，更涉及到某些特殊非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的內(nèi)容。

從思想的角度看，非物質(zhì)文化遺產(chǎn)可認為是與歷史密切相關(guān)的各種傳統(tǒng)文化的表現(xiàn)形式和文化空間，其自身具有一定的傳承性和傳承價值。近年來，我國相關(guān)部門對非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的保護也在不斷加強，在充分對其展開價值層面的肯定的同時，《中華人民共和國非物質(zhì)文化遺產(chǎn)法》以及國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強我國非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護工作的意見》等多個文件紛紛出臺，從不同的角度強調(diào)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的檔案管理思路。陵園本身是對我國抗戰(zhàn)歷史片段的承載，肩負著忠實反映歷史的重要職責。

在這樣3類檔案共同存在的環(huán)境體系之下，想要切實有效地實現(xiàn)檔案管理工作，信息化已成為毋庸置疑的重要手段和途徑。信息化檔案管理工作是在國家檔案管理部門、文化管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，合理選擇現(xiàn)有的信息及計算機等相關(guān)技術(shù)，將包括非物質(zhì)文化遺產(chǎn)在內(nèi)的檔案轉(zhuǎn)換、再現(xiàn)、復(fù)原成可共享、可再生的數(shù)字形態(tài)，最終逐步實現(xiàn)對相關(guān)檔案材料的保護、管理、開發(fā)和深入利用，幫助檔案實現(xiàn)自身價值而非單純實現(xiàn)存儲優(yōu)化。

從更大范圍和高度對檔案信息化工作展開考察和審視，發(fā)現(xiàn)其可表示為以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實際運用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源優(yōu)化為主導(dǎo)，以實現(xiàn)資源共享為目的推動檔案工作發(fā)展的進步過程。因此，無論何種檔案，都應(yīng)將信息化視為手段和途徑，并且以檔案信息本身的價值實現(xiàn)作為最終目標。但就當前檔案信息化體系的建設(shè)工作而言，存在兩個方面的問題，首先在于目標的偏移，即從服務(wù)檔案信息形成和利用這一過程的目標方向，朝向單純的信息化追求目標方向。此種狀態(tài)的形成主要是基于當前社會上信息化技術(shù)的成熟以及應(yīng)用進程本身，但對檔案資料的有效管理反而存在不利影響。另一個方面則是在信息化過程中，檔案價值并未有效實現(xiàn)，檔案材料本身的對未來工作的支持和指導(dǎo)作用，以及相關(guān)思想和文化的傳承并未通過信息化得到進一步彰顯。因此，從根本上來說信息化仍然處于初級階段，需要大力發(fā)展。

2 切實實現(xiàn)檔案信息化體系的建設(shè)

基于當前我國檔案信息化體系建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀以及技術(shù)環(huán)境的總體特征，可發(fā)現(xiàn)想要切實有效地推動檔案信息化建設(shè)，應(yīng)重點從以下幾個方面展開，這不僅能有效推動檔案信息化建設(shè)的進程，還可對當前存在的若干問題以及方向的偏移狀況展開修正。

2.1 加強對檔案信息本身價值的認識

檔案信息化工程，本身是幫助檔案資料實現(xiàn)信息化，應(yīng)明確信息化是檔案管理工作的手段，其價值主要在于提升管理工作的準確性和整體效率，以加強檔案資料本身的價值建設(shè)。目前在檔案信息化的進程中，以信息化本身作為行動目標，而忽視檔案管理工作及檔案資料本身價值的問題時有發(fā)生。這一方面是信息化工作體系本身的龐大特征所致，另一方面則是對檔案信息本身價值認識的模糊所致。無論何種原因，當前最重要的問題都應(yīng)當是進一步明確檔案自身價值以及如何通過信息化手段加以實現(xiàn)。檔案本身，尤其是對陵園等具有紀念職能的組織而言，由于其本身包含大量的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)性質(zhì)的檔案材料，因此從資料的獲取、形成、重構(gòu)等方面，都與常規(guī)的人事檔案及工作檔案存在極大差異。這種差異決定了一方面需要對既有檔案資料的來源“本真”實現(xiàn)保護，另一方面要確保檔案信息的有效傳播，同時認識到這也是相應(yīng)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)資料本身所必須承擔的職責?；诖?，一方面應(yīng)加強檔案相關(guān)材料的信息化獲取終端建設(shè)，確保更為完善的檔案信息能夠通過整個工作團體來實現(xiàn)完善的收錄，并且由專業(yè)的檔案管理工作人員展開深入的分析和妥善存儲。另一方面則應(yīng)深入加強檔案資料體系自身的開放特征，尤其是對非物質(zhì)文化遺產(chǎn)方面的檔案材料更是如此。所有的資料信息，只有在實現(xiàn)其對現(xiàn)實工作和相關(guān)人員行為的指導(dǎo)價值的時候，才是其職能的有效實現(xiàn)。

2.2 合理選擇信息化技術(shù)

當前我國信息化技術(shù)的發(fā)展，完全可以實現(xiàn)對檔案信息化系統(tǒng)的完備支持。但考慮到相關(guān)信息技術(shù)在檔案信息化體系中的核心地位和價值，仍需審慎選擇，以確保其技術(shù)層面的可行性、管理操作層面的適用性以及易用性同時實現(xiàn)。可行性原則是指非遺檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)采用相對成熟，建設(shè)成功率較高的技術(shù)。而適用性和易用性則要求非信息專業(yè)人員，包括組織內(nèi)部工作人員甚至游客都能方便地駕馭相關(guān)技術(shù)且能及時獲取自身需要的信息材料。