數(shù)字檔案館建設(shè)的窘境分析

李 蔚 羅 蘭（湖南神斧集團(tuán)一六九化工有限責(zé)任公司 417100）

數(shù)字檔案館建設(shè)與傳統(tǒng)檔案館建設(shè)在人員裝備與資源利上有本質(zhì)區(qū)別，數(shù)字館的建設(shè)需要結(jié)合數(shù)字化技術(shù)與多媒體制作等科技資源的有效結(jié)合上同時還需考慮傳統(tǒng)的人文理念。在檔案的系統(tǒng)儲存基礎(chǔ)上，符合邏輯的便捷的檢索與傳輸系統(tǒng)更是數(shù)字檔案館建設(shè)優(yōu)越性的集中表現(xiàn)。在這一系列的革新過程中，數(shù)字檔案館建設(shè)面臨著技術(shù)與理念的雙方面脅迫的窘境。

一、數(shù)字化檔案館管理理念的落后

數(shù)字檔案館是用數(shù)字技術(shù)處理和存儲各種圖文并茂文獻(xiàn)的圖書館，實(shí)質(zhì)上是一種多媒體制作的分布式信息系統(tǒng)。它把各種不同載體、不同地理位置的信息資源用數(shù)字技術(shù)存貯，以便于跨越區(qū)域、面向?qū)ο蟮木W(wǎng)絡(luò)查詢和傳播。面對新的技術(shù)化的革命，特別是老一代的檔案管理人員對檔案數(shù)字化的認(rèn)識有待提高，傳統(tǒng)的檔案管理要求它的保密性和歷史性上有很大的要求，數(shù)字化檔案館更大的將信息內(nèi)容推向了一個廣闊的平臺，更多的人可以接觸到，所以很多檔案館不愿意將其進(jìn)行數(shù)字化改革。

數(shù)字檔案館涉及信息資源加工、存儲、檢索、傳輸和利用的全過程。通俗地說，數(shù)字圖書館就是虛擬的、沒有圍墻的圖書館，是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下共建共享的可擴(kuò)展的知識網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，是超大規(guī)模的、分布式的、便于使用的、沒有時空限制的、可以實(shí)現(xiàn)跨庫無縫鏈接與智能檢索的知識中心。在數(shù)字技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的過程中，這個虛擬的空間讓更多的人擔(dān)心它的安全效能與實(shí)際操作空間。首先，儲存空間如何有序有效的進(jìn)入管理員的操作有待強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)技術(shù)支撐，信息查閱者對數(shù)字化平臺的便捷性也有很高要求，如此簡單的將檔案信息錄入上的片面認(rèn)識就有待提高。

相對于傳統(tǒng)的檔案館，數(shù)字檔案館在項(xiàng)目立項(xiàng)與開發(fā)時，容易走向兩種極端。一方面一味的追求向電子技術(shù)靠攏，片面的寄托于電子信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化媒體帶來的便捷之處而忘記了檔案管理的基本要素，如何運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)來兼容檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研還有待進(jìn)一步思考解決。另一方面，數(shù)字檔案館在設(shè)計(jì)技術(shù)革新時，又片面的照搬傳統(tǒng)檔案管理的步驟，寄希望于在網(wǎng)絡(luò)上開辟一個類似于實(shí)體的檔案館，檔案管理員就坐在這個虛擬的管理系統(tǒng)里進(jìn)行幕后操作，需要找尋檔案資料的人照原始的檔案搜尋一般進(jìn)入系統(tǒng)。如此又忽略了數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)越性，數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)在于其在時空上的不受限，在機(jī)密性系統(tǒng)的維護(hù)下，數(shù)字檔案館可以做到異地查詢，跨界查詢等基本因素。

二、檔案館數(shù)字化技術(shù)革新面臨的阻礙

數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館能將有限的館藏能量提升至無限的數(shù)字儲存空間，同時提升信息的檢索與傳輸能力，在大眾服務(wù)提供快捷與便利的人性化方式。然而，數(shù)字化技術(shù)革新的過程既受限于數(shù)字技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，同時在人員的管理與操作上又與檔案管理員的檔案基礎(chǔ)知識和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的雙重要求掛鉤。

一方面，數(shù)字化技術(shù)在檔案館建設(shè)過程中面臨這計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案儲存結(jié)合需要集中開發(fā)。既需要懂?dāng)?shù)字開發(fā)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，同時又需要這方面的人才兼懂檔案管理的基本素能。在經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化的浪潮下，人們工作、生活和思維的方式都受到很大沖擊，在檔案建設(shè)的過程中，信息資源的整合是基礎(chǔ)，如何開發(fā)符合檔案儲存管理及便捷的查找搜索是數(shù)字化技術(shù)革新的一大難題。數(shù)字化檔案館既不同于以往的論文搜集也不同于一般的信息堆碼，各類檔案的分工與保密都是數(shù)字化技術(shù)開發(fā)所要解決的問題。

另一方面，數(shù)字檔案館管理員也同樣面臨著一大難題，在原本的紙質(zhì)管理上如何應(yīng)對數(shù)字化的管理系統(tǒng)，面對計(jì)算機(jī)技術(shù)，通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)等多媒體技術(shù)上，檔案管理員如何既能有效的做好檔案管理與規(guī)范工作，同時又能應(yīng)對數(shù)字化技術(shù)所帶來的負(fù)面影響又是一大難題。特別在數(shù)字化技術(shù)的普及后，檔案管理的保密技術(shù)與保密意識便提到了更高的層面。面對這種嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案管理如何做到兼?zhèn)浼夹g(shù)與人力的雙重要素是建設(shè)與服務(wù)的關(guān)鍵因素。

三、數(shù)字化建設(shè)中檔案管理員遇到的阻礙

檔案館數(shù)字化包括目錄數(shù)據(jù)的錄入、檔案編研、網(wǎng)站后臺管理平臺等一系列的數(shù)字操作，面對檔案數(shù)字化的技術(shù)性難題以及操作上的創(chuàng)新，原始的檔案管理員面臨著很大的挑戰(zhàn)。在目前的檔案館建設(shè)中，存在著很大的困難，包括檔案數(shù)字化程度低，原本的數(shù)字化只是簡單的將原有的檔案資料拍成照片上傳到檔案管理系統(tǒng)，查閱檢索是在在電腦上查閱有限的圖片信息，相片會造成一定的信息閱讀阻礙。其次，檔案館在電子文檔的檔案建設(shè)上缺失意識來組件。當(dāng)下，諸多部門都實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，而這些電子文檔的存檔與分類缺少有效的整理與歸檔，甚至一些部門完全沒有對電子文檔進(jìn)行入檔的意識。

面對數(shù)字化檔案館的新技能，檔案管理員還存在這心理上的退縮與慵懶思想，原本的檔案工作已經(jīng)入手并且已經(jīng)形成規(guī)模，查閱和檢索以及歸檔等只要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上稍加功夫即可完成工作，而數(shù)字化檔案館需要從頭開始探索，如何進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，用戶權(quán)限管理，掃描控制等檢測功能都需要從最細(xì)小的起點(diǎn)開始學(xué)習(xí)，檔案管理員需要克服自我的檔案管理慵懶情節(jié)。

另一方面，面對 以往大量的紙質(zhì)的有價(jià)值的檔案信息，特別是某些重要的深藏在庫房，還有待開發(fā)的檔案，將其數(shù)字化藏入數(shù)字檔案館是件非常瑣碎龐大的事。檔案管理員將原始的特別是有歷史意義的信息文件如何歸入數(shù)字化檔案館，如何將其過濾掉相片儲存方式以文字等形式重新保存也是一大難題。數(shù)字管理員在面對新的技術(shù)有著更大的阻礙和難題，如何克服以往對檔案文件管理和規(guī)范態(tài)度，學(xué)習(xí)新技術(shù)，以飽滿的創(chuàng)新的態(tài)度應(yīng)對數(shù)字化檔案館的建設(shè)是建設(shè)數(shù)字檔案館的關(guān)鍵人為因素。

數(shù)字化檔案館建設(shè)是社會發(fā)展的總體趨勢，如何應(yīng)對從改革理念到實(shí)際技術(shù)運(yùn)用的過程是檔案館立項(xiàng)的前提。與此同時，數(shù)字化建設(shè)即便不需要實(shí)際的龐大的實(shí)物空間，但是在技術(shù)的研發(fā)上需要大量的人力物力，前期的資金投入與后期的回報(bào)會有強(qiáng)大的反差，在原有檔案館中建立有效的數(shù)字圖書館，要有長期的計(jì)劃和統(tǒng)籌的安排，面對數(shù)字化建設(shè)的各種困難需要有更大的解決問題的意識去應(yīng)對。

[1]王學(xué)平.淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊，2011（6）.

[2]李穎.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J].檔案學(xué)通訊，2013（1）.