對(duì)做好醫(yī)院檔案管理工作若干問(wèn)題的思考

檔案是社會(huì)的寶貴財(cái)富，管理好檔案是維護(hù)本單位歷史真實(shí)面貌的重要工作。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形式的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、錄音、錄像、盤(pán)片等各種門(mén)類(lèi)和各種載體檔案，它是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，所以，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。加強(qiáng)對(duì)這一信息資源管理對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。同時(shí)也為國(guó)家積累門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料。醫(yī)院應(yīng)該在實(shí)踐中逐步提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并進(jìn)行檔案工作的基本建設(shè)，形成一定的檔案工作體系，使檔案管理向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。在醫(yī)院全面改革發(fā)展中，作為記錄和反映歷史活動(dòng)客觀過(guò)程的檔案，在醫(yī)院管理中的起著非常重要的作用，檔案管理必將滲透在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)中。提高檔案管理水平，加速檔案管理現(xiàn)代化，有利于醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)水平的提高，有利于醫(yī)學(xué)科技的推廣，有利于醫(yī)患雙方利益的維護(hù)。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理是為醫(yī)院的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供全方位、多層次、高水平服務(wù)的保障。

我院檔案工作隨著醫(yī)院各項(xiàng)改革不斷深入和發(fā)展，逐步走向規(guī)范化管理軌道，及時(shí)為醫(yī)院醫(yī)療管理提供準(zhǔn)確的檔案信息，取得了很好的成效。在加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)做到以下幾個(gè)方面的工作：

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)

加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)重視會(huì)使檔案管理逐步走向規(guī)范化，這將成為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。大力宣傳檔案工作，加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，調(diào)動(dòng)各級(jí)干部和各有關(guān)工作人員積極支持和參與，更好地支持檔案管理工作。提高各級(jí)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，才能使檔案工作順利開(kāi)展。加強(qiáng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，迫使檔案工作人員發(fā)奮工作，刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。

（二）重視檔案的利用

醫(yī)院檔案管理工作要多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使檔案為醫(yī)院各項(xiàng)工作，特別是為醫(yī)院、教學(xué)、科研服務(wù)。檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)各種專(zhuān)題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。開(kāi)展編研工作為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)，收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案利用率。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿(mǎn)足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

（三）健全制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，檔案專(zhuān)業(yè)出身的人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，高層次的檔案專(zhuān)業(yè)人才較少，是目前面臨的問(wèn)題。故檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。使檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟上時(shí)代的發(fā)展，使檔案管理人員具有創(chuàng)新和活力。

（四）開(kāi)發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

由于醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快，使檔案管理逐步走向規(guī)范化、現(xiàn)代化，成為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開(kāi)發(fā)利用的主要功能。

檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過(guò)深層次、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，一方面要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施；另一方面要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，目前最重要、最基本的現(xiàn)化管理手段之一是計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檢索醫(yī)院的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查檔案材料費(fèi)時(shí)力的原始勞動(dòng)，變得在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問(wèn)題。方便利用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理，將實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，也將使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范化。另外，醫(yī)院檔案要適應(yīng)新時(shí)代的要求，要逐漸適應(yīng)日益增長(zhǎng)的需要，努力拓開(kāi)發(fā)服務(wù)領(lǐng)域，徹底擺脫單純的業(yè)務(wù)觀點(diǎn)，為醫(yī)院人員、患者及社會(huì)公眾服務(wù)，要多角度、多層次地為整個(gè)社會(huì)服務(wù)。

正確處理好利用和保密的關(guān)系，保存檔案的目的，是為提供檔案更好地利用，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，若長(zhǎng)期把檔案禁錮起來(lái)，就失去了保存檔案的意義，在開(kāi)展利用工作時(shí)，既要積極為各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)，又要堅(jiān)持保密原則。

當(dāng)然，在醫(yī)院檔案管理中也存在著一些不足和問(wèn)題：

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

檔案工作對(duì)全社會(huì)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是檔案界長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會(huì)公眾對(duì)檔案利用效益知之甚少。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、管理范圍不明確

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局。醫(yī)院檔案的管理缺乏一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。

（三）檔案專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍要求懸殊較大。檔案專(zhuān)業(yè)出身的人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，高層次的檔案專(zhuān)業(yè)人才較少，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案硬件投入不足

由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術(shù)滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。

總之，檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分，積極主動(dòng)地做好檔案管理工作，使其不斷適應(yīng)醫(yī)院的改革、建設(shè)。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個(gè)重要組成部分，面對(duì)日益深化的醫(yī)療改革，如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)工作，是目前我們所要面對(duì)的新任務(wù)、新課題。

參考文獻(xiàn)：

[1]顧曄.做好醫(yī)院檔案管理工作為醫(yī)院改革建設(shè)服務(wù)[J].醫(yī)學(xué)論文中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)雜志.

（作者簡(jiǎn)介：崔正（1985.3-）漢，中共黨員，本科。工作單位：青海省第四人民醫(yī)院辦公室。）