基于智能時代的集團公司財務云建設研究

胡嘉　劉碧民　郁永美

摘要：本文介紹了基于智能時代的集團公司財務云建設背景、原則、內(nèi)涵以及在C公司實踐中的效果。C公司財務云通過加強單據(jù)、數(shù)據(jù)、流程的標準化建設，對審核節(jié)點實行嵌入式風險管控，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范、采集高效、自動處理、智能輸出。財務云不僅節(jié)約了成本、提高了效率、控制了風險，而且實現(xiàn)了財務共享的成功升級。

關鍵詞：智能時代 集團公司 財務云建設

C公司是一家集家電、通訊、器件等產(chǎn)業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的多元化跨國企業(yè)。2008年，C公司建立財務共享中心，會計核算邁入了基于廣域網(wǎng)的信息化時代。2012年，C公司開始探索基于云技術背景下的財務管理研究，逐步構建了基于智能時代的集團公司財務云管理體系。

一、基于智能時代的集團公司財務云建設背景

建立財務共享中心后，C公司財務人員通過專業(yè)化的分工，各司其職，“專注的更加專注，專業(yè)的更加專業(yè)”。財務共享變革在取得顯著成效的同時，也存在著一些亟待解決的問題。

（一）傳統(tǒng)審核盲點較多

傳統(tǒng)的原始憑證審核方式，由一堆審批人對一摞憑證進行審核，貌似嚴密。但由于資料承載的信息量多，審批人難以面面俱到，必然導致四處漏風。因法不責眾，對審批人的考核難以落實。

（二）財務人員埋頭“紙”海

C公司分子公司遍布全球，原始憑證傳遞千里迢迢，丟失不易察覺，造成風險隱患。公司每月僅費用憑證約4.4萬筆，財務人員埋頭于海量原始憑證中，難以解脫。

（三）信息系統(tǒng)交互困難

在共享階段，C公司建立了1個ERP系統(tǒng)+36個外圍支持系統(tǒng)的信息化體系，因程序開發(fā)所使用的語言、平臺、數(shù)據(jù)名稱、數(shù)據(jù)結構等不一致，導致系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交互困難。

二、基于智能時代的集團公司財務云建設原則

為了解決上述問題，財務云在建設過程中遵循以下原則。

（一）要素精確化原則

所謂要素精確化，即將原始憑證中的要素提煉出來成為加工處理所需要的數(shù)據(jù)，脫掉對其外形的泛泛關注。其優(yōu)點在于：制定要素審核標準，精準內(nèi)控；要素審核靈活組合，更好實現(xiàn)工廠化管理；要素脫離具體業(yè)務，敏感度不高，具有普適性。

（二）數(shù)據(jù)標準化原則

建立數(shù)據(jù)標準，在集團范圍內(nèi)做到唯一定義，實現(xiàn)互聯(lián)互通，避免“系統(tǒng)林立、孤島遍地”，便于在同一語境下開展業(yè)務和管理決策。

（三）憑證無紙化原則

在滿足《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》要求的前提下，逐步實現(xiàn)憑證無紙化。第一步從業(yè)務源頭實現(xiàn)電子化，將常見的單據(jù)類型嵌入到系統(tǒng)中，比如電子合同。第二步對無法電子化的單據(jù)，轉(zhuǎn)化為掃描件上傳信息系統(tǒng)，后續(xù)處理、查閱、下載均無紙化。

（四）內(nèi)控實效化原則

嵌入審核節(jié)點，將各種需要審核的風險控制點嵌入信息系統(tǒng)，由系統(tǒng)代替人工進行審核，實現(xiàn)精準內(nèi)控。風控標準分為法定標準和公司業(yè)務標準，便于靈活組合和脫敏普適。

三、基于智能時代的集團公司財務云建設內(nèi)涵

C公司財務云運用“云”的思維，將原始單據(jù)需審核內(nèi)容具體細化為要素后，對要素進行審核、加工、組合，最后自動輸出憑證和報表等產(chǎn)品，具體構成分為三部分：云采集、云處理和云產(chǎn)品。

（一）云采集

云采集是指對各類經(jīng)濟業(yè)務活動數(shù)據(jù)的確認、計量和輸入等活動。C公司將原始單據(jù)按照新維度分類，全口徑、全業(yè)務進行采集，且對采集的數(shù)據(jù)進行標準化管理。

1.采集對象

數(shù)據(jù)采集的任務是運用先進的技術手段和科學的管理方法，對經(jīng)濟業(yè)務活動發(fā)生時的各類數(shù)據(jù)進行采集。采集對象具體表現(xiàn)為原始憑證、要素、數(shù)據(jù)。

（1）原始憑證。通常情況下，原始憑證是按照業(yè)務類型分類，這種分類方式在進行單據(jù)審核時焦點模糊。C公司財務云將原始單據(jù)按照單據(jù)本身的類型進行分類。原始單據(jù)分為報銷單、發(fā)票、合同協(xié)議、報告、專用附件、圖片資料六大類。

（2）要素。按照要素精確化的原則對原始憑證的要素進行提煉，并對每個要素進行定義、制定審核標準規(guī)范。在遵循“不相容崗位相互分離”原則的前提下，按業(yè)務規(guī)模的大小，要素審核工作可安排給一個、兩個或兩個以上崗位來完成。

（3）數(shù)據(jù)。云采集的目的是要獲取反映經(jīng)濟業(yè)務活動實質(zhì)特征的各類數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)是財務云的采集結果，也是云處理的基礎。數(shù)據(jù)采集時，對業(yè)務多方位進行采集，對采集到的數(shù)據(jù)進行標準化、結構化處理，便于后續(xù)數(shù)據(jù)分析、挖掘和應用。

2.采集方式

（1）采集類別分類指引并自動識別。根據(jù)業(yè)務類型附件管理規(guī)范自動判斷所需原始單據(jù)類型和對應單據(jù)模板，指引業(yè)務經(jīng)辦人準備相應單據(jù)。

（2）采集點業(yè)務源端化。對電子單據(jù)已嵌入到業(yè)務系統(tǒng)中，在業(yè)務發(fā)生源頭開始數(shù)據(jù)采集。對紙質(zhì)單據(jù)，從單據(jù)來源地對原始憑證進行一次性獲取、掃描。

（3）內(nèi)控審核節(jié)點分散前置。根據(jù)管理職責將內(nèi)控審核節(jié)點前置到業(yè)務系統(tǒng)各環(huán)節(jié)中，確保每次采集的有效性，并將結果存儲到系統(tǒng)里供后續(xù)環(huán)節(jié)引用。

（二）云處理

云處理是指對各項經(jīng)濟業(yè)務活動數(shù)據(jù)的分類、篩選、存儲和傳遞等數(shù)據(jù)處理活動。為確保數(shù)據(jù)能及時、準確、完整地處理和加工，減少人工干預，實現(xiàn)業(yè)務驅(qū)動的財務管理自動化，云處理需對處理動作、處理機構和處理環(huán)境進行科學設計和合理安排。

1.處理動作

C公司通過執(zhí)行核算流程和質(zhì)量控制程序，監(jiān)控會計產(chǎn)品生產(chǎn)過程。按憑證無紙化方式，原始憑證由業(yè)務系統(tǒng)傳遞則直接引用結果；對掃描采集的原始憑證要素，對其進行個性及共性控制活動的檢查，控制活動顯性、脫敏。將管理邏輯嵌入到信息系統(tǒng)中，由系統(tǒng)自動完成控制活動間的聯(lián)動稽核。與傳統(tǒng)的單據(jù)審核模式比較，更加注重要素的顆?；癸@了審核工作自由分配、靈活組合的特點，同時做到了財務工作的保密要求。

2.處理機構

C公司按照業(yè)務、崗位、人員分層的管理思路，建立了一套產(chǎn)品化、標準化、流程化的會計工廠核算模式。在會計工廠模式下，將人員分為核算、內(nèi)控、管理三種角色。核算人員定位為會計產(chǎn)品流水線上的工人，僅從事同質(zhì)化勞動，無需專業(yè)判斷，逐漸被系統(tǒng)自動審核取代。內(nèi)控人員負責生產(chǎn)過程控制和現(xiàn)場管理。管理人員則更多承擔生產(chǎn)資料、生產(chǎn)方式的標準化和信息化工作。分層管理思路更有利于集團企業(yè)大規(guī)模復雜業(yè)務環(huán)境下的精細化管理。

3.處理環(huán)境

C公司財務云的實現(xiàn)，離不開虛擬化、數(shù)據(jù)挖掘服務的云計算和無限資源的云存儲等云技術的技術支持。互聯(lián)網(wǎng)云端備份的數(shù)據(jù)保全服務和采用加密技術、WLAN以及防火墻的云安全策略，使企業(yè)擺脫數(shù)據(jù)丟失和病毒入侵的煩惱。C公司采用的是“企業(yè)私有云+公有云”模式，在云中建立了財務業(yè)務信息系統(tǒng)，基本涵蓋了公司各個經(jīng)營和管理環(huán)節(jié)，且系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一，門戶統(tǒng)一，信息統(tǒng)一，數(shù)據(jù)交換通暢。

（三）云產(chǎn)品

C公司財務云經(jīng)過云處理后，除傳統(tǒng)意義上的會計憑證外，還儲存了大量的要素信息。通過建立模型內(nèi)嵌到信息系統(tǒng)中，將這些要素變成有用、可用、可讀的產(chǎn)品呈現(xiàn)給用戶，業(yè)務單位可根據(jù)需要購買產(chǎn)品。云產(chǎn)品包含了簡單會計產(chǎn)品、復雜會計產(chǎn)品和綜合類產(chǎn)品。

1.簡單會計產(chǎn)品

簡單會計產(chǎn)品是指財務云自動輸出的產(chǎn)品，主要滿足公司資金收付結算、應收應付核算、日常財務管理等基本需求。具體包括各類會計憑證和簡單統(tǒng)計報表。

2.復雜會計產(chǎn)品

復雜會計產(chǎn)品是指基于財務云端儲存的要素信息，通過邏輯關系相對穩(wěn)定的數(shù)據(jù)合并抵消、分類組合后自動輸出的產(chǎn)品，主要滿足公司內(nèi)經(jīng)營管理、外部監(jiān)管要求報表信息需求。具體包括個別報表和合并報表等。

3.綜合類產(chǎn)品

通過全方位數(shù)據(jù)采集，財務云蘊藏了寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，成為企業(yè)數(shù)據(jù)中心，為使用單位提供財務業(yè)務指標及其動因分析，數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖據(jù)，提前預警，創(chuàng)造價值。

四、基于智能時代的集團公司財務云建設效果

（一）創(chuàng)造了經(jīng)濟效益

C公司財務云將368個業(yè)務類型的187種單據(jù)實現(xiàn)了源頭無紙化，內(nèi)控審核節(jié)點分散前置，減少原始憑證附件、會計憑證、明細賬簿等資料，一年節(jié)約紙張近億張，加上由此節(jié)約的耗材、人工、機器維修等，每年節(jié)約600多萬元。

（二）提高了工作效率

C公司財務云從云采集、云處理到云產(chǎn)品的輸出，全過程基本實現(xiàn)去人化，業(yè)務處理的準確性和效率均大大提高。如業(yè)務人員報銷一筆費用，從交單到收到款項，以前平均要兩天時間，目前平均約兩小時。

（三）加強了風險控制

C公司財務云經(jīng)過審核節(jié)點的梳理和管理邏輯的設計，明確各部門職責，業(yè)務部門管控的單據(jù)由其負責真實性、合理性，并將審核結果傳輸給財務系統(tǒng)，實現(xiàn)財務自動引用審核結果。嵌入式內(nèi)控的落地實施，使風險得到有效控制，避免“人人都在管、人人都沒管”的狀態(tài)。

（四）實現(xiàn)了財務共享的升級

C公司在財務共享的基礎上，依托云計算等技術支撐，貫徹財務云建設的四原則，云采集的數(shù)據(jù)顆粒細、信息維度多，使財務云可以自由組合；云端處理的虛擬化特性，使財務云無處不在；經(jīng)過多方位云采集和智能云處理后，云端存儲了大量的標準數(shù)據(jù)，財務云成為了C公司的數(shù)據(jù)中心。通過財務云的建設，成功地實現(xiàn)了財務共享的升級。

五、結語

筆者認為，C公司財務云管理體系實現(xiàn)了云的靈活性和對物理屬性的不依附性。從其推行的效果來看，該體系在核算效率、風險管控、成本控制等方面均凸顯出巨大優(yōu)勢，無論是內(nèi)部應用還是外部推廣，均證明其具備較強的可復制性和推廣價值。

注：本文第一作者胡嘉為“全國會計領軍人才”

參考文獻：

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[2]劉體斌，葉洪林.基于財務共享平臺的大型企業(yè)財務管理變革[M].北京：企業(yè)管理出版社，2012.

（作者單位：四川長虹電器股份有限公司）