關于新形勢下加油站綜合管理員職能定位的探討

龔麗娟 張耘 劉洋 張敏

摘要：隨著經(jīng)營環(huán)境的變化，企業(yè)對如何更好地發(fā)揮加油站各級管理人員的職能越來越重視，如何看待不同時期管理職能的描述，怎么判斷當前的加油站綜合管理員職能是否適合企業(yè)管理要求。本文從管理職能的影響因素入手，分析、歸納出了新形勢下加油站綜合管理員職能定位，對適合當前管理需要、發(fā)揮財務作用具有一定的作用。

關鍵詞：加油站綜合管理員 職能定位

綜合管理員作為加油站的關鍵管理崗位，在確保公司各項管理制度的貫徹執(zhí)行，資金、商品、資產(chǎn)全過程受控等方面具有十分重要的作用。2008年以來，各二級公司在片區(qū)、加油站都相繼配備了綜合管理員。綜合管理員納入財務部門實行一體化管理，逐步實現(xiàn)從事后監(jiān)督向過程管控的財務管理方式轉變。隨著公司快速發(fā)展，對綜合管理員綜合素質(zhì)和業(yè)務能力提出了更高要求。

一、管理職能的定義

管理是人們進行的一項實踐活動、實際工作和一種行動。所謂管理職能，是管理過程中各項行為的內(nèi)容的概括，是人們對管理工作應有的一般過程和基本內(nèi)容所作的理論概括。

管理職能一般是根據(jù)管理過程的內(nèi)在邏輯，劃分為幾個相對獨立的部分，主要包括計劃職能、組織職能、領導職能、控制職能。

二、管理職能的變化和社會環(huán)境的關系

管理職能的變化和社會環(huán)境的變化有密切的關系。在法約爾時期，企業(yè)的外部環(huán)境變化不大，市場競爭并不激烈，管理者的主要工作是做好計劃、組織和領導。在行為科學出現(xiàn)之前，人們往往對管理的活動側重于對技術因素及物的因素的管理，管理工作中強調(diào)實行嚴密的計劃、指揮和控制。但自霍桑實驗之后，一些學者在劃分管理職能時，對有關人的因素的管理開始重視起來，人事、信息溝通、激勵職能開始提出。20世紀50年代以后，由于現(xiàn)代科學技術的發(fā)展和諸多新興學科的出現(xiàn)，管理學家又在管理職能中加進了創(chuàng)新和決策職能。創(chuàng)新職能源于70年代后的世界環(huán)境的劇變。創(chuàng)新職能的提出，也恰恰反映了這一時代的歷史背景。我們可以預見，隨著科學技術的不斷發(fā)展和社會生產(chǎn)力水平的提高，管理職能的內(nèi)容和重點也會有新的變化。

三、對新形勢下加油站綜合管理員職能定位的探討

從以上觀點可以看出，管理職能總是與組織環(huán)境、管理主體、管理客體相聯(lián)系的。可以預見，隨著科學技術的不斷發(fā)展和社會生產(chǎn)力水平的提高，管理職能的內(nèi)容和重點也會不斷有新的變化。

實際上，管理的行為主體是組織，而組織是運動變化的，當組織要素如組織環(huán)境、管理主體和管理客體三者發(fā)生變化時，管理行為和職能理所當然隨之發(fā)生變化。這就需要企業(yè)在理論支撐之上，結合成品油銷售企業(yè)的管理實際，把握組織環(huán)境、管理主體、管理客體三大因素，去尋找真正適合新形勢下加油站綜合管理員自身的管理職能，這樣才能最大限度發(fā)揮財務功能。

（一）傳統(tǒng)意義的加油站綜合管理員職能定位

傳統(tǒng)意義上的加油站綜合管理員更適合稱其為加油站核算員。在這一時期，一方面，信息化管理手段尚未廣泛地運用于加油站，銷售、出機數(shù)據(jù)主要依靠綜合管理員手工編制生成報表，對資金、商品的過程管理也主要依靠各種手工登記的實施證據(jù)進行控制；另一方面，加油站多設置了站經(jīng)理、副經(jīng)理、綜合管理員三名管理崗位，綜合管理員的職能相對較為單一。綜合管理員的主要職責側重于對經(jīng)營過程的記錄、反映，參與事前及過程控制、決策的主動性較弱，日常的主要工作即“核算”工作。

（二）加油站財務信息化發(fā)展及財務工作的變化

從加油站來看，信息系統(tǒng)經(jīng)過了從無到有，從點到面的發(fā)展過程，信息化系統(tǒng)的推進簡化了加油站環(huán)節(jié)手工登記的實施證據(jù)，有效減少了綜合管理員日常核算工作量。

1.當前加油站在用的財務信息系統(tǒng)及相關業(yè)務系統(tǒng)

AMIS系統(tǒng)。即資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了資產(chǎn)價值管理與實物管理有機融合。

資金平臺。實現(xiàn)了資金封包、繳存與加管系統(tǒng)的有效融合，能夠準確及時反映、監(jiān)控加油站資金回籠等。

網(wǎng)上費用報銷系統(tǒng)。實現(xiàn)了費用報銷從單據(jù)填制、到部門審核、領導審批的網(wǎng)上自動審批。

財務稽核系統(tǒng)。整合運用液位儀、加油機、銀企互聯(lián)、二配系統(tǒng)、加管系統(tǒng)等數(shù)據(jù)，及時監(jiān)督加油站商品和資金匹配與否和異常變化。

加油站管理系統(tǒng)。對加油站進銷存、客戶、加油卡、設備進行全面管理的專業(yè)系統(tǒng)。

二配系統(tǒng)。從庫到站油品配送信息的綜合管控專業(yè)平臺，可每日監(jiān)控加油站庫存情況，實現(xiàn)對油品配送的統(tǒng)籌安排和優(yōu)化。

2.加油站當前財務工作的變化

加油站各種信息系統(tǒng)上線運行，特別是加管系統(tǒng)的全面使用，大大地減少了加油站綜合管理員依靠手工來完成諸如計算、整理、核對、分類、登記、制表等日常核算工作量。通過班結、日結自動生成銷售日報表及交接班記錄；取消了原預收款、客存油加油方式，通過卡系統(tǒng)對客戶充值、消費數(shù)據(jù)進行自動分類、統(tǒng)計；同時，也取消了原來很多手工登記的實施證據(jù)，為綜合管理員有更多的時間與精力參與管理提供了客觀條件。

（三）新形勢下加油站綜合管理員的職能定位

加油站的信息化進程，推進了銷售業(yè)務由人工控制向系統(tǒng)自動控制、分散管理向集中管理的轉變，針對綜合管理員的管理工作來說，其面臨的環(huán)境和管理客體都發(fā)生了巨大變化。工作內(nèi)容、工作重心的轉變，促使加油站綜合管理員從純核算崗位轉變?yōu)榧从?、計劃、監(jiān)督、控制、溝通于一身的綜合性管理崗位，在更大程度上發(fā)揮財務部門的延伸管理職能。

1.制度執(zhí)行力的第一保障

目前，站經(jīng)理的管理重心逐漸側重于加油站的安全、經(jīng)營、服務等方面；商品、資金管理制度在加油站層面的宣貫及執(zhí)行，則更多的由綜合管理員承擔。如何保證制度的執(zhí)行力，從某種意義來說，關鍵在于綜合管理員的綜合素質(zhì)及履職能力。

首先，綜合管理員作為傳統(tǒng)加油站核算員的延伸，在日常工作中仍然承擔著很多加油站商品、資金管理的具體工作職責。其具體工作在內(nèi)部控制中多處于關鍵流程及關鍵控制點，綜合管理員是否熟悉各項管理制度的規(guī)定，并嚴格按流程執(zhí)行，是制度執(zhí)行力的第一保證。

其次，綜合管理員作不僅是制度的執(zhí)行者，更是制度的傳達落實者。加油站是一個整體，僅靠一個人是無法高質(zhì)量地完成各項工作。公司下發(fā)新的管理要求后，一個優(yōu)秀的綜合管理員不僅要想自己具體的工作應該怎么做，更應該思考，如何結合加油站的實際，將流程細化到人，細化到具體的環(huán)節(jié)，當好站經(jīng)理的參謀、助手。具體在實施中應合理地進行計劃、組織，并在實施中進行有效的控制。

2.資金商品風險的第一防線

綜合管理員作為本站資金安全直接責任人，把守著商品、資金安全的第一道關口，應做到熟悉并帶頭遵守與加油站相關的公司財務管理、業(yè)務管理、安全管理等方面的規(guī)章制度；同時，作為公司財務人員的延伸，應更好地發(fā)揮其監(jiān)督職能，制止并上報加油站的違規(guī)和舞弊行為。

第一，加強對事前、事中經(jīng)濟行為的控制，幫助站經(jīng)理制訂合理的營銷策略，即保證加油站銷量的穩(wěn)步增長，又要符合公司的整體風險控制要求，杜絕賒銷等違規(guī)銷售行為；第二，重視對資金的過程控制管理，綜合管理員應走出辦公室，多在經(jīng)營現(xiàn)場進行監(jiān)控，以及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金不及時投幣、違規(guī)刷卡套現(xiàn)等問題，研究切實可行的方法，杜絕資金安全風險；第三，參與加油站商品管理，研究加油站商品升損變化規(guī)律，控制各個關鍵環(huán)節(jié)，針對存在的問題協(xié)助站經(jīng)理分析原因及解決辦法，保證商品安全。

3.成本費用控制的第一關口

隨著加油站費用標準化管理的深入，要將有限的費用用到刀刃上，必須做到有保有壓，按輕重緩急安排列支，進一步加強預算管理和過程控制，充分發(fā)揮對費用預算的全過程、全方位控制職能，嚴考核、硬兌現(xiàn)，確保成本費用控制在預算之內(nèi)。

綜合管理員負責加油站費用的報銷，并監(jiān)督費用報銷的真實性和合理性。作為加油站成本費用控制的第一關口，不僅要求綜合管理員做好費用登記臺賬，正確、及時在集中報銷系統(tǒng)提交費用報銷業(yè)務，關鍵在于嚴格控制費用開支，勤動腦筋認真分析費用變化趨勢，研究創(chuàng)新管理手段，努力降低加油站總體費用水平和噸油商流費用。

計劃——根據(jù)定額費用預算，分解細化到具體的經(jīng)營、管理環(huán)節(jié)。

反映——登記費用臺賬，及時在集中報銷系統(tǒng)提交費用報銷業(yè)務。

分析——勤動腦筋認真分析費用變化趨勢，并主動發(fā)現(xiàn)問題。

控制——結合加油站經(jīng)營實際，積極思考，創(chuàng)新過程控制方法，細化節(jié)點控制措施。

4.信息溝通的第一渠道

綜合管理員作為加油站的一個重要管理者，承擔著承上啟下的作用，是加油站與公司信息溝通的第一渠道。一方面，公司各個時期的管理意圖、工作重點通過培訓傳遞給綜合管理員，由綜合管理員通過再培訓傳遞給前庭主管、加油員、收銀員。綜合管理員的接受、理解程度直接關系著最終的工作質(zhì)量及效果；另一方面，綜合管理員工作在加油站資金、商品管理的第一線，最了解加油站的實際情況，制度、流程是否具有可操作性，是否還有控制的盲區(qū)，需要綜合管理員在日常工作中進行歸納、總結，并反饋到上級管理部門；第三，綜合管理員作為財務人員的延伸，承擔著相對獨立的監(jiān)管職責，對加油站的各種違規(guī)舞弊行為，如果能第一時間向公司職能部門反映，就能消滅隱患于萌芽階段。

5.財務管理的第一前沿

自從2008年加油站綜合管理員納入財務部門實行一體化管理以來，加油站財務管理方式已逐步實現(xiàn)了從事后監(jiān)督向過程管控的轉變。加油站綜合管理員處于生產(chǎn)經(jīng)營的第一線，是最基層的財務人員，財務管理向業(yè)務、向基層的延伸很大部分要由加油站綜合管理員履職來實現(xiàn)。要充分發(fā)揮現(xiàn)代財務管理的事中控制職能，就要充分發(fā)揮綜合管理員的監(jiān)管作用。綜合管理員在參與加油站經(jīng)營管理中過程，應運用自己的財務專業(yè)判斷，發(fā)揮財務管理的參謀作用，幫助站經(jīng)理進行合理的決策，為加油站把好經(jīng)濟行為關、把好調(diào)查研究關、把好成本控制、風險與收益關，保證各項業(yè)務的規(guī)范、受控運行。

四、加油站綜合管理員的發(fā)展方向

1.由重視學歷向重視能力轉變

知識經(jīng)濟條件下，需要大量在素質(zhì)教育下培養(yǎng)出來既有知識又有能力的能力型人才。企業(yè)用人將既注重學歷，更注重能力。綜合管理員作為石油銷售系統(tǒng)最基層的管理人員，應該以專業(yè)知識作為依托，注重在工作中鍛煉自己的各種綜合能力，包括組織能力、決策能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調(diào)能力等，以切實提高自己的綜合素質(zhì)，也為站經(jīng)理及其他管理崗位輸送優(yōu)秀人才。

2.由單一型人才向復合型人才轉變

知識經(jīng)濟時代人才的特征，就是素質(zhì)復合化。在信息化條件下，加油站綜合管理員重點也將從單一型管理人才培養(yǎng)向復合型人才開發(fā)的轉變，成長為既懂經(jīng)營又懂管理，既掌握信息系統(tǒng)的使用又熟悉其維護的復合型人才，既懂得戰(zhàn)略策劃，又懂財務管理，既具有獨立創(chuàng)新能力，又具有將知識轉化為商品的能力。

3.由制度的執(zhí)行者向企業(yè)變革的推動者與創(chuàng)新者轉變

加油站綜合管理員作為企業(yè)最年輕、最具有活力的基層管理人員，是思想活躍，富有創(chuàng)新精神的一代，不應該僅僅成為制度的被動執(zhí)行者，應根據(jù)企業(yè)內(nèi)外的情況變化，主動參與企業(yè)變革與創(chuàng)新，引入新的組織管理辦法及創(chuàng)新的管理手段。

五、結論

綜上所述，在目前信息化條件下，綜合管理員應切實轉變觀念，將工作的重心放在加油站各項管理上，保障制度的執(zhí)行力，有效控制資金商品風險，把好成本費用控制的第一關口，保證上下溝通渠道的暢通，發(fā)揮好財務人員的補充作用，促進加油站經(jīng)濟活動的良性循環(huán)，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展速度與效益并重。

參考文獻：

管理職能【Online】Available：http：//baike.sogou.com/v188301.htm.

（作者單位：中國石油四川銷售成品油分公司）