工程企業(yè)如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

張愛(ài)琴

摘要：“應(yīng)收賬款是工程企業(yè)的神經(jīng)中樞”，企業(yè)能否有效地控制和管理應(yīng)收賬款，不僅直接決定流動(dòng)資金的周轉(zhuǎn)水平和最終經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)，而且還直接影響到工程企業(yè)銷售收入和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。本文根據(jù)日常工作經(jīng)驗(yàn)，借鑒國(guó)內(nèi)外工程公司的做法，提出把好八個(gè)管理關(guān)口，多措并舉，控制管理好工程企業(yè)的應(yīng)收賬款。

關(guān)鍵詞：工程企業(yè) 應(yīng)收賬款 管理

工程企業(yè)是一種專營(yíng)工程項(xiàng)目的社會(huì)組織，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)管理、采購(gòu)管理和施工管理，甚至調(diào)試運(yùn)行管理，突出以設(shè)計(jì)為主導(dǎo)，經(jīng)營(yíng)收入主要依靠實(shí)施項(xiàng)目。工程企業(yè)應(yīng)收賬款是指企業(yè)與甲方（指建設(shè)單位發(fā)包單位）在工程承包過(guò)程中，按照合同或協(xié)議約定應(yīng)向甲方收取的工程價(jià)款。工程企業(yè)應(yīng)收賬款的形成動(dòng)因與生產(chǎn)銷售企業(yè)不盡相同，應(yīng)收賬款的管理側(cè)重點(diǎn)也不盡相同。

一、把好建章立制關(guān)

資金是企業(yè)的血脈，而應(yīng)收賬款管理是企業(yè)資金的重要方面，因此工程企業(yè)應(yīng)以“加強(qiáng)控制、規(guī)范運(yùn)作、防范風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)價(jià)值”為中心，以“授權(quán)有度、風(fēng)險(xiǎn)受控、操作規(guī)范、程序透明”為目標(biāo)，建立健全與其自身行業(yè)特點(diǎn)相吻合的應(yīng)收賬款及應(yīng)收票據(jù)內(nèi)部控制流程和內(nèi)部控制制度，風(fēng)險(xiǎn)提示應(yīng)貫穿于崗位職責(zé)分工、客戶信用、應(yīng)收賬款的審核、記賬、清賬、核對(duì)、分析、催收、處置等方面，配套制度應(yīng)涉及客戶信用管理制度、分級(jí)授權(quán)及集中審批制度、崗位分離預(yù)警及職責(zé)分工制度、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警制度、壞賬處置及賬銷案存制度、績(jī)效考核制度等，制度設(shè)計(jì)建立應(yīng)由專家組充分討論其可行性和效益性，必要時(shí)聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的中介機(jī)構(gòu)幫助設(shè)計(jì)和實(shí)施。

二、把好任務(wù)承攬關(guān)

項(xiàng)目是工程企業(yè)運(yùn)營(yíng)的載體，任務(wù)承攬是工程企業(yè)的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，企業(yè)應(yīng)慎重承攬工程，防止拖欠工程款的形成。首先，工程企業(yè)在工程承接之前，應(yīng)對(duì)甲方的資質(zhì)狀況、經(jīng)濟(jì)效益、償債能力、項(xiàng)目資金來(lái)源及到位情況、信用等級(jí)及是否嚴(yán)格履行合同等情況進(jìn)行全面了解，同時(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目的可行性研究，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)探勘，對(duì)項(xiàng)目的情況進(jìn)行全面了解，然后組織相關(guān)部門的專家對(duì)甲方進(jìn)行信用評(píng)定，以決定是否參與投標(biāo)，把應(yīng)收賬風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)口前移。其次，工程企業(yè)應(yīng)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，提高工程管理能力，以技術(shù)、專利等帶動(dòng)工程項(xiàng)目的承接，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，以實(shí)力帶動(dòng)合同付款條款的級(jí)次提升，減輕應(yīng)收工程款項(xiàng)后期管理的壓力。

三、把好合同簽訂關(guān)

合同是明確雙方權(quán)利與義務(wù)的法律文件，是收款的法律保障。合同執(zhí)行貫穿于項(xiàng)目執(zhí)行的全過(guò)程，工程項(xiàng)目合同簽訂前，任務(wù)承攬部門應(yīng)牽頭組織財(cái)務(wù)部門、工程管理部門、法律部門進(jìn)行合同評(píng)審，重要合同簽訂前需要專業(yè)律師或企業(yè)總法律顧問(wèn)嚴(yán)格把關(guān)，合同內(nèi)容一定要盡可能詳盡，以防范合同因約定不明確而形成拖欠的法律風(fēng)險(xiǎn)。

合同簽訂后，合同主管部門應(yīng)做好合同交底工作，將合同情況尤其是合同約定的付款條款、條件及時(shí)告知財(cái)務(wù)部門和有關(guān)管理部門。工程企業(yè)應(yīng)建立合同工程師管理職責(zé)制度（專職兼職均可），在合同執(zhí)行過(guò)程中對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、檢查，當(dāng)合同執(zhí)行條件發(fā)生變化時(shí)應(yīng)及時(shí)溝通，簽訂變更或補(bǔ)充合同，防止出現(xiàn)一旦對(duì)方無(wú)力支付欠款卻無(wú)法訴諸法律等情況的發(fā)生。

四、把好項(xiàng)目執(zhí)行關(guān)

工程項(xiàng)目合同通常約定在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中按雙方確認(rèn)的每月（或約定期間）完成工程量的一定比例支付工程進(jìn)度款項(xiàng)，因此工程進(jìn)度完成情況及進(jìn)度結(jié)算確認(rèn)對(duì)工程款的收取及是否形成應(yīng)收款項(xiàng)顯得非常重要。

控制工程進(jìn)度、保證工程質(zhì)量是收款的首要前提條件，是工程企業(yè)保市場(chǎng)、拓市場(chǎng)的基石。一方面，在項(xiàng)目開(kāi)始前，做好項(xiàng)目組織策劃，編制先進(jìn)的經(jīng)濟(jì)合理的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工方案，這樣既能合理的控制項(xiàng)目成本，也為項(xiàng)目順利執(zhí)行提供基礎(chǔ)；在項(xiàng)目執(zhí)行期間，各部門應(yīng)密切配合，通力合作，積極調(diào)配資源，合理組織生產(chǎn)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證按質(zhì)如期的向甲方交付工程項(xiàng)目。另一方面，項(xiàng)目管理相關(guān)人員在抓項(xiàng)目進(jìn)度、安全、質(zhì)量、管理等方面的同時(shí)，做好日常施工記錄資料的收集整理，原始記錄聯(lián)簽手續(xù)，當(dāng)合同約定的條件發(fā)生變化影響工程進(jìn)度和質(zhì)量時(shí)，應(yīng)取得甲方有關(guān)部門的簽字確認(rèn)，以免甲方以工期、質(zhì)量為由拖欠工程款，并及時(shí)將工程完工進(jìn)度及現(xiàn)場(chǎng)簽證的數(shù)據(jù)反映到相關(guān)部門，依據(jù)合同約定及時(shí)向甲方書面提報(bào)工程進(jìn)行情況，取得甲方相關(guān)部門對(duì)工程量確認(rèn)并簽字的資料，為按期收款創(chuàng)造條件。

工程項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，做好與甲方的收款溝通工作，在付款期限內(nèi)，及時(shí)發(fā)出書面收款資料，出現(xiàn)付款延期時(shí)，不能無(wú)條件、無(wú)原則地遷就對(duì)方，應(yīng)分析延期付款原因，找出應(yīng)對(duì)措施，應(yīng)本著合作、有理有據(jù)、有技巧的原則，有策略地將進(jìn)度款收回。

五、把好項(xiàng)目結(jié)算關(guān)

工程企業(yè)項(xiàng)目合同形式多樣，可分為固定總價(jià)合同、固定單價(jià)合同、按行業(yè)（地方）概預(yù)算為套定基礎(chǔ)的費(fèi)率合同及混合形式合同，因項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的變化因素較多，因此合同中雙方通常約定好涉及變更簽證的相關(guān)條款，無(wú)論以何種形式簽訂合同，工程結(jié)算人員在項(xiàng)目實(shí)施前應(yīng)認(rèn)真研究吃透結(jié)算條款約定，編制工程結(jié)算策略。

項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中有關(guān)材料設(shè)備的批價(jià)、工程量的核對(duì)、變更簽證的辦理、變更價(jià)款的確定、商務(wù)問(wèn)題的談判等工作，盡量在施工過(guò)程中及時(shí)收集資料、溝通解決。工程預(yù)結(jié)算管理人員在變更簽證的辦理工作中應(yīng)緊密聯(lián)系項(xiàng)目施工員、技術(shù)員，經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)變更，做好經(jīng)濟(jì)簽證工作。企業(yè)應(yīng)定期組織項(xiàng)目施工員、技術(shù)員進(jìn)行預(yù)結(jié)算知識(shí)的培訓(xùn)，讓他們了解和熟悉預(yù)結(jié)算管理，讓他們負(fù)責(zé)的變更簽證更加有效和規(guī)范，從而提高結(jié)算效率和效果，為按時(shí)收取款項(xiàng)提供保障。

工程竣工后，應(yīng)當(dāng)向甲方提交全面的工程款結(jié)算資料，避免甲方以工程企業(yè)未提交結(jié)算資料或提交的結(jié)算資料不全作為其拖欠工程款的理由，造成工程款的拖欠。

工程企業(yè)的結(jié)算是工程款項(xiàng)收取的依據(jù)，企業(yè)應(yīng)勤于簽證、精于結(jié)算和索賠，避免工程簽證款結(jié)算糾紛導(dǎo)致工程款拖欠風(fēng)險(xiǎn)。

六、完善信息系統(tǒng)，把好應(yīng)收賬款的核算關(guān)

工程企業(yè)的一個(gè)合同可能對(duì)應(yīng)于多個(gè)大型項(xiàng)目工程，一個(gè)項(xiàng)目工程也可能對(duì)應(yīng)于多個(gè)合同（如變更及補(bǔ)充合同），每個(gè)項(xiàng)目均需單獨(dú)進(jìn)行進(jìn)度結(jié)算和最終結(jié)算，每個(gè)結(jié)算進(jìn)程中均有可能產(chǎn)生應(yīng)收賬款，應(yīng)收賬款的核算除對(duì)應(yīng)到客戶外，還應(yīng)對(duì)應(yīng)到合同和項(xiàng)目，核算清晰的難度較大，核算不當(dāng)極易造成應(yīng)收賬款在賬面僅按掛賬單位反映、多筆承攬合同多個(gè)項(xiàng)目的欠款情況交叉在一起的混亂局面。因此，在信息化程度高度發(fā)達(dá)的今天，工程企業(yè)應(yīng)借助信息化管理手段，建立客戶單位信息管理系統(tǒng)，并將客戶單位管理信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算信息系統(tǒng)實(shí)行無(wú)縫銜接，在信息系統(tǒng)建立之初，業(yè)務(wù)部門和信息技術(shù)部門應(yīng)密切配合，認(rèn)真梳理流程和節(jié)點(diǎn)，從便于部門間的信息交流，便于核算和管理的角度建立先進(jìn)實(shí)用的信息系統(tǒng)，同步維護(hù)。應(yīng)收賬款的核算應(yīng)資料齊全，核算規(guī)范、清晰、準(zhǔn)確及時(shí)，清晰的應(yīng)收賬款核算為催收工作提供了有力的數(shù)據(jù)支持，從而為提高應(yīng)收賬款的管理效率奠定基礎(chǔ)。

七、把好日常管理關(guān)

（一）建立客戶檔案，實(shí)施動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)維護(hù)

企業(yè)應(yīng)定期召開(kāi)信用聯(lián)席會(huì)議，各業(yè)務(wù)部門對(duì)逾期賬款和超過(guò)信用額度的賬戶逐項(xiàng)進(jìn)行分析，對(duì)主要客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)及危險(xiǎn)客戶進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)新客戶的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行分析審閱；討論分析當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境下企業(yè)信用政策在執(zhí)行過(guò)程中遇到的困難，并根據(jù)未來(lái)市場(chǎng)展望及信用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)建立動(dòng)態(tài)的信用政策改進(jìn)預(yù)案。部門間相互溝通，根據(jù)日常記錄及會(huì)議評(píng)價(jià)結(jié)果，動(dòng)態(tài)維護(hù)客戶檔案，將信用風(fēng)險(xiǎn)減至最低。

（二）加強(qiáng)賬齡分析，按月實(shí)行全面信息及時(shí)反饋

工程企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門的管理和監(jiān)督職能，建立月賬齡分析制度，按傳統(tǒng)客戶市場(chǎng)、新興客戶市場(chǎng)、關(guān)聯(lián)方性質(zhì)及是否辦理竣工結(jié)算等分類進(jìn)行賬齡結(jié)構(gòu)分析，通過(guò)分析判斷客戶是否存在拖欠問(wèn)題，并建立預(yù)警臺(tái)賬，提前采取對(duì)策。預(yù)警臺(tái)賬及時(shí)反饋至業(yè)務(wù)部門，系統(tǒng)地做好應(yīng)收賬款的事后維護(hù)管理。

（三）遵循會(huì)計(jì)核算謹(jǐn)慎性原則，建立壞賬準(zhǔn)備金制度，及時(shí)核銷壞賬

壞賬準(zhǔn)備金制度是謹(jǐn)慎性原則在會(huì)計(jì)核算中的一個(gè)體現(xiàn)，一個(gè)企業(yè)無(wú)論制訂多么完善的應(yīng)收款回收制度，只要有商業(yè)信用的存在，就會(huì)不可避免地發(fā)生壞賬損失，因此，為使當(dāng)期的報(bào)表更加真實(shí)合理，企業(yè)應(yīng)建立壞賬準(zhǔn)備金制度，根據(jù)賬齡分析按比例或其他確定方法提取壞賬準(zhǔn)備，實(shí)際發(fā)生形成呆壞賬的事實(shí)時(shí)，按企業(yè)內(nèi)控程序辦理核銷手續(xù)，對(duì)已核銷的壞賬建立“賬銷案存”臺(tái)賬及后續(xù)催收辦法。

（四）加強(qiáng)存貨及存貨周轉(zhuǎn)率的分析，推動(dòng)工程結(jié)算

工程企業(yè)的存貨分兩部分，一是企業(yè)購(gòu)入的或以前工程結(jié)余的各類材料、設(shè)備等實(shí)物庫(kù)存資產(chǎn)，二是工程企業(yè)根據(jù)建造合同準(zhǔn)則確認(rèn)收入、成本、費(fèi)用、應(yīng)收和工程結(jié)算，核算過(guò)程中形成的已完工未結(jié)算的存貨，實(shí)質(zhì)是已完工程量超甲方已確認(rèn)工程量的部分，反映在會(huì)計(jì)核算的“工程施工”“工程結(jié)算”科目中，期末資產(chǎn)負(fù)債表中的此類存貨價(jià)值是該項(xiàng)目工程施工與工程結(jié)算的正向差值反映（負(fù)向反映在預(yù)收賬款中）。工程企業(yè)存貨周轉(zhuǎn)率變大，表明存貨變現(xiàn)率降低，一方面表明企業(yè)在物資供應(yīng)環(huán)節(jié)存在問(wèn)題，此時(shí)應(yīng)加強(qiáng)物資供應(yīng)的計(jì)劃管理和出入庫(kù)管理；另一方面表明企業(yè)的已完項(xiàng)目工作量未得到甲方的及時(shí)確認(rèn)，甲方對(duì)工作量未確認(rèn)有兩種結(jié)果，一是確認(rèn)時(shí)間差異，但最終會(huì)得到確認(rèn)，二是項(xiàng)目潛在虧損。

現(xiàn)時(shí)的存貨就是未來(lái)的應(yīng)收或損失，因此工程企業(yè)在加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理過(guò)程中，除了對(duì)賬面已形成的應(yīng)收款進(jìn)行分析外，還要對(duì)存貨進(jìn)行賬齡結(jié)構(gòu)分析，建立預(yù)警反饋機(jī)制，及時(shí)催促業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)已完項(xiàng)目工程結(jié)算和催收，及時(shí)核銷不能得到確認(rèn)的存貨，以真實(shí)計(jì)量企業(yè)的資產(chǎn)價(jià)值。

（五）落實(shí)定期對(duì)賬制度

企業(yè)根據(jù)甲方的不同信用等級(jí)采取電話、郵件、函證及去甲方實(shí)地對(duì)賬的方式進(jìn)行對(duì)賬，并做好對(duì)賬記錄和對(duì)賬資料的保存工作。開(kāi)展定期對(duì)賬除實(shí)時(shí)監(jiān)控應(yīng)收賬款的變化情況外，還可以有效地防止業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的舞弊和差錯(cuò)，避免或及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工截留、貪污企業(yè)工程款的行為，減少應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)，如以現(xiàn)金、承兌、匯票支付工程款時(shí)，在操作不規(guī)范的情況下均存在以上風(fēng)險(xiǎn)。

（六）落實(shí)責(zé)任，定期考核獎(jiǎng)懲

建立單位、項(xiàng)目一把手清欠負(fù)責(zé)制，應(yīng)收賬款的回收涉及市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、工程、結(jié)算、法律及財(cái)務(wù)等部門，是一項(xiàng)綜合性工作，需要各部門密切配合，因此企業(yè)應(yīng)制訂應(yīng)收款項(xiàng)清欠獎(jiǎng)懲制度，成立以一把手為組長(zhǎng)的應(yīng)收賬款回收領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，合理分工，明確職責(zé)，將與應(yīng)收賬款相關(guān)的有關(guān)職責(zé)落實(shí)到各個(gè)部門和人員，將應(yīng)收賬款的清欠與責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。

八、把好訴訟關(guān)口

工程企業(yè)應(yīng)建立總法律顧問(wèn)制度，樹(shù)立及普及必要的法律維權(quán)意識(shí)，用法律保護(hù)自己的合法權(quán)益。首先，在甲方出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)困難或經(jīng)營(yíng)陷入困境時(shí)，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真分析應(yīng)收賬款的可回收性，采用現(xiàn)金、承兌、應(yīng)收賬款換股權(quán)、應(yīng)收賬款置換企業(yè)有用資產(chǎn)等多種收款模式，有針對(duì)性地進(jìn)行催收，在保證企業(yè)資產(chǎn)不流失的前提下盡量避免介入訴訟，尤其對(duì)于雙方有長(zhǎng)期合作關(guān)系的客戶。其次，在日常工作中做好訴訟時(shí)效的延續(xù)與保護(hù)，防止失去訴訟時(shí)效。最后，在發(fā)現(xiàn)客戶經(jīng)營(yíng)不佳、重組、重大生產(chǎn)或安全事故跡象時(shí)，企業(yè)應(yīng)立即起動(dòng)法律決策程序，及時(shí)擬訂訴訟預(yù)案，包括代理人的選擇、建設(shè)工程款優(yōu)先受償權(quán)分析、代位訴訟權(quán)分析、對(duì)第三人到期債權(quán)執(zhí)行等執(zhí)行環(huán)境與執(zhí)行能力分析、財(cái)產(chǎn)保全等，把握訴訟時(shí)機(jī)，在訴訟預(yù)案經(jīng)公司權(quán)力決策機(jī)構(gòu)決策后予以實(shí)施，確保訴訟的成功和執(zhí)行的順利。

九、結(jié)束語(yǔ)

不同企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念、經(jīng)營(yíng)環(huán)境各不相同，企業(yè)應(yīng)從應(yīng)收賬款、存貨的形成原因出發(fā)，認(rèn)真研究應(yīng)收賬款、存貨的變化規(guī)律，考慮業(yè)務(wù)分布和權(quán)重、結(jié)算周期、掛賬性質(zhì)等因素，根據(jù)戰(zhàn)略需要，創(chuàng)新思維，在不同時(shí)期制定不同的信用政策及事前控制、事中管理、事后催收的工程款回收策略，把好事前、事中、事后幾個(gè)管理關(guān)口，加強(qiáng)預(yù)警監(jiān)督和執(zhí)行力管理，適度保持應(yīng)收賬款的比率，促使企業(yè)資金實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，保障企業(yè)的戰(zhàn)略實(shí)施和可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：中石化南京工程有限公司）