高校檔案智能管理系統(tǒng)應用研究

朱翰君

（福建對外經(jīng)濟貿(mào)易職業(yè)技術學院，福建福州350016）

高校檔案智能管理系統(tǒng)應用研究

朱翰君

（福建對外經(jīng)濟貿(mào)易職業(yè)技術學院，福建福州350016）

物聯(lián)網(wǎng)時代的到來標志著當今社會進入信息高速發(fā)展的階段，而檔案工作的傳統(tǒng)管理模式已不能滿足現(xiàn)狀。高校檔案智能管理系統(tǒng)是基于RFID技術設計開發(fā)的，其通過計算機管理日常檔案，大大減少傳統(tǒng)人工操作步驟，提高檔案人員的工作效率，提升整體管理水準，增強檔案服務功能。

物聯(lián)網(wǎng)；智能管理；RFID技術

隨著高校的體制改革，很多高校合并或擴大新校區(qū)，招生規(guī)模越來越大，高校的檔案信息也在逐年遞增。以往的檔案管理方法與技術已然不能完全適合當今檔案發(fā)展的需要，其所存在的不足和問題與日俱增。因此，建立以檢索迅速、查找方便、可靠性高、信息量大的檔案管理系統(tǒng)，不僅能提高高校檔案管理的利用率，也是信息化、科學化得以實現(xiàn)的重要途徑。

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀

作為學校管理的基礎性工作，高校的檔案管理在某種意義上體現(xiàn)了學校的管理水平；當今社會進入信息高速發(fā)展的階段，而作為教育前沿的各高校，在其管理模式上出現(xiàn)了管理方式、舉措嚴重不足等問題。因此，如何做好高校檔案管理工作，提高整體管理水準，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是擺在高校檔案管理者面前的重要任務。高校檔案管理的現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在如下幾點：

（一）檔案管理水平落后，信息化程度不高。

目前，多數(shù)高校檔案管理依然存在傳統(tǒng)人工操作管理方式，檔案從存放、借閱、盤點等步驟都需要經(jīng)過人工來實現(xiàn)。

（二）檔案服務功能單一

檔案使用功能單一，對管理、教書、育人等方面的影響還沒有全面深入，沒有建立起大學的檔案館門戶，對其所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及電子檔案無法發(fā)布，因此，檔案在師生心中的位置可有可無，成為“被人們遺忘的角落”。

（三）檔案實體保護不完善

由于檔案數(shù)量逐年遞增，檔案的日常管理工作繁瑣，效率不高。提檔與歸檔工作量大，既耗時又費力，不能快速按類區(qū)分檔案。

基于此種現(xiàn)狀，檔案管理方式亟需改革和創(chuàng)新，作為新興發(fā)展的智能識別技術與物料追蹤的RFID技術的急速成長，或許能夠完成檔案管理的智能化，擁有其他方式無法超越的卓越性。

二、RFID技術以及國內(nèi)外的運用案例

（一）RFID技術的定義與發(fā)展史

RFID射頻識別技術（RadioFrequencyIdentification）是發(fā)展于20世紀末的非接觸性的識別技術，是隨條形碼技術、光學字符識別技術、磁卡（條）技術、IC識別技術、音頻識別技術后的又一種自動識別技術。與條形碼技術相比，RFID技術還具備信息的存儲量足、可讀寫、安全性好、智能化等優(yōu)點。

英國是應用RFID技術最早的國家，在第二次世界大戰(zhàn)中，英國將它用作對空交戰(zhàn)時能夠分清敵我，防止產(chǎn)生錯誤攻擊。戰(zhàn)爭結束后，因為其費用高昂，RFID技術長期被軍方利用，沒有在其他領域得以發(fā)展。在對伊戰(zhàn)役期間，美國軍方采用了先進的RFID技術，對物料與軍事裝備實行相當精確的安排。一直持續(xù)到20世紀末，隨著計算機與芯片技術的廣泛使用，RFID技術先后被英國等國運用到車輛鐵路等領域中。近十年，隨著物聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，RFID技術急速成長，無論是對軍事還是民用領域上都開始得到各界普遍關注，尤其是在歐美等發(fā)達國家，RFID技術大批利用于物流管理、智能交通、零售行業(yè)、倉儲管理、食品溯源、資產(chǎn)管理等領域中，其新的應用范圍也在不斷擴大。

2006年，我國印發(fā)了《中國RFID技術政策白皮書》，RFID技術已然提升到國家產(chǎn)業(yè)鏈發(fā)展的政策高度；2008年末，多數(shù)公司引進RFID技術，逐漸發(fā)展由芯片標簽和設備制造到軟件開發(fā)集成等比較全面的產(chǎn)業(yè)鏈，根據(jù)研究人員統(tǒng)計，截至2008年，我國RFID創(chuàng)造的價值高達近80億元，而且保持快速發(fā)展的態(tài)勢。

（二）國內(nèi)外應用案例

RFID技術作為一種新興的識別技術，包括有動物識別、包裝/印刷、服裝、國防安全、機場安檢、鐵路車輛和貨運集裝箱識別、固定資產(chǎn)管理、門禁考勤管理、倉儲管理等，遍及各個行業(yè)，如表1所示。

在美國，由于采用了RFID技術，沃爾瑪每年節(jié)約大概83億美元，最主要的一部分是無需經(jīng)過人手對入庫的條形碼進行檢查，從而大大減少了人工操作步驟。RFID對超市的兩大難題起了積極的作用：如今僅是盜竊這一塊，沃爾瑪超市每年的營業(yè)虧損達到將近20億美元，像此類企業(yè)若每年能夠獲得這一數(shù)字的營業(yè)額度，就能夠在美國行業(yè)排行靠前。

在我國，采用RFID技術最成功的案例莫過于車輛調(diào)度系統(tǒng)了。鐵道部利用RFID技術完成調(diào)度的及時性、智能性，減少人員配備，增加資源的有效利用。2008年，北京奧運會門票史上首次采用了RFID防偽技術,入場者進入比賽場地時，僅需在檢票口刷一下持有的門票，RFID技術的運用，有效地提升了奧運門票的防偽功能和檢票速度。

表1 RFID技術的應用

RFID技術應用于圖書管理有近十年的歷史，當今全球僅有新加坡公立圖書館是全部利用RFID技術進行圖書管理的國家。每個公民能夠利用他們的有效證件到公立圖書館查找書籍，管理員將RFID標簽粘貼在每本書后，公民僅需要來到借閱機器前，輸入有效證件和密碼，將粘有RFID標簽的那面朝著界面，整個借閱的步驟即可完成，操作起來相當便捷。公民在歸還圖書時，能夠根據(jù)自己的實際情況，就近到任何一家國立圖書館的分館，他們來到自助借還書機器前，把需要歸還的圖書扔進去，這樣整個還書過程就可完成。我國圖書館工作者從2004年開始研究此項技術，集美大學誠毅學院圖書館是國內(nèi)首個利用RFID系統(tǒng)的圖書館，之后國家圖書新館、福建省圖書館、揚州市圖書館新館等逐個采用和投入使用RFID系統(tǒng)。

福建省檔案館現(xiàn)存檔案有100多萬卷，管理人員卻只有10個不到，這么少的人員要管理這么多的檔案非常困難。為了解決這一難題，檔案館引進了RFID技術和檔案實體安全認證系統(tǒng)，不僅能取代傳統(tǒng)的手工錄入方式，大大提高工作效率，而且為提高檔案的管理水平，增強檔案的安全保證體系給予了極大的支持。

三、RFID的系統(tǒng)架構

基于檔案管理中采用的RFID的優(yōu)勢，完成檔案管理中的自動化、智能化，而且極大增強了工作效率，從而有利于提高其管理質(zhì)量。RFID系統(tǒng)的實現(xiàn)主要由RFID讀寫器、四通道傳感器、手持移動終端、控制板、通道門禁、攝像機、溫濕度傳感器、客戶端及服務器、圓極化天線等組成。通過RFID桌面式讀寫器把相應的信息與電子標簽進行捆綁，捆綁后的電子標簽通過RFID移動終端進行盤點，用戶端經(jīng)過系統(tǒng)軟件把讀寫設備及手持終端信息存儲到后臺的數(shù)據(jù)庫中。溫濕度傳感器及攝像機實時監(jiān)控檔案室內(nèi)溫濕度變化及檔案流動情況反饋給系統(tǒng)，通過軟件警報參數(shù)設置，實現(xiàn)異常情況提醒等用途。其總體結構如圖1所示。

系統(tǒng)主要由數(shù)據(jù)庫與檔案智能管理系統(tǒng)兩部分組成。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)由檔案中心模塊與信息維護模塊兩部分構成。檔案中心數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是整個管理系統(tǒng)的大腦中樞，負責整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和各個子模塊間服務功能的實現(xiàn)；基礎信息維護模塊通過RFID設備、RFID標簽硬件設備，負責對檔案數(shù)據(jù)庫基礎信息進行導入導出。RFID讀寫器對基礎信息維護模塊預先輸入RFID標簽，抑或?qū)FID標簽里基礎信息維護輸入至數(shù)據(jù)庫中。

檔案智能管理系統(tǒng)由四部分組成：檔案的識別、日常維護、現(xiàn)場監(jiān)控及安全自控管理。自動識別系統(tǒng)主要通過標簽閱讀器實現(xiàn)對檔案的存放位置進行自動識別，從而大大提高管理員的工作效率；日常維護包含檔案的查詢、銷毀等日常工作；現(xiàn)場智能監(jiān)控模塊，負責檔案現(xiàn)場即時情況監(jiān)視，對現(xiàn)場借閱進行加強管理；安全自動控制模塊，負責整個檔案室異常報警和自動滅火控制的實現(xiàn)。

圖1 RFID系統(tǒng)功能模塊

檔案管理系統(tǒng)運用物聯(lián)網(wǎng)RFID技術及電腦軟件系統(tǒng)，參照其實際要求開發(fā)而成。系統(tǒng)從檔案的每個管理關節(jié)，將RFID技術充當信息貯存載體，將RFID芯片里的貯存檔案的基礎信息與記載利用情況。利用非接觸的RFID讀取器，精細對后臺數(shù)據(jù)庫進行匹配，全面完成檔案的信息化管理。并且通過系統(tǒng)用戶的權限分配，完成檔案的安全性監(jiān)控。

四、RFID技術在高校檔案管理流程中的功能運用

當今數(shù)字化建設已作為高校檔案管理的核心部分，利用RFID為每份檔案配上電子標簽，聯(lián)合有關的識別機器和軟件系統(tǒng)，將實物檔案展開安全監(jiān)控，完成實物檔案的“物聯(lián)網(wǎng)”模式，保證檔案管理的高度安全性。對RFID技術應用在高校檔案業(yè)務流程可分為四個部分，分別是檔案的存放、借還、盤點與安全管理。

（一）檔案的存放

大部分高校檔案館仍然保持著原先的文件分類、排序、裝訂等人工操作的步驟上，使得整個歸檔過程極為繁瑣。隨著RFID技術的引入，檔案管理人員只需利用RFID標簽對每個入庫的文件資料用不干膠進行粘貼，標簽可參照實際情況需要，輸入案卷題名、件號、類型、保管期限、責任者等基本內(nèi)容，然后檔案管理系統(tǒng)將參照資料的內(nèi)容，自動安排貯存位置。既提升了檔案管理人員的工作效率，同時也簡化歸檔流程。

（二）檔案的借還

多數(shù)高校檔案館還處在傳統(tǒng)人工借閱、歸還模式的步驟。利用RFID技術，在借閱檔案信息時，借閱者利用自助查詢一體機，能夠檢索到用戶要求查找的檔案資料，隨后用戶可根據(jù)檢索到的內(nèi)容，提交申請記錄，檔案終端管理系統(tǒng)在接收到用戶要求的內(nèi)容后，自行檢索該資料的儲存地點，且將該信息傳遞給移動終端管理平臺中。檔案管理員依照管理平臺上提供的信息掃描定位到檔案的具體貯存位置。在檔案交給借閱者前，通過移動終端分別讀取檔案的RFID標簽和存放位置電子標簽信息，系統(tǒng)將自動記錄借出時間和檔案信息，完成借閱。當歸還時，管理員經(jīng)過對借閱的檔案進行掃描，系統(tǒng)自動顯示出該檔案的相關情況，如有超期等問題，則根據(jù)系統(tǒng)提示的信息送回到原來的位置上，極大縮短了借閱者的借還時間。

(三)檔案的盤點

由于各高校的檔案數(shù)量與日俱增，在歸檔中難免存在擺放位置錯誤、擺放無序等一系列問題，給檔案的盤點造成一定的難度。隨著RFID技術的引入，能夠克服這些盤點所帶來的困難，其原理是RFID標簽具有穿透性的特點。它可以一次識別幾個RFID標簽，在利用RFID技術進行盤點時，僅通過手持式RFID閱讀器，挨著檔案柜掃描下，原來錄入在RFID標簽中的內(nèi)容全部顯現(xiàn)出來，針對那些不符合的內(nèi)容，由檔案管理員通過手持式RFID閱讀器當場校對，改正系統(tǒng)內(nèi)容或柜架信息，從而完成檔案的盤點工作，完全顯示出RFID的強大優(yōu)點：無接觸、迅速、多份檔案同步識別，極大提升了檔案管理者的工作效率。

（四）檔案的安全管理

盡管檔案安全的長期工作作為高校檔案工作重點，各種制度、法規(guī)、政策等也都強調(diào)檔案安全的重要性，可是目前的管理手段很難保證其安全性。通過RFID技術的使用，對檔案的使用情況進行管理、記錄借出信息，管理員授權檔案的“借出”或“歸還”狀態(tài)后出入庫將不會報警，否則此檔案將做報警處理并記錄報警檔案、報警時間等報警信息，有效保障檔案的實體安全。

五、結束語

當前，各高校的檔案管理利用RFID技術還不是很成熟。首先，無論是RFID標簽還是應用軟件系統(tǒng)，價格都比較高昂，檔案作為件的存放，肯定會需要數(shù)目眾多的RFID標簽，RFID的投資成本較高，因而需要我們綜合考慮各高校實際情況采取物廉價美的RFID技術。其次，RFID標準的問題現(xiàn)在還沒統(tǒng)一，這可能使產(chǎn)品的研發(fā)受到影響。產(chǎn)品的標準不同，將導致無法兼容，不同標準所生成的產(chǎn)品必將不一致，這在一定層面上使得我國RFID技術的應用范圍受到限制。第三，系統(tǒng)內(nèi)部相互沖突也是目前RFID技術存在的問題。第四，由于芯片變得更加復雜，他們受到攻擊的風險系數(shù)更高，安全問題日益突出，所以，RFID技術的安全與隱私問題也是目前面臨的主要問題?；谝陨纤狞c，盡管RFID技術在高校檔案事業(yè)的建設中有諸多優(yōu)勢，但迄今也無法得到廣泛應用。

智能檔案管理系統(tǒng)在高校的實施應用，從短期看，前期需要有軟硬件投入，包括閱讀器、電子標簽等，但從長遠來看，智能檔案管理系統(tǒng)的順利實施，對減少高校檔案館管理成本、有效保障檔案安全有重大意義，可以極大地提升高校檔案的工作效率，降低檔案工作的難度，實現(xiàn)快速、精確、高效、安全的檔案日常管理，有助于處理檔案管理工作中產(chǎn)生的諸多困難。伴隨著移動3G/4G技術、三網(wǎng)融合技術的日益普及，今后RFID技術將與電子商務、互聯(lián)網(wǎng)技術相結合，逐步地改變著人們傳統(tǒng)的生活、工作方式。相信不久的將來，高校檔案智能管理系統(tǒng)采用RFID技術將具有舉足輕重的影響，勢必得以普及。

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1673-0046（2015）4-0177-03