集中報銷信息平臺在海洋公司的應(yīng)用初探

中國石油集團工程技術(shù)研究院 潘兆華 常亮

為實現(xiàn)建設(shè)綜合性國際能源公司的戰(zhàn)略目標，集團公司積極探索與之相適應(yīng)的財務(wù)管理體系，并借鑒同行先進管理理念和方法不斷推進財務(wù)管理工作。目前，集團公司在財務(wù)職能管理上仍較多的受固有體制和傳統(tǒng)習慣的影響和制約，存在著用工總量大、組織層級多、操作流程缺乏統(tǒng)一規(guī)范、職能重復等問題，難以滿足集團公司未來長遠發(fā)展的要求[1]。為盡快縮短這些差距，提高財務(wù)管理工作水平，經(jīng)過多次調(diào)研與交流學習，在集中報銷業(yè)務(wù)上開展共享服務(wù)模式初步嘗試，升級網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，形成集團公司集中報銷信息平臺。

按照集團公司統(tǒng)一部署，中國石油集團海洋工程有限公司（以下簡稱海洋公司）積極部署、有條不紊地開展集中報銷信息平臺上線實施工作。作為綜合型的工程技術(shù)服務(wù)公司，公司業(yè)務(wù)點多、線長、面廣，重點是做好組織架構(gòu)、審批權(quán)限等信息的維護工作，確保范圍內(nèi)費用要素通過集中報銷信息平臺核算到位。所屬各單位認真落實相關(guān)文件精神，嚴密組織，推廣實施，最終于2013年2月圓滿完成集中報銷信息平臺上線工作。實施集中報銷既是集團公司建立國際化能源公司的總要求，也是海洋公司提升管理水平的內(nèi)在需要。因此，本文對集中報銷信息平臺在海洋公司的具體應(yīng)用情況進行初步探討，為以后公司財務(wù)共享中心的建設(shè)積累經(jīng)驗。

一、集中報銷概述

(一)集中報銷的含義

集中報銷業(yè)務(wù)即在共享服務(wù)中心利用公司集中報銷信息平臺，為業(yè)務(wù)招待、辦公、材料、動力等相關(guān)費用報銷。集中報銷信息平臺報銷流程：首先由員工發(fā)起報銷申請，財務(wù)人員對原始憑證進行審核，審核無誤后原始憑證附件資料掃描傳輸、經(jīng)過報銷審批和地區(qū)公司集中報銷人員抽查審核后，生成會計憑證、支付款項，最終生成報銷報告（見圖1）。

圖1 集中報銷流程圖

集中報銷信息平臺進一步規(guī)范報銷流程，在實際操作中減少人為操作錯誤概率，達到防范風險的目的。集中報銷信息平臺在網(wǎng)上報銷信息系統(tǒng)升級的基礎(chǔ)上，增加了公司卡管理、影像管理功能，集成ERP與FMIS融合系統(tǒng)、資金管理平臺、預(yù)算管理系統(tǒng)、銀企直聯(lián)等相關(guān)信息系統(tǒng)，其服務(wù)范圍涵蓋集團公司總部到基層單位，通過預(yù)算的額度控制、流程標準的統(tǒng)一和審批的集中，加強對費用的管控力度。這個集成化的共享服務(wù)系統(tǒng)與傳統(tǒng)的網(wǎng)上報銷相比，在報銷業(yè)務(wù)的發(fā)展上達到了新的高度。

(二)集中報銷信息平臺的發(fā)展趨勢

集中報銷信息平臺是共享服務(wù)中心建設(shè)的一項內(nèi)容，所謂共享服務(wù)中心，是將分散在各個地區(qū)公司的業(yè)務(wù)集中在一起統(tǒng)一辦理，提供標準化、專業(yè)化、自動化的服務(wù)，減少風險控制點、縮短管理流程、，提高工作效率。這項管理模式已在國際大石油公司普遍應(yīng)用，?？松谏鲜兰o80年代，挪威國家石油、殼牌、斯倫貝謝、雪佛龍、貝克休斯于上世紀90年代，BP在本世紀初均開始實施了共享服務(wù)中心建設(shè)，所以說共享服務(wù)是大勢所趨，是管理國際化的要求，是財務(wù)改革的方向和潮流，也是建設(shè)綜合性國際能源公司的要求。集團公司已把共享服務(wù)從概念階段進入到實踐階段，這不僅是集團公司提升管理的重要舉措，更為今后集團公司共享服務(wù)中心的建設(shè)積累經(jīng)驗，奠定良好的基礎(chǔ)。

二、公司集中報銷信息平臺實施情況及存在問題

按照集團公司的有關(guān)要求，海洋公司積極部署、強化組織，有條不紊的做好集中報銷信息平臺上線實施的各項工作。首先，成立領(lǐng)導小組及實施工作小組，負責協(xié)調(diào)各單位資源、部署工作計劃、落實工作進度和監(jiān)控工作質(zhì)量。其次，制定詳細的實施方案，明確實施范圍、規(guī)劃實施時間、設(shè)定報銷崗位、確定內(nèi)部培訓宣貫計劃、收集初始化數(shù)據(jù)、部署上線實施工作。再次，積極組織內(nèi)部培訓、宣貫工作。2012年12月采用視頻方式在公司層面對全體員工進行了培訓；2013年1月所屬各單位就本單位實際進行針對性的培訓宣貫。最后，妥善推進集中報銷上線實施工作。2012年11月，公司完成大司庫、集中報銷系統(tǒng)的初始化工作；12月完成預(yù)算數(shù)據(jù)分解發(fā)布、電子簽名制作、軟證書安裝工作；2013年1月，2家試點單位集中報銷信息平臺正式上線；2013年2月，集中報銷信息平臺全面上線。

自集中報銷信息平臺上線運行以來，通過不斷對報銷系統(tǒng)的完善和改進，現(xiàn)集中報銷信息平臺已基本運行平穩(wěn)，能夠滿足海洋公司各級單位核算的要求，但在實際應(yīng)用中仍然存在較多的問題需要改進。

(一)生成付款憑證時不同科目的費用不能進行多條信息合并，增加結(jié)算負擔

部分單位反映如下問題，財務(wù)人員在“營運資金——集中報銷”模塊生成付款憑證只能同一費用科目信息對應(yīng)生成一個憑證，不同費用科目信息不能合并生成憑證，增加了財務(wù)人員的工作量。另外，在“營運資金——憑證制作”模塊報銷單列表中，因為沒有顯示報銷金額，單據(jù)較多，不易查找。

(二)為使單據(jù)掃描后可清晰顯示票據(jù)內(nèi)容，粘貼票據(jù)造成紙張資源浪費

在掃描環(huán)節(jié)，各單位普遍反應(yīng)因為票據(jù)金額、紙張大小、票據(jù)類型的不同，按照粘貼票據(jù)要求，對一定金額以上的票據(jù)或特殊票據(jù)掃描后要全部顯示票面內(nèi)容，這樣經(jīng)常出現(xiàn)整張粘貼單只能粘貼一張票據(jù)的情況，造成紙張資源浪費。

(三)系統(tǒng)嚴重依賴信息技術(shù)支持，缺少故障應(yīng)急機制

有些員工反映，一旦影像掃描系統(tǒng)發(fā)生技術(shù)故障，報銷人員便無法登錄網(wǎng)頁、審批人無法審批、單據(jù)不能打印等狀況，一旦因服務(wù)器問題導致不能登陸網(wǎng)頁將會影響所有費用報銷的停滯，同時資金支付也將受到影響。若由于系統(tǒng)原因影響費用資金支付的，應(yīng)迅速匯同技術(shù)人員排查問題、及時解決，保證資金支付及時性。

三、優(yōu)化集中報銷信息平臺幾點建議

(1)建議集中報銷信息平臺同資金平臺一樣，可以幾條代辦業(yè)務(wù)一起做在同一個憑證里。

(2)建議掃描設(shè)備中可以增加照相器材，對于特殊票據(jù)需要票據(jù)內(nèi)容全部顯示的，可以使用照相器材把影像傳入報銷系統(tǒng)中，節(jié)約紙張。

(3)針對影像掃描系統(tǒng)一旦出現(xiàn)技術(shù)故障的特殊情況，建議應(yīng)當建立手工報銷業(yè)務(wù)應(yīng)急方案。若公司網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障、系統(tǒng)服務(wù)器硬件或系統(tǒng)軟件出現(xiàn)問題，技術(shù)人員可以立即查明原因進行維修。若故障期間遇緊急支付事項的，或故障若不能及時解決，則即可通過手工報銷流程進行報銷業(yè)務(wù)的處理。

集中報銷信息平臺的應(yīng)用極大推動了海洋公司財務(wù)管理工作，上線以來成績雖已初見成效，但后期推進工作仍任重而道遠，我們要不斷發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題，提出意見及建議，持續(xù)改進不斷完善，為實現(xiàn)集中報銷信息平臺達到為集團公司建設(shè)具有中國石油特色的財務(wù)共享服務(wù)中心的目標而努力。

[1]任旭東.中石油“集中報銷平臺”體系研究[D].吉林大學，2013

[2]劉小龍.企業(yè)集團構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的實踐研究[J].新會計，2013（8）：50～52

[3]周俊麗.中國石油企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)的探索與實踐[J].中國石油財會，2013（2）：10～11