淺議中職學籍檔案管理面臨的問題及對策

王維祥

（紅河州財經學校 云南個舊 661000）

淺議中職學籍檔案管理面臨的問題及對策

王維祥

（紅河州財經學校 云南個舊 661000）

中職學校學籍檔案是人事檔案的重要組成部分，是學校進行教學管理、考察、培養(yǎng)人才的第一手原始資料，也是用人單位在選拔、聘用人才的重要依據。近年來，我國中職學生數量隨著擴招逐漸增多，學生的學籍檔案也逐年遞增，如何加強中職學生學籍檔案管理是新時期一項非常重要的工作。

中職學籍檔案 面臨的問題 對策

近年來，隨著中職學校擴招，學籍檔案的數量也大量增多。但由于部分中職學校對學籍檔案管理還不是十分重視，缺乏科學的管理方法。因此，學籍檔案信息資源遠遠不能滿足中職學校教育教學以及服務社會的要求。那么，如何科學管理和利用學籍檔案，是當前各中職學校檔案管理工作者們需要考慮的一個問題。

1.中職學校學籍檔案管理面臨的問題

學籍檔案是中職學校重要的信息資源，它具有形成周期性和內容廣泛性的特點。學籍檔案是學生在校期間接受教育教學過程中直接形成的具有保存價值的文字材料，要求檔案管理人員以嚴謹的態(tài)度及時對學籍檔案材料進行收集、整理、歸類、登錄、存檔，并于學生離校后移交檔案室，作統(tǒng)一永久存檔。主要包括：

1.1 入學通知書、中考成績單

1.2 在校期間的各科成績

1.2.1 每學期的各科成績（包括實習、實驗成績）

1.2.2 每學期不及格課程的補考成績

1.2.3 畢業(yè)前的補考成績

1.2.4 未能按時畢業(yè)者的畢業(yè)后補考成績

1.2.5 各科技能考核、考證考級成績

1.3 學籍變異，包括休學、復學、留級、退學、轉學等情況的原始記載

1.4 課程免休、免考申請證明、審批材料

1.5 在校期間獎懲情況的原始文件

1.6 畢業(yè)生成績匯總表

1.7 畢業(yè)生花名冊及畢業(yè)證書號碼

但是，中職學校學籍檔案管理中存在著一些問題。一是學校領導對學籍檔案不夠重視；二是一些學生和教師對學籍管理缺乏正確的理解，學生只把自己作為學籍管理中的一個被動對象；三是教師視學籍管理為教學管理部門的事，與己無關，且有些教學管理人員的責任心、事業(yè)心不夠強，對有關學籍管理的規(guī)章制度不了解，不重視，也不認真學習專業(yè)知識，這在一定程度上影響了學校學籍檔案管理的質量；四是部份教師對學生違紀現象不聞不問或隱瞞實情，對嚴重違紀問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題時有發(fā)生。長此以往，致使學生學籍檔案管理制度等校紀校規(guī)形同虛設，影響正常的學校學籍檔案的形成。

2.產生問題的原因

2.1 中職學校主要是通過新生入學后軍訓、發(fā)放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育。針對新生由初中進入中職學校后的學習方法、如何與人相處、心理健康及思想政治工作等方面沒有進行入學教育，存在入學教育不到位的問題，致使新生入學后面對新的學習生活很難適應，容易產生退學情緒，學習生活不穩(wěn)定，在入學不到半年就出現退學現象，而且往往需要很長時間才能進入正常的中職學習生活中。

2.2 現在大部分中職學校的學籍管理手段還比較落后。中職學籍管理仍以各部門而進行的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了許多工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，滿足不了新時期中職學校教育教學發(fā)展的需要。

2.3 上級主管部門以及中職學校的職能部門對學生檔案數據要求越來越全面、詳細、快捷、準確，且需求量日益頻繁。但由于開學時的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使職能部門和學生都不重視學籍注冊工作，在填寫相關信息時不認真不仔細，使得上級領導及職能部門需要學籍檔案數據時查閱不到所需要信息數據。

3.如何提高中職學籍檔案管理的科學化水平

為貫徹落實《中華人民共和國教育法》、《檔案法》，嚴格執(zhí)行《云南省中等職業(yè)學校學籍管理暫行規(guī)定》的規(guī)定，中職學校要認真做好學籍檔案的管理工作。

3.1.學校領導重視是搞好學籍檔案工作的前提

切實加強檔案工作的領導，依法把檔案工作納入目標管理，提高檔案工作在中職學校的地位，切實解決檔案工作中所必需的人力、物力、財力問題。按照《檔案法》要求，保障檔案事業(yè)科學化、規(guī)范化、制度化建設。舍得財力投入，配置檔案密集架、計算機、空調、復印機、除濕器、滅火器等重要設施。開展檔案行政執(zhí)法，這樣既可以宣傳檔案工作，又可以提高檔案行政執(zhí)法的力度。

3.2.規(guī)范管理，樹立服務于教育教學的觀念

根據《檔案法》及檔案管理規(guī)定，建立健全科學的管理制度是搞好學籍檔案管理工作的基礎。學籍管理應以各學生管理處為主，實行過程管理。隨著中職學校招生規(guī)模不斷擴大的需要，以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育、心理健康等，樹立服務于教育教學的觀念，進一步增強服務功能。

3.3.建立信息化的學籍檔案管理平臺

現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學、規(guī)范的學籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生人數的不斷擴大，校校合作、校企合作日益增多，傳統(tǒng)的檔案管理也無法保證工作順利進行，應使用計算機進行信息化學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統(tǒng)，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立中職學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統(tǒng)計分析。根據用戶權限的設置，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規(guī)范化。

3.4 制定嚴格的學籍檔案日常管理和查閱制度

中職學校必須設立專門的學籍資料管理人員，負責處理學籍資料的整理、歸類和輸入電腦，進行數據處理。成立獨立的學籍資料檔案室，該檔案室是貯存各種學籍資料文件、各年級學生學籍檔案的重要場所，任何人未經部門領導或學籍資料管理員允許，不得翻閱各種文件和資料，以確保文件和資料的保密性。所有學籍檔案文件、資料的入檔、保管、查閱由管理人員負責，每學期必須進行一次全面清查、需要查閱的文件、資料，應由主管領導批準后，辦理查閱手續(xù)。各類學籍檔案管理文件、資料應按類合理放置，做到整齊、易查找。如有丟失，應及時報告，并補回。加強管理，切實做好防火、防盜、防水、防蟲等安全工作。

3.5 通過各種途徑提高學籍檔案管理人員素質

中職學校對學籍檔案管理人員的素質要求越來越高，因此應加強學籍檔案管理人員自身素質建設，包括職業(yè)道德和專業(yè)水平的提高，應定期對檔案管理人員進行在職培訓或脫產培訓，及時學習新的教育政策、檔案法規(guī)和文件，了解掌握現代化管理技術、方法和新形勢下的學籍檔案管理特點，加強專業(yè)理論知識和計算機應用等知識的學習，增強實際運用和操作能力，逐步提高中職學校學籍檔案管理隊伍的整體素質水平。

中職學校學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業(yè)務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專業(yè)學科知識，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業(yè)道德和團隊合作精神。學籍檔案管理人員只有努力學習，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高學籍檔案管理水平，使學籍檔案管理在中職學校培養(yǎng)人才中發(fā)揮越來越大的作用。