高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)初探

袁鐵彪

（天津大學(xué)仁愛(ài)學(xué)院 天津 301636）

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)初探

袁鐵彪

（天津大學(xué)仁愛(ài)學(xué)院 天津 301636）

教學(xué)檔案是綜合評(píng)價(jià)高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)，可以真實(shí)地反映高校的教學(xué)活動(dòng)。本文從高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問(wèn)題出發(fā)，提出應(yīng)用信息化技術(shù)是解決相應(yīng)問(wèn)題的關(guān)鍵，并對(duì)教學(xué)檔案的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行了初步設(shè)計(jì)。

教學(xué)檔案 信息化 管理系統(tǒng)

高校教學(xué)檔案是反映高校教育教學(xué)過(guò)程的原始記錄，主要包括日常教學(xué)文檔類（成績(jī)單、點(diǎn)名冊(cè)、樣卷、試卷、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)等）、專業(yè)建設(shè)類（師資、課程、教材等）。教學(xué)檔案可以全方位的反映高校的辦學(xué)過(guò)程，是綜合評(píng)價(jià)高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)，因此教學(xué)檔案管理工作就成為高校管理工作的重要組成部分。隨著教育體制改革的深化，教學(xué)檔案管理工作在教學(xué)與科研中的地位越來(lái)越重要，是真實(shí)還原高校歷史面貌的重要工作。為了提高教學(xué)檔案管理水平，保證教學(xué)檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化，各高校都在積極探索先進(jìn)的管理辦法，而將現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)檔案管理工作中，便成為首選之策。

一、高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題

雖然各高校教學(xué)檔案管理工作已經(jīng)形成了一套適應(yīng)本校教學(xué)運(yùn)行的管理體系，但隨著教育改革的深化和信息技術(shù)的發(fā)展，原有的體系在管理過(guò)程中已出現(xiàn)乏力的現(xiàn)象，其中以下問(wèn)題較為突出。

1.教學(xué)檔案由于門類紛繁復(fù)雜，多以手工操作的手段完成收集、整理、統(tǒng)計(jì)、檢索的工作。正因?yàn)槭止げ僮鞯姆彪s，取閱檔案便成了一項(xiàng)惱人的工作，無(wú)人愿意為之。

2.教學(xué)檔案具有一定的特殊性，由于其服務(wù)于教學(xué)管理的職能，所以會(huì)經(jīng)常被調(diào)用，而教學(xué)檔案多為紙質(zhì)文件，多次使用后會(huì)對(duì)其造成損壞，不利于長(zhǎng)期保存。

3.教學(xué)檔案管理人員流動(dòng)性大，多為教務(wù)人員或教師兼職，當(dāng)出現(xiàn)職務(wù)變動(dòng)時(shí)就會(huì)出現(xiàn)短時(shí)間的斷檔，大大的影響了檔案工作的穩(wěn)定性和系統(tǒng)性。

為了解決這些問(wèn)題，可將現(xiàn)代信息化技術(shù)引入教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，以信息化技術(shù)代替人力，以系統(tǒng)來(lái)彌補(bǔ)人員變動(dòng)中出現(xiàn)的真空。

二、教學(xué)檔案信息化的目標(biāo)

教學(xué)檔案信息化的目標(biāo)在于用信息技術(shù)解決教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題，即將教學(xué)檔案管理置于數(shù)字化信息平臺(tái)之上，不僅可以提高工作效率，保障工作質(zhì)量，對(duì)教學(xué)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，還可以調(diào)高教學(xué)檔案的利用率，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的問(wèn)題，迅速制定出行之有效的處理方案。

三、推進(jìn)高校教學(xué)檔案信息化的具體實(shí)施方案

推進(jìn)高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)是高校管理良好發(fā)展的實(shí)際需求，為了能更好更快的建立信息化的管理模式，我們可以從以下幾個(gè)方面著手。

（一）樹(shù)立信息化的管理觀念，健全管理制度

在傳統(tǒng)的管理模式中，教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)紛繁復(fù)雜的工作。長(zhǎng)期的手工操作，磨滅了管理人員的工作積極性，也是他們的思維變得守舊，有些時(shí)候不愿意新的事物出現(xiàn)在管理過(guò)程中，這是不可取，因?yàn)橹挥胁粩喔鹿芾砝砟睿艜?huì)提高管理水平，所以樹(shù)立信息化的管理觀念是首要條件。在此之上，將原有的管理制度去繁從簡(jiǎn)，整理出一套快捷的管理流程，在此流程之上健全管理制度，為研發(fā)符合本校實(shí)際情況的管理系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。

（二）根據(jù)實(shí)際需求情況，研發(fā)自有教學(xué)檔案管理系統(tǒng)

為了提高教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，使管理人員從繁重的手工操作中解放出來(lái)，學(xué)校的教學(xué)主管部門要從一線工作人員的需求出發(fā)，自主研發(fā)管理系統(tǒng)。

管理系統(tǒng)應(yīng)具有以下功能：

1.角色權(quán)限設(shè)置：由于各級(jí)用戶的職務(wù)和需求的不同，應(yīng)將系統(tǒng)進(jìn)行模塊化設(shè)置，不同級(jí)別享有不同權(quán)限，可根據(jù)各校的實(shí)際情況進(jìn)行分類，一般分為校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處管理員、各學(xué)院教學(xué)部管理員、教師等用戶。

2.角色的基本功能

（1）校領(lǐng)導(dǎo)：具有查詢統(tǒng)計(jì)的權(quán)限，為制定相關(guān)決策提供必要的依據(jù)。

（2）教務(wù)處管理員：具有系統(tǒng)的全部權(quán)限，負(fù)責(zé)對(duì)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)，負(fù)責(zé)監(jiān)督各學(xué)院、教學(xué)部教學(xué)檔案收集，審查檔案是否達(dá)標(biāo)。

（3）各學(xué)院教學(xué)部管理員：負(fù)責(zé)在線收集、匯總本部門的教學(xué)檔案，審查教師提交的檔案是否達(dá)標(biāo)，可查詢統(tǒng)計(jì)本部門的檔案信息。

（4）教師：負(fù)責(zé)提供所授課程的教學(xué)檔案，并將其制作成電子文檔上傳到系統(tǒng)。

3.教學(xué)檔案在線借用：各級(jí)管理人員、教師可根據(jù)需求在線填寫(xiě)借用申請(qǐng)，由各級(jí)管理員進(jìn)行審核，如可借閱，便將所需檔案的電子文檔檢索出來(lái)發(fā)送到借用者的個(gè)人客戶端。

4.教學(xué)檔案借用分析：可根據(jù)月、學(xué)期、學(xué)年為單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)各教學(xué)檔案的借閱量進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，從結(jié)果中可以反映出借用人所關(guān)注的問(wèn)題，學(xué)校可針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查研究，制定相應(yīng)方案。

通過(guò)以上功能基本解決了教學(xué)檔案收集借閱難的問(wèn)題，初步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的無(wú)紙化，逐步建立起一套權(quán)責(zé)分明、行之有效的信息化管理模式。

（三）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，升級(jí)系統(tǒng)

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的使用，通過(guò)收集一線管理人員的所反映的使用中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，使該系統(tǒng)更符合實(shí)際工作的需求。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化高速發(fā)展的今天，高校的教學(xué)檔案管理不能安于現(xiàn)狀，信息化技術(shù)的應(yīng)用已成為大勢(shì)所趨。作為管理人員我們要做的就是從細(xì)節(jié)出發(fā)，將信息化技術(shù)應(yīng)用到日常管理工作中，從手工操作中解放出來(lái)，將更多的精力投入到教學(xué)檔案的分析工作中去，從而更好的服務(wù)于高等教育事業(yè)。

［1］周瑋畢鴻雁.高校教學(xué)檔案信息化管理研究［J］.中國(guó)校外教育2013（7）

［2］何淑娟.高校教學(xué)檔案信息化初探［J］.經(jīng)濟(jì)師.2009（08）

［3］張寧.高校教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策研究［J］.產(chǎn)業(yè)與科技論壇.2012（14）

作者介紹：

袁鐵彪，天津大學(xué)仁愛(ài)學(xué)院教務(wù)處研究實(shí)習(xí)員，研究方向：高校教學(xué)管理。