基于SAP系統(tǒng)的備件管理模式在汽車制造業(yè)中的應(yīng)用

郭東棟

（北京奔馳汽車有限公司，北京 100176）

一、項(xiàng)目背景

隨著新廠區(qū)的建設(shè)，北京奔馳設(shè)備維護(hù)中心已在原有基礎(chǔ)上形成3個主要業(yè)務(wù)部門：一工廠維修車間、MRA1維修車間、發(fā)動機(jī)工廠維修車間。在備件管理方面，各維修團(tuán)隊(duì)獨(dú)立進(jìn)行備件的采購，而且都有自己的庫房。備件的庫存管理基本都是靠Excel表格來實(shí)現(xiàn)，通過人力維護(hù)。實(shí)踐表明這種方式存在效率低、易出錯、信息不能共享的不足，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的需求，因此新成立了備件管理部門，新部門以SAP-iPro系統(tǒng)為基礎(chǔ)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)。

SAP-iPro是SAP企業(yè)管理軟件的一個重要組成部分，針對設(shè)備維修部門，主要使用PM模塊和NPM模塊。PM模塊是面向設(shè)備管理與維護(hù)的工廠維護(hù)模塊，NPM模塊是面向庫房備件管理的非生產(chǎn)性物料模塊。

二、備件管理現(xiàn)狀

1.備件采購

原備件采購流程：根據(jù)現(xiàn)場需要提出備件需求；在CBFC系統(tǒng)中申請；各級領(lǐng)導(dǎo)審批；審批完成產(chǎn)生PO；合同授權(quán)；供應(yīng)商送貨；CBFC系統(tǒng)中收貨；財務(wù)結(jié)賬。其中領(lǐng)導(dǎo)審批時間比較長，一般為1個月左右。合同授權(quán)時間更長，一般為3個月左右。導(dǎo)致采購一批備件的周期大約為半年，整體效率比較低。此外，采購周期越長意味著庫存?zhèn)浼?shù)量越多。

2.與PM結(jié)合方面

之前的維修工作要用備件時，需要維修工去庫房尋找，耗時長，效率低。

3.庫存管理方面

維修中心在下轄一工廠維修時，由于每個工廠的備件庫房條件不同，備件編號多種多樣，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使備件管理混亂，領(lǐng)用不便。

三、iPro系統(tǒng)的優(yōu)勢

iPro系統(tǒng)NPM模塊的上線，使得庫存?zhèn)浼贐BAC范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，甚至部分備件的資源可以與戴姆勒全球?qū)崿F(xiàn)共享（圖1）。

圖1 iPro的NPM模塊

1.采購流程標(biāo)準(zhǔn)化，縮短審批流程

iPro的NPM模塊整合了原有CBFC的審批流程，將維修部門、采購部門、財務(wù)部門的審批流程進(jìn)行了優(yōu)化，根據(jù)不同采購方式、不同金額提供了不同的審批方案，實(shí)現(xiàn)審批流程的高效率運(yùn)作。

維修部門內(nèi)部以該系統(tǒng)為基礎(chǔ)重新規(guī)范內(nèi)部備件采購的流程，制定對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)文件，明晰采購控制員、工程師、庫房管理員的職責(zé)范圍，提升團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的效率。

2.備件領(lǐng)用的標(biāo)準(zhǔn)化，與PM模塊的交互

采用iPro的預(yù)防性檢修PM模塊進(jìn)行設(shè)備維修工作時，維修工人需將故障信息錄入系統(tǒng)，并打印維修工單。如果要用備件，需要打印領(lǐng)料單，在PM系統(tǒng)中做備件預(yù)留，然后去庫房領(lǐng)備件。PM會將備件預(yù)留需求關(guān)聯(lián)到NPM系統(tǒng)中，庫房管理員會在NPM系統(tǒng)中收到對應(yīng)信息。同時，領(lǐng)料單上有備件的名稱、型號、庫存位置等信息。庫房管理員收到預(yù)留備件信息后，準(zhǔn)備好備件，并在NPM系統(tǒng)中更改對應(yīng)的庫存數(shù)量，辦理出庫手續(xù)。維修工人拿領(lǐng)料單到庫房，核實(shí)備件信息無誤后取走對應(yīng)備件。

3.備件信息的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)全廠共享

iPro的NPM模塊投入使用中非常重要的一項(xiàng)工作就是備件數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。每種備件都需要有一個單獨(dú)的代號，戴姆勒稱為SRM號，北京奔馳內(nèi)部稱為MCNP號，它是備件在系統(tǒng)中的唯一識別代碼。此外，對于每種備件，系統(tǒng)都需要提供如下信息：中文描述、英文描述、庫存位置、供應(yīng)商、制造商、最高庫存、起訂點(diǎn)、庫存數(shù)量、不含稅價格，并且對字符長度有限制。其中，關(guān)于庫存位置已經(jīng)制定了一套標(biāo)準(zhǔn)化的定義方式，保證不同廠區(qū)的庫房不同備件的庫存位置都是同樣的定義方式。這些工作是北京奔馳維修部門實(shí)現(xiàn)備件統(tǒng)一管理的前提。

備件數(shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)整理完畢后，形成了北京奔馳維修部門的一個備件數(shù)據(jù)庫，各分廠車間可以共享。整理過程中，消除了備件重復(fù)冗余的信息，保證了數(shù)據(jù)的唯一性。在此基礎(chǔ)上，繼續(xù)整合之前各部門分別與供應(yīng)商簽訂的框架合同，消除重復(fù)簽訂框架的備件條款，保障常用備件的快速采購?fù)ǖ?，避免重?fù)工作，提高效率。如果一種備件在幾個廠區(qū)都有庫存，在iPro系統(tǒng)的用戶查詢界面，操作者不僅可以看到自己廠區(qū)的備件庫存信息，也可以看到其他廠區(qū)的對應(yīng)信息，在有些情況下，這種信息的呈現(xiàn)特別重要。

四、系統(tǒng)上線的實(shí)施過程

北京奔馳的iPro系統(tǒng)于2012年正式啟動，其中NPM模塊于2013年底在一工廠維修和發(fā)動機(jī)工廠維修順利上線并取得成功。2014年開始為MRA1廠區(qū)的NPM模塊上線做準(zhǔn)備，至5月26號，MRA1廠區(qū)的NPM也已上線并投入使用。本文就以MRA1上線為例，介紹系統(tǒng)上線實(shí)施的過程（圖2）。

圖2 iPro系統(tǒng)計(jì)劃實(shí)施表

在人員方面，由德國戴姆勒外專提供技術(shù)支持，并對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。中國戴姆勒分公司的IT相關(guān)部門人員提供協(xié)調(diào)和部分支持工作。備件管理部門負(fù)責(zé)整個項(xiàng)目的實(shí)施運(yùn)行。此外，還有采購部門和CBFC系統(tǒng)小組相關(guān)人員的支持。MRA1項(xiàng)目的實(shí)施過程分為如下幾個方面。

1.人員培訓(xùn)和硬件保障

德國戴姆勒專家組織對北京奔馳維修的物料控制員進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用方面的培訓(xùn)，教授系統(tǒng)的運(yùn)作流程，與其他業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，及備件采購和備件管理在系統(tǒng)中應(yīng)如何操作。物料控制員掌握對應(yīng)操作后，組織培訓(xùn)庫房管理員，教授庫房管理所需要的出庫、入庫和庫房盤點(diǎn)等技能。

備件中心負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)上線實(shí)施的具體工作，初期需要確認(rèn)MRA1各廠區(qū)庫房電腦是否都能正常工作、是否都已經(jīng)安裝最新版本的iPro、每個用戶是否都有賬號并獲得對應(yīng)權(quán)限、每個庫房是否都已經(jīng)有打印機(jī)并正確設(shè)置、庫存位置是否已經(jīng)規(guī)范化、庫房盤點(diǎn)備件數(shù)量等內(nèi)容。

2.物料主數(shù)據(jù)收集

物料主數(shù)據(jù)即備件數(shù)據(jù)信息。每一種備件需要提供如下信息 ：MRP區(qū)域、庫房位置、物料編號、物料控制員、英文描述、中文描述、庫存位置、供應(yīng)商、制造商、型號、訂貨號、單位、最高庫存、起訂點(diǎn)、庫存數(shù)量、不含稅單價等，每種信息都有不同的長度或者字符規(guī)范要求。

4個廠區(qū)的物料控制員分別將數(shù)據(jù)匯總給整理人員，整理人員首先檢查各項(xiàng)信息是否符合規(guī)范，進(jìn)行整合并查漏補(bǔ)缺。然后對各車間數(shù)據(jù)進(jìn)行自我篩選，刪除掉各車間內(nèi)部的重復(fù)數(shù)據(jù)，以保證各車間提供數(shù)據(jù)的唯一性。接著將4個車間的數(shù)據(jù)合并，進(jìn)行重復(fù)項(xiàng)篩選，查找不同車間的相同備件，賦予其不同的MRP區(qū)域、庫房位置、物料控制員、庫存位置等信息，表示他們屬于不同車間，但是物料編號、英文描述、中文描述、供應(yīng)商、制造商、型號、訂貨號、單位等信息都保持一致。然后與之前iPro系統(tǒng)中已有的一工廠、發(fā)動機(jī)工廠的物料進(jìn)行匹配，查找已有備件的物料編號，將系統(tǒng)中已有的物料編號賦予MRA1的物料主數(shù)據(jù)。再將沒有獲得物料編號的數(shù)據(jù)部分與MRA1工廠的框架合同進(jìn)行匹配，獲得框架合同中對應(yīng)的物料編號。最終還沒有物料編號的，由整理人員給予新編號碼。系統(tǒng)上線前夕，將物料主數(shù)據(jù)反饋給各車間MRPController進(jìn)行最終的盤庫，確認(rèn)庫存位置、最高庫存、起訂點(diǎn)、庫存數(shù)量的信息。經(jīng)過最后整理，在系統(tǒng)正式運(yùn)行的前1天，將最終版本的物料主數(shù)據(jù)上傳至iPro系統(tǒng)并投入使用（圖3）。

MRA1項(xiàng)目備件條目共20202項(xiàng)。其中與一工廠和發(fā)動機(jī)工廠重復(fù)的備件條目為1120項(xiàng)。整理過程中，各部門內(nèi)部篩選重復(fù)項(xiàng)，刪除掉的條目總數(shù)為2166項(xiàng)。

1個物料編碼使得重復(fù)的框架合同條款得以顯現(xiàn)，整理的過程中只能保證主數(shù)據(jù)的備件條目的唯一性，但是框架合同的整理還是需要各業(yè)務(wù)部門與采購部門、供應(yīng)商共同努力解決。

3.上線使用

圖3 iPro系統(tǒng)NPM模塊MRP數(shù)據(jù)界面

2014年5月26日，iPro系統(tǒng)的NPM模塊正式在MRA1廠區(qū)的裝焊維修、噴漆維修、沖壓維修、總裝維修4個車間投入使用。備件中心在此之前已經(jīng)組織了相應(yīng)人員對庫房管理員和維修工人進(jìn)行操作培訓(xùn)，保證了現(xiàn)場的正常運(yùn)行。至今為止，上線工作取得圓滿成功。

五、結(jié)語

iPro系統(tǒng)的NPM模塊在MRA1工廠的上線，實(shí)現(xiàn)了該系統(tǒng)對整個北京奔馳現(xiàn)有的維修部門的全覆蓋，使維修部門的備件管理進(jìn)入了標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的新時代，具有非常重要的意義，并且為以后MRA2和NGCC廠區(qū)維修部門的備件管理系統(tǒng)打下了基礎(chǔ)。

在公司注重精益管理的政策下，備件中心籌劃建立中央庫房，以實(shí)現(xiàn)對各分廠備件統(tǒng)一采購、統(tǒng)一管理的目標(biāo)，為公司節(jié)約預(yù)算成本、降低備件庫存。

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