企業(yè)知識檔案管理體系的應用

王曉潔

(中國電建集團西北勘測設計研究院有限公司,西安 710065)

知識檔案管理包含知識管理和檔案管理2個方面。知識管理是一個動態(tài)的過程，強調對知識創(chuàng)新活動的管理，即如何利用原有的知識開發(fā)創(chuàng)新有價值的知識，并將其合理應用，獲得經(jīng)濟回報。企業(yè)檔案管理，是企業(yè)在檔案管理過程中運用知識管理的理念、方法和手段，借助現(xiàn)代信息技術對企業(yè)檔案信息開展整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等項工作。企業(yè)檔案全方位反映企業(yè)各個方面的活動，涵蓋技術檔案、文書檔案、財會檔案、人事檔案等內容，是企業(yè)重要的知識資源，也是企業(yè)知識管理的資源基礎之一。在檔案管理的過程中需要采取多種有效的措施收集全過程建設項目文件，實施全過程文檔的控制。經(jīng)過深入挖掘企業(yè)檔案中蘊含的有用知識單元，并對其進行整理、分類等二次加工，使本企業(yè)需要的人員能及時方便地獲得;同時對信息進行深入加工，創(chuàng)造新的有利用價值知識信息，為企業(yè)生產經(jīng)營服務。

綜上2種管理概念，可以看出知識檔案管理體系建設需結合2種管理模式去實施完成。下面筆者以所在單位(簡稱：西北院)的知識檔案管理體系建設為例，簡要介紹一下“企業(yè)知識檔案管理體系”的建設與實施。

1 檔案知識庫建立

知識管理的基礎是建立知識庫，支持檔案管理全過程的信息化處理。西北院檔案管理部門堅持按照“總體規(guī)劃、分步實施、重點突破、注重效益、自我掌控、隨需而變”的原則，立足實際，推動檔案管理信息化建設。 采取“引進”與“開發(fā)”相結合的方式，進行管理信息系統(tǒng)建設。培養(yǎng)出一支穩(wěn)定的、具有開發(fā)能力的信息化人才隊伍，有效地保障了該院信息化建設的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。較好地解決了引進系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)的接口問題。

1.1 管理信息系統(tǒng)建設

2009年“西北院檔案管理系統(tǒng)模塊的綜合管理信息系統(tǒng)”在西北院范圍內上線投入使用，實現(xiàn)了設計產品的電子文件及其背景數(shù)據(jù)信息、出圖、歸檔等集中管理。同時，檔案管理人員通過該系統(tǒng)對電子和實體檔案進行編目、整理，有效地完成知識庫的建立。

1.2 生產管理系統(tǒng)及設計成品全過程管理系統(tǒng)

隨著管理水平的提高，西北院全面推行“生產管理系統(tǒng)及設計成品全過程管理系統(tǒng)”，對圖紙的設計、校審、簽章、出版、收集、歸檔全過程進行管理。確保了設計、出圖、歸檔全過程電子化設計產品的受控和唯一性。

該系統(tǒng)對電子文件進行添加條形碼、批量簽署、自動收集電子文件及相應的信息、自動轉換電子文件為檔案格式(TIFF、PDF)以及便于瀏覽或傳輸?shù)腄WF格式。對于加密的DWG文件，通過解密網(wǎng)關進行解密并傳輸?shù)綑n案服務器。圖紙數(shù)據(jù)信息自動采集管理，自動傳送到服務器進行智能統(tǒng)計分析，建立圖檔信息資料庫，高度共享資源，消除信息孤島。

該系統(tǒng)數(shù)字檔案子系統(tǒng)功能實現(xiàn)了本單位各門類、各載體檔案和資料的收集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統(tǒng)計、安全保障等全過程管理。

1.2.1 收集歸檔功能

檔案收集的方式有2種，一種是通過業(yè)務系統(tǒng)自動歸檔，另一種是通過人工掃描收集歸檔。

(1) 從生產管理系統(tǒng)中自動歸檔的數(shù)據(jù)主要從檔案管理系統(tǒng)中提取預歸檔數(shù)據(jù)完成數(shù)據(jù)的歸檔，主要包括生產經(jīng)營管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)等系統(tǒng)。

(2) 人工掃描歸檔主要包括工程中缺乏電子版的工程資料，涉及建設單位和施工單位簽署的變更單、辦公中涉及上級單位或外單位簽署的文件，實物檔案的照片以及歷史遺留的需要歸檔掃描的紙質檔案。

1.2.2 管理功能

軟件系統(tǒng)平臺設立整理編目模塊，具有對所接收的各類數(shù)字檔案信息進行編目整理、分類、加工、目錄和全文掛接、檢索、統(tǒng)計、光盤刻錄、移交管理等操作功能，使企業(yè)檔案中無序知識單元得到有效利用，并實施有效控制。

1.2.3 存儲保管功能

西北院檔案分為：紙質、實物和電子檔案。紙介質檔案包括底圖、文本等；實物檔案包括獎杯、獎狀和獎牌等；電子檔案載體有磁帶、光盤、磁盤陣列，數(shù)據(jù)存儲在本地存儲器，同時進行了異地備份。

1.2.4 利用功能

該系統(tǒng)數(shù)字化檔案館借閱模塊有：查詢、借閱、歸還、外部資源集成等。與計算書、技術規(guī)范書等建立了關聯(lián)關系，可進行全文關聯(lián)檢索，提高利用深度。

1.3 安全性、保密性

設計院最終產品就是圖紙，這也是設計院最寶貴的財產。為了保護好圖紙信息，系統(tǒng)自動為圖紙進行加密，客戶端只有使用授權的解密系統(tǒng)才能查看圖紙，即使客戶端被竊取如果沒有授權的解密系統(tǒng)也無法查看。圖紙的安全性和保密性得到加強，也為遠程辦公提供了安全保密的環(huán)境。

上傳電子文件PLT、PDF、Tiff、DWG、DWF等格式按照預覽文件、打印文件、源文件類型進行權限一體化控制，也可按照員工專業(yè)權限進行劃分，員工登錄按照IP所屬單點登錄，保障了信息的合理利用和安全性。

2 利用知識管理提升檔案管理

知識檔案管理體系建設不僅是軟件的開發(fā)與利用，更是企業(yè)檔案信息資源的延伸和發(fā)展。可激發(fā)企業(yè)員工集體創(chuàng)造力、促進企業(yè)員工的知識交流、改善尊重知識的內部環(huán)境。有助于增強企業(yè)員工工作和學習能力，提高企業(yè)生產經(jīng)營效率。

2.1 提高組織智商

“生產管理系統(tǒng)及設計成品全過程管理系統(tǒng)”依照水電工程相關規(guī)程、規(guī)范，總結本企業(yè)多年積累的設計成果和設計經(jīng)驗，深入研究電力工程設計內容、規(guī)律，組建了規(guī)范化設計模板基礎數(shù)據(jù)庫，包括各階段工程設計計劃、專業(yè)設計計劃、專業(yè)間互提資料、設備技術規(guī)范書、卷冊目錄、卷冊設計任務書、說明書等模板。

模板上明確了進行該項工作的規(guī)范過程，按照模板上的步驟規(guī)范操作可確保工作內容深度的一致性，不會因人而異。模板可為第一次做此項工作的新手當好向導，減少盲目。也可約束有一定工作經(jīng)歷的人員主觀隨意性，減少犯經(jīng)驗主義錯誤而影響成品質量。

2.2 提升組織記憶

在產品流程中，通過在產品生產過程中產生的各種工程參數(shù)庫、專業(yè)參數(shù)庫、卷冊參數(shù)庫資料的相互影響關系的分析，找出內在邏輯關系，進行數(shù)據(jù)庫智能鏈接，使該生產管理系統(tǒng)具有智能記憶功能。

在糾錯方面，將需要制定的糾錯、預防措施的共性問題建立質量數(shù)據(jù)庫，使其賦予特征信息與輸入文件的專業(yè)設計計劃或設計任務書卷冊模板相鏈接。在建立文件文本時可明確提示每一個具體卷冊可借鑒的參數(shù)信息(工程級和專業(yè)級參數(shù)主要是定位某具體的工程，卷冊級參數(shù)是為了定位具體卷冊。)，克服設計過程中的常見病和多發(fā)病，避免已出現(xiàn)的問題重復發(fā)生，極大地提升了設計成品質量。

2.3 減少重復工作

通過西北院制定的CAD制圖標準和簽署流程，自動為本院的圖紙按照簽署流程批量簽署，系統(tǒng)的文檔模板和文檔自動生成功能使設計人員的工作量大大減輕。

3 知識檔案管理在企業(yè)中的作用

3.1 促進知識檔案信息化、資源化

知識管理是在企業(yè)集團內部建立統(tǒng)一的標準和規(guī)范，將分布于各下屬單位檔案信息進行集中存儲。建立企業(yè)檔案目錄中心系統(tǒng)，為各部門、各單位提供檔案信息目錄的查詢服務。

3.2 規(guī)范知識檔案資源儲備

建立公司知識檔案信息交換管理體系，逐步構建分布式知識檔案資源數(shù)據(jù)庫。通過檔案信息平臺實現(xiàn)企業(yè)知識檔案信息交換和共享服務，輔助企業(yè)領導決策。知識檔案資源數(shù)據(jù)庫是企業(yè)維護自身利益和再現(xiàn)歷史面貌的重要依據(jù)。

3.3 促進檔案管理水平提升

企業(yè)在知識經(jīng)濟時代規(guī)劃知識信息建設時，已經(jīng)將知識檔案管理工作納入其中。檔案部門在參與到企業(yè)信息化進程中，要利用知識管理的理念，一方面要適應檔案自身的發(fā)展，另一方面也要適應企業(yè)信息化建設的技術發(fā)展。紙質檔案是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)現(xiàn)代化信息化的應用，實現(xiàn)無紙化辦公，財務、生產、營銷等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，這就要求檔案管理人員要做好電子文檔的保存和收藏工作。

檔案的現(xiàn)代化管理要求我們解決好紙質檔案與電子文件信息的對應問題。電子文件儲存于光盤中，對于它的完整性、版本等特征指標無法從外觀上進行判斷，所以檔案部門人員提高自身利用現(xiàn)代化設備的技能，熟悉專用設備，認真檢驗電子文件所包含的相關信息，確保信息準確、可用。

3.4 人才培養(yǎng)

檔案部門構建的知識檔案管理體系，不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)意義上的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術，引入先進的管理理念，對傳統(tǒng)檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種管理理念上的更新。

(1) 重視專業(yè)技能和素質培養(yǎng)

檔案管理人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質直接影響到檔案的利用效率。所以，提高檔案工作者素質，是加速檔案管理科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。在人才進行中注意招聘一些有較高科學素質、有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案管理隊伍。

(2) 熟悉工作流程

檔案管理人員在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴格把關，及時錄入計算機，使利用者通過企業(yè)知識檔案管理系統(tǒng)方便查詢、借閱。

4 結 語

西北院構建的知識檔案管理體系，使企業(yè)檔案知識資源成為生產經(jīng)營工作的重要資源；知識檔案管理服務工作與企業(yè)生產管理全過程有機地融合，實現(xiàn)了知識檔案服務于企業(yè)的生產經(jīng)營與改革發(fā)展的目標，推動了檔案管理人員不斷學習，提升自身素，使企業(yè)檔案管理科學化、現(xiàn)代化工作邁上一個新臺階。

參考文獻:

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