提高廣西合資鐵路建設項目檔案質(zhì)量的建議

陳維琪（南寧鐵路局檔案館，館員，廣西　柳州　545007）

提高廣西合資鐵路建設項目檔案質(zhì)量的建議

陳維琪
（南寧鐵路局檔案館，館員，廣西柳州545007）

摘要：針對合資鐵路建設項目檔案存在檔案“主權”歸屬模糊不清等問題，結(jié)合廣西合資鐵路建設項目狀況及對相關行業(yè)建設項目檔案現(xiàn)狀分析，提出了明確檔案歸屬，知曉檔案價值，完善檔案體系，做好歸檔工作等一系列的解決方案，提高檔案質(zhì)量，為鐵路生產(chǎn)運營服務。

關鍵詞：合資鐵路；建設項目檔案；質(zhì)量

10.13572/j.cnki.tdyy.2015.04.006

當前合資鐵路建設項目檔案存在檔案“主權”歸屬模糊不清、不夠重視檔案利用價值、合資公司具有自身局限、歸檔整理存在多重矛盾等問題。這些問題導致檔案的缺失，就無法反映施工中采用的新工藝、新材料及特殊地質(zhì)狀況；當發(fā)生產(chǎn)權糾紛時，就無法維系企業(yè)的合法權益；無法滿足合資鐵路在運營過程中線路修理維護的需要；當既有線路擴能改造時，也無法利用現(xiàn)有檔案資源，減少再次勘察的次數(shù)，節(jié)約企業(yè)成本就無法談起。由于建設項目檔案具有專業(yè)性強、內(nèi)容構(gòu)成復雜、材料來源廣泛、移交檔案各方都為臨時機構(gòu)及后期利用頻繁等特點。因此如何化解各方矛盾，做好檔案管理，提高檔案質(zhì)量為鐵路企業(yè)生產(chǎn)運營服務，已成為當前急需解決的難題。

1　廣西合資鐵路建設項目狀況

合資鐵路是指原鐵道部與地方政府、企業(yè)或其他投資者合資建設和經(jīng)營的鐵路，合資鐵路公司構(gòu)成見圖1所示。

圖1　合資鐵路公司構(gòu)成圖

上個世紀80年代初期，在南防鐵路建設中，廣西壯族自治區(qū)政府與原鐵道部共同探索合作途徑，出現(xiàn)合資建路的雛形。2002年廣西沿海鐵路股份有限公司成立，經(jīng)營廣西南寧至防城港、欽州至北海等線路。近幾年為滿足廣西經(jīng)濟發(fā)展需要，加快自治區(qū)高鐵建設步伐，新組建南廣、柳南等合資鐵路公司，負責廣西境內(nèi)合資鐵路籌資、建設、經(jīng)營和還貸工作。

2013年底，廣西境內(nèi)柳州至南寧城際鐵路、沿海鐵路擴能改造工程（包括欽州北至防城港、欽州北至北海、南寧至欽州北段）等多條合資鐵路陸續(xù)竣工開通運營，相關的建設項目資料歸檔整理工作也全部提上日程。

2　相關行業(yè)建設項目檔案現(xiàn)狀分析

2.1浙江省電力公司為貫徹落實國家電網(wǎng)公司關于加快建設智能電網(wǎng)的總體要求，滿足“大電網(wǎng)”建設進程的需要，浙江省電力公司探索實踐并形成浙江公司電網(wǎng)建設項目檔案管理的新體系，即“執(zhí)行一個標準，統(tǒng)一一個平臺，建成一個模版，構(gòu)成一套體系”，將常規(guī)歸檔文件材料內(nèi)容羅列出來，形成樹狀結(jié)構(gòu)的工程檔案模板，通過歸檔模板保障項目檔案的齊全完整；通過升級檔案號，使得各參建單位移交相同編號的實體檔案，實現(xiàn)項目檔案集約化管理；依托統(tǒng)一的應用平臺，對檔案工作流程進行超前控制，將項目檔案和項目建設一樣納入管理日程〔1〕。

2.2福建省交通運輸廳2012年福建省交通運輸廳被交通運輸部檔案館確定為《公路建設項目文件材料過程管理及歸檔標準規(guī)范與信息化研究》的試點。結(jié)合實際工作，探索規(guī)范體系，具體做法是：面向項目，建立文件材料過程管理和歸檔標準規(guī)范，保證文件材料同步歸檔；面向政府，健全機制，定期評估，將檔案專項驗收工作劃整為零；面向軟件，規(guī)范公路工程軟件的文件管理能力，實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)直接歸檔；面向試點工程，檢驗并試運行文件材料全過程管理平臺，對公路工程建設項目實施事前介入、中間控制、事后檢查、驗收的全過程管理〔2〕。

3　合資鐵路建設項目檔案管理的問題

3.1檔案主權歸屬模糊不清部分合資公司沒有把檔案看成是企業(yè)資產(chǎn)構(gòu)成之一，對檔案接收不聞不問。有的合資公司簡單以合資鐵路建設各方出資多少來進行劃分，誰出資多，檔案就應當歸誰；有的認為鐵路局負責開通運營后合資鐵路的運輸管理，檔案應歸所在鐵路局，以致合資公司對建設項目檔案管理存在事不關己高高掛起的心態(tài)。

3.2不夠重視檔案利用價值建設項目檔案是建設過程的真實記錄，對歷史的見證。但在實際工作中，由于檔案的現(xiàn)實價值很難在短時間內(nèi)體現(xiàn)，部分檔案甚至要在庫房內(nèi)沉睡一輩子，而現(xiàn)階段的接收管理卻要花費大量的人力物力，因此受不到管理者和員工的重視，“檔案無用論”屢見不鮮。

3.3合資公司自身存在局限合資公司大多是因合資鐵路建設才成立，存在辦公條件有限，資金、人員不到位等實際困難，部分合資公司甚至連自身辦公用房都為臨時租用，更談不上符合“八防”（防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防鼠、防塵、防高溫）要求的檔案庫房了。檔案管理無人員、無庫房、無經(jīng)驗，導致檔案管理工作到了舉步維艱的境地。

3.4歸檔整理存在多重矛盾一方面是歸檔任務十分繁重。僅沿海鐵路擴能改造工程南寧至欽州北段站前施工竣工階段所形成的建設項目檔案就超過2 000卷，圖紙達2 500張，整個建設項目檔案涉及建設、施工、監(jiān)理、勘察設計等多家檔案移交單位。另一方面檔案整理移交具有時效性，如不能在一定時間內(nèi)完成檔案接收，一旦參建各方撤離，很可能導致檔案缺失，完整性得不到保證，影響歸檔質(zhì)量。

4　合資鐵路建設項目管理改進方案

為適應合資鐵路發(fā)展需求，方便檔案利用，結(jié)合實際工作，就加強合資鐵路建設項目檔案管理工作提出以下4點建議。

4.1把握原則明確檔案歸屬根據(jù)國家計委、原鐵道部1996年5月31日聯(lián)合制定《合資鐵路管理辦法（試行）》（以下簡稱《辦法》）第五條規(guī)定“投資各方應嚴格按照《公司法》的要求組建有限責任公司，或組建股份有限公司，并按現(xiàn)代企業(yè)制度的要求規(guī)范運作。公司作為項目法人，對項目策劃、資金籌措、建設、經(jīng)營、債務償還和資產(chǎn)的保值增值等全過程負責”，結(jié)合國家檔案局2010年1月1日實施《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求“企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，明確企業(yè)檔案是資產(chǎn)的一部分，資產(chǎn)屬于誰，檔案就歸誰。雖然在柳南、南廣等多條合資鐵路中，鐵路局占有半數(shù)以上股份，但其只作為原鐵道部出資者代表，并不是資產(chǎn)所有者。

在“資產(chǎn)屬于誰，檔案就歸誰”的原則下，一些特殊情況就不難解決了。如合資鐵路與既有線接軌或?qū)扔芯€進行改擴建時，依照《辦法》規(guī)定“合資鐵路建設需要對國家鐵路接軌站及其相關工程進行改擴建時，所需資金列入合資鐵路投資范圍，所形成的資產(chǎn)通過協(xié)議移交鐵路局?！睆V西沿海鐵路南寧至欽州北擴能改造的相關工程中，引入南寧樞紐改建既有湘桂線1 km，就屬于以上情況，其檔案應按要求與資產(chǎn)一并通過協(xié)議移交鐵路局。

4.2提高認識知曉檔案重要

4.2.1檔案是鐵路建設項目的真實記錄建設項目檔案收集、整理、歸檔及移交，與布置施工任務、工程施工進展、工程驗收交接同步進行，對還原現(xiàn)場情況，反映施工中采用的新工藝、新材料、特殊地質(zhì)、重點難點的科技攻關項目、地下建筑、地下管線、工程質(zhì)量事故處理方案以及工程隱蔽部位特殊情況起到關鍵作用。

4.2.2檔案是保護企業(yè)利益的法律憑證管理和利用好項目檔案，能為合資鐵路公司創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟效益。當發(fā)生產(chǎn)權糾紛時，企業(yè)項目檔案作為資產(chǎn)權益的原始憑證，是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護神，檔案做得好壞，關系到企業(yè)的合法權益。例如：建設項目檔案中的地畝檔案可以鑒定用地所屬，保護企業(yè)占有、使用和收益的權利。當出現(xiàn)糾紛時，可作為法律依據(jù)，制止、糾正違法違規(guī)用地行為，及時處置危及運輸安全的用地活動。

4.2.3檔案是鐵路改造升級的重要基礎合資鐵路建設項目檔案作為一個特殊知識資產(chǎn)，一方面是對現(xiàn)有知識水平和管理經(jīng)驗的積累，是合資鐵路管理工作的基礎和條件，滿足合資鐵路在運營過程中，線路修理維護的需要，另一方面也是其長遠發(fā)展中可利用的信息資源。隨著鐵路不斷發(fā)展，運能需要越來越大，當既有線路擴能改造時，可以直接利用現(xiàn)有檔案資源，減少再次勘察的次數(shù)以節(jié)約企業(yè)成本。

4.3因地制宜完善檔案體系

4.3.1指定專人管理實行單位領導分管、檔案工作部門領導主管，指定專人對相關資料進行監(jiān)督、檢查、指導，保證資料收集齊全。檔案管理人員要緊跟合資鐵路建設形勢，認真學習新標準，提高業(yè)務素質(zhì)。如遇工作變動時，及時安排新人接替，做好資料交接工作，真正做到人走，資料不走，確保資料的完整性和連續(xù)性。同時為適應數(shù)字化檔案管理需要，應注意收集建設項目檔案的電子版，積極采用信息化手段進行管理，不斷提高檔案管理的工作質(zhì)量和水平。

4.3.2配備必要的設備配備能確保資料安全的檔案柜、資料盒，部分合資鐵路建設項目集中，檔案資料較多，辦公條件較好的合資鐵路公司還應積極加裝檔案密集架，合理利用庫房，提高檔案保管質(zhì)量。存放檔案的庫房要具備“八防”條件，防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀、消磁和散失，確保檔案安全，滿足檔案接收、管理和利用工作的要求。

4.3.3加強與所在鐵路局的協(xié)作鐵路局檔案館要克服人手少、需求多的困難，根據(jù)管內(nèi)各合資鐵路公司需求，采取深入現(xiàn)場、網(wǎng)上答疑、邀請總公司專家等多種方式，開展相關業(yè)務培訓，并幫助其對施工、監(jiān)理單位進行檔案指導。協(xié)助合資公司在有限的條件下，盡快建立檔案管理體系，為進行建設項目檔案接收工作打下扎實基礎。

4.4結(jié)合實際做好歸檔工作

4.4.1明確收集范圍根據(jù)鐵路行業(yè)標準，凡納入《鐵路建設項目資料管理規(guī)程》（TB10443-2010）的相關建設項目資料，均屬鐵路建設項目資料需要歸檔的范圍。二是提高編制質(zhì)量。編制要求是“齊全完整、內(nèi)容準確、系統(tǒng)配套、整潔規(guī)范”。具體來說就是字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽章手續(xù)完備，技術數(shù)據(jù)翔實可靠，能反映工程真實情況，具備法律效力。三是掌握組卷方法。要遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，合理組成保管單位。先根據(jù)《鐵路科學技術檔案分類與代碼》（TB1588-2005）劃分階段、專業(yè)，再按單位工程組成若干保管單位。四是注意文整細節(jié)。文字資料排列、裝訂，圖紙折疊、編號，底圖捆扎等都要嚴格按照行業(yè)標準，方便利用，符合人們的閱讀習慣，延長檔案的使用壽命。

4.4.2合理進行資源共享檔案的主要作用及存在的意義就是利用。針對合資鐵路的特殊性，從尊重建設項目出資各方利益的角度出發(fā)，特別是作為新建合資鐵路運輸管理的受托方，為方便日后包括場站設施、線橋隧涵、通信信號、牽引供電等運輸設施的使用、維護、修理等工作，在充分考慮企業(yè)檔案保密性的基礎上，對部分使用較多的檔案資料制作復制本，提高利用效率。

5　結(jié)束語

通過實施以上改進方案，截至到2014年10月，僅沿海擴能改造項目，南寧鐵路局檔案館已完成合資鐵路建設項目檔案接收任務共330卷，圖紙2 795張，沿海公司接收建設項目檔案2 085卷，圖紙2 484張，使合資鐵路建設項目檔案質(zhì)量得到提高，管理工作取得了實效。

參考文獻：

〔1〕鄭洪華.電網(wǎng)建設項目檔案管理新模式的探索與實踐〔J〕.檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新，2013（1）：47-52

〔2〕朱葉吉，劉愛欽.公路建設項目文件材料過程管理及歸檔標準規(guī)范與信息化研究〔J〕.檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新，2013 （1）：403-411

文章編號：1006-8686（2015）0015-03

文獻標識碼：B

中圖分類號：G272