檔案管理新職責(zé)之檔案資料的分析與傳播初探

李冰

摘 要：截至目前時(shí)點(diǎn)，全國(guó)各地的檔案管理部門(mén)還普遍存在“重管輕理”問(wèn)題，認(rèn)為“管”好檔案資料就是盡責(zé)了，忽視了“理”的職責(zé)。新時(shí)期的檔案管理有一個(gè)更高的要求，也是一個(gè)新的職責(zé)，那就是如何更好地為和諧事業(yè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展做好增值服務(wù)。本文圍繞拓寬視野，主動(dòng)服務(wù)，就細(xì)化檔案管理工作中的檔案資料分析要點(diǎn)及其成果傳播應(yīng)用問(wèn)題，提出自己的建議和觀點(diǎn)，力求給檔案管理工作者一個(gè)必要的提示，具有相對(duì)的創(chuàng)新服務(wù)理念。

關(guān)鍵詞：檔案管理;分析與傳播;提高服務(wù)質(zhì)量

一、檔案管理的背景、現(xiàn)狀思考和命題的產(chǎn)生

黨的十八大要求把檔案管理工作上升到事關(guān)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。我們現(xiàn)在身處的背景環(huán)境，是如何提高檔案管理為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的質(zhì)量，事關(guān)全社會(huì)對(duì)檔案工作服務(wù)質(zhì)量的考量。因此，實(shí)事求是貼近經(jīng)濟(jì)建設(shè)和民生才是根本所在。當(dāng)今在提高檔案管理水平方面的大部分話(huà)題，都是圍繞“如何加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)”、“如何強(qiáng)化規(guī)章制度建設(shè)”、“如何運(yùn)用科技新成果和管理新手段”、“如何提高檔案查閱效率”等等展開(kāi)，大多缺少提高服務(wù)質(zhì)量的建議和措施。

從全國(guó)各級(jí)檔案管理的現(xiàn)狀看，檔案管理“重管輕理”是極其普遍的問(wèn)題。有人認(rèn)為，檔案管理，就是保管起來(lái)不丟失不破損查閱方便就可以了。這樣的觀念意識(shí)下，自然很難提高服務(wù)質(zhì)量。現(xiàn)在的時(shí)代，已經(jīng)不再是滿(mǎn)足提供便利查閱的時(shí)代，而是要充分利用好檔案公共信息資源為全社會(huì)發(fā)展提供增值服務(wù)的時(shí)代，必須盡快由“簡(jiǎn)單看管”向“研究分析”提升服務(wù)價(jià)值轉(zhuǎn)變。所以，“管”是本分，但“理”更是第一要?jiǎng)?wù)。

二、兩種檔案資料基本分析的要點(diǎn)問(wèn)題

檔案管理資料的分析是按照社會(huì)用戶(hù)的特定需求來(lái)進(jìn)行，這里我們要領(lǐng)會(huì)的重點(diǎn)關(guān)鍵詞是“需求”，這是核心要點(diǎn)，離開(kāi)特定的用戶(hù)需求就失去了分析的意義。要通過(guò)對(duì)檔案信息的收集、整理、鑒別、篩選，形成與目的性相吻合的用戶(hù)需求的內(nèi)容，最終為使用者服務(wù)。

因檔案對(duì)象、管理角度、時(shí)空差別不同，檔案資料有多種門(mén)類(lèi)，限于篇幅，我們例舉常用的兩個(gè)檔案類(lèi)別來(lái)簡(jiǎn)述分析方法的要點(diǎn)：

第一，以人事檔案資料分析要點(diǎn)為例：目前，人才檔案資料因受到保密法規(guī)限制，讓很多有價(jià)值的人才交流信息受到禁錮。試想，如果沒(méi)有妥善的分析為使用者提供參考，人才本身技能特點(diǎn)就無(wú)法推介給用人單位，人才檔案存在的價(jià)值必將被削弱。為此，我們可以省略名字。分析時(shí)，只要突出年齡性別、人才技能、從事職業(yè)實(shí)踐的軌跡、個(gè)人意愿四個(gè)方面的信息就可以了。而后把批量的人才信息集中起來(lái)分類(lèi)再分析。比如，某方面人才需求的年齡結(jié)構(gòu)、求職意向、可能向某個(gè)用人單位推薦等，簡(jiǎn)要的分析完成后，可以根據(jù)掌握的資源的流動(dòng)方向，給政府提供借鑒，也可幫助人才找到合理的去處，資源就很容易發(fā)揮作用了。

第二，以病情檔案資料分析要點(diǎn)為例：例如，某個(gè)患者的家庭成員或者自己得過(guò)某種疾病，經(jīng)過(guò)治療暫時(shí)恢復(fù)，但病情并非痊愈，他們忙于工作，身體上沒(méi)有嚴(yán)重不良反應(yīng)就很少會(huì)回去復(fù)診。很多人因此把小病誤成大病。我們分析病情檔案資料的出發(fā)點(diǎn)就是解決這一問(wèn)題。分析時(shí)，先依據(jù)檔案把各類(lèi)患者的不同的病種資料匯總分類(lèi)，結(jié)合疾病特點(diǎn)加以分析，從中找到兩方面重點(diǎn)價(jià)值信息：一方面是公眾性的有價(jià)值信息。即，多少人得這種病，占本地區(qū)發(fā)病率是多少。這個(gè)信息的價(jià)值點(diǎn)在于幫助醫(yī)院和政府衛(wèi)生部門(mén)提供有價(jià)值的醫(yī)療導(dǎo)向;另一方面是個(gè)體性有價(jià)值信息——患者復(fù)發(fā)的幾率是多少、患者因得過(guò)某種疾病還可能引發(fā)哪些疾病、什么時(shí)機(jī)通知患者前來(lái)復(fù)診更及時(shí)有效。

三、檔案資料分析成果共享及其傳播平臺(tái)的搭建

上述檔案信息分析成果獲得的根本目的是應(yīng)用。這里我們?nèi)匀灰匀耸聶n案和病情檔案為例來(lái)闡述傳播平臺(tái)搭建問(wèn)題。

第一種平臺(tái)是人才檔案信息定向合作平臺(tái)——主動(dòng)與應(yīng)用單位聯(lián)系，定期為用戶(hù)（企事業(yè)單位）提供檔案管理分析的成果，對(duì)此可嘗試有償服務(wù)的方式，簽立合約，定期提供分析成果，讓使用這些信息成果的單位科學(xué)實(shí)用信息資源。例如某行業(yè)某企業(yè)擬用人才的技能標(biāo)準(zhǔn)、趨向、年齡結(jié)構(gòu)、文化素質(zhì)要求、薪金待遇、后續(xù)職業(yè)生涯再造條件等，可不定期向欲求職或更換求職方向的大眾人群公布，為社會(huì)人才資源的合理分配創(chuàng)造條件;第二個(gè)平臺(tái)是患者健康信息平臺(tái)。包括兩個(gè)層面，一是借助多媒體向社會(huì)化廣而告之層面。可以運(yùn)用電視、報(bào)紙、雜志、社區(qū)等渠道，將分析得到的一段時(shí)期內(nèi)疾病的宏觀性分析趨勢(shì)公之于眾，讓大家有針對(duì)性防治;二是將患者個(gè)人有價(jià)值信息傳播給患者本人。一般重大疾病檔案，都會(huì)留下患者的聯(lián)系方法和姓名，通過(guò)主動(dòng)聯(lián)系善意提示，會(huì)督促患者重視進(jìn)一步防治和康復(fù)，贏得患者對(duì)服務(wù)質(zhì)量的認(rèn)同，還可以為醫(yī)院征得潛在的患者資源。

檔案管理的“即管也理”的分析時(shí)代到了。我們不能只滿(mǎn)足于管，要通過(guò)分析所取得的成果來(lái)傳播應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)“即管也理”的目標(biāo)，才是創(chuàng)新檔案管理，提高服務(wù)質(zhì)量的首要標(biāo)志。期待檔案管理的有識(shí)之士能夠認(rèn)同上述觀點(diǎn)并為之努力。