高校檔案信息建設(shè)中存在的問題及對(duì)策

符昌慧

(鹽城工學(xué)院 檔案館，江蘇 鹽城 224051)

高校檔案信息建設(shè)中存在的問題及對(duì)策

符昌慧

(鹽城工學(xué)院 檔案館，江蘇 鹽城 224051)

信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，給高校檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何有效推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程已成為當(dāng)前高校檔案管理工作的重要課題。本文從高校檔案信息化的內(nèi)涵入手，分析了當(dāng)前我國高校檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題，提出了深化高校檔案信息化建設(shè)的意義、加大高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)投入、加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的隊(duì)伍素質(zhì)、完善高校檔案信息化建設(shè)的制度政策的策略。

高校檔案；信息化；建設(shè)

為了適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的新要求，高校檔案管理人員要全面理解檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵，充分認(rèn)清當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題，多角度多層次的制定出推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的有效策略。

一、高校檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵

所謂信息化是指：人們對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用達(dá)到較高的程度，在全社會(huì)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享，推動(dòng)人的智能潛力和社會(huì)物質(zhì)資源潛力充分發(fā)揮，使社會(huì)經(jīng)濟(jì)向高效、優(yōu)質(zhì)方向發(fā)展的歷史進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)主要是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，做好檔案管理工作，保護(hù)檔案資料，提高檔案在信息化時(shí)代的利用率[1]。正確理解高校檔案信息化的基本內(nèi)涵，是做好高校高檔信息化工作的重要前提。要全面認(rèn)識(shí)高校檔案信息化的基本內(nèi)涵，可以從兩個(gè)方面來理解：

一方面是高校檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平，達(dá)到檔案信息資源的有效共享和利用。高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長期的過程，在這一過程中，既會(huì)遇到信息技術(shù)發(fā)展帶來的共性要求，也會(huì)遇到不同部門和個(gè)體帶來的個(gè)性化需求，因此，在實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)的過程中，還要根據(jù)不同建設(shè)階段確立不同的階段分目標(biāo)。

另一方面是高校檔案信息化建設(shè)的三個(gè)階段。高校檔案信息化建設(shè)的第一階段是檔案信息的數(shù)字化，主要是指通過影印、拍照等數(shù)字媒體技術(shù)對(duì)已有的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。第二階段是檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)的一體化，主要是指檔案管理部門與其它工作部門在檔案信息的傳遞接收過程中的信息化，以及對(duì)電子檔案的分類、歸檔、存儲(chǔ)等。第三階段是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，主要是指檔案信息共享和使用的網(wǎng)絡(luò)化，在特定的檔案管理平臺(tái)上，通過用戶身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的共享和利用所需的檔案信息資源。

二、高校檔案信息化建設(shè)的主要問題

1.對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是信息技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用，使高校的檔案建設(shè)工作日新月異，并由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)實(shí)物檔案管理向現(xiàn)代化的電子信息檔案管理轉(zhuǎn)型。當(dāng)前，很多高校檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位，沒有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理理念，采用實(shí)物檔案時(shí)代的工作方式。檔案管理部門在高校內(nèi)部一直處于邊緣位置，難以得到相應(yīng)的重視和支持，檔案管理工作也很難得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視，很多高校沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要意義，沒有意識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理對(duì)教學(xué)、科研、人事管理工作的積極意義。因此，部分高校未能夠制定出科學(xué)有效的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，嚴(yán)重影響了高校檔案信息化的進(jìn)程和工作效率。

2.對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的投入不足

高校檔案信息建設(shè)工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜繁瑣的系統(tǒng)工程，它需要大量設(shè)備與資金投入，尤其是要求硬件和軟件設(shè)備的投入。由于部分高校對(duì)檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不到位，因此，在建設(shè)過程中的資金、以及硬軟件投入都相對(duì)較少，從而致使高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，現(xiàn)代化檔案管理工作效率不高。高校檔案信息化建設(shè)投入不足主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是硬件設(shè)備投入不足。高校檔案信息化建設(shè)需要很多的網(wǎng)絡(luò)連接，需要管理和使用者能夠快速的登錄，在檔案信息傳遞過程中對(duì)網(wǎng)速等具有較高要求，但是現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備難以滿足信息檔案對(duì)高速度和大容量的要求。二是軟件技術(shù)相對(duì)落后。在高校檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理者需要智能的工作系統(tǒng)、各種影音視頻文件處理軟件、數(shù)據(jù)查詢存儲(chǔ)平臺(tái)，而使用者則需要便捷的身份認(rèn)證系統(tǒng)和共享系統(tǒng)等。而現(xiàn)有的軟件技術(shù)和系統(tǒng)難以滿足不同主體對(duì)檔案信息的個(gè)性化需求。

3.高校檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍素質(zhì)不高

隨著高校擴(kuò)招以來，在校學(xué)生的規(guī)模日益擴(kuò)大，學(xué)校的教學(xué)管理、科研管理、人事師資管理、基礎(chǔ)建設(shè)管理等工作任務(wù)變得日益紛繁復(fù)雜。因此，高校的檔案管理工作也變得愈加復(fù)雜，工作量逐漸加大，然而檔案管理人員卻沒有顯著增加。而且很多高校檔案管理人員都是半路出家，并沒有接受過專業(yè)而系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也相對(duì)有限。高校檔案管理部門不像教學(xué)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、學(xué)生系統(tǒng)那樣容易做出巨大的工作成績，因此，檔案管理部門也很難招收到十分優(yōu)秀的管理人員。高校檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，它要求檔案管理人員不僅要具備扎實(shí)而專業(yè)的檔案案例知識(shí)，而且還要具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)和信息技術(shù)應(yīng)用技能。由于目前高校檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，這在一定程度上限制了檔案信息化的進(jìn)程。

4.高校檔案信息化建設(shè)制度、政策不完善

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程，是檔案信息化有序、快速發(fā)展的保障[2]。由于我國高校檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，并沒有建立統(tǒng)一的高校信息化檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系，一些高校還缺乏科學(xué)和系統(tǒng)的信息化建設(shè)規(guī)劃，各高校在檔案信息化建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的指導(dǎo)綱領(lǐng)，具有較大的隨意性和分散性，因此，導(dǎo)致了高校信息化檔案管理水平相對(duì)較低、管理效率不佳。同時(shí)，高校檔案信息化建設(shè)還涉及到高校內(nèi)部其他部門，在建設(shè)過程中需要各個(gè)部門的有效溝通和密切配合，而規(guī)范和約束部門之間工作的文件和政策并不健全，在一定程度上限制了高校信息化建設(shè)工作的開展和實(shí)施，阻礙了高校檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

三、推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的策略

1.強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)的意識(shí)

高校檔案信息化建設(shè)工作是高等教育現(xiàn)代化進(jìn)程中的重要組成部分，是提高教育質(zhì)量、推動(dòng)教育工作的重要保障。因此，高校要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的意識(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案信息化建設(shè)工作納入到高校的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃之中，做好檔案信息化建設(shè)的發(fā)展布局，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的支持和投入。高校檔案管理 部門作為檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行部門，要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，做好檔案信息化建設(shè)工作各階段的規(guī)劃，有步驟、有計(jì)劃的對(duì)紙質(zhì)和實(shí)物檔案進(jìn)行整改工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)與管理。

2.加大高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)投入

高校檔案信息化建設(shè)工作，需要大量的資金投入和軟硬件的支持。高校檔案管理部門要通過扎實(shí)而高效的前期準(zhǔn)備工作，在強(qiáng)化檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)的基礎(chǔ)上，改良現(xiàn)有的檔案管理辦公設(shè)備，及時(shí)更新和引進(jìn)有效的管理軟件，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理提供保障。首先，高校檔案管理部門要積極爭(zhēng)取建設(shè)資金，提升檔案管理部門在高校內(nèi)部的地位和作用，確保檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的資金投入。其次，要加強(qiáng)檔案信息化設(shè)備的規(guī)劃與采購，逐步更新現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀器、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備。再次，要本著先進(jìn)、高效、實(shí)用、適用的原則，升級(jí)和引進(jìn)檔案信息化建設(shè)需要的各類檔案管理軟件，建立有效的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。最后，要加強(qiáng)學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，給予檔案管理部門足夠的網(wǎng)絡(luò)支持，滿足高校檔案信息化建設(shè)所需的高速傳輸和大容量存儲(chǔ)。

3.加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的隊(duì)伍素質(zhì)

高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作，更是一項(xiàng)專業(yè)性、知識(shí)性和操作性較強(qiáng)的工作。檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)和能力高低，是高校檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素之一。因此，要促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，保證建設(shè)的質(zhì)量和效果，必須要建設(shè)和培養(yǎng)一支專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、實(shí)踐操作技能較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍，需要從兩個(gè)方面著手：一方面，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)現(xiàn)有的管理隊(duì)伍進(jìn)行摸底，了解已有隊(duì)伍的基本情況，通過多種渠道和方式，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能的培訓(xùn)，在提高檔案管理隊(duì)伍的檔案專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，切實(shí)提高的信息技術(shù)應(yīng)用技能。另一方面，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍知識(shí)、年齡、學(xué)歷結(jié)構(gòu)，有計(jì)劃、有步驟的引進(jìn)高素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案管理人才，逐步優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。

4.完善高校檔案信息化建設(shè)的制度政策

科學(xué)而規(guī)范的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和政策制度，是促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的重要保障。在信息化時(shí)代，高校檔案信息化建設(shè)工作紛繁復(fù)雜，因此，需要有標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作準(zhǔn)則和科學(xué)的規(guī)章制度。首先，國家檔案行政管理部門，要在充分利用已有檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，使檔案信息化建設(shè)有章可循[3]。其次，高校要結(jié)合本校檔案信息化建設(shè)工作實(shí)際與發(fā)展需求，通過校內(nèi)外眾多專家的科學(xué)論證，明確檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施流程，建構(gòu)科學(xué)合理的檔案信息化建設(shè)工作機(jī)制。最后，學(xué)校要出臺(tái)保障檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)章制度，制定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)工作規(guī)范和獎(jiǎng)懲辦法，明確各個(gè)部門在參與檔案信息化建設(shè)過程的職責(zé)和義務(wù)，逐步完善檔案信息化建設(shè)工作的相關(guān)制度。

[1] 徐潔.論高校檔案信息化建設(shè)存在問題及改進(jìn)思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012(8)：39-39.

[2] 邱艷.高校檔案信息化建設(shè)的問題及對(duì)策探析[J].宿州學(xué)院學(xué)報(bào)，2009(6)：125-125.

[3] 何玲.檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討[J].檔案學(xué)通訊，2004(5)：40-40.

(責(zé)任編輯：洪 林)

Problems and Countermeasures of Construction of University Archives

FU Changhui

(Archive, Yancheng Institute of Technology, Yancheng Jiangsu 224051, China)

With the rapid development and wide application of information technology, the opportunities and challenges which can be not to evade has been brought to the management of University archives. In this context, how to effectively promote the archives informatization process has become an important topic of the current university archives management. From the connotation of university archives information This paper analyse the main problems in the process of our information construction of university archives, puts forward the ways of deepening the consciousness of informatization construction of university archives,andstrengthening the infrastructure investment construction,team quality, the system of policy strategies of university archives informationization.

archives of colleges and universities; informatization; construction

10.16018/j.cnki.cn32-1499/c.201503020

2015-03-11

符昌慧(1983-)，女，碩士，鹽城工學(xué)院檔案館館員，研究方向：檔案管理。

G270.7

A

1671-5322(2015)03-0092-03