葉少青
(東莞圖書(shū)館,廣東東莞 523071)
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視頻會(huì)議系統(tǒng)在圖書(shū)館總分館的應(yīng)用研究
——以東莞圖書(shū)館為例
葉少青
(東莞圖書(shū)館,廣東東莞 523071)
視頻會(huì)議系統(tǒng);總分館;東莞圖書(shū)館
文章以東莞圖書(shū)館視頻會(huì)議系統(tǒng)的部署與應(yīng)用過(guò)程為例,從視頻會(huì)議系統(tǒng)在總分館開(kāi)展工作會(huì)議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程輔導(dǎo)、講座直播等方面的應(yīng)用進(jìn)行探討研究,分析其成效及優(yōu)勢(shì),總結(jié)問(wèn)題并提出措施,為視頻會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用研究和實(shí)踐提供參考。
視頻會(huì)議系統(tǒng),又稱電視電話會(huì)議系統(tǒng),是一種現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)。它通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)及多媒體處理設(shè)備把位于不同地點(diǎn)的個(gè)體或人群連接起來(lái),打破空間隔絕[1],從而使聲音、影像及文件資料可互傳和共享,實(shí)現(xiàn)了即時(shí)信息交流和協(xié)同工作,是一種新型的信息交流手段。伴隨網(wǎng)絡(luò)通信與多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展與成熟,視頻會(huì)議的實(shí)用性、穩(wěn)定性、安全性不斷提高,且具有節(jié)省成本、靈活高效、使用便捷等顯著優(yōu)勢(shì)。其也被越來(lái)越廣泛地應(yīng)用在教育、醫(yī)療、政府機(jī)關(guān)、公共服務(wù)等眾多領(lǐng)域,并發(fā)揮著重要作用。但是,目前國(guó)內(nèi)圖書(shū)館行業(yè)尚未廣泛應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng),對(duì)其開(kāi)展探討研究和應(yīng)用實(shí)踐的案例也寥寥無(wú)幾。文章以東莞圖書(shū)館為例,結(jié)合其總分館業(yè)務(wù)需求和實(shí)踐工作,探討了視頻會(huì)議系統(tǒng)在總分館服務(wù)體系中應(yīng)用的必要性、可行性和實(shí)用性,以期為圖書(shū)館業(yè)務(wù)研究提供參考和案例。
東莞經(jīng)過(guò)十多年的圖書(shū)館總分館建設(shè),公共文化服務(wù)體系日趨完善,已經(jīng)構(gòu)建了空間全覆蓋、時(shí)間全天候的動(dòng)靜結(jié)合的總分館服務(wù)體系。截至2014年9月,全市已建成了1個(gè)總館、52個(gè)分館、102個(gè)圖書(shū)流動(dòng)車(chē)服務(wù)站、40個(gè)24小時(shí)自助借閱服務(wù)點(diǎn)和588個(gè)文化信息共享工程服務(wù)點(diǎn)(公共電子閱覽室)。其擁有鎮(zhèn)(街)圖書(shū)館從業(yè)人員330人,鎮(zhèn)(街)、村(社區(qū))公共電子閱覽室管理人員800余人(部分人員兼職基層文化服務(wù)工作)。
近年,新媒體、新技術(shù)對(duì)相關(guān)行業(yè)的沖擊,也為總分館服務(wù)體系發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇和挑戰(zhàn)。東莞的基層圖書(shū)館、公共電子閱覽室等公共文化的服務(wù)范圍和服務(wù)內(nèi)容縱深發(fā)展,服務(wù)手段日新月異,使得體系內(nèi)聯(lián)系更緊密,交流互動(dòng)、知識(shí)分享、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、科學(xué)決策、協(xié)同工作等日常工作顯得尤為重要。但是,在鎮(zhèn)(街)、村、社區(qū)、企業(yè)、學(xué)校等分館或基層服務(wù)點(diǎn)所在地理區(qū)域,基層服務(wù)人員隊(duì)伍龐大、業(yè)務(wù)工作繁重,基層讀者的需求日益增長(zhǎng)。在這種現(xiàn)實(shí)環(huán)境下,如何保障信息溝通暢順,有效應(yīng)對(duì)各類緊急事件;如何實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理和有效監(jiān)管,開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和提升服務(wù)水平;如何更好地發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì),最大化實(shí)現(xiàn)資源共享;如何提升整體效益,降本增效,實(shí)現(xiàn)“節(jié)能減排”,都是當(dāng)前制約東莞總分館服務(wù)體系服務(wù)持續(xù)發(fā)展的絆腳石。
2.1 調(diào)研選型
視頻會(huì)議系統(tǒng)按構(gòu)架來(lái)分,可分為硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)和軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)。硬件視頻會(huì)議是基于嵌入式架構(gòu)的視頻通信方式,依靠DSP(Digital Signal Processor 數(shù)字信號(hào)處理器)和嵌入式軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)音視頻處理、網(wǎng)絡(luò)通信和各項(xiàng)會(huì)議功能。軟件視頻會(huì)議是基于PC架構(gòu)的視頻通信方式,其硬件搭建在通用計(jì)算機(jī)平臺(tái)之上,通過(guò)軟件來(lái)控制計(jì)算機(jī)進(jìn)行音視頻編解碼等工作。在性價(jià)比方面,硬件系統(tǒng)性能穩(wěn)定但造價(jià)高、靈活性差;軟件系統(tǒng)投入少,靈活方便,但通用計(jì)算機(jī)平臺(tái)易受到病毒、黑客的攻擊,從而影響系統(tǒng)穩(wěn)定性。
經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)研和分析,筆者從東莞圖書(shū)館總分館業(yè)務(wù)需求出發(fā),綜合考慮項(xiàng)目投入產(chǎn)出效益以及系統(tǒng)整體性價(jià)比、安全性、實(shí)施維護(hù)難易等,認(rèn)為軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)更適合當(dāng)前業(yè)務(wù)需求使用。因此,東莞圖書(shū)館在綜合了解瑞福特、華為、中興等國(guó)內(nèi)視頻會(huì)議系統(tǒng)產(chǎn)品后,選擇了北京威速科技有限公司開(kāi)發(fā)的 V2 Conference視頻會(huì)議系統(tǒng)。
2.2 系統(tǒng)部署
綜合考慮多方因素,東莞圖書(shū)館在系統(tǒng)安裝部署時(shí)采用了以下措施:①服務(wù)器采用虛擬機(jī)。配置——CUP:Intel(R) Xeon(R),2.6GHz;內(nèi)存:8G;硬盤(pán):60G;操作系統(tǒng):Windows 2008,64位;Web服務(wù)組件:MySQL,JAVA2 SDK。其優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省成本,減少耗能;配置靈活,可隨時(shí)調(diào)配CPU、存儲(chǔ)等硬件資源來(lái)滿足需求;系統(tǒng)安裝、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)遷移等日常管理維護(hù)工作更便捷高效。②網(wǎng)絡(luò)配置安全有效。其設(shè)置10M光纖專用網(wǎng)絡(luò)通道,以保障網(wǎng)絡(luò)出口資源,并可根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)整帶寬;其配置內(nèi)、外網(wǎng)IP,以保證館內(nèi)外都能正常訪問(wèn)服務(wù)器,并使內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)資源分配更合理;其只開(kāi)放系統(tǒng)必需的5222、8082、8083、8099、18080端口,以保障系統(tǒng)安全。③客戶端應(yīng)用節(jié)省投入。其客戶端配置要求低,一般的辦公電腦均能滿足要求,僅需補(bǔ)充少量分辨率較高的桌面攝像頭。
2.3 安裝與調(diào)試
V2 Conference是純軟件的視頻會(huì)議系統(tǒng),由服務(wù)器軟件V2 Conference Server、會(huì)議管理組件和客戶端軟件組成,并通過(guò)硬件加密狗認(rèn)證和授權(quán)。會(huì)議系統(tǒng)采用B/S架構(gòu),因此在系統(tǒng)部署實(shí)施時(shí),只需完成服務(wù)端的安裝配置,便可實(shí)現(xiàn)客戶端應(yīng)用程序的下載、安裝、版本檢查、升級(jí)等工作,無(wú)須額外安裝其他組件或驅(qū)動(dòng),最大限度地減少了客戶端實(shí)施和維護(hù)的負(fù)擔(dān)?;赪EB的安裝軟件是通過(guò)專業(yè)數(shù)字簽名公司VeriSign簽名認(rèn)可的,通過(guò)這種方式可以保證用戶使用軟件的安全性。用戶通過(guò)IE登陸會(huì)議時(shí),會(huì)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,自動(dòng)選用不同的接入通道,館內(nèi)用戶和個(gè)別已接入總館內(nèi)網(wǎng)的鎮(zhèn)(街)分館可通過(guò)內(nèi)網(wǎng)登錄服務(wù)器,既提升了網(wǎng)速,又節(jié)省了服務(wù)器外網(wǎng)帶寬,其余的鎮(zhèn)(街)分館和村(社區(qū))基層用戶通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)服務(wù)器。
東莞圖書(shū)館完成V2 Conference 5系統(tǒng)搭建和調(diào)試后,積極組織館內(nèi)員工和分館人員分別從總分館日常工作會(huì)議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程輔導(dǎo)、講座直播等方面進(jìn)行應(yīng)用測(cè)試。
3.1 日常會(huì)議
東莞總分館日常業(yè)務(wù)繁雜,東莞圖書(shū)館作為總館,發(fā)揮業(yè)務(wù)統(tǒng)籌和溝通協(xié)調(diào)的作用,每年需組織鎮(zhèn)(街)分館召開(kāi)各種工作會(huì)議或?qū)n}研討,每次的集中會(huì)議都要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力,組織者和參會(huì)人員都疲于應(yīng)付。應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng)可有效緩解傳統(tǒng)會(huì)議的壓力,提高會(huì)議效率,節(jié)省會(huì)議開(kāi)支。V2 Conference 5支持自由會(huì)議模式和主席控制模式,圖書(shū)館一般情況下采用主席控制模式,由會(huì)議發(fā)起人作為會(huì)議主席對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行控制。其支持旁聽(tīng)用戶和組播用戶,可一個(gè)用戶登錄后組織多人同時(shí)觀看,以達(dá)到擴(kuò)大會(huì)議規(guī)模的目的;其具有會(huì)議分組和電子舉手功能,可進(jìn)行小組討論和投票表決,能更好地滿足會(huì)議要求[2]。在系統(tǒng)試用期間,東莞圖書(shū)館組織了虎門(mén)、塘廈、樟木頭、黃江等鎮(zhèn)(街)分館召開(kāi)“鎮(zhèn)(街)加強(qiáng)公共電子閱覽室管理工作會(huì)議”視頻會(huì)議,塘廈分館也組織了轄下的莆心湖、田心、沙湖、三局等社區(qū)召開(kāi)“2014年讀書(shū)節(jié)活動(dòng)落實(shí)工作會(huì)議”。首次使用系統(tǒng)時(shí),除了操作不熟練、客戶端應(yīng)用程序安裝及音視頻調(diào)試耗時(shí)較多外,整體會(huì)議效果理想,達(dá)到了會(huì)議目的。
3.2 業(yè)務(wù)培訓(xùn)
2013年6月,東莞圖書(shū)館開(kāi)展“基層文化服務(wù)月”專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng),組織館內(nèi)中層干部和業(yè)務(wù)骨干共10余人對(duì)鎮(zhèn)(街)圖書(shū)館和基層公共電子閱覽室工作人員開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),共培訓(xùn)25場(chǎng)次,總?cè)藬?shù)達(dá)1,700余人次。2014年,東莞圖書(shū)館為了進(jìn)一步提高基層工作人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)能力,提升服務(wù)水平和工作效率,樹(shù)立良好的隊(duì)伍形象,加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度,針對(duì)日常業(yè)務(wù)工作的難點(diǎn)、要點(diǎn)設(shè)置了相關(guān)培訓(xùn)課程,以實(shí)行基層圖書(shū)館工作人員的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理。視頻會(huì)議系統(tǒng)具有靈活的會(huì)議模式,強(qiáng)大的數(shù)據(jù)共享功能,支持電子白板自由繪制和書(shū)寫(xiě)、文件共享、協(xié)同瀏覽、桌面共享、屏幕截圖、文字交流、文件傳輸、網(wǎng)絡(luò)文件管理和會(huì)議錄制,靈活可控,操作便捷,可作為東莞圖書(shū)館總分館開(kāi)展遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)培訓(xùn)的有效支撐平臺(tái)。
3.3 遠(yuǎn)程輔導(dǎo)
總分館日常業(yè)務(wù)輔導(dǎo)工作量很大,僅總館對(duì)鎮(zhèn)(街)分館的年均輔導(dǎo)量就達(dá)700余次(含網(wǎng)絡(luò)咨詢),每個(gè)鎮(zhèn)(街)對(duì)轄下村、社區(qū)的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)每年至少也有20~30次,主要采用了電話咨詢、圖文傳送、QQ遠(yuǎn)程、現(xiàn)場(chǎng)輔導(dǎo)等方式。但這些方式均有較大局限性,不能及時(shí)有效地提供技術(shù)支持、解決業(yè)務(wù)問(wèn)題。但是通過(guò)視頻會(huì)議系統(tǒng)的桌面共享功能,用戶可以方便地將桌面操作情況和應(yīng)用操作步驟共享給全體人員,以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制。靈活的過(guò)程控制和共享應(yīng)用,即時(shí)的互動(dòng)交流,清晰的操作演示,有效的協(xié)同工作,給培訓(xùn)輔導(dǎo)用戶帶來(lái)一種全新的感覺(jué),使業(yè)務(wù)輔導(dǎo)工作更輕松靈活、便捷有效。
3.4 講座直播
東莞圖書(shū)館總館及部分文化基礎(chǔ)較好的鎮(zhèn)(街)分館經(jīng)常組織一些深受市民歡迎、影響力大的讀者活動(dòng),如每年舉辦的品牌活動(dòng)“故事大王比賽”,由資深專家、著名學(xué)者主講的專題講座,市政府牽頭的市民道德講堂等。這些優(yōu)質(zhì)資源往往因活動(dòng)場(chǎng)館有限,無(wú)法及時(shí)有效地與總分館共享,也無(wú)法滿足更多市民的文化需求,造成了資源浪費(fèi)。圖書(shū)館可以利用視頻會(huì)議系統(tǒng)的會(huì)場(chǎng)同步直播功能,將活動(dòng)場(chǎng)設(shè)置為主會(huì)場(chǎng),通過(guò)電腦(手提)、攝像頭、視頻采集卡和音頻設(shè)備采集現(xiàn)場(chǎng)音視頻信息。其他場(chǎng)館則通過(guò)瀏覽器登錄會(huì)議,通過(guò)投影儀、大屏幕等顯示設(shè)備全屏顯示會(huì)場(chǎng)視頻窗口,并輸出音頻。這樣,就可以將主會(huì)場(chǎng)擴(kuò)展成多個(gè)分會(huì)場(chǎng),使觀眾體驗(yàn)與主會(huì)場(chǎng)一樣的現(xiàn)場(chǎng)感受。
3.5 視頻會(huì)議系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
視頻會(huì)議系統(tǒng)在圖書(shū)館總分館的實(shí)踐應(yīng)用中顯現(xiàn)出以下優(yōu)點(diǎn):①節(jié)省成本。一方面,其節(jié)省了項(xiàng)目建設(shè)成本,僅投入了有限的軟件費(fèi)用,且總分館共用,避免了重復(fù)建設(shè)。另一方面,其節(jié)省了日常會(huì)議成本,包括會(huì)場(chǎng)租金、參會(huì)人員食宿、交通差旅、文件資料印制等,還節(jié)省了參會(huì)人員的時(shí)間成本。②靈活高效。首先,視頻會(huì)議只需要啟動(dòng)設(shè)備,可隨時(shí)召開(kāi)會(huì)議,增強(qiáng)了會(huì)的時(shí)效性和靈活性。其次,通過(guò)旁聽(tīng)用戶、集體觀看等方式可使參會(huì)人員成倍增加,擴(kuò)大了會(huì)議規(guī)模。最后,高度協(xié)同共享和交流互動(dòng)使得業(yè)務(wù)交流和培訓(xùn)輔導(dǎo)顯得輕松有效,提高了效率。③拓展服務(wù)。其突破了原有活動(dòng)場(chǎng)地的局限,拓展了服務(wù)空間,創(chuàng)新了服務(wù)方式。尤其在讀者活動(dòng)方面,總分館體系一方面擴(kuò)大了服務(wù)活動(dòng)的覆蓋面,滿足了更多讀者的需求,增強(qiáng)了服務(wù)活動(dòng)的吸引力和影響力;另一方面緩解了個(gè)別鎮(zhèn)(街)資源不足、服務(wù)水平有限的壓力,實(shí)現(xiàn)了整體服務(wù)效益的最大化。
總的來(lái)看,V2 Conference視頻會(huì)議系統(tǒng)在總分館的工作會(huì)議(研討)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程輔導(dǎo)和講座直播等方面的應(yīng)用取得了較好的效果。但其同時(shí)也存在一些問(wèn)題,如首次使用系統(tǒng)時(shí)個(gè)別客戶端會(huì)出現(xiàn)連接服務(wù)器錯(cuò)誤、無(wú)法安裝程序、登錄異常等狀況;使用指導(dǎo)不夠,操作不悉練,使得音視頻采集和輸出調(diào)試耗時(shí)較多,影響使用效果;軟件版本與攝像機(jī)、采集卡不兼容;系統(tǒng)安全性有待加強(qiáng),曾出現(xiàn)因病毒感染導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰的情況。
針對(duì)上述問(wèn)題,在實(shí)際應(yīng)用中,需重視和加強(qiáng)以下幾方面工作,從而更好地發(fā)揮系統(tǒng)應(yīng)用成效。
4.1 加大推廣力度
東莞圖書(shū)館可根據(jù)實(shí)際需求,增加購(gòu)買(mǎi)授權(quán)數(shù)量,加大宣傳推廣力度,按先試點(diǎn)再鋪開(kāi)的原則,逐步擴(kuò)大使用范圍,先在總館和鎮(zhèn)(街)分館普及使用,待其完善成熟后逐步由鎮(zhèn)(街)負(fù)責(zé)向轄下的村、社區(qū)推廣,從而更好地?cái)U(kuò)大使用范圍,發(fā)揮項(xiàng)目效益。
4.2 加強(qiáng)使用指導(dǎo)
V2視頻會(huì)議系統(tǒng)具有較強(qiáng)的交互性,使用操作相對(duì)而言比較復(fù)雜,尤其在首次使用時(shí),大部分用戶因?qū)ο到y(tǒng)不熟悉,往往會(huì)出現(xiàn)客戶端程序裝載異常、音視頻效果沒(méi)有調(diào)試好等狀況,從而影響使用效果。因此,其需要加強(qiáng)使用指導(dǎo),編制使用手冊(cè)(指南)和操作流程,加強(qiáng)交流反饋,提供有效的技術(shù)支持。
4.3 建立管理制度
標(biāo)準(zhǔn)制度是實(shí)現(xiàn)總分館體系規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保障,正式啟用視頻會(huì)議系統(tǒng)后,東莞圖書(shū)館需要結(jié)合實(shí)際情況,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度,主要有《視頻會(huì)議系統(tǒng)使用規(guī)范》和《視頻會(huì)議系統(tǒng)管理制度》?!兑曨l會(huì)議系統(tǒng)使用規(guī)范》包括客戶端環(huán)境要求(操作系統(tǒng)、硬件、網(wǎng)絡(luò))、用戶操作規(guī)范、會(huì)議申請(qǐng)流程、信息發(fā)布和管理規(guī)范等?!兑曨l會(huì)議系統(tǒng)管理制度》包括系統(tǒng)安全管理(網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全)、用戶管理(賬號(hào)命名規(guī)則、權(quán)限分配及管理)、監(jiān)管制度(分級(jí)管理)、定期會(huì)議和培訓(xùn)制度等。
4.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全
純軟件的視頻會(huì)議系統(tǒng)需依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行,因此容易受到病毒、黑客的攻擊,從而影響應(yīng)用系統(tǒng)的穩(wěn)定性。東莞圖書(shū)館在試用期間就曾出現(xiàn)因視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器感染病毒而導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰的狀況。因此,一方面需加強(qiáng)服務(wù)器操作系統(tǒng)的安全管理,及時(shí)為系統(tǒng)打補(bǔ)丁和更新程序;另一方面需通過(guò)防火墻、綁定外網(wǎng)IP、限制服務(wù)器訪問(wèn)用戶及其權(quán)限、啟用用戶密碼保護(hù)等措施加強(qiáng)服務(wù)器訪問(wèn)控制權(quán)限,以最大限度地保證服務(wù)器安全以及應(yīng)用系統(tǒng)安全。
視頻會(huì)議系統(tǒng)為圖書(shū)館提供了改進(jìn)工作方式、提高服務(wù)效率的有效手段,但圖書(shū)館在決策是否需要引進(jìn)視頻會(huì)議系統(tǒng)或選擇硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)還是純軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)時(shí),必須結(jié)合自身的業(yè)務(wù)需求和現(xiàn)實(shí)條件來(lái)綜合考慮,項(xiàng)目實(shí)施前須制定詳細(xì)的實(shí)施方案,分析和明確項(xiàng)目的可行性和效益性,切忌盲目跟風(fēng)和草率決策。此外,隨著網(wǎng)絡(luò)帶寬的進(jìn)一步擴(kuò)展和新的視頻編解碼技術(shù)的應(yīng)用,視頻會(huì)議已向高清領(lǐng)域全面推進(jìn),為使用者提供了更逼真的視覺(jué)體驗(yàn),具有更廣闊的發(fā)展前景。
[1] 原艷霞.視頻會(huì)議系統(tǒng)在干部培訓(xùn)領(lǐng)域的應(yīng)用及其建設(shè)方略[J].中央社會(huì)主義學(xué)院學(xué)報(bào),2013(3):118-120.
[2] 北京威速科技有限公司.V2 Conference 5視頻會(huì)議系統(tǒng)客戶端手冊(cè)[Z].2012:8-10.
(編校:嚴(yán) 真)
2015-03-05
葉少青(1977—),東莞圖書(shū)館館員。
G251
A
1003-1588(2015)05-0124-03