高校二級學院重大科研項目的過程管理

朱彩青， 瞿雯婕，陳克櫻（上海交通大學生物醫(yī)學工程學院，上海，200030）

高校二級學院重大科研項目的過程管理

朱彩青， 瞿雯婕，陳克櫻
（上海交通大學生物醫(yī)學工程學院，上海，200030）

隨著國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，為推進科技創(chuàng)新，國家大量增加科研投入，大幅提高單項科研項目的資助強度，出現(xiàn)了幾百萬元至數(shù)千萬元的重大科研項目。在項目執(zhí)行過程中也出現(xiàn)了種種問題，如項目取得的實際成效與預期存在較大差別、科研經(jīng)費使用不夠規(guī)范等。在這樣的形勢下，加強重大科研項目從立項到結(jié)題驗收期間的過程管理刻不容緩，以上海交通大學生物醫(yī)學工程學院重大科研項目的過程管理為例， 從實踐角度探討高校二級學院如何加強重大科研項目的過程管理。

重大科研項目；過程管理；學院

1　高校重大科研項目過程管理現(xiàn)狀

隨著國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，為推進科技創(chuàng)新，國家大量增加科研投入，大幅提高單項科研項目的資助強度。高?？蒲许椖砍尸F(xiàn)出合同金額幾百萬以上的重大科研項目越來越多，執(zhí)行周期越來越長，財務(wù)要求越來越高的現(xiàn)象。目前高校重大科研項目管理，面臨下述主要問題。

1）高?？蒲泄芾聿块T不重視重大科研項目的過程管理，導致重大科研項目取得的實際成效與預期存在差距。許多高?！爸貎深^、輕中間”的科研管理模式，不適用于重大科研項目管理，即只重視初期立項的項目申報和合同審查，對項目立項后的實施過程沒有監(jiān)管，尤其是項目完成情況監(jiān)管方面，常常出現(xiàn)重大科研項目的實際成效達不到預期目標。

2）項目負責人不重視項目經(jīng)費管理。項目負責人精力有限，常常重點關(guān)注科學問題研究，而將課題經(jīng)費預算及使用交給秘書管理，不能及時發(fā)現(xiàn)項目經(jīng)費使用問題。

3）重大科研項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的多單位聯(lián)合協(xié)調(diào)難?，F(xiàn)在重大科研項目都需要多個單位協(xié)同合作才能完成，合作單位如果有信息交流不及時、技術(shù)路線意見不一致，甚至違規(guī)使用經(jīng)費等，都會影響項目的順利完成。

在這樣的形勢下，學院迫切需要提高科研管理質(zhì)量，確保重大科研項目的順利實施和結(jié)題驗收，因此加強重大科研項目從立項到結(jié)題驗收期間的過程管理刻不容緩。

2　高校二級學院重大科研項目的過程管理探索

重大科研項目立項后，項目按照計劃進入實施階段，從開始研究到按照計劃和合同要求完成項目，在項目管理工作上通常稱作過程管理。管理的內(nèi)容無非針對2個方面，研究計劃的執(zhí)行和資助經(jīng)費的使用。文章以上海交通大學生物醫(yī)學工程學院重大科研項目的過程管理為例， 從實踐角度探討高校二級學院如何加強重大科研項目的過程管理。

2.1項目立項啟動階段

2.1.1組建專項管理工作小組?

因為重大科研項目的執(zhí)行期長且重點是研究進展和財務(wù)工作，所以重大科研項目首席單位需要組建一支穩(wěn)定的專項管理工作小組，落實項目技術(shù)、財務(wù)及日常管理工作，人員2～3名，可由學院老師兼職擔任，由項目首席科學家任組長。技術(shù)管理員需由項目研究骨干青年教師擔任，因為其參與項目整個研究過程，了解項目技術(shù)進展，能較好與各課題組溝通研究進度。財務(wù)管理員需由專業(yè)會計人員擔任，一般課題組秘書或?qū)W院財務(wù)人員皆可，參與預算編制、經(jīng)費使用、決算驗收等科研經(jīng)費全過程管理。日常事務(wù)性工作可由學院科研辦人員擔任，負責與學校和基金管理部門溝通協(xié)調(diào)，協(xié)助項目年度工作交流會、中期檢查、結(jié)題驗收會等組織工作。

2.1.2組建一支高水平的專家顧問團，協(xié)助監(jiān)督項目執(zhí)行

由重大科研項目首席科學家及課題負責人建議專家名單，一般由項目所在研究領(lǐng)域的國內(nèi)頂尖教授，海外高水平專家，以及項目依托部門管理專家等組成，由學院科研辦發(fā)出專家邀請函。專家顧問團重點把關(guān)重大項目研究計劃完成情況、研究成果的水平與創(chuàng)新性、實施效果，并對出現(xiàn)的技術(shù)問題以及項目組織管理等方面給予積極建議。

2.1.3召開啟動大會，凝練研究方向，建立項目合作單位的聯(lián)系渠道

重大科研項目立項后，一般召開重大項目啟動大會，邀請項目所有成員、專家顧問團成員及相關(guān)管理部門參會。會上，專家顧問團成員做重大項目所在領(lǐng)域的前沿研究報告，首席科學家介紹項目整體研究任務(wù)及各課題研究任務(wù)之間的承上啟下關(guān)系，同時各課題負責人做課題研究計劃匯報，由專家顧問團針對重大項目研究的水平與創(chuàng)新性，提出進一步凝練研究方向的中肯建議。同時，為了項目合作單位間交流通暢，建立包括各課題的技術(shù)骨干及財務(wù)人員的項目成員通訊錄。

2.1.4及時簽訂科研項目合作協(xié)議

重大科研項目立項后，項目首席依托單位，必須盡快與各課題承擔單位簽訂課題合作協(xié)議，合同上要明確規(guī)定五要素，即研究內(nèi)容分工、起止期限、考核指標及節(jié)點、經(jīng)費預算、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等，同時要求課題經(jīng)費單獨建賬、專款專用。

2.2項目執(zhí)行階段

2.2.1加強重大科研項目研究進展的階段性檢查

重大科研項目的實施過程是項目質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有效的監(jiān)管措施是非常重要的。按照項目研究計劃的階段性節(jié)點，學院科研辦可以實行節(jié)點性的中期檢查和評審，如年度工作會議，從研究進度、實施成效、經(jīng)費使用角度跟蹤監(jiān)管，可以全面了解到項目的實際成效信息；同時專家顧問團還可以及時發(fā)現(xiàn)技術(shù)問題并給予專業(yè)指導，及時解決問題，必要時課題負責人適當調(diào)整研究方案以保持項目的創(chuàng)新性，從而保障項目的科技成果產(chǎn)出質(zhì)量。對執(zhí)行得好的課題，中期檢查時予以追加研究經(jīng)費。

2.2.2建立數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)重大科研項目合作單位間實時交流

由重大科研項目首席科學家主導并建立具有遠程處理與信息共享的“e～Science”數(shù)據(jù)共享平臺，為多知識領(lǐng)域、不同研究背景及多種研究模式的研究團隊在復雜科技活動中提供一種高效、無間隙的協(xié)同工作基礎(chǔ)架構(gòu)和環(huán)境，突破在時間、物理空間和使用環(huán)境上的固有障礙，實現(xiàn)項目合作單位間實時交流。情況，對經(jīng)費執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時提出對策建議，督促項目負責人按預算正確及時使用經(jīng)費。

2.2.3加強和規(guī)范重大科研項目經(jīng)費按預算合理使用

從項目經(jīng)費審計角度，常見的科研經(jīng)費問題有明細科目超額支出、報銷附件不全、外撥經(jīng)費無合同等。學院應建立健全科研經(jīng)費管理制度體系，嚴格執(zhí)行政府采購、招投標和資產(chǎn)管理規(guī)定。在辦理科研經(jīng)費入賬手續(xù)時，借助學校財務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)上錄入項目預算明細，以便于財務(wù)處嚴格按照項目預算隨時監(jiān)控科研經(jīng)費按計劃使用。在項目年度進展檢查時，學院科研辦和財務(wù)辦應聯(lián)合監(jiān)管項目的研究進展和經(jīng)費使用

2.2.4專人管理重大科研項目的科研技術(shù)文件

隨著重大科研項目的實施，研究過程中各個階段將產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，例如任務(wù)書、年度報告、中期報告、驗收報告、文章等，這些技術(shù)文件可由項目專門管理小組負責及時完整地保存，分階段或在項目驗收后移交檔案部門。這些技術(shù)文件系統(tǒng)地記錄了項目研究過程，將為后續(xù)科學研究和成果轉(zhuǎn)化提供技術(shù)保障，并大大縮短后續(xù)相關(guān)科學研究周期。

2.3項目結(jié)題驗收階段

項目驗收分為課題驗收和項目驗收2個部分。課題驗收由項目首席科學家會同項目依托部門組織，項目驗收由科技部負責組織。為了更好地完成項目課題驗收工作，一般需要提前半年召開項目課題結(jié)題驗收預備會，自查任務(wù)目標完成情況，重點自查課題任務(wù)目標完成情況和創(chuàng)新點，找出與驗收的差距，以及如何超越原目標爭取后續(xù)滾動支持。同時在項目執(zhí)行期滿之前，對重大科研項目經(jīng)費采取內(nèi)審制度，即由科研辦聯(lián)合審計處、財務(wù)處，委托有資質(zhì)的會計師事務(wù)所根據(jù)財務(wù)驗收要求對項目進行內(nèi)部審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。最后，根據(jù)科技部正式發(fā)布的項目驗收方案，學院科研辦會同學?？蒲泄芾聿块T組織好正式的項目課題驗收會，包括驗收會時間和地點確定、驗收專家組邀請、課題骨干出席率、驗收報告提綱及附件要求等，并匯總成項目驗收報告報送科技部。

隨著百萬級以上科研項目的大量產(chǎn)生，重大科研項目過程管理對提升學院科學研究水平有重要的影響，已成為高校二級學院科研管理工作的重要部分。這需要科研管理人員在做好本職管理工作的基礎(chǔ)上，與時俱進不斷加強科研業(yè)務(wù)學習。

［1］ 李新榮，質(zhì)量管理是高?？蒲许椖窟^程管理的核心［J］，科技管理研究，2003.1，29-30.

［2］ 宋永杰，科研項目全過程管理的思考［J］，中國科技論壇，2008.7，16-20.

G644

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1004-1168（2015）03-0021-02

2015-04-23

朱彩青（1981-），女，浙江蒼南人，碩士，主要從事科研管理研究工作。