三甲醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀及對策

陳悅歡，雷清紅，劉俊樂，李建文

(江門市中心醫(yī)院，廣東江門529030)

三甲醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀及對策

陳悅歡，雷清紅，劉俊樂，李建文

(江門市中心醫(yī)院，廣東江門529030)

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院發(fā)展的重要基礎(chǔ)和核心力量。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理與醫(yī)療質(zhì)量密不可分，更是醫(yī)療設(shè)備管理水平的真實體現(xiàn)。加強醫(yī)療設(shè)備檔案的科學管理十分重要，可保障醫(yī)療設(shè)備技術(shù)水平及醫(yī)療質(zhì)量，提升社會效益和經(jīng)濟效益。

醫(yī)療設(shè)備;檔案管理;效益

隨著我院發(fā)展和各類醫(yī)療設(shè)備大量引進，醫(yī)療設(shè)備的作用越來越大，醫(yī)療設(shè)備檔案管理也越來越受到重視。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理與醫(yī)療質(zhì)量密不可分，更是醫(yī)療設(shè)備管理水平的真實體現(xiàn)。檔案包含的內(nèi)容直接體現(xiàn)了這方面內(nèi)容的設(shè)備質(zhì)量管理水平。近年來，為保證醫(yī)院設(shè)備檔案資料的齊全、完整與安全，設(shè)備科建立完善相關(guān)制度，細化工作流程，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理取得了較好的成效，現(xiàn)總結(jié)如下。

1 完善管理架構(gòu)

我院通過建立醫(yī)療檔案管理領(lǐng)導小組，實現(xiàn)三級管理。組長由主管院領(lǐng)導擔任，副組長由設(shè)備科長擔任;設(shè)專職管理人員，建立檔案室，并接受醫(yī)院檔案室的指導開展工作;各臨床醫(yī)技科室設(shè)備(耗材)管理人員協(xié)助各類醫(yī)療設(shè)備檔案的管理。通過專人專管，取得了明顯的效果。

一直以來，我院依據(jù)法律法規(guī)，高標準嚴要求開展醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，已開展檔案管理20多年。近兩年來，結(jié)合我院迎接三甲醫(yī)院復(fù)審的要求，在《中華人民共和國檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)2011年衛(wèi)生部發(fā)布的《三甲醫(yī)院評審實施細則》內(nèi)容，我們在醫(yī)療設(shè)備的申請、購置、安裝、使用、報廢等五個階段狠抓檔案管理。目前已健全醫(yī)學裝備檔案管理制度與完整的檔案資料，明確單價在5萬元及以上的醫(yī)學裝備按照集中統(tǒng)一管理的原則，作到檔案齊全、賬目明晰、賬物相符、完整準確，并最終達致實施醫(yī)學裝備配置方案的全程監(jiān)管和審計以及完整的相關(guān)資料。

2 正確對待醫(yī)療設(shè)備檔案管理的復(fù)雜性、長期性

醫(yī)療設(shè)備的檔案管理，貫穿了設(shè)備從申請、購置、安裝、使用、報廢五個階段的工作，內(nèi)容繁多，涉及面廣，法規(guī)及專業(yè)知識要求性強，時效長，人員素質(zhì)及工作能力要求較高。較既往的檔案管理而言，現(xiàn)階段設(shè)備檔案管理有如下特點:(1)申購設(shè)備的論證要求越來越嚴格。按三甲醫(yī)院醫(yī)療裝備采購要求，大型設(shè)備要做好預(yù)算工作，充分論證、考察，進行政府集中招標采購。因此，檔案管理員要具備一定的關(guān)于采購設(shè)備的法律法規(guī)知識，才能協(xié)作做好相關(guān)申購工作的檔案管理。(2)對設(shè)備的安全性要求逐步增高。隨著社會的發(fā)展，當前對醫(yī)護人員和健康人群、患者診療安全的重視，其中部分放射輻射設(shè)備需要職業(yè)病危害評價、環(huán)保輻射安全評價、竣工驗收，時程長。檔案管理員對相關(guān)的要求要有所認識，才能輔助收集整理齊全相關(guān)資料，加強完整性的管理，避免缺失。(3)醫(yī)療設(shè)備的使用包括進行計量管理、處理不良事件反應(yīng)、績效分析等。涉及與設(shè)備相關(guān)的不良事件反應(yīng)時，當前醫(yī)療環(huán)境下，由于醫(yī)患雙方對自身權(quán)益的保護，會根據(jù)該設(shè)備是否有效、安全來判定責任歸屬。因此，對檔案資料的管理提出了更高的要求，以確保其有效性、齊全性、真實性。設(shè)備檔案管理人員的工作壓力不斷增大。同時，由于涉及的設(shè)備和相關(guān)人員的責任認定難以短時間內(nèi)確定，對設(shè)備故障的處理懸而未決，歸檔相關(guān)檔案資料更為復(fù)雜、漫長。(4)醫(yī)療設(shè)備的報廢管理非常嚴格。我院作為公立的三甲醫(yī)院，大量的醫(yī)療設(shè)備須及時報廢，以確保病人的安全。申請醫(yī)療設(shè)備的報廢需得到上級主管部門如衛(wèi)生計劃生育局、財政局的審批，廢舊物資的處理需拍賣處理，實現(xiàn)收支兩條線管理。因此，設(shè)備檔案管理員也需了解相關(guān)報廢流程及相關(guān)專業(yè)知識，在相關(guān)環(huán)節(jié)中收集歸檔資料。

3 管理流程細化，多部門協(xié)作，責任到人

隨著醫(yī)療設(shè)備的增多，涉及驗收、使用、維修與維保、報廢等流程的規(guī)范化管理，大量的資料需要收集、整理、歸檔。對設(shè)備檔案管理員的要求非常高。為此，我們對設(shè)備科科內(nèi)人員進行專人負責統(tǒng)籌，多人協(xié)作，取得了良好的效果，具體如下。

3.1 重視設(shè)備檔案管理員統(tǒng)籌安排的重要性。設(shè)備檔案管理貫穿整個醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量管理全程。我們規(guī)定凡購置5萬元以上且使用年限在五年以上的儀器、設(shè)備必須逐一編號登記，建立完整的技術(shù)檔案。由設(shè)備檔案管理員具體負責。同時，設(shè)備檔案管理員統(tǒng)籌安排檔案資料的收集，包括(1)購置設(shè)備的申請報告。(2)購置論證表、定貨合同書、購置設(shè)備手續(xù)憑證或影印件。(3)開箱單，貨物清單，隨機文件，包括儀器、設(shè)備全部的技術(shù)資料如產(chǎn)品使用說明書、技術(shù)圖紙等)、驗收報告單、新產(chǎn)品價格、產(chǎn)品樣本。

3.2 加強驗收的協(xié)作管理。對新添置的設(shè)備，開箱驗收時要由檔案管理員提供采購合同，由醫(yī)修組專職驗收人員及使用科室人員對照采購合同共同現(xiàn)場驗收，詳細填寫驗收報告，交設(shè)備檔案管理員整理。

3.3 加強使用及報廢過程的責任管理。(1)醫(yī)修組專人收集整理對應(yīng)負責科室各使用設(shè)備的操作規(guī)程、設(shè)備運行維修記錄或報告、性能鑒定書、定期巡檢情況記錄或報告等資料，定期上交至設(shè)備檔案管理員統(tǒng)一處理。(2)由質(zhì)量管理員、計量管理員及醫(yī)修組人員專人負責，對設(shè)備計量、報廢、不良事件反應(yīng)等登記，定期將設(shè)備改裝、報廢報告、鑒定批復(fù)及其它材料文件等相關(guān)資料上交，最后由設(shè)備檔案管理員統(tǒng)一處理。

4 做好設(shè)備檔案常規(guī)化及精細化管理

設(shè)備檔案需加強常規(guī)化及精細化管理，包括(1)文件材料應(yīng)歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。(2)做好歸檔的文件資料儲存保管，選取安全可靠的地方，注意防潮、蟲咬、霉變和其他損壞。堅決服從醫(yī)院檔案室管理。(3)加強信息化管理，每年要整理、核對一次，做到賬物相符。(4)做好醫(yī)療設(shè)備的技術(shù)檔案外借管理。

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