Excel在會(huì)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用

張耀勻+紀(jì)海榮

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程逐漸深入，Excel以其強(qiáng)大的功能成為當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化工作的重要輔助工具。將Excel應(yīng)用于會(huì)計(jì)報(bào)表中，不僅能夠提高報(bào)表信息的準(zhǔn)確性，還能夠提高會(huì)計(jì)人員的工作效率。本文主要針對(duì)Excel在會(huì)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

【關(guān)鍵詞】Excel ?會(huì)計(jì)報(bào)表 ?應(yīng)用

一、引言

Microsoft Excel是微軟公司開(kāi)發(fā)的Microsoft Office辦公軟件的重要組成部分，其包含了大量的電子表格軟件，不僅擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，還能為用戶(hù)提供大量的函數(shù)以及數(shù)據(jù)分析的功能，這正適合當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)報(bào)表工作的需求，將Excel應(yīng)用于會(huì)計(jì)報(bào)表中，可以對(duì)以下報(bào)表進(jìn)行電算化的處理：編制會(huì)計(jì)報(bào)表、匯總會(huì)計(jì)報(bào)表、網(wǎng)上匯總會(huì)計(jì)報(bào)表、打印會(huì)計(jì)報(bào)表。將Excel應(yīng)用于會(huì)計(jì)報(bào)表中，能夠大大的提高報(bào)表信息的準(zhǔn)確信，并提高工作效率。

二、Excel在編制會(huì)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用

在會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用背景下，我國(guó)的很多中小企業(yè)并未實(shí)現(xiàn)真正意義上的會(huì)計(jì)電算化，其會(huì)計(jì)工作是由現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與傳統(tǒng)的手工記賬相結(jié)合，與此同時(shí)，當(dāng)前市面上的財(cái)務(wù)軟件一方面無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表的全部需求，另一方面其價(jià)格都非常貴，中小企業(yè)無(wú)法承擔(dān)。因此，面對(duì)大量的會(huì)計(jì)報(bào)表工作，將Excel應(yīng)用于編制會(huì)計(jì)報(bào)表中，既能滿(mǎn)足企業(yè)內(nèi)部報(bào)表的不同需求，又能滿(mǎn)足臨時(shí)性報(bào)表的需求。下面將利用Excel的函數(shù)功能，在生成總賬科目余額表的基礎(chǔ)上，利用Excel編制利潤(rùn)表的具體應(yīng)用步驟。

（一）利用Excel的函數(shù)功能設(shè)置生成總賬科目余額表的應(yīng)用步驟

首先，根據(jù)具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并按照其發(fā)生的先后順序，按照科目進(jìn)行錄入，并設(shè)定報(bào)表名稱(chēng)，（稱(chēng)為表一）;其次，設(shè)置總科目余額表（稱(chēng)之為表二），將所涉及的會(huì)計(jì)科目分別填入其中;再次，在總科目余額表中，選定C4單元格，也就是現(xiàn)金科目借方發(fā)生的這一欄，在編輯欄中找到插入選項(xiàng)中的“插入函數(shù)”，點(diǎn)擊會(huì)在桌面出現(xiàn)對(duì)話(huà)框，單擊此對(duì)話(huà)框中的“選擇函數(shù)”列表下的SUMIF函數(shù)，然后單擊確定會(huì)出現(xiàn)“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話(huà)框，選擇函數(shù)參數(shù)SUMIF中的數(shù)據(jù)范圍選項(xiàng)，就可以選定所要選擇的數(shù)據(jù)區(qū)。然后再打開(kāi)表一，單機(jī)D2單元格，選中其中的選項(xiàng)，單機(jī)右邊選項(xiàng)，再返回到函數(shù)參數(shù)的對(duì)話(huà)框。最后，在函數(shù)參數(shù)SUMIF中的統(tǒng)計(jì)欄中輸入現(xiàn)金二字，再單擊其右邊的按鈕，選中表一的數(shù)據(jù)求和區(qū)域，再一次單擊右邊的按鈕。到此為止，借方發(fā)生額數(shù)據(jù)分析完畢，其他科目按照同樣的方法操作，即可得出數(shù)據(jù)的分析結(jié)果，其結(jié)果也會(huì)顯示在相應(yīng)區(qū)域旁邊。

（二）利用Excel編制利潤(rùn)表

首先，按照規(guī)定設(shè)置利潤(rùn)表格，在原有的表一中新建空白文檔，并擬定（利潤(rùn)表）名稱(chēng)進(jìn)行保存，再次打開(kāi)進(jìn)行編輯。其次，第一行的設(shè)置為合并居中的表格名稱(chēng)，第二行空出，用以編寫(xiě)單位以及年度日期，第三行開(kāi)始作為表格正文，從第一至第五列輸入表格主要內(nèi)容。再次表格制作完成后，要將單元格所對(duì)應(yīng)的公式分別輸入，這一步驟要充分注意將其設(shè)定為鎖定狀態(tài)，以免因操作失誤造成公式的刪除而影響到表格的使用，與此同時(shí)，在制作表格的過(guò)程中，要將其他不用更改的選項(xiàng)都設(shè)為鎖定的狀態(tài)，從而方便操作過(guò)程。這些基本信息設(shè)置完成后，將想要輸入的字體、字號(hào)以及顏色等格式進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置，這樣利潤(rùn)表格的框架已經(jīng)呈現(xiàn)出來(lái)了。接下來(lái)要做的是將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的利潤(rùn)信息依次填寫(xiě)到相對(duì)應(yīng)的欄目下，按照函數(shù)設(shè)置的一些選中步驟，就會(huì)生成利潤(rùn)報(bào)表。Excel在編制會(huì)計(jì)報(bào)表中，要注意到一些報(bào)表的內(nèi)在平衡關(guān)系，比如在編制資產(chǎn)負(fù)債表的時(shí)候，資產(chǎn)以及負(fù)債所有者的權(quán)益二者之間是處于平衡關(guān)系的，在設(shè)置的過(guò)程中，將出現(xiàn)不平衡條件下的數(shù)字設(shè)置為其他顏色的字體，以便當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠在第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)并處理，從而有效的保障了信息的準(zhǔn)確性。

三、Excel在匯總會(huì)計(jì)報(bào)表中的應(yīng)用

在企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的日常工作中，上級(jí)的財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)下級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)提供的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行匯總，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)匯總方式下，單純的依靠會(huì)計(jì)人員的手工操作，這就使會(huì)計(jì)工作內(nèi)容變得繁復(fù)且沉重，需要投入大量的人力和時(shí)間，降低了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的效率。在會(huì)計(jì)電算化背景下，運(yùn)用Excel進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)表的匯總工作，可以減輕會(huì)計(jì)人員工作壓力的同時(shí)降低所投入的實(shí)踐，從而在保證信息準(zhǔn)確性的前提下，大大提高了工作效率。在應(yīng)用Excel進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)表匯總時(shí)可以采取以下的兩種方式：第一種方式是會(huì)計(jì)人員根據(jù)下級(jí)財(cái)會(huì)部門(mén)提供數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，輸入原始的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，第二種方式是上級(jí)財(cái)會(huì)報(bào)表匯總部門(mén)將統(tǒng)一格式下的Excel發(fā)送到下級(jí)財(cái)會(huì)部門(mén)，再進(jìn)行匯總工作。這兩種方式的采用需要依舊企業(yè)財(cái)務(wù)人員的具體狀況進(jìn)行選擇，如果下屬財(cái)會(huì)部門(mén)不具備相應(yīng)的電算化知識(shí)，那就要采用第一種方式進(jìn)行報(bào)表匯總工作，但是，如果企業(yè)會(huì)計(jì)部門(mén)人員具備這樣的操作水準(zhǔn)，就要選擇第二種方式，這是因?yàn)榈诙N方式在減少上級(jí)匯總部門(mén)信息輸入量工作的同時(shí)，還能最大程度的避免錯(cuò)誤信息的輸入，并能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)電算化下的報(bào)表與計(jì)算機(jī)的管理的結(jié)合。

（一）由上級(jí)匯總部門(mén)輸入原始數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總的方式應(yīng)用

首先，要根據(jù)進(jìn)行匯總部門(mén)的數(shù)量制定出相應(yīng)的報(bào)表。第一，先在工作簿中插入空白工作表，單擊工具菜單中的“選項(xiàng)”，在選項(xiàng)對(duì)話(huà)框內(nèi)選擇“常規(guī)”這一選項(xiàng)，并在新工作薄內(nèi)的“工作表數(shù)”內(nèi)輸入想要的報(bào)表數(shù)量，然后單擊確定選項(xiàng)。第二，在菜單欄中單擊第一個(gè)選項(xiàng)“文件”，選擇“新建”，就會(huì)呈現(xiàn)出想要的工作簿。然后為其重新命名，一般情況下，可將第一個(gè)報(bào)表命名為“0”，在“0”上制作出相應(yīng)的報(bào)表模板，然后根據(jù)下屬部門(mén)的數(shù)量從數(shù)字1開(kāi)始排列，再將“0”模板復(fù)制粘貼到相應(yīng)的工作簿中。第三，輸入?yún)R總公式，在“0”模板中輸入第一個(gè)需要匯總的公式“=SUM（01：報(bào)表的總數(shù)量！B3）”，B3指的是單元格的名稱(chēng)，報(bào)表的數(shù)量根據(jù)實(shí)際進(jìn)行填寫(xiě)，然后將這一單元格的公式分別復(fù)制粘貼到其它單元格中。最后，將下屬部門(mén)的報(bào)表數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)的進(jìn)行輸入，這樣匯總工作就可以自動(dòng)完成了。

（二）由下級(jí)部門(mén)根據(jù)所提供的Excel報(bào)表填寫(xiě)、上級(jí)匯總的方式應(yīng)用

首先，匯總部門(mén)要設(shè)計(jì)處統(tǒng)一的工作報(bào)表格式，根據(jù)上文中已經(jīng)制作完成的工作簿，單機(jī)“工具”選項(xiàng)，選擇“共享工作簿”并在對(duì)話(huà)框內(nèi)輸入“允許共享與合并”，然后單擊“高級(jí)”選項(xiàng)，在修訂欄中選定”保存修改“選項(xiàng)，再根據(jù)所需要的匯總天數(shù)輸入時(shí)間，然后單擊”確定，這樣匯總報(bào)表共享就已經(jīng)完成了。其次，復(fù)制匯總報(bào)表。單擊菜單欄中的“文件”選項(xiàng)，選中“另存為”選項(xiàng)，并根據(jù)下屬單位的名稱(chēng)命名，保存在桌面并發(fā)送給下屬單位，這樣下屬單位就可以根據(jù)已有的報(bào)表進(jìn)行填寫(xiě)輸入工作，與此同時(shí)，為了防止下屬部門(mén)惡意更改其他部門(mén)的匯總報(bào)表，對(duì)每個(gè)單位的匯總報(bào)表進(jìn)行設(shè)定，設(shè)定為保護(hù)狀態(tài)下的報(bào)表，能夠?qū)崿F(xiàn)這一要求。最后，開(kāi)展報(bào)表匯總工作。這就要根據(jù)下屬單位發(fā)送的報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)一匯總工作，第一步，將所有的報(bào)表放入同一個(gè)文件夾中;第二步，打開(kāi)共享工作簿，單擊菜單欄中“工具”選項(xiàng)，選中其中的“合并工作簿”，這是會(huì)彈出“保存共享工作簿”的提示;第三步，在“將選定文件合并到當(dāng)前工作簿”對(duì)話(huà)框列表中，選中下屬單位報(bào)表的備份，然后單擊“確定”所有的匯總結(jié)果會(huì)自動(dòng)生成。

四、Excel在網(wǎng)上匯總會(huì)計(jì)報(bào)表的應(yīng)用

在會(huì)計(jì)電算化背景下，如果企業(yè)具備了聯(lián)網(wǎng)的條件，就能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)匯總的自動(dòng)化，從而就能夠進(jìn)一步提高企業(yè)的會(huì)計(jì)報(bào)表工作的效率。

（一）網(wǎng)絡(luò)匯總會(huì)計(jì)報(bào)表的應(yīng)用原理

Excel的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)不同工作簿之間的鏈接功能，也就是說(shuō)將匯總報(bào)表工作簿和下屬單位的報(bào)表工作簿之間建立鏈接關(guān)系，這樣只需要將下屬部門(mén)的報(bào)表復(fù)制到指定的目錄下，匯總報(bào)表就會(huì)自動(dòng)刷新匯總數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)了匯總工作的自動(dòng)化。

（二）匯總報(bào)表設(shè)計(jì)思路

首先，建立一個(gè)匯總工作簿，將第一張工作簿設(shè)置為匯總工作表，將其與的工作簿按照下屬單位的數(shù)量分別設(shè)置;然后，將下屬單位發(fā)送過(guò)來(lái)的報(bào)表數(shù)據(jù)放在選定的目錄下，然后將各個(gè)分表與總表建立起鏈接的關(guān)系，最后，將分表數(shù)據(jù)用求和函數(shù)匯總到匯總工作表中，形成匯總報(bào)表。

（三）具體的操作步驟

一是將每個(gè)下屬單位上報(bào)的報(bào)表指定文件名，并將其存于指定目錄下。

二是建立匯總工作簿，在匯總工作簿中，建立“1+N”張工作表，其中“1”指的是匯總工作簿，“N”指的是下屬單位的報(bào)表數(shù)量。與此同時(shí)，為了避免建立分表與下屬單位報(bào)表鏈接時(shí)，因格式不同而產(chǎn)生鏈接值為“0”的情況出現(xiàn)，要將下屬單位的報(bào)表格式復(fù)制到分表中。

三是將分表與各單位的報(bào)表建立起鏈接的關(guān)系。首先，打開(kāi)下屬單位的待匯總的報(bào)表信息，選中有效的單元格并復(fù)制下來(lái);其次，打開(kāi)匯總報(bào)表中該單位的子表，單擊右鍵于子表左上方第一個(gè)單位格，選擇“選擇性粘貼”，在所彈出的選項(xiàng)中選擇“粘貼鏈接”，這樣就建立了此單位報(bào)表與其子報(bào)表之間的鏈接關(guān)系。最后，根據(jù)同樣的方法對(duì)其它所有下屬單位的報(bào)表與其子報(bào)表之間建立鏈接關(guān)系。通過(guò)建立下屬單位報(bào)表與其子報(bào)表之間的連接關(guān)系，就會(huì)在下屬單位對(duì)報(bào)表做出任何更改的同時(shí)，子報(bào)表就會(huì)意義顯示出來(lái)。

四是進(jìn)行匯總工作。如前文所述方法，在第一張匯總工作表中，建立起匯總的求和函數(shù)關(guān)系。這里需要明確的步驟是函數(shù)公式為：“=SUM（A1：An！Xn）：“SUM”為求和函數(shù)，其中的“A1”指的是需要進(jìn)行匯總的第一張報(bào)表數(shù)據(jù)，“An”表示的是需要匯總的最后一張報(bào)表數(shù)據(jù)，“Xn”表示的是要匯總的所有有效單元格。

五、使用Excel應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）要確保Excel模板設(shè)計(jì)和使用的正確性

只有正確的設(shè)計(jì)和使用Excel模板，才能發(fā)揮出Excel應(yīng)用于會(huì)計(jì)報(bào)表中作用的發(fā)揮。因此，在使用模板時(shí)，要根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整。

（二）設(shè)置專(zhuān)門(mén)用于檢查校正報(bào)表數(shù)據(jù)的報(bào)表

這是因?yàn)樵谑褂肊xcel進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)表工作時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，因此，設(shè)置一張專(zhuān)門(mén)用于檢查校正數(shù)據(jù)信息正確性的報(bào)表，就能從根本上解決這一問(wèn)題。這就要求要將匯總的總賬與賬目明細(xì)構(gòu)建在同一張報(bào)表中，在完成報(bào)表工作后，使其與校正報(bào)表上的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，從而差錯(cuò)就顯而易見(jiàn)了。

（三）強(qiáng)化對(duì)報(bào)表設(shè)置保護(hù)的意識(shí)

在使用Excel進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)表工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于會(huì)計(jì)人員操作失誤而致使報(bào)表信息出格式以及內(nèi)容發(fā)生變化的現(xiàn)象，這就有可能因?yàn)椴僮鞑划?dāng)而損壞了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的信息。因此，在實(shí)際操作過(guò)程中，一定要強(qiáng)化對(duì)報(bào)表設(shè)置保護(hù)的意識(shí)，可以利用Excel中“格式”菜單選項(xiàng)中的單元格保護(hù)等保護(hù)選項(xiàng)，如果在必要的情況下，可以通過(guò)設(shè)置密碼來(lái)加強(qiáng)對(duì)報(bào)表信息的保護(hù)。

（四）單張報(bào)表單獨(dú)存放可方便查找運(yùn)行

在對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行整理時(shí)，或者對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改等工作，就會(huì)需要到相應(yīng)的文件夾中去尋找，有時(shí)由于報(bào)表過(guò)多，給查找、整理、修改等工作帶來(lái)了不必要的麻煩。為了避免產(chǎn)生這種現(xiàn)象，可以將設(shè)置好的報(bào)表存于另一個(gè)文件夾中，并進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，這樣不僅文件夾變小了，運(yùn)行速度也變快了，并很好的解決了以上問(wèn)題。

六、總結(jié)

綜上所述，將Excel應(yīng)用于會(huì)計(jì)報(bào)表中，可以對(duì)以下報(bào)表進(jìn)行電算化的處理：編制會(huì)計(jì)報(bào)表、匯總會(huì)計(jì)報(bào)表、網(wǎng)上匯總會(huì)計(jì)報(bào)表、打印會(huì)計(jì)報(bào)表。將Excel應(yīng)用于會(huì)計(jì)報(bào)表中，能夠大大的提高報(bào)表信息的準(zhǔn)確信，并提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]吳志明.整合Excel在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的運(yùn)用[J].中小企業(yè)管理與科技，2010，3（08）：35-39.

[2]鄭霆.Excel在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用[J].中華會(huì)計(jì)學(xué)習(xí)，2010，12（06）：56-60.

[3]陳曉青，尤建萍.Excel在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用技巧[J].中國(guó)科技信息，2010，9（06）：123-125.

作者簡(jiǎn)介：張耀勻（1992-），女，漢族，遼寧遼陽(yáng)人，現(xiàn)就讀于大連財(cái)經(jīng)學(xué)院，會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)。