高校辦公室提高工作效率的若干途徑

李萬(wàn)強(qiáng)

【摘 要】高校辦公室在學(xué)校發(fā)展中的作用愈發(fā)突顯，提高辦公室的工作效率，是辦公室適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，符合師生需求的重要因素。筆者從事辦公室工作多年，通過(guò)自身經(jīng)歷與思考，用平實(shí)的語(yǔ)言，切合工作實(shí)際，闡述了辦公室工作提高效率的若干途徑。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室 工作效率

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與文化的高速發(fā)展，對(duì)高等教育的發(fā)展要求也越來(lái)越高。在高等院校的各項(xiàng)工作中，辦公室工作是其中十分重要的內(nèi)容之一。高校辦公室在學(xué)校中起著承上啟下、總攬全局、溝通各方的作用，高校辦公室工作人員的素質(zhì)高低將會(huì)影響辦公室的管理水平和工作績(jī)效，甚至?xí)绊懙秸麄€(gè)學(xué)校的形象與聲譽(yù)。如何緊緊圍繞著學(xué)校的改革和發(fā)展，加強(qiáng)自身建設(shè)，拓展管理職能，提高工作效率，推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)任務(wù)的順利完成，已成為當(dāng)前亟待深入探討的課題。

一、高校辦公室的重要地位

辦公室是重要的執(zhí)行部門。學(xué)校大到規(guī)章、制度、措施，小到通知，基本都要辦公室負(fù)責(zé)落到實(shí)處，既扮演“二傳手”的作用，又是執(zhí)行力的高度體現(xiàn)。

辦公室是溝通的橋梁和紐帶。辦公室是同老師和學(xué)生打交道最多的部門。老師上課、考核、評(píng)職、科研等等，都要辦公室的相關(guān)同志進(jìn)行服務(wù)、指導(dǎo)和溝通。學(xué)生選課、報(bào)到、報(bào)退等等，離不開辦公室教務(wù)員的辛勤工作。在日常工作中，師生們的意見和要求，辦公室同志也是第一時(shí)間掌握，并向上級(jí)主管部門反映，傳遞民聲，為學(xué)校決策和建設(shè)和諧校園發(fā)揮重要作用。

辦公室是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分。學(xué)校教學(xué)科研的發(fā)展，如果沒(méi)有機(jī)關(guān)辦公室的共同進(jìn)步是不可能取得良好局面的。很難想象，一個(gè)設(shè)備落后，人員素質(zhì)低，工作能力差，效率低下的辦公室，會(huì)給學(xué)校的發(fā)展帶來(lái)怎樣的副作用！

不難看出，辦公室在高校發(fā)展中所扮演的重要角色！對(duì)辦公室各種職能要求面前，高效、快捷地完成各項(xiàng)任務(wù)是重中之重！

二、提高高校辦公室工作效率的途徑

1.深刻了解、掌握學(xué)校的方針、政策。對(duì)學(xué)校有關(guān)的規(guī)章制度，特別是涉及本崗位的，要熟練掌握，領(lǐng)會(huì)精神，能舉一反三。對(duì)待原則問(wèn)題，不打折扣，嚴(yán)格執(zhí)行。只有透徹了解相關(guān)政策，才能在碰到問(wèn)題的第一時(shí)間反應(yīng)出應(yīng)對(duì)辦法，有理有據(jù)地對(duì)待相關(guān)工作，結(jié)果往往也讓會(huì)達(dá)到師生滿意、信服。

2.對(duì)辦公室工作具有高度熱情。不難理解，當(dāng)一個(gè)人喜愛(ài)一項(xiàng)工作時(shí)，一定會(huì)積極地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，全身心地投入到工作中去。這種工作熱情，需要從意識(shí)上培養(yǎng)，思想上提高，并且從服務(wù)師生中體現(xiàn)自身價(jià)值，找到工作的樂(lè)趣。

3.不斷提高自身素質(zhì)，提高辦事能力和辦事技巧。學(xué)歷和學(xué)位不是工作能力的必要條件，但一定會(huì)促進(jìn)部門整體能力的提升。對(duì)網(wǎng)絡(luò)、對(duì)辦公軟件、對(duì)各職能部門的熟悉程度，會(huì)成為高效辦公的有力的支撐。也要注意對(duì)日常工作的經(jīng)驗(yàn)積累，掌握一些對(duì)人、對(duì)事的辦公技巧，既不違反原則，又能達(dá)到滿意的結(jié)果。

4.提高辦公條件。現(xiàn)代化的辦公設(shè)備是高效工作的保障。不少辦公室設(shè)備陳舊，電腦配置低，系統(tǒng)慢，網(wǎng)絡(luò)不暢通，復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等更新不及時(shí)，再加上保養(yǎng)維護(hù)不及時(shí)，嚴(yán)重影響了辦公效率。有的單位對(duì)辦公室工作不夠重視，在更新設(shè)備方面總是拖一拖，等一等，考慮考慮，研究研究。其實(shí)，對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入，會(huì)帶來(lái)全方位的服務(wù)升值和效率回報(bào)。

5.學(xué)會(huì)統(tǒng)籌安排工作。辦公室工作繁雜，突發(fā)事件很多。要提高大局觀，掌握工作重點(diǎn)，把握核心。要學(xué)會(huì)在眾多工作中捋出頭緒，突出重點(diǎn)，抓大放小，有急有緩。把重點(diǎn)工作提前化，常規(guī)工作程序化，難點(diǎn)工作階段化。避免胡子眉毛一把抓，齊頭并進(jìn)，卻有始無(wú)終。

6.學(xué)會(huì)總結(jié)和提煉。要主動(dòng)進(jìn)行階段性的總結(jié)，無(wú)論是幾條經(jīng)驗(yàn)，還是發(fā)表論文，都會(huì)對(duì)自己的辦公效率和質(zhì)量有所提高。我們往往對(duì)年終總結(jié)敷衍了事，甚至把往年的總結(jié)稍加修改復(fù)制粘貼，失去了對(duì)自己總結(jié)和積累的意義。

7.科學(xué)設(shè)置崗位，明確崗位職責(zé)。崗位設(shè)置是部門科學(xué)化管理的提前，全面落實(shí)“按需設(shè)崗，按崗競(jìng)聘，平等競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)聘任，按崗取酬，嚴(yán)格考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，崗變薪變”的管理原則，優(yōu)化辦公室人員年齡結(jié)構(gòu)，性別比例，素質(zhì)層次。

8.制定常規(guī)工作流程圖。對(duì)一些例行工作，我們可以制定簡(jiǎn)明流暢、通俗易懂的辦公流程圖，在網(wǎng)站公布或者制成展板在顯著位置張貼，方便師生辦理業(yè)務(wù)。

高校辦公室作為學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，作為服務(wù)部門，單單要求“微笑服務(wù)”和“儀容儀表”等表面文章已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，我們需要深入工作實(shí)質(zhì)，把握學(xué)校發(fā)展核心，了解師生需求，不斷提高自身素質(zhì)，才能高效履行辦公室工作職能。endprint