醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策

【摘要】　醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學科學研究的基礎，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院如何適應社會主義市場經(jīng)濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規(guī)范化管理，就必須在調查醫(yī)院檔案管理的基礎上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫(yī)院檔案管理工作。本文總結了目前醫(yī)院檔案管理存在的諸多問題，并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路，對于醫(yī)院檔案管理和內(nèi)涵建設具有現(xiàn)實性指導意義。

doi：10.3969/j.issn.1674-9308.2015.01.024

作者單位：253100山東省平原縣第一人民醫(yī)院住院處

Problems and Countermeasures in the Management of Hospital Archives

DONG Xingang ( Shandong first people's Hospital of Pingyuan county, Pingyuan 253100, China)

[Abstract] Hospital archives is the credential in hospital management, is the foundation of medical scientific research, is the hospital propaganda education vivid material. How to adapt to the socialist market economic system, change file management mode, to strengthen the standardized management of archives must be on the basis of investigation of hospital archives management, understand the current situation of hospital file management and existing problems, and analysis its reason, and take some countermeasures accordingly, in order to better to do a good job of hospital archives management in the new period. This paper summarizes the problems existing in current hospital archives management, and puts forward the innovative solutions and ideas, for hospital archives management and the connotation construction of practical guiding significance.

[Key words] Hospital archives, The existing problems, Solution

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導并協(xié)調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎性工作。當前，醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)院管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，那么新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務，是當前亟待解決的問題 [1]。

1　現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問題

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個重要組成部分，醫(yī)院檔案工作仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學工作相適應，主要表現(xiàn)在：

1.1　檔案管理中工作制度不健全

檔案管理在醫(yī)院管理中得不到重視，在實際工作中存在不足，存在很多問題和疏漏，臨床科室有詳細明確的工作管理制度，而檔案室的工作制度較少，應該根據(jù)現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展而隨時改進和提高，這樣才能不斷的完善工作制度。

1.2　對醫(yī)院檔案內(nèi)容范圍不明確

無論各級各地醫(yī)院衛(wèi)生系統(tǒng)，無論是三甲還是二乙，醫(yī)院內(nèi)部的檔案都應該按照內(nèi)、外、婦、兒等嚴格明確的分類，以及對病種的明確分類，而目前醫(yī)院的檔案病種分類不明確，比較分散，不便于醫(yī)護人員查閱和利用。

1.3　醫(yī)院檔案得不到重視和利用

各級各地醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)對本單位的檔案科室不夠重視，認為檔案可有可無，無關緊要，有沒有都無所謂，更不知道查閱檔案的意義，不少同志甚至是領導干部對檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還很強，所以信息內(nèi)容搜集不足，檔案利用率不高。

1.4　醫(yī)院檔案管理人員整體的業(yè)務水平不高

一般醫(yī)院只重視臨床科室人員的培訓和教育，但對檔案人員沒有進行系統(tǒng)的學習培訓，檔案室的工作人員認為日常工作簡單，比較安逸，不愛學習，不求進步，使檔案管理工作停留在比較落后的階段，缺乏對新知識的學習和了解，跟不上醫(yī)院的發(fā)展要求。

1.5　檔案管理工作中硬件投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高 [2]

有些醫(yī)院用房緊張，致使檔案室工作環(huán)境比較狹小，不利于檔案的保存、保管和查閱。另外，現(xiàn)代醫(yī)院網(wǎng)絡應用技術只限于臨床科室，沒有應用到檔案管理中，使檔案管理處于比較落后的水平，不利于檔案的開發(fā)和利用。

2　改善醫(yī)院檔案管理的對策

2.1　醫(yī)院檔案的統(tǒng)一集中管理

各級各地醫(yī)院都應當對檔案進行統(tǒng)一管理，建立完整的檔案庫，使檔案室成為一個獨立的有特點的科室，針對不同病區(qū)及病種分類排放，保證搜集檔案信息的快速及準確，充分的發(fā)揮其憑證和利用的作用。

2.2　加強學習有關的法律法規(guī)

由于各級衛(wèi)生醫(yī)療機構對《檔案法》的認識不足，檔案法制觀念淡薄，所以，各級醫(yī)療衛(wèi)生機構應該加強全院的干部職工的培訓學習，以便加強醫(yī)院法制化、規(guī)范化、制度化管理，才能更好的支持檔案管理工作。

2.3　加強檔案管理制度

為了增加各項規(guī)章制度在實際工作中的可操作性，針對醫(yī)院檔案室的規(guī)章制度比較凌亂的情況進行匯總，部分內(nèi)容根據(jù)本醫(yī)院的具體情況作了相應的調整和補充，檔案室應該結合本單位檔案工作的要求，建立完整的工作制度，以便完善工作中檔案的借閱、參考、保密的工作，使工作人員遵守工作制度，防止工作疏漏出現(xiàn)差錯。建立由工會、職工代表和有關人員組成的院內(nèi)公開檢查小組，對檔案室進行不定時的檢查，檢查內(nèi)容是否真實、全面、及時，程序是否符合有關的法律法規(guī)，職工所反應的問題是否得到認真解決和答復。

2.4　加強檔案工作人員素質的提高

醫(yī)院管理工作的需求，創(chuàng)造性的做好檔案管理工作，因此，檔案管理工作越來越重要，對檔案室的工作人員也提出了更多更高的要求，檔案室工作人員應當不斷的學習，定期參加培訓，了解科室的工作性質和業(yè)務范圍，深入臨床科室進行醫(yī)療研究對檔案的要求，不斷提高自身的工作能力，從而進一步完善檔案室的工作。

2.5　重新建立醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案管理的重要性

隨著現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生的進步，網(wǎng)絡已經(jīng)進入到各行各業(yè)，醫(yī)院應當采用先進的、成熟的檔案辦公軟件，針對醫(yī)院入網(wǎng)的全部檔案，由院長統(tǒng)一管理，各科室主任建立完善的病歷病種，檔案室工作人員負責輸入分類，以便各科室醫(yī)生的查閱參考。

2.6　提高對檔案管理的重視和檔案存放條件

目前，全國各級醫(yī)院衛(wèi)生系統(tǒng)的醫(yī)療技術水平和業(yè)務管理水平都有明顯的提高，可醫(yī)院檔案管理得不到合理的利用和重視，所以各級醫(yī)院都應該加強這方面的學習，增加對檔案管理的認識和了解，提高檔案管理人員的整體素質，定期學習，定期考試，定期抽查，檔案倉庫要做到防潮、防火、防盜、防水等，保證檔案不受損失。