檔案實體安全的重要意義及其保護(hù)措施

董中印

（池州學(xué)院中文系，安徽池州247000）

檔案實體安全的重要意義及其保護(hù)措施

董中印

（池州學(xué)院中文系，安徽池州247000）

檔案實體是傳統(tǒng)檔案載體與新型數(shù)字存儲載體的統(tǒng)稱。文章著重探討了檔案實體安全對歷史文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的重要意義，以及保護(hù)檔案實體安全的具體措施。

檔案實體；保護(hù)措施；意義

現(xiàn)代科技發(fā)展日新月異，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)廣泛運用，檔案信息日益受到人們的關(guān)注。然而近年來，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步，各種災(zāi)害接連不斷，這給人類生產(chǎn)生活帶來苦痛和不便的同時，也給檔案安全帶來了極大損害。這些都是社會乃至人類的損失。為了減少這些珍貴檔案的損毀，并且更好地延長檔案的保管期限，對檔案實體安全的研究是十分必要的。

一、檔案實體安全的重要意義

檔案實體不僅包括傳統(tǒng)檔案載體，也包括信息化時代產(chǎn)生的數(shù)字檔案和光盤、硬盤等。確保檔案實體的安全，能夠延長檔案的生命周期，讓檔案更好地發(fā)揮憑證和情報價值，對社會進(jìn)步和文化發(fā)展，以及充分開發(fā)利用檔案資源，滿足社會需要，發(fā)揮檔案的價值和功能，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，產(chǎn)生良好的社會效應(yīng)具有重要作用。

檔案實體安全不僅有重要的理論意義，更具有普遍的現(xiàn)實意義。檔案是人類的文化遺產(chǎn)，對于一個國家的發(fā)展具有重要的參考價值。檔案傳承歷史，在社會發(fā)展過程中記錄了真實的歷史信息。在現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案的作用日益彰顯，但檔案的安全存在許多隱患，因此檔案安全是檔案工作的生命線。只有檔案實體安全得到保障，檔案對社會發(fā)展和人類進(jìn)步的作用才能夠?qū)崿F(xiàn)。

（一）對歷史文化的重要性

檔案損毀情況在近幾十年來時有發(fā)生，檔案館、檔案室保存的古代檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，但因為各種原因，造成檔案損毀，引起了無法挽回的損失，以致無法全面吸收歷史文化的有益成果，更好地借鑒歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)，為現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以對于現(xiàn)存的檔案，必須引起社會、國家的足夠重視，為它們能更好地弘揚民族智慧和傳承歷史文化做出貢獻(xiàn)。

1.檔案實體是檔案價值實現(xiàn)的載體。檔案的形成時間、載體形式、作者和內(nèi)容都會影響檔案的價值。大部分檔案形成時間久遠(yuǎn)，最晚的檔案形成時間距今也有幾十年，經(jīng)歷了多個歷史時期。檔案載體形式也多種多樣，大部分是紙質(zhì)檔案，其中包括郵票、地圖、信函等風(fēng)格獨特的紙質(zhì)載體，大多是手工書寫，而且各個歷史時期的紙質(zhì)檔案書寫形式和公文用語有很大的區(qū)別，這對于研究各個時期的公文程式的演變具有重要的意義。此外檔案數(shù)量眾多，內(nèi)容極其豐富，涉及人類社會各個歷史時期的政治、軍事、財政、民俗、宗教、外交和科技等社會的方方面面，是民族文化的集中體現(xiàn)。

2.檔案是歷史的真實憑據(jù)。檔案具有延續(xù)性和繼承性。無論在當(dāng)時是對還是錯，是美還是丑都被真實準(zhǔn)確地記錄下來。作為原始記錄的檔案是歷史資料的重要來源之一，社會科學(xué)研究目的是為了揭示社會發(fā)展規(guī)律，使其具有科學(xué)性和創(chuàng)造性。而這些研究必須建立在客觀事實的基礎(chǔ)上，檔案是過去歷史事件的真實記錄，所以它是科學(xué)歷史研究的重要依據(jù)。并且檔案是歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，也是文化創(chuàng)新的基礎(chǔ)。人們從歷史文化中借鑒吸收已有成果，利用大量歷史檔案創(chuàng)造新文化。檔案記載著各個地方優(yōu)秀文化成果，包括當(dāng)?shù)氐拿藱n案、鄉(xiāng)紳大族的族譜以及許多文人騷客寫下的珍貴詩詞等大量蘊含豐富文化內(nèi)涵，具有深厚文化積淀的檔案，是各個地區(qū)人民聰明智慧的結(jié)晶。從這些歷史檔案中，我們可以了解人民群眾輝煌的業(yè)績，以及地方歷史發(fā)展的軌跡。檔案實體安全，不但關(guān)系到幾千年歷史檔案空白的填補(bǔ)及一些歷史問題的澄清和解決，而且關(guān)系到整個民族文化的繼往開來與傳承創(chuàng)新，關(guān)系到偉大民族的復(fù)興。

（二）對經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性

開發(fā)利用檔案資源能夠產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。很多專家都用“鐵皮柜中解放出來的生產(chǎn)力”來比喻檔案的經(jīng)濟(jì)價值，生動地說明了檔案在經(jīng)濟(jì)方面蘊含的巨大潛力。[2]檔案能夠在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中發(fā)揮基礎(chǔ)性作用，它具有豐富的信息，對于市場信息的記錄和查閱，幫助人們找出對自己有用的信息具有積極作用。檔案雖然不是商品，但是經(jīng)過利用開發(fā)卻能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。比如，在旅游業(yè)中，利用檔案館保存的人文檔案和歷史古跡資料，發(fā)揮檔案資源的潛在效用。各個歷史文化名城，大力挖掘檔案的文化價值，結(jié)合特色旅游檔案，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，增加經(jīng)濟(jì)效益。檔案館各類館藏檔案具有極大的開發(fā)潛力，將檔案與影視、媒體等相結(jié)合，促進(jìn)檔案走進(jìn)市場，傳播歷史文化，提升檔案價值，增加檔案資源利用的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）對社會進(jìn)步的重要性

檔案記錄歷史，通過它我們能了解重要的史實。從歷史發(fā)展演變中，尋找歷史發(fā)展規(guī)律，借助檔案資料服務(wù)黨和國家工作，記錄黨和國家在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、社會建設(shè)等方面的方針、政策、路線，為構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

現(xiàn)在許多縣鄉(xiāng)都熱衷于編史修志，地方志全面系統(tǒng)地記載地方歷史，傳承弘揚傳統(tǒng)文化，有存史、資政、教化的重要作用。要利用編史修志的時機(jī)，概覽地方世居民族風(fēng)貌，建設(shè)地方特色名城，發(fā)揮資政育人作用，促進(jìn)地方人民團(tuán)結(jié)，為地方各方面發(fā)展規(guī)劃提供重要依據(jù)。檔案為黨、政府和社會公眾服務(wù)，如向社會公開“法定性文件”，實行政務(wù)公開，維護(hù)人民群眾的利益。開展檔案查閱服務(wù)活動，為下崗職工解決養(yǎng)老保險，為投資企業(yè)提供信息，為社會治安提供參考等。檔案與人民生活的聯(lián)系越來越緊密，維護(hù)了人民生活的有序，社會的和諧，有利于社會穩(wěn)定發(fā)展，和諧進(jìn)步。

檔案在社會發(fā)展中作用巨大。但是在社會發(fā)展過程中有許多珍貴歷史檔案因戰(zhàn)亂和自然災(zāi)害而散佚和流失，給社會事業(yè)發(fā)展帶來了很大困難。因此，對于現(xiàn)存檔案要加強(qiáng)管理，實施全方位保護(hù)。

二、檔案實體安全的保護(hù)措施

影響檔案實體安全有幾方面因素，不僅有自然因素，而且也包括了人為因素。要減少甚至杜絕檔案安全事件的發(fā)生，保護(hù)檔案、資料的安全和最大限度地延長檔案使用壽命，必須采取有效保護(hù)措施。

(一)針對環(huán)境因素采取的保護(hù)措施

檔案實體的保存期限不是無限期的，不論是具有長期保存價值的檔案信息還是永久保存價值的檔案信息，都是借助于檔案載體存儲。檔案載體受環(huán)境因素的影響很大，若是將檔案保存在適宜的環(huán)境中是可以延長其使用壽命的，但是我國各個地區(qū)的環(huán)境差異很大。因此，對于不同的環(huán)境，檔案實體的保護(hù)措施是不同的。

除去地區(qū)差異，大部分檔案館、檔案室都是按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的嚴(yán)格要求建設(shè)的，因此對環(huán)境的要求大同小異。“雖南北地區(qū)側(cè)重點不同，但都必須遵循‘十防’的要求，切實做好：防火、防水、防潮、防霉、防塵、防日照、防盜、防高溫、防有毒氣體、防鼠?！盵1]

（二）針對人為因素采取的保護(hù)措施

檔案工作紛繁復(fù)雜，檔案工作涉及眾多環(huán)節(jié)包括收集、歸檔、整理和保管等，檔案工作人員也有很多，但是有些工作人員并未意識到檔案的重要性，檔案安全意識淡薄，對庫房管理不到位，同時一些基層單位未切實實行相應(yīng)的檔案安全管理制度以及與之相匹配的安全檢查和安全保障制度，并且未制定符合實際的應(yīng)急預(yù)案。這些由于監(jiān)管不力、管理混亂已造成多起檔案失竊和檔案損毀，給檔案工作帶來了不小損失。

對于檔案工作人員，要加強(qiáng)他們對檔案保護(hù)的責(zé)任意識，正確認(rèn)識檔案工作的性質(zhì)，重視檔案的價值不僅在于它是開展歷史研究和進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的必要條件，而且影響國家建設(shè)和發(fā)展。檔案工作人員具有維護(hù)一個單位、一個國家歷史面貌的重大責(zé)任，肩負(fù)著保護(hù)歷史記錄的責(zé)任和義務(wù)。此外還要增強(qiáng)檔案工作人員的法律觀念，普及檔案和有關(guān)的法律知識。要推動檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)范檔案管理方式，將責(zé)任落到實處，嚴(yán)格按照檔案安全管理制度做好本職工作，并且定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，增強(qiáng)他們對檔案工作的管理能力和對突發(fā)事件的應(yīng)對能力，注重實踐和磨練檔案人員心理素質(zhì)。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，檔案的查閱、借出要按規(guī)定手續(xù)辦理，由專人負(fù)責(zé)管理。對不同層次的查閱借閱人員確定不同的利用范圍和不同的審批手續(xù)。同時借助《中華人民共和國檔案法》和《消防法》等法律法規(guī)，開展檔案安全法律法規(guī)情況的檢查，通過檔案管理機(jī)構(gòu)和消防隊等單位的合作，落實檔案安全工作。

（三）針對自然災(zāi)害采取的保護(hù)措施

自然災(zāi)害是人力無法抗衡的，我們無法預(yù)知也無法避免。難以預(yù)知的自然災(zāi)害不僅給人們的生活帶來破壞，也給檔案帶來無法估計的損失。最常見的自然災(zāi)害有水災(zāi)、火災(zāi)和地震等。

應(yīng)急預(yù)案對于檔案實體安全的保護(hù)作用是顯而易見的，也是必不可少的。通過對已有記錄的研究，分析討論各種自然災(zāi)害對檔案安全的危害，以及自然災(zāi)害可能產(chǎn)生的破壞力的范圍和影響的持續(xù)時間，提醒人們當(dāng)災(zāi)難發(fā)生時及時做好應(yīng)對準(zhǔn)備，最大限度地減少風(fēng)險可能造成的損失。要做好對可能存在的疏漏和隱患進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)密的檢查工作，因為即使是科學(xué)系統(tǒng)的評估也可能存在安全風(fēng)險。又因為自然災(zāi)害的破壞性大，影響范圍大，擴(kuò)散快，所以在最短的時間內(nèi)一定要迅速控制局面才能減少損失。首先要設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)指揮機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)應(yīng)急指揮和解決各部門職責(zé)分工，檔案部門要與地震、水力、消防等部門溝通聯(lián)系并組織實施已發(fā)生的突發(fā)事件。此外要通過演練提高檔案人員的應(yīng)急反應(yīng)能力，不能只重形式，一定要實踐，把握過程。對于現(xiàn)代高科技新技術(shù)，要讓每個檔案管理人員了如指掌，運用自如，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)裝備提高應(yīng)對突發(fā)事件的水平。完備的行之有效的應(yīng)急方案是不存在的，每一次的災(zāi)難都是無法預(yù)料的，我們能做的不過是借鑒已有經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，不斷完善各種應(yīng)對措施，盡可能地減少災(zāi)難對檔案造成的破壞。

在現(xiàn)代復(fù)雜自然環(huán)境和社會環(huán)境下，檔案實體安全顯得尤為重要。它面臨的問題也是多種多樣，不僅有來自自然災(zāi)害的威脅，而且還有來自人為的破壞。要做到萬無一失，全面保護(hù)檔案的安全，必須將檔案安全放在檔案工作的首位，做好人、物和技術(shù)方面的防護(hù)。在社會各方面飛速發(fā)展的今天，檔案的開發(fā)利用勢在必行，要讓檔案的憑證、參考和借鑒等功能能夠為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會進(jìn)步和文化傳承做出更大的貢獻(xiàn)，必須要維護(hù)并延長檔案的壽命，防患于未然，避免可能發(fā)生的檔案安全事故。重視檔案的安全，必須要認(rèn)識到檔案安全的重要性，檔案對于人們生產(chǎn)、生活的幫助，對于社會穩(wěn)定的鞏固，對于和諧社會的維護(hù)，對于中國夢實現(xiàn)的指導(dǎo)和借鑒。

[1]張富林，袁立軍.檔案保管保護(hù)的現(xiàn)狀及其對策[N].檔案時空，2013，(10):32-33.

[2]謝真珍.市場經(jīng)濟(jì)條件下檔案價值的思考[J].經(jīng)營管理，2006，(6):63-64.

（責(zé)任編輯：魏登云）

On the Significance of Archive Entity Safety and the Protective Measures

DONG Zhong-yin
(Chinese Department,Chizhou University,Chizhou 247000,China)

Archive entity is a generic term for traditional archive carrier and neo-digital carrier.The paper gives an account of the influence of archive entity safety upon historical culture,economic development and social progress;besides,it also discusses the concrete measures of protecting archive entity.

archive entity;protective measures;significance

G271

A

1009-3583（2015）-0168-03

2015-03-12

董中印，男，安徽阜陽人，池州學(xué)院中文系講師，碩士。研究方向：網(wǎng)絡(luò)傳媒環(huán)境下檔案文獻(xiàn)編纂。