汽車流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制的研究

陳宏展

汽車流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制的研究

陳宏展

本文結合我國汽車流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制的主要特征分析了汽車4S店內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，并在此基礎上提出了如何完善4S店內(nèi)部控制的有關對策。

4S店；汽車流通企業(yè)；內(nèi)部控制

一、我國汽車流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制的主要特征

一是及時準確地反映4S店運營狀況。4S店單車價值從幾萬到幾百萬價值等，僅整車采購及銷售業(yè)務的資金流動量就非常大，企業(yè)良好的內(nèi)部控制可促使4S店經(jīng)營狀況、財務成果及現(xiàn)金流量完整、準確地反映在企業(yè)財務報表上，有利于管理層及時發(fā)現(xiàn)利潤波動情況和各項業(yè)務的盈利能力。

二是完善的內(nèi)部控制有利于4S店各部門加強溝通和協(xié)作，降低企業(yè)整體運營成本。4S店各部門內(nèi)部控制的效果最終體現(xiàn)在資金的使用效益和日常的增收節(jié)支方面，4S全員在管理層的領導下認真執(zhí)行內(nèi)部控制制度有利于切實提升企業(yè)經(jīng)營效益。

三是4S店各部門崗位職責權限明晰。以汽車4S店財務部門為例，其組織結構一般由財務經(jīng)理、銷售會計、售后會計、結算專員、出納等構成，他們分工明確崗位職責權限清晰。

二、汽車流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）汽車4S店管理層內(nèi)部控制意識薄弱

管理層對4S店日常經(jīng)營過程中的內(nèi)部控制事項不甚重視，缺乏內(nèi)部控制意識，直接導致下屬各部門員工在執(zhí)行內(nèi)部控制制度時沒有引起足夠的重視。部分4S店內(nèi)部控制制度僅是為了應付有關部門或單位的檢查或為“裝點門面”，沒有得到有效執(zhí)行，制度也形同虛設，使得內(nèi)部控制制度失去了其原有的意義。

（二）關鍵控制點的內(nèi)部控制存在漏洞

一方面，財務部門對投融資及資本運營等有關活動的現(xiàn)金流動有關的風險認識不足，導致企業(yè)資本結構欠缺合理性，財務風險增加，籌集的資本沒有發(fā)揮其應有的效益反而可能帶給4S店沉重的債務壓力，盲目籌資擴張使得企業(yè)真正遇到機遇時而無力投資，資金鏈條運轉不暢易引發(fā)財務困境。

另一方面，部分4S店內(nèi)部控制組織架構設置不合理，企業(yè)內(nèi)部治理機構設計不甚規(guī)范，機構間功能重復和職能交叉，部門間扯皮推諉，人員責任缺失等導致內(nèi)部控制形同虛設，執(zhí)行效率低下。

（三）內(nèi)部控制制度不規(guī)范內(nèi)控監(jiān)管機制缺失

雖然目前國內(nèi)4S店針對銷售流程都已制定了一套內(nèi)部控制制度，但有的4S店管理層不能隨市場形勢的變化和經(jīng)濟的發(fā)展情況對內(nèi)部控制制度進行完善，而是一味地因循守舊不能正確認識管理過程中涌現(xiàn)的問題，在一定程度上影響著內(nèi)部控制效果的發(fā)揮，如營業(yè)過程中頻繁更換銷售人員，無法合理高效地使用人力資源。4S店普遍輕視內(nèi)控監(jiān)控機制的建設，內(nèi)部審計并未發(fā)揮實效，內(nèi)部控制監(jiān)管機制缺失直接影響了企業(yè)內(nèi)部控制制度體系的構建。

（四）內(nèi)部控制執(zhí)行力度有待加強

即使4S店有健全的內(nèi)部控制制度但如果得不到有效執(zhí)行也將是形同虛設，不能切實發(fā)揮實效。從目前實踐情況來看，部分4S店內(nèi)部控制的執(zhí)行力度有所不足，如銷售、收款、售后等關鍵環(huán)節(jié)不能切實按照企業(yè)已經(jīng)制定的關鍵控制點實施內(nèi)部控制，內(nèi)部控制失去了其應有的掌控力，如不相容職位理應分離，但有的4S店財務人員為圖省事對一些資金業(yè)務由出納一個包辦，這樣的執(zhí)行漏洞加大了企業(yè)的資產(chǎn)風險。

三、完善汽車流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制的有關對策

（一）加強管理層內(nèi)部控制責任意識提升全員綜合素質

首先必須要讓4S店管理層意識到內(nèi)部控制的重要性，繼而帶領企業(yè)全員落實內(nèi)部控制，防范舞弊腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，實現(xiàn)4S店價值最大化目標。此外，4S店還應通過員工教育與培訓等途徑拓展企業(yè)全員的綜合素質，提升其內(nèi)部控制的執(zhí)行能力，加強企業(yè)文化建設和績效評估，促使企業(yè)全員按規(guī)范的內(nèi)部控制嚴格要求自己，不斷提升自我綜合素質，為4S店的長遠發(fā)展貢獻力量。還可考慮從店外招聘一些優(yōu)秀人才，為企業(yè)補充一些專業(yè)知識強、操作水平高的新鮮血液，提升4S店的整體水平。

（二）進一步細化4S店內(nèi)部控制管理制度

首先，新車銷售環(huán)節(jié)關鍵控制點包含：①銷售價格管理。關鍵控制點在于限制銷售指導價格和審批銷售折扣，關鍵控制活動有逐級審批銷售指導價格，未經(jīng)授權不得隨意變更價格，價格錄入人員與復核人員應嚴格分離等；②銷售合同管理。關鍵在于保證合同的真實有效性并遵守公司各項政策規(guī)定，非格式合同要經(jīng)法務部審核并得到妥善保管，關鍵控制活動包含制定銷售業(yè)務審批制度，逐級會簽審批；③開票。應保證在收齊貨款、金額正確、單證齊全的情況下開票，開票與收款職責分離；④開出門證。在發(fā)票、收款憑證和訂單齊全并核對相符的條件下開具出門證，證號須連續(xù)編號控制；⑤釋放合格證。單證齊全且核對相符時發(fā)放合格證，整理合格證清單并保障職責分離；⑥交鑰匙。在合同證、出門證和發(fā)票相符時交鑰匙并與開合格證等崗位相分離；⑦收款并確認收入。保證開票金額與收款相符，做到賬實相符，大額現(xiàn)金及時交付銀行，每月編制余額調(diào)節(jié)表，財務不相容崗位相分離；⑧整車庫存管理。存貨盤點時進行整車盤點編制報告，監(jiān)盤人須在報告上簽字確認。

其次，售后業(yè)務階段關鍵控制點包含：①維修項目經(jīng)審批后讓客戶事先確認維修報價；②車間主任復核維修單上的項目及所需配件并簽字確認；③定期核對并及時完成索賠申請，按照規(guī)定寄送廠商并保持跟蹤；④按照財務制度審批流程逐級審批銷售價格折扣并進行備案；⑤維修組長和質檢員各自檢查已維修車輛狀況，確保質量過關；⑥收款憑證、發(fā)票、維修單等核對相符后開具連續(xù)編號的出門證，保證職責分離；⑦由專人分類處理索賠件和非索賠件并按廠家規(guī)定郵寄或作其他適當處理；⑧專人盤點庫管情況，在修車領用材料時有效盤點備件庫存管理情況。

最后，針對部分4S店的二手車業(yè)務可設置以下關鍵控制點：①制定二手車合同審批制度，逐級會簽審批，保證合同真實有效，合同保管由專人負責并納入公司檔案管理體系；③執(zhí)行經(jīng)理對二手車估價進行復核確保價格透明合理；④二手車付款申請須經(jīng)經(jīng)理和總經(jīng)理審批；⑤在合同、發(fā)票、收款憑證相符的情況下開具出門證和交鑰匙，制定相應連續(xù)編制的控制清單，做到不相容崗位相分離；⑥專人實物盤點二手車庫存，并有專人監(jiān)盤確保盤點的公正合理性，同時編制盤點報告以便財務進行財務處理。

（三）將內(nèi)部控制與4S店日常經(jīng)營管理密切結合

在將日常經(jīng)營管理活動與4S店內(nèi)部控制相結合的過程中需要進一步明確業(yè)務審批、控制目標的制定、不相容崗位相分離等措施，合理評估4S店經(jīng)營過程中可能面臨的各類風險，重點制定一套規(guī)范可使員工切實遵照執(zhí)行的詳細內(nèi)部控制手冊，細化4S店的業(yè)務權限與審批體系，包含財務審批、業(yè)務審批、人事審批等，并結合4S店實際情況的變更定期或不定期地進行修正。上述內(nèi)控手冊應盡可能細化和全面，聯(lián)系4S店日常經(jīng)營事項將其融入到企業(yè)管理文化中，避免管理層凌駕于內(nèi)部控制或內(nèi)部控制脫離4S店日常管理等情況的發(fā)生。

［1］瞿曼麗.探討汽車4S店內(nèi)部控制［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2013（33）.

（作者單位：紅旭集團股份公司）