淺談信息化在企業(yè)全面預(yù)算管理中的應(yīng)用

王曉暉

淺談信息化在企業(yè)全面預(yù)算管理中的應(yīng)用

王曉暉

全面預(yù)算管理逐漸成為國內(nèi)外企業(yè)重要的管理工具，但是在實(shí)施過程中出現(xiàn)了效率低下等諸多問題。信息化技術(shù)的應(yīng)用成為完善全面預(yù)算管理體系、提高全面預(yù)算管理效率的重要手段。

信息化；全面預(yù)算管理；考核

一、傳統(tǒng)全面預(yù)算管理方式存在的問題

（一）預(yù)算編制和分解僵化

首先，預(yù)算編制和分解基礎(chǔ)缺乏科學(xué)性。大部分企業(yè)的預(yù)算編制和分解還主要依靠歷史數(shù)據(jù)及經(jīng)驗(yàn)判斷，預(yù)算的編制和分解都是基于總成本、總費(fèi)用，未細(xì)化到具體成本費(fèi)用項(xiàng)目。其次，預(yù)算編制和分解工作量大。企業(yè)缺乏一個有效地預(yù)算信息溝通平臺，造成管理困難和信息不對稱，延長了預(yù)算編制周期。最后，預(yù)算編制和分解準(zhǔn)確性不夠。由于預(yù)算編制和分解的工作量大，整理匯總比較繁瑣，容易造成匯總出錯。

（二）缺乏有效的信息化預(yù)算執(zhí)行控制機(jī)制

由于缺乏有效的流程監(jiān)控，造成預(yù)算調(diào)整的彈性較大，削弱了預(yù)算管理的權(quán)威性和約束力。同時由于傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式不能夠?qū)︻A(yù)算執(zhí)行情況實(shí)時反饋更新，也不能建立預(yù)算執(zhí)行實(shí)時預(yù)警機(jī)制，對預(yù)算執(zhí)行中的重要偏差不能預(yù)先掌控。這導(dǎo)致事前預(yù)算控制不能夠?qū)崿F(xiàn)，喪失了決策的最佳時期。

（三）未建立信息化的分析考核體系

預(yù)算分析、考核工作需要通過財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)取得實(shí)際發(fā)生數(shù)據(jù)，手工進(jìn)行匯總形成分析基礎(chǔ)報(bào)表。高頻率分析造成實(shí)際發(fā)生數(shù)據(jù)需要反復(fù)查詢和匯總，用時較長，預(yù)算操作人員查詢分析工作量大，不能及時滿足決策需求；考核需要每月將單位上報(bào)實(shí)際完成數(shù)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，并與預(yù)算考核目標(biāo)進(jìn)行人工對比，用時較長，影響考核及時性。

（四）缺乏集成的預(yù)算數(shù)據(jù)管理平臺

許多企業(yè)尚未形成統(tǒng)一、高效的管理信息系統(tǒng)，存在信息孤島現(xiàn)象，未充分發(fā)揮信息化對經(jīng)營管理的支撐作用。傳統(tǒng)的預(yù)算管理模式以Excel等辦公軟件為基本工具，只能建立相對簡單的預(yù)算模型，不能形成完整、安全的預(yù)算信息數(shù)據(jù)庫。

二、信息化在全面預(yù)算管理中的實(shí)施過程

（一）預(yù)算編制信息化的實(shí)施

預(yù)算編制主要是以全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)為平臺，以業(yè)務(wù)為驅(qū)動，以標(biāo)準(zhǔn)成本為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的全面融合。預(yù)算編制首先是業(yè)務(wù)部門發(fā)起，按照標(biāo)準(zhǔn)化表單向財(cái)務(wù)部門提供業(yè)務(wù)工作量，財(cái)務(wù)部門再根據(jù)消耗價格、定額、單耗等測算價值量。通過反復(fù)與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通、優(yōu)化，直至達(dá)到管理目標(biāo)的要求。

（二）預(yù)算分解信息化的實(shí)施

由所屬單位的財(cái)務(wù)部門牽頭，組織專業(yè)科室發(fā)起業(yè)務(wù)預(yù)算，財(cái)務(wù)部門確定需求預(yù)算的單耗標(biāo)準(zhǔn)，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算和標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)算形成所屬單位上報(bào)的需求預(yù)算。下屬公司和部門下達(dá)企業(yè)預(yù)算指標(biāo)的同時，也將企業(yè)年度主要生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃下達(dá)。企業(yè)機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)處室根據(jù)專業(yè)公司下達(dá)的生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)，結(jié)合所屬單位上報(bào)的業(yè)務(wù)需求預(yù)算，優(yōu)化調(diào)整形成各單位業(yè)務(wù)預(yù)算，按照全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)置的流程報(bào)送企業(yè)財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)處室安排的產(chǎn)量、工作量等與標(biāo)準(zhǔn)成本體系結(jié)合，形成對下的預(yù)算分解，經(jīng)企業(yè)預(yù)算管理委員會審議后下達(dá)。

（三）預(yù)算執(zhí)行控制信息化的實(shí)施

首先將全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)各單位的預(yù)算指標(biāo)通過數(shù)據(jù)接口，導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，形成各單位的控制目標(biāo)；其次是建立ERP系統(tǒng)和資金審批系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，在ERP系統(tǒng)或資金審批系統(tǒng)填制相關(guān)業(yè)務(wù)申請單時即檢查相應(yīng)的預(yù)算。ERP系統(tǒng)為預(yù)算管理提供了基于基金管理的部門預(yù)算執(zhí)行控制功能?；鸸芾碇饕ǔ兄Z預(yù)算與支付預(yù)算這兩個部分，其中承諾預(yù)算是指在采購申請和采購訂單階段就要對其進(jìn)行管理控制，支付預(yù)算就是指財(cái)務(wù)在對外付款的時候一種控制方式。各所屬單位在申請領(lǐng)料時會檢查領(lǐng)料的項(xiàng)目或者是部門預(yù)算是否充足，如果超過預(yù)算ERP系統(tǒng)將無法創(chuàng)建領(lǐng)料單，無法領(lǐng)料，從而達(dá)到事前控制的目的。領(lǐng)料單位需要對項(xiàng)目或者部門追加預(yù)算，必須按照相關(guān)流程進(jìn)行審批。其他非生產(chǎn)性支出，如差旅費(fèi)、辦公費(fèi)等日常經(jīng)費(fèi)的預(yù)算控制是通過資金審批系統(tǒng)結(jié)合ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。

（四）預(yù)算分析考核信息化的實(shí)施

全面預(yù)算管理是全員、全過程、全方位的管理體系，可以將預(yù)算分析分為三個層次，逐層次分析指標(biāo)數(shù)據(jù)反映的問題。第一層為管理者所關(guān)注的關(guān)鍵管理指標(biāo)、財(cái)務(wù)指標(biāo)，通過對指標(biāo)的監(jiān)控，對存在的問題需要進(jìn)一步查看詳情和動因。第二層次是多維分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表，通過對相關(guān)報(bào)表的分析，對某些存在疑義的數(shù)據(jù)需要進(jìn)一步查看。第三層次是業(yè)務(wù)執(zhí)行明細(xì)的列表及統(tǒng)計(jì)，可以查看相關(guān)單據(jù)的原始信息，尋找問題產(chǎn)生的根源。

三、信息化在全面預(yù)算管理中的實(shí)施效果

（一）預(yù)算編制和分解基礎(chǔ)更具有科學(xué)性

實(shí)施預(yù)算管理信息化以后，由于有標(biāo)準(zhǔn)的量價模式，根據(jù)工作量和標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)算出來的預(yù)算指標(biāo)具有很強(qiáng)的說服力，財(cái)務(wù)部門與各單位溝通比以前順暢，減少了預(yù)算討價還價現(xiàn)象，真正實(shí)現(xiàn)了“全員參與、全過程管理、全方位涉及”的全面預(yù)算管理。

（二）提高了預(yù)算編制和分解效率

實(shí)施全面預(yù)算管理信息化改變了手工電子表格編制預(yù)算的方式，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)提供了單項(xiàng)費(fèi)用等一系列基礎(chǔ)表單，細(xì)化了預(yù)算項(xiàng)目，為實(shí)施精細(xì)化管理建立了基礎(chǔ)。系統(tǒng)的自動計(jì)算匯總功能改變了依靠手工計(jì)算及手工設(shè)置Excel公式的傳統(tǒng)模式，原來需要花費(fèi)大量時間和精力進(jìn)行的手工預(yù)算匯總，現(xiàn)在通過系統(tǒng)可以實(shí)時匯總，提高了工作效率。

（三）實(shí)現(xiàn)了預(yù)算數(shù)據(jù)集中和共享

通過實(shí)施全面預(yù)算管理信息化，建立數(shù)據(jù)集中管理的平臺，各層級的單位可以充分利用ERP建設(shè)的成果，讀取相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)集中和共享，消除了信息孤島現(xiàn)象，各個系統(tǒng)都發(fā)揮了最佳的應(yīng)用效果，達(dá)到了“1+1〉2”的效果。

（四）提高了預(yù)算管理水平

通過實(shí)施全面預(yù)算管理信息化，將財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、計(jì)劃等部門的職責(zé)在系統(tǒng)中進(jìn)行固化，明確了各部門承擔(dān)的職責(zé)權(quán)限及完成時間，各步驟通過電子簽章記錄，保障了預(yù)算管理流程在受控之內(nèi)，改變了以往預(yù)算流程僅停留在紙面的現(xiàn)象，使得預(yù)算管理流程得到有效執(zhí)行，預(yù)算管理水平得到有效提升。

總之，全面預(yù)算管理信息化是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的必由之路，是一個全面性、復(fù)雜性、系統(tǒng)性的工程。全面預(yù)算管理信息化是一個動態(tài)的過程，只有起點(diǎn)，沒有終點(diǎn)，需要在實(shí)踐中根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求不斷地優(yōu)化調(diào)整。

［1］蘇輝.信息化手段助力全面預(yù)算管理發(fā)展探討［J］.中國管理信息化，2015（16）.

［2］梁曉卿.會計(jì)信息化環(huán)境下企業(yè)全面預(yù)算管理淺析［J］.中國總會計(jì)師，2014（4）.

［3］黃漢玲.信息化基礎(chǔ)上的企業(yè)全面預(yù)算管理［J］.會計(jì)師，2013（8）.

（作者單位：中國煙草總公司陜西省公司）