全媒體時代圖書檔案數(shù)字化建設(shè)困境與對策

張鑒遠(yuǎn)

全媒體時代圖書檔案數(shù)字化建設(shè)困境與對策

張鑒遠(yuǎn)

作者在深入剖析高職院校圖書館圖書檔案管理核心工作——現(xiàn)代信息數(shù)字化過程中面臨的種種困境的基礎(chǔ)上，提出全媒體時代圖書檔案現(xiàn)代信息數(shù)字化建設(shè)對策，供圖書、檔案管理界參考。

高職院校圖書館圖書檔案就是指在高等職業(yè)院校圖書館圖書管理服務(wù)工作過程中，日積月累形成的一種特殊專業(yè)檔案，它有別于人們?nèi)粘Ｖ兴f的文書檔案。怎樣架構(gòu)既合理又科學(xué)、既方便又實(shí)用的圖書館圖書檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而促進(jìn)和提高圖書館服務(wù)水準(zhǔn)和服務(wù)效率，是當(dāng)今全媒體時代高職院校圖書館健康、持續(xù)發(fā)展亟待破解的現(xiàn)實(shí)問題。

高職院校圖書館圖書檔案建設(shè)困境

高職院校圖書館圖書檔案包含的領(lǐng)域、類別及數(shù)目快速增加

現(xiàn)如今，高職院校圖書館圖書檔案主要是文本檔案及少量的電腦數(shù)據(jù)電子檔案。隨著高職院校的快速發(fā)展，也對圖書館圖書檔案服務(wù)工作提出了更高要求，圖書檔案管理服務(wù)涉及范圍逐年擴(kuò)展，海量的圖書館圖書資源都要逐一整理歸檔，隨著圖書館圖書檔案形式的多樣化，既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書又有現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)時代的電子圖書、電子課件、音視頻等等，最近五年每年需歸檔數(shù)均都超過十余萬卷，急劇增加的圖書數(shù)量與館藏場地間的矛盾、因循守舊的傳統(tǒng)借閱管理服務(wù)模式與信息時代大學(xué)生的知識需求快節(jié)奏間的矛盾日漸突出和明晰化。

高職院校圖書館圖書檔案的使用率逐年攀升

伴隨著本世紀(jì)以來我國高校教育制度改革逐步深入，高職院校擴(kuò)招逐年增加。數(shù)以萬計的在校生規(guī)模，與高職院校圖書館傳統(tǒng)管理服務(wù)愈加不相適應(yīng)，尤其是被傳統(tǒng)束縛而不重視的數(shù)字化圖書資源，其被讀者利用次數(shù)越來越多，據(jù)河南工業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館近五年圖書檔案使用狀況統(tǒng)計顯示，到圖書館詢問、瀏覽、查閱、下載、打印電子圖書檔案各類讀者，包括在校生、畢業(yè)生、教職工、校外學(xué)生、社會人員，無論是人數(shù)還是頻次均大幅攀升，有壓倒傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書借閱之勢。

高職院校圖書館圖書檔案的使用覆蓋面和領(lǐng)域不停擴(kuò)容

由于歷史原因，多年來高職院校圖書館圖書檔案服務(wù)重點(diǎn)是本校的在職學(xué)生以及教學(xué)、科研人員。在黨的十八大工作報告中明確指出具備條件的大學(xué)圖書館要逐步對周邊社區(qū)和中小學(xué)開放，于是近年來高職院校圖書館圖書檔案管理服務(wù)工作迅速延伸，在保證本校讀者需求的情況下，盡最大可能向周邊轄區(qū)居民和中小學(xué)逐步開放，滿足他們對知識的需求，發(fā)揮公共資源的最大效能。如南陽師范學(xué)院開通的“超星圖書館”及“漢文化研究館”，主要是面向南陽市武侯社區(qū)居民和南陽市第二十三小學(xué)、臥龍實(shí)驗(yàn)中學(xué)和南陽市八中提供學(xué)習(xí)服務(wù)。

高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)對策

信息數(shù)字化在圖書檔案信息資源建設(shè)和管理中的具體運(yùn)用，既能實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理數(shù)量的大幅提升，更能實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理質(zhì)量的跨越式飛躍，同時也將極大地提高圖書館服務(wù)效能。因此，高職院校圖書館要想更充分地發(fā)揮自身服務(wù)功能，就必須高屋建瓴地全面、多角度思考和建設(shè)圖書檔案數(shù)字化。

建章立制，加強(qiáng)圖書檔案管理制度建設(shè)

制度是開展一切工作的工作原則和工作要求，毫不例外，高職院校圖書館圖書檔案管理也要從制度建設(shè)上開始抓起。要制定一系列的規(guī)章制度，譬如高職院校圖書館圖書檔案立卷、歸檔、安全保密管理；查詢與調(diào)閱、存儲與備份、鑒定和銷毀等等配套管理規(guī)章制度；還要從人員管理上著手制定人力資源管理制度，譬如圖書館館員崗位職責(zé)，平時考核和監(jiān)督辦法，圖書檔案量化考評指標(biāo)體系等。另外，也不能忽視圖書檔案規(guī)范流程的管理，如從圖書檔案最初的信息獲得、上傳、簽批、歸檔；同時，圖書檔案數(shù)字信息導(dǎo)入以及網(wǎng)上簽批及流轉(zhuǎn)和歸檔應(yīng)同步運(yùn)行，從而進(jìn)一步提高工作效率，更加規(guī)范圖書檔案的管理。

科學(xué)規(guī)劃高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)方向和目標(biāo)，有條不紊推進(jìn)數(shù)字化圖書檔案建設(shè)進(jìn)程

高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的意義就在于通過提供數(shù)字化圖書檔案信息為全校師生以及社會人員提供學(xué)習(xí)和實(shí)踐服務(wù)。庫存的大量圖書檔案怎樣發(fā)揮其自身價值，一方面在于社會的需求，另一方面更在于圖書館館員如何開發(fā)和運(yùn)用。圖書館應(yīng)根據(jù)廣大在校老師、學(xué)生及社會公眾的需求，對圖書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行投入產(chǎn)出效能綜合分析，科學(xué)規(guī)劃，有的放矢地進(jìn)行統(tǒng)籌部署。一、對那些經(jīng)過鑒定、甄別的還具有重大保存價值的瀕危圖書檔案加緊進(jìn)行數(shù)字化；二、對那些需要永久和長期保存的圖書檔案及時數(shù)字化；三、對利用或咨詢次數(shù)較多的圖書檔案加快數(shù)字化；四、對那些有地域特色或?qū)氋F的圖書檔案及時數(shù)字化，確立高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)方向和目標(biāo)，有條不紊地推進(jìn)數(shù)字化圖書檔案建設(shè)進(jìn)程。

建立健全高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險控制制度

高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)要有大量資金持續(xù)不斷地注入來保障。在整個數(shù)字化建設(shè)過程中，無論是因?yàn)閲艺?、學(xué)校規(guī)章制度，還是圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)人員調(diào)整或資金預(yù)算等諸多因素，均將會出現(xiàn)一定的預(yù)期風(fēng)險，這些預(yù)期風(fēng)險主要有一、系統(tǒng)專業(yè)人員或管理人員的突變，從而使軟件系統(tǒng)的開發(fā)中止；二、資金鏈斷裂或年度預(yù)算偏低以及超支從而使有關(guān)硬件設(shè)備購入延遲或擱置；三、機(jī)密圖書檔案資源數(shù)字化過程泄密；四、數(shù)字化過程可能發(fā)生的知識侵權(quán)、產(chǎn)權(quán)糾紛等。為此，必須建立健全高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險控制制度。制定各種預(yù)案以防范各類風(fēng)險的發(fā)生。如建立財務(wù)風(fēng)險防控預(yù)案、技術(shù)保障風(fēng)險防控預(yù)案、知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險防控預(yù)案、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險防控預(yù)案等，把各類風(fēng)險降到可控范圍內(nèi)，保障高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)順利實(shí)施。

結(jié)束語

全媒體時代已經(jīng)到來，圖書檔案的發(fā)展方向和價值意義值得圖書館界和檔案管理界深入探討。圖書檔案數(shù)字化建設(shè)是高職院校圖書館唯一出路，只有建設(shè)好數(shù)字化，才能發(fā)揮圖書檔案的最大使用價值，才能更好地服務(wù)學(xué)校的教學(xué)、科研等諸項(xiàng)工作，才能真正成為大學(xué)的四大支柱之一，才能滿足最廣大讀者的信息需求。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.10.011