基于電算化的財(cái)會(huì)處理方案研究

彭會(huì)平

（陜西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 經(jīng)濟(jì)管理系，陜西 西安 710018）

計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)采集、儲(chǔ)存、處理能力，能夠高效地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理得出所需的結(jié)果，隨著其應(yīng)用的不斷普遍，為各行各業(yè)提供了極大的便捷，促進(jìn)了各個(gè)領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展[1]。

隨著企業(yè)和單位財(cái)會(huì)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)工作流程和制度已經(jīng)很難滿足經(jīng)營(yíng)管理的要求，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于財(cái)會(huì)處理是新時(shí)期財(cái)務(wù)管理的必然趨勢(shì)[2-4]。通過采用計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工記賬方式，能夠自動(dòng)完成部分以往需要手工完成的財(cái)會(huì)信息分析；電算化能夠采用專用的方法對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行連續(xù)、完整的跟蹤和系統(tǒng)的核算管理；提供各種財(cái)會(huì)信息，為企業(yè)和單位的決策提供重要依據(jù)[5-6]。

近年來，我國(guó)財(cái)會(huì)電算化應(yīng)用也不斷普及，并出現(xiàn)了一系列國(guó)產(chǎn)的實(shí)用、高效的會(huì)計(jì)軟件，財(cái)會(huì)的電算化水平有了顯著的提高。然而在普及財(cái)會(huì)電算化的過程中也存在一些問題[7-10]，因此，需要針對(duì)這些問題提出合理的解決方案，促進(jìn)我國(guó)財(cái)會(huì)電算化的健康穩(wěn)步發(fā)展。

1 財(cái)會(huì)電算化在我國(guó)的發(fā)展現(xiàn)狀

財(cái)會(huì)工作實(shí)際上涉及財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)工作兩個(gè)領(lǐng)域，這兩個(gè)方面的工作對(duì)于企業(yè)的健康發(fā)展具有同等重要的作用。其中，財(cái)務(wù)工作通過核算生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)成本、及時(shí)地根據(jù)資金的流動(dòng)情況制定出相應(yīng)的工作計(jì)劃和合理指定財(cái)務(wù)指標(biāo)等手段保證企業(yè)有計(jì)劃、有步驟地運(yùn)營(yíng)。會(huì)計(jì)工作則是對(duì)企業(yè)運(yùn)行過程進(jìn)行不間斷的核算，從而起到對(duì)財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督作用，并通過結(jié)算的結(jié)果，為企業(yè)的決策者提供經(jīng)濟(jì)信息，幫助他們?cè)谥贫ń?jīng)濟(jì)活動(dòng)方案的過程中做出正確的決策，從而有效避免投資過程中的經(jīng)濟(jì)損失。在我國(guó)，目前財(cái)會(huì)領(lǐng)域在電算化的道路上遇到的障礙主要可以可以總結(jié)為重會(huì)計(jì)輕財(cái)務(wù)、軟件水平低下、制度不健全等方面。

1）重會(huì)計(jì)輕財(cái)務(wù)

長(zhǎng)久以來，我國(guó)的財(cái)會(huì)工作主要集中在賬務(wù)的記錄、統(tǒng)計(jì)、結(jié)算上，而較少的涉及對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行事先的分析及進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)期間的內(nèi)因控制。

借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)的電算化，能夠使財(cái)會(huì)人員從繁瑣的賬務(wù)工作中解放出來。為財(cái)會(huì)人員節(jié)省出大量的精力，他們可以將空出來的精力應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理，使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)更有方向性和指導(dǎo)性。然而，事實(shí)卻是，在電算化不斷普及的今天，大多數(shù)企業(yè)的財(cái)會(huì)管理部門仍然對(duì)于資金流動(dòng)的預(yù)測(cè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)成本的核算與控制、財(cái)務(wù)指標(biāo)的指定及分析等領(lǐng)域并無涉及。

這一現(xiàn)狀一方面限制著企業(yè)管理水平的提升，使得企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中存在盲目性，不利于企業(yè)的發(fā)展壯大；另一方面，這也將導(dǎo)致財(cái)會(huì)電算化的畸形化發(fā)展，不能全面的發(fā)揮出財(cái)會(huì)電算化的潛能。

2）電算化軟件存在缺陷

電算化軟件作為進(jìn)行財(cái)會(huì)電算化的基石，其質(zhì)量的優(yōu)劣決定著財(cái)會(huì)電算化的性能。當(dāng)前在我國(guó)的財(cái)會(huì)電算化軟件普遍存在著以下問題：①軟件功能單一：很多軟件僅包括記賬、工資、報(bào)表等賬務(wù)核算功能，缺乏分析、預(yù)測(cè)等功能。②軟件各功能模塊之間的銜接不緊密：記賬、統(tǒng)計(jì)、工資發(fā)放、固定資產(chǎn)登記等模塊之間缺乏有效的銜接，不能自動(dòng)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬和相關(guān)的查詢等，這部分限制著電算化潛能的發(fā)揮。③軟件安全性不高：使用的數(shù)據(jù)庫(kù)往往不帶加密操作，這導(dǎo)致賬務(wù)可以輕松地被外部打開及修改。此外，許多軟件還帶有賬務(wù)的修改功能，這將影響著財(cái)會(huì)資料的真實(shí)性和可靠性。

3）制度不完善

有一大部分企業(yè)對(duì)電算化實(shí)施經(jīng)驗(yàn)欠缺，主要表現(xiàn)在：①數(shù)據(jù)采集不規(guī)范。有些數(shù)據(jù)的采集缺乏專業(yè)的操作人員，錄入的信息不全等。②數(shù)據(jù)歸檔不規(guī)范：建立的財(cái)會(huì)檔案不能及時(shí)、完整的存檔。③數(shù)據(jù)管理不規(guī)范。電算化檔案的管理不到位，歸檔的資料存在著泄露、自然或認(rèn)為損壞等情況。

2 構(gòu)建全面的電算化的財(cái)會(huì)處理方案

電算化存在的這些問題，嚴(yán)重的阻礙著財(cái)會(huì)電算化功能的全面發(fā)揮，同時(shí)，也不能為企業(yè)的決策者提供全面的信息，及時(shí)為下一個(gè)階段中的運(yùn)營(yíng)做出規(guī)劃，這必將導(dǎo)致企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過程中存在一定的盲目性，不利于企業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的今天，只有準(zhǔn)確的把握著完整的財(cái)務(wù)信息，才能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中握有更大的勝券。因此，對(duì)現(xiàn)有的財(cái)會(huì)電算化處理方案進(jìn)行改革非常必要，必須抓緊改變目前財(cái)會(huì)處理電算化的局面，提升財(cái)會(huì)管理水平，促進(jìn)企業(yè)的積極健康發(fā)展。

在構(gòu)建全面的電算化財(cái)會(huì)處理方案的過程中，應(yīng)該在思想上認(rèn)清財(cái)會(huì)處理電算化的重要作用，制定出規(guī)范化的電算化操作流程和管理制度，組建完整的財(cái)會(huì)處理系統(tǒng)，自動(dòng)、高效地進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、處理、分析、查詢等各項(xiàng)操作。

1）完善制度，科學(xué)管理

為了使企業(yè)的財(cái)會(huì)電算化走上科學(xué)、規(guī)范的道路，應(yīng)當(dāng)組織財(cái)會(huì)人員進(jìn)修，提升專業(yè)修養(yǎng)，制定檔案歸檔制度和保管制度，實(shí)行崗位問責(zé)制和專崗專人制，落實(shí)相關(guān)責(zé)任人，保證賬務(wù)數(shù)據(jù)的采集、處理、分析和管理、查詢的整個(gè)過程都能有章可循，保障數(shù)據(jù)的完整可靠。

完善數(shù)據(jù)采集制度：所有數(shù)據(jù)需要操作人員取得主管的確認(rèn)后才能入賬，錄入的信息應(yīng)該包括科目、金額數(shù)、賬務(wù)的經(jīng)手人及錄入的時(shí)間等信息，保證數(shù)據(jù)采集的規(guī)范、準(zhǔn)確、可靠。做好數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)的丟失；做好數(shù)據(jù)歸檔工作，方便以后的查詢利用；完善檔案管理，保證檔案的安全和保密。

2）構(gòu)建完善的財(cái)會(huì)處理系統(tǒng)

基于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)需求，構(gòu)建起如圖1所示的完整的基于辦公網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)財(cái)會(huì)處理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)該及數(shù)據(jù)的采集、處理、分析、查詢、管理于一體，自動(dòng)完成數(shù)據(jù)的處理和輸出存儲(chǔ)功能，財(cái)會(huì)人員能夠方便的進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索，智能掃描處理好的財(cái)務(wù)信息，檢查財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。通過這一系統(tǒng)，方便的監(jiān)測(cè)運(yùn)營(yíng)成本和資金狀態(tài)，及時(shí)制定和修改運(yùn)營(yíng)計(jì)劃。

圖1 財(cái)會(huì)處理系統(tǒng)的功能模塊Fig.1 Function diagram of accounting system

3）合理制定財(cái)會(huì)處理流程

簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)管理流程，減少不必要的工作環(huán)節(jié)。如圖2所示，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)信息的交互和共享，企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生后將相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)納入數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過財(cái)會(huì)處理系統(tǒng)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理并存儲(chǔ)，節(jié)省記賬等繁瑣的環(huán)節(jié)。

圖2 財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)流程圖Fig.2 Flow diagram of accounting and business

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化發(fā)展?；谪?cái)會(huì)處理系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)的動(dòng)態(tài)管理，在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)發(fā)送給財(cái)會(huì)處理系統(tǒng)，并依據(jù)憑證模板生成實(shí)時(shí)憑證，同時(shí)開展數(shù)據(jù)信息和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。

4）建立風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制

及時(shí)搜集和整理市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)信息，掌握市場(chǎng)的供求關(guān)系、政策法規(guī)等信息，再通過財(cái)會(huì)處理系統(tǒng)進(jìn)行敏感分析，控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提供決策輔助。

3 結(jié) 論

財(cái)會(huì)電算化能夠極大地提高賬務(wù)處理能力，提升財(cái)會(huì)管理水平，為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，為企業(yè)制定工作計(jì)劃、調(diào)整運(yùn)營(yíng)策略、控制資金鏈等提供極大的參考價(jià)值，幫助企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得主動(dòng)地位，是財(cái)務(wù)工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和潮流。必須高度重視財(cái)會(huì)處理的電算化，依據(jù)財(cái)務(wù)管理過程中的客觀需求，建立起科學(xué)全面、系統(tǒng)高效的電算化財(cái)會(huì)處理方案。

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