醫(yī)療設(shè)備檔案利用障礙及對策探討

黃海丹，王上東，陳朝繁，葉小琴

溫州醫(yī)科大學附屬第三醫(yī)院 設(shè)備科，浙江 溫州 325200

醫(yī)療設(shè)備檔案利用障礙及對策探討

黃海丹，王上東，陳朝繁，葉小琴

溫州醫(yī)科大學附屬第三醫(yī)院 設(shè)備科，浙江 溫州 325200

本文主要針對醫(yī)療設(shè)備檔案利用中出現(xiàn)的問題，結(jié)合實踐尋找解決問題的對策。

醫(yī)療設(shè)備檔案；設(shè)備檔案利用；設(shè)備檔案管理；檔案管理人員

0 前言

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)療技術(shù)水平和治療手段不斷提高與創(chuàng)新。醫(yī)療設(shè)備作為疾病診斷和治療的物質(zhì)基礎(chǔ)，與人的生命息息相關(guān)。醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備在整個生命周期中的真實記錄，對其管理要求越來越高。完整的醫(yī)療設(shè)備檔案可為設(shè)備有效使用、保養(yǎng)、維修提供科學依據(jù)；為臨床科室提供準確、有效的技術(shù)支持；為處理醫(yī)療糾紛提供有力的證據(jù)[1-2]。面對檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理和維護水平不斷提高，如何增強檔案利用意識，做好利用服務和鑒定工作，充分發(fā)揮檔案的利用價值問題值得關(guān)注。本文結(jié)合我院實際介紹醫(yī)療設(shè)備檔案利用的情況，分析存在的問題和解決問題的對策。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案利用中存在的問題

1.1 檔案利用意識薄弱

傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理方法存在的問題：① 檔案管理人員普遍存在“你查我找”充當配角的現(xiàn)象，對檔案作用的宣傳和開發(fā)利用的意識缺乏，導致檔案得不到有效地整理、開發(fā)、利用；② 工程技術(shù)人員對檔案重要性認識不夠，認為檔案資料交齊，事不關(guān)己，開發(fā)利用是錦上添花。大家對檔案利用意識不強，導致大量有價值的資源處于“養(yǎng)在深閨人未識”階段。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案資源不足，歸檔內(nèi)容不完整

醫(yī)療設(shè)備檔案的收集工作是動態(tài)管理的過程，一臺設(shè)備從申請直至報廢歷經(jīng)5～15年，檔案保存期限根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定也為5～15年[3]，這期間形成的資料是動態(tài)的，有檔案的進出變動，形成的資料不易收集。在工作實踐中設(shè)備技術(shù)資料的歸檔率并不理想，一些臨床科室不重視資料歸檔、移交，認為設(shè)備自己在使用，設(shè)備資料就歸自己所有，殊不知一旦設(shè)備發(fā)生故障時，需要利用的資料找不到，直接影響醫(yī)院設(shè)備的正常運行，帶來多方面的損失[4]。近年來，很多廠家為了維護自身的產(chǎn)權(quán)利益，拒絕交出技術(shù)含量高的資料，特別是一些能夠直接開發(fā)利用的技術(shù)資料的不足，給檔案的收集工作帶來了難度。

1.3 檔案利用服務工作中存在的問題

檔案利用服務工作是檔案管理人員通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項業(yè)務工作[5]。在日常接待工作中，一些查詢利用率高的標書、驗收資料、說明書等，經(jīng)常會被借閱和復制，有的檔案借閱時，技術(shù)人員維修心切，未履行借閱登記手續(xù)，導致借出不還。有的紙質(zhì)檔案借出后破損，未得到及時修復，給檔案的再次利用造成不能彌補的損失。在利用工作中如果忽略了檔案利用反饋登記環(huán)節(jié)，只有借閱卷次、人次的登記，失去反映檔案價值的信息，不能全面反映檔案利用過程[6]。

1.4 設(shè)備檔案鑒定工作滯后

檔案鑒定目的是對檔案價值的評定和預測[5]，為臨床提供有利用價值的檔案。在檔案定鑒時發(fā)現(xiàn)一些設(shè)備的可行性論證表的內(nèi)容不能反映申購的設(shè)備預計會產(chǎn)生的經(jīng)濟和社會效益，沒有說明各類配套條件如水、電、空間等是否具備；一些貴重設(shè)備的維修手冊內(nèi)容過于簡單，不能指導正確安裝、操作、維護等；部分新安裝設(shè)備的操作培訓人員缺少臨床考核等流程。鑒定人員對于鑒定工作有“暫時留存，以后再鑒定”的心態(tài)，沒有做到有計劃、經(jīng)常性地開展鑒定工作，導致需要鑒定的檔案越積越多，由于未將鑒定工作放到應有位置，致使鑒定負擔越來越重。

1.5 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的素質(zhì)高低對檔案的工作效率、質(zhì)量有直接的關(guān)系。目前一些醫(yī)院的檔案管理不規(guī)范，往往無專門從事檔案管理人員，致使各類設(shè)備檔案缺項較多。還有一些從事檔案管理工作人員不具備檔案和醫(yī)療設(shè)備的專業(yè)知識，不能準確地分析、歸檔，使檔案不能合理地保存和管理，檔案的開發(fā)和利用價值得不到充分的發(fā)揮。加上檔案管理工作繁瑣枯燥，容易產(chǎn)生厭煩感，導致服務質(zhì)量下降，使得檔案管理不斷出現(xiàn)問題。

2 強化醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用的對策

2.1 提高對檔案重要性的認識

醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療、科研、教學以及醫(yī)院管理中均起到重要的作用，是重要的法律文件，是處理醫(yī)療設(shè)備引起的各種糾紛的法律依據(jù)[3]。當醫(yī)務人員借閱設(shè)備檔案時，檔案管理人員要宣傳、強調(diào)檔案的重要性，使其自覺保管檔案資料，減少損壞，從而提高醫(yī)務人員的檔案意識。同時，檔案管理人員自身要切實轉(zhuǎn)變重管輕用的思想，把檔案服務方式從傳統(tǒng)的被動服務改變?yōu)橹鲃臃眨揽楷F(xiàn)代化信息技術(shù)，有效提高檔案的利用率，從而提高全院對檔案重要性的認識。

2.2 豐富檔案資源，實施檔案全程管理

根據(jù)每臺設(shè)備實際歸檔內(nèi)容，設(shè)計適合我院設(shè)備檔案全程管理的電子表格，該表格涉及到設(shè)備論證、購入、驗收、技術(shù)、考核、維護、培訓、付款、報廢等信息，在資料移交時，檔案管理人員把檔案與表格一一對應做相應信息登記處理。為了便于查詢，在設(shè)備符合該項信息做相應的標記，檔案管理人員對該設(shè)備的歸檔資料就有系統(tǒng)的了解，利用表格的篩選功能，對未歸檔資料進行匯總、分析、反饋，樹立主動為技術(shù)人員服務的意識，及時發(fā)現(xiàn)檔案收集工作中存在的問題，自2010年起醫(yī)院實現(xiàn)檔案全程管理以來，檔案的歸檔率、完整率有了明顯提高，在整個檔案管理工作中起到事半功倍的作用。

2.3 運用信息化技術(shù)，提高檔案利用服務

我院設(shè)備科在建立實物檔案的同時建立了電子檔案，比如合同、驗收資料、資質(zhì)證件等通過掃描儀掃描，而說明書、標書、技術(shù)資料等，存在掃描字體不夠清晰問題，因此在做標書時要求廠家另外提供電子版的標書、技術(shù)資料等。電子檔案的出現(xiàn)把檔案實物的保管和電子查閱分開，既方便了檔案查閱，也完善了借閱服務，確保了原始檔案保管的完整性、連續(xù)性。當原始資料必須借出時，嚴格檔案借閱手續(xù)，限期歸還，做好檔案《借閱利用反饋登記表》的填寫[6]。利用反饋登記，統(tǒng)計近2年來由于設(shè)備操作不當、環(huán)境因素、設(shè)備自身質(zhì)量的軟故障造成的設(shè)備故障占80%，為領(lǐng)導提供決策依據(jù)，切實加強臨床醫(yī)務人員設(shè)備的操作培訓、安全管理意識教育，設(shè)備技術(shù)人員的質(zhì)控檢測、預防性維護等，減少軟故障的發(fā)生。又如醫(yī)院在選購一批呼吸機時，幾家有名的廠家在技術(shù)參數(shù)、性價比、售后服務等方面都無大差別，難以抉擇，通過查閱檔案利用反饋登記表，經(jīng)過統(tǒng)計、分析，很快就選擇出經(jīng)濟和社會效益較優(yōu)廠家的呼吸機。

2.4 把好檔案質(zhì)量關(guān)， 加強檔案的鑒定工作

檔案鑒定工作是一項科學性、技術(shù)性很強的工作。僅靠檔案管理人員很難完成鑒定工作，我院設(shè)備科明確檔案鑒定管理責任人，由科長和有一定資質(zhì)的設(shè)備技術(shù)人員、檔案管理人員共同組成鑒定小組，定期鑒定，對醫(yī)療設(shè)備采購和使用所產(chǎn)生的文件材料嚴格把關(guān)。對儀器的可行性進行論證；對評估技術(shù)表、合同等的完整性、準確性、有效性進行鑒定，包括標書的正本與副本是否相符，設(shè)備與圖物是否相符，說明書等技術(shù)材料是否涵蓋該設(shè)備安全有效的基本信息，操作規(guī)程、臨床考核是否能指導正確安裝、調(diào)試、操作、使用、維護、保養(yǎng)等；對設(shè)備保管期限進行鑒定，確定其保管期限，挑出無保存價值的、保管期滿的檔案，按規(guī)定進行銷毀處理[7]。2013年我市遭遇強臺風的襲擊，醫(yī)院1臺CT機由于洪水的浸泡，不能正常工作，由于是天災且機器不在保修范圍內(nèi)，廠家維修報價數(shù)萬元，設(shè)備技術(shù)人員對CT進行“會診”，通過對技術(shù)資料的查找和分析，最終排除了故障，使CT投入正常使用。正因為平時實施對設(shè)備檔案質(zhì)量的鑒定，保證了檔案的質(zhì)量，使得應急事件發(fā)生時，能很方便地找到所需要的檔案，并對資料有效利用，為醫(yī)院節(jié)約了資金，創(chuàng)造了經(jīng)濟效益及社會效益。

2.5 進一步提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員要加強必要的專業(yè)知識及法律法規(guī)的學習，切實將理論知識執(zhí)行到實踐工作中。設(shè)備檔案管理是一項機械、重復性工作，檔案管理人員要調(diào)整好心態(tài)，認真做好日常記錄，探索新的管理方法，重視檔案信息利用，最大限度發(fā)揮檔案的價值和作用，為臨床科室和領(lǐng)導決策提供強有力的保障，為醫(yī)院的各項工作的開展提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務[8]。

3 結(jié)語

總之，在醫(yī)療設(shè)備檔案工作中，建檔是基礎(chǔ)，管理是關(guān)鍵，利用是目的。檔案唯有在提供利用的實踐工作中，不斷發(fā)現(xiàn)問題研究對策，不斷完善，才能找到適合醫(yī)院發(fā)展需要的管理方法，唯有高質(zhì)量的提供檔案利用，及時掌握各種利用反饋信息，有針對性的改進服務，才能最大限度發(fā)掘檔案的利用價值。檔案管理人員只有做好管理工作，才能更好地服務于利用者，為醫(yī)院發(fā)展做好服務。

[1] 潘偉聰.醫(yī)療設(shè)備檔案管理[J].中國醫(yī)學裝備,2010,7(7):50-51.

[2] 曾冬梅,張正軍.精益管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應用[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2013,28(2):63-64,57.

[3] 胡明華,余漢霞.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案的管理與利用[J].科技檔案,2010,(4):3-4.

[4] 何彩平.醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與管理[J].中國醫(yī)學裝備,2011, (12):58-60.

[5] 陳冬明.試析如何做好檔案利用實例的收集統(tǒng)計工作[J].北京檔案,2011,(10):39-41.

[6] 楊振清.檔案利用效果反饋工作的思考[J].山東檔案,2005, (5):56-57.

[7] 郭瑩.對檔案鑒定工作的認識[J].機電兵船檔案,2012,(1):30-31.

[8] 任兵.論醫(yī)學檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)[J].蘭臺世界,2013, (S3):129.

Discussion on Problems in Medical Equipment Archive Utilization and Relevant Solutions

HUANG Hai-dan, WANG Shang-dong, CHEN Chao-fan, YE Xiao-qin
Department of Equipment, the Third Affi liated Hospital of Wenzhou Medical College, Wenzhou Zhejiang 325200, China

This paper pointed out the problems in utilization of medical equipment archives and proposed relevant solutions.

medical equipment archives; utilization of medical equipment archives; medical equipment archive management archive administrators; archives management staff

G271.6；R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.05.053

1674-1633(2015)05-0154-03

2014-11-03

2014-11-14

作者郵箱：40354631@qq.com