醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新策略研究

任 璐 劉凌云 祝麗波

青島市膠州中心醫(yī)院，山東青島 266300

對于醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新來說，主要的創(chuàng)新思路便是工作方法、管理模式以及相關(guān)檔案管理技術(shù)應(yīng)用等方面。并且在創(chuàng)新中為了取得較好效果，也應(yīng)當(dāng)分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀中存在的一些問題，針對這些問題進(jìn)行有針對性的創(chuàng)新無疑能夠取得事半功倍的作用。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

近年來隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)路技術(shù)的普及，在醫(yī)院檔案管理中基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，從檔案信息錄入到存儲(chǔ)、查詢等都通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，大大提高了檔案管理的工作效率。因而當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作模式較傳統(tǒng)的檔案管理工作模式而言也發(fā)生了很大改變，在新形勢下對于檔案管理工作也提出了更高的要求。近年來隨著新醫(yī)改的推行，其檔案管理工作也呈現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)。應(yīng)當(dāng)指出，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中依然存在著一些較為突出的問題，如信息化建設(shè)滯后、缺乏較好的管理機(jī)制以及缺乏高素質(zhì)檔案管理人才等等[1]。雖然信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案管理工作效率，但也產(chǎn)生了一些新的問題，需要在檔案管理中針對這些問題積極進(jìn)行創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的思維，樹立科學(xué)的檔案管理意識(shí)。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 信息化建設(shè)滯后

信息化建設(shè)滯后這一問題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面，在我國醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，存在發(fā)展不均衡的問題，部分醫(yī)院還沒有開展較好的信息化建設(shè)，缺乏相關(guān)投入。例如在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的醫(yī)院檔案管理中，由于缺乏較好的資金支持，很多醫(yī)院檔案管理依然是傳統(tǒng)的工作模式，沒有采購相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備。另一方面信息化建設(shè)滯后問題還體現(xiàn)在相關(guān)信息系統(tǒng)不完善等方面，雖然近年來我國大多數(shù)醫(yī)院都對檔案管理工作模式進(jìn)行了改革，加強(qiáng)了信息化建設(shè)。然而從實(shí)際應(yīng)用情況來看，在檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中，存在功能單一、系統(tǒng)老化、安全措施不完備等問題[2]。部分醫(yī)院的檔案管理由于缺乏較好的安全保障措施，使得其檔案管理中存在著很大的安全隱患，可能會(huì)造成檔案信息的丟失。并且在檔案信息管理中，也缺乏較好的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。

2.2 缺乏較好的管理機(jī)制

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，這也要求在檔案管理機(jī)制方面進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以適應(yīng)檔案管理模式的改變。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理機(jī)制所針對的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式，并沒有針對當(dāng)前檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行改變，從而使得這種傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制很難適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作需求[3]。例如在檔案保管方面，現(xiàn)代檔案管理中檔案信息主要儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)設(shè)備中，為了保證檔案管理的信息安全，就需要在檔案管理機(jī)制中體現(xiàn)出這一特點(diǎn)。如果在檔案管理機(jī)制中缺失了相關(guān)的信息安全保護(hù)內(nèi)容，就會(huì)造成一定的信息安全隱患。另一方面，在檔案管理機(jī)制中，如果不對傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制進(jìn)行改變，也會(huì)影響檔案管理的工作效率，無法充分體現(xiàn)出新的檔案管理模式對于工作效率提高方面的顯著作用。

2.3 缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才

在檔案管理創(chuàng)新中，做好相關(guān)的人才保障也是非常重要的一個(gè)方面，特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，人才的重要性開始進(jìn)一步凸顯。事實(shí)上，隨著近年來醫(yī)院信息化建設(shè)速度的加快，越來越多的醫(yī)院已經(jīng)開設(shè)了專門的信息技術(shù)管理部門，組成了專業(yè)的信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)對各種信息技術(shù)的應(yīng)用提供技術(shù)支持。對于醫(yī)院檔案管理來說，也是如此，由于缺乏高素質(zhì)的相關(guān)人才，沒有充分利用檔案管理信息系統(tǒng)的各種功能。同時(shí)，很多醫(yī)院檔案管理人員并不具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，極大限制了檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用。對于檔案管理創(chuàng)新來說，人才是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，由于缺乏相關(guān)的高素質(zhì)人才，無法較好的針對醫(yī)院檔案管理情況進(jìn)行有效的創(chuàng)新，當(dāng)前這一人才缺乏問題主要是由于信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用造成的。

3 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新策略

3.1 構(gòu)建高效的信息管理系統(tǒng)

在醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新中，創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)構(gòu)建更加高效的檔案信息管理系統(tǒng)，隨著醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，應(yīng)當(dāng)對于現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對自身檔案管理工作的特點(diǎn)，在信息管理系統(tǒng)功能方面進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，豐富檔案管理系統(tǒng)的功能，在滿足主要功能需求方面應(yīng)當(dāng)增加一些輔助性功能，例如在檔案管理信息檢索方面進(jìn)行優(yōu)化。簡化檔案信息管理系統(tǒng)的步驟環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作效率，充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢[4]。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)提高檔案信息管理系統(tǒng)的安全性，配備完善的安全設(shè)備，如防火墻、數(shù)據(jù)信息備份設(shè)備等等，提高檔案信息的安全性保障。在構(gòu)建高效信息管理系統(tǒng)中，還應(yīng)當(dāng)充分融入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在保證信息安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)資源共享、信息共享，這對于提高檔案管理的工作效率也有著重要意義。

3.2 完善檔案管理機(jī)制

針對當(dāng)前檔案管理工作的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)建立起更加完善的檔案管理機(jī)制，例如在檔案管理信息化建設(shè)方面，由于檔案管理的工作方式發(fā)生了改變，因而在檔案管理機(jī)制中也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。從檔案管理制度、人員配置、責(zé)任機(jī)制等方面都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)整，使之能夠適應(yīng)新檔案管理模式的特點(diǎn)。制定完善的檔案信息安全管理制度，由于檔案信息都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)設(shè)備中，如果發(fā)生計(jì)算機(jī)安全事故，可能會(huì)造成檔案信息的損害[5]。因而在檔案管理中為了提高檔案信息的安全性，應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的安全制度，制定完善的操作規(guī)范，建立數(shù)據(jù)信息備份制度，規(guī)定操作人員定期進(jìn)行數(shù)據(jù)信息備份，并且做好保存工作。同時(shí)，在檔案信息查詢方面也應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)制度，設(shè)置嚴(yán)密的訪問權(quán)限，禁止沒有權(quán)限的人訪問檔案信息數(shù)據(jù)庫，完善相關(guān)責(zé)任制度，提高檔案管理人員的責(zé)任感和使命感。

3.3 做好人才保障

為了促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提高，應(yīng)當(dāng)做好人才保障工作，積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，特別是具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)和熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備的檔案管理人才。對于醫(yī)院檔案管理人員開展相關(guān)的培訓(xùn)，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，并且制定相應(yīng)的考核制度，以此提高檔案管理人員的工作能力和技術(shù)水平。在人員配置方面，應(yīng)當(dāng)充分保障檔案管理部門的用人需求，針對當(dāng)前一些醫(yī)院檔案管理部門人員配備不足的情況應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行解決。另一方面，還應(yīng)當(dāng)建立起較好的激勵(lì)機(jī)制，如績效考核機(jī)制、評價(jià)機(jī)制等等，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，改變傳統(tǒng)檔案管理工作中激勵(lì)機(jī)制缺失的問題。營造良好的環(huán)境文化，使得醫(yī)院檔案管理人員在工作中能夠有著更高的熱情和責(zé)任心。

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，關(guān)系著醫(yī)院管理工作中的方方面面，提高醫(yī)院檔案管理水平對于提高其核心競爭力也有著重要作用。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中還存在著一些較為突出的問題，如信息化建設(shè)滯后、缺乏完善的檔案管理機(jī)制、缺乏高素質(zhì)的人才等等。因而在醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新中，就應(yīng)當(dāng)針對這些問題積極進(jìn)行解決，進(jìn)行更加有針對性的創(chuàng)新，這對于提高醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展有著重要的作用。

[1]和贛紅.醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新與改革探討[A].國家檔案局.檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新—2013年全國青年檔案工作者研討會(huì)論文集[C].國家檔案局，2013:7.

[2]樊偉萍.關(guān)于醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考[J].劍南文學(xué)(經(jīng)典教苑),2011（8）:224.

[3]呂同琴.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].現(xiàn)代養(yǎng)生,2013,12:79-80.

[4]羅文嫦.新形勢下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù),2013（5）:190，198.

[5]王霞玲,王鐵玲.有關(guān)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012（11）:26，28.