探討呼倫貝爾市疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案管理模式

辛清華

呼倫貝爾市疾病預(yù)防控制中心，內(nèi)蒙古呼倫貝爾 021008

呼倫貝爾市疾病預(yù)防控制中心是由市政府批準(zhǔn)成立的實(shí)施疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生檢驗(yàn)技術(shù)管理和服務(wù)的公益一類事業(yè)單位[1]。主要職責(zé)是為政府提供衛(wèi)生防病的科學(xué)依據(jù)；制定相關(guān)的計(jì)劃、規(guī)劃、方案；承擔(dān)公共衛(wèi)生、重大疾病、食品安全風(fēng)險(xiǎn)和生活飲用水等檢測；建立突發(fā)公共衛(wèi)生應(yīng)急反應(yīng)系統(tǒng)；突發(fā)公共衛(wèi)生事件和重大傳染病疫情的調(diào)查處理；進(jìn)行計(jì)劃免疫、勞動(dòng)衛(wèi)生、職業(yè)病防治和健康教育等工作。通過對(duì)疾病的預(yù)防控制，創(chuàng)造健康環(huán)境，促進(jìn)人民健康，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定[2]。

1 疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理的辦法

中心檔案管理工作由中心主任主抓，由中心專職檔案人員及業(yè)務(wù)科室兼職檔案人員組成。業(yè)務(wù)檔案實(shí)行中心、科室兩級(jí)管理。具體內(nèi)容包括以下幾方面：

①建立中心檔案工作管理體系，由中心檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施，統(tǒng)一在中心檔案工作管理體系中安排將中心業(yè)務(wù)檔案與行政檔案的管理。

②分級(jí)管理，業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案分為兩部分即科室級(jí)業(yè)務(wù)檔案和中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案，將反映工作總體水平、基礎(chǔ)監(jiān)測、有一定學(xué)術(shù)價(jià)值、保管時(shí)限要求長的檔案納入中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理[3]；將日常需要開展的、長期連續(xù)工作中形成的的文字材料納入科室檔案管理中。

③檔案管理分工，科室管理的業(yè)務(wù)檔案由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)將其進(jìn)行收集、整理、立卷，并對(duì)暫時(shí)業(yè)務(wù)檔案、部分短期及一般性、連續(xù)性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料提供利用和負(fù)責(zé)保管[4];中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案資料由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)將其進(jìn)行收集、整理、立卷、保存，在每年末定期向中心檔案室歸檔，由中心檔案室提供利用和統(tǒng)一保管。

2 業(yè)務(wù)檔案管理的原則和范圍

2.1 中心業(yè)務(wù)檔案的管理原則

根據(jù)《檔案法》中“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、完整與安全、方便利用”的要求，對(duì)檔案進(jìn)行劃分時(shí)需本著總體性、學(xué)術(shù)性、綜合性及分析性的原則對(duì)中心業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行劃分。在基礎(chǔ)監(jiān)測上形成分析性、綜合性以及能夠反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料且保管期限為永久、具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值的長期的材料確定為中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案[5]。

2.2 中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍

①依據(jù)應(yīng)急預(yù)案、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法律法規(guī)及技術(shù)方法的檔案等開展業(yè)務(wù)工作。

②年度法定傳染病、地方病、重大傳染病、慢病、突發(fā)疫情的方案及總結(jié)；疫情分析、傳染病暴發(fā)調(diào)查處理、分析、總結(jié)報(bào)告、疫情流行趨勢預(yù)警預(yù)測等。目前包括39種法定傳染病、常見的6種地方病及甲流、禽流感等。

③年度重大疫情、食物中毒、飲水污染、消毒效果、勞動(dòng)衛(wèi)生、公共場所、微生物、理化、毒理檢驗(yàn)技術(shù)資料等。

④鼠疫、布病、性病、艾滋病、手足口病、甲流、健康教育與健康促進(jìn)、病媒醫(yī)學(xué)監(jiān)測本底資料等專題調(diào)查的設(shè)計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)匯總材料。

⑤傳染病、突發(fā)公共衛(wèi)生事件、計(jì)劃免疫、慢病等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)分析，周分析、月分析、半年、年度分析。

2.3 中心科室業(yè)務(wù)檔案的范圍

①預(yù)防性督導(dǎo)檢查檢測、常規(guī)性衛(wèi)生檢驗(yàn)監(jiān)測、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的傳染病報(bào)告質(zhì)量督導(dǎo)檢查、復(fù)驗(yàn)材料及新、改、擴(kuò)建項(xiàng)目審查材料、生物安全、質(zhì)量控制材料的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

②包括突發(fā)疫情的接收、報(bào)告、處理筆錄，檢驗(yàn)報(bào)告、合議記錄、聽證記錄、結(jié)案報(bào)告等在內(nèi)的突發(fā)傳染病日?qǐng)?bào)告材料。

③公共場所、生活飲用水、職業(yè)危害因素、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)及其他委托項(xiàng)目的檢測材料。

④免疫規(guī)劃、免疫接種監(jiān)測、人群免疫水平、免疫效果評(píng)價(jià)資料；病原學(xué)、血清學(xué)監(jiān)測分析、總結(jié)。

⑤傳染病追蹤材料，包括追蹤登記、記錄等。

⑥各科室年度業(yè)務(wù)績效考核材料。

3 業(yè)務(wù)檔案管理的意義

①業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)及主管部門做出正確決策提供依據(jù)，還可使檔案反映業(yè)務(wù)工作水平和工作全貌，為政府提供衛(wèi)生防病方面的決策咨詢。對(duì)公共衛(wèi)生監(jiān)測和重大疾病的監(jiān)測、調(diào)查、處理提供技術(shù)支持；建立公共衛(wèi)生突發(fā)應(yīng)急反應(yīng)系統(tǒng)；對(duì)衛(wèi)生學(xué)監(jiān)測、職業(yè)病防治、從業(yè)人員體檢、健康教育、基層業(yè)務(wù)指導(dǎo)和人員培訓(xùn)工作起到支持和輔助作用[6]。

②促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作水平的提高，由于中心業(yè)務(wù)歸檔范圍明確，歸檔具有學(xué)術(shù)性的、總結(jié)分析性的材料，各科業(yè)務(wù)人員因此要求不能僅做一般性工作小結(jié)，而是要做進(jìn)一步的加工，即在大量的督導(dǎo)監(jiān)測材料上形成分析性報(bào)告。

③開展中心疾病控制信息的交流可通過加強(qiáng)中心檔案管理來進(jìn)行，便于為全市乃至全國的疾控工作提供利用。

④科室業(yè)務(wù)檔案管理是納入中心檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進(jìn)行的，疾控業(yè)務(wù)檔案在傳染病、慢病、計(jì)劃免疫、督導(dǎo)檢查、建設(shè)項(xiàng)目等方面有延續(xù)性特點(diǎn)，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的督導(dǎo)、檢驗(yàn)監(jiān)測檔案進(jìn)行督導(dǎo)監(jiān)測點(diǎn)、直管單位以及檢驗(yàn)監(jiān)測；特別是隨著醫(yī)療衛(wèi)生單位的變更部分檔案需而不斷進(jìn)行補(bǔ)充或完善[7]。

綜上所述，呼倫貝爾市疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案管理，它符合工作特點(diǎn)和疾病控制業(yè)務(wù)的需要，是一種檔案管理模式，是在中心貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則的基礎(chǔ)上建立的。需要一個(gè)漫長的過程以取得疾控工作的成果，也需要長期的大量的日常性督導(dǎo)監(jiān)測材料的積累來了解疾病流行及防治規(guī)律。通過連續(xù)、全面、完整、準(zhǔn)確有效的分析疾控檔案管理,可以對(duì)疾病的動(dòng)態(tài)有效掌握,根據(jù)疾病的發(fā)生、分布以及發(fā)展趨勢等情況進(jìn)行傳染病防治、研究、預(yù)報(bào)及制定相應(yīng)的預(yù)防控制措施。在傳染病防控工作中,起到十分重要的作用[1]。

[1]朱云霞.淺談我市疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案的管理[J].科技風(fēng),2012(7)：266.

[2]安兆芳.淺談疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案的管理[J].黑龍江檔案,2014(1)：73.

[3]于清.論疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案的管理[J].華章,2012(7)：71.

[4]陸秀芳.淺談金壇市疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案管理工作的幾點(diǎn)做法[J].科技風(fēng),2014(1)：268.

[5]盧世艷.試論青海省疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案分級(jí)管理[J].青海大學(xué)學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2010(5):85-88.

[6]曾瑞蓉.如何構(gòu)建疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案中心管理與科室管理[J].黑龍江史志，2013(21)：123.

[7]葛慧.淺談如何做好基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011(3)：100.