新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法

陸偉華

嘉興市康慈醫(yī)院綜合檔案室，浙江桐鄉(xiāng) 314500

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法

陸偉華

嘉興市康慈醫(yī)院綜合檔案室，浙江桐鄉(xiāng) 314500

新醫(yī)改不僅需要醫(yī)院進(jìn)一步提升醫(yī)療水平，對(duì)醫(yī)院的管理工作也提出了更高的要求。探析新醫(yī)改背景下醫(yī)院的檔案管理工作的改進(jìn)方法，對(duì)提高醫(yī)院的管理水平和工作效率具有非常重要的作用。

新醫(yī)改；檔案管理；醫(yī)院管理

1 醫(yī)院檔案的重要性

醫(yī)院作為重要的社會(huì)服務(wù)部門之一，它的檔案具有一定程度上的特殊性。通常所說(shuō)的醫(yī)院的檔案指的是因醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展形成的歷史資料以及為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件和材料，是醫(yī)院作為社會(huì)服務(wù)組織在各種工作活動(dòng)中形成的數(shù)據(jù)、圖片、聲音、影像、工作記錄等各種書(shū)面形式的材料及其載體材料，其具有非常重要的作用[1]。具體可總結(jié)為以下幾點(diǎn)。

第一，作為醫(yī)院文化的重要組成部分之一，醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院發(fā)展歷史的見(jiàn)證，它從各個(gè)角度全面而客觀的呈現(xiàn)出醫(yī)院的發(fā)展方向和變遷規(guī)律,能夠?yàn)獒t(yī)院后續(xù)的發(fā)展提供可靠的參考，是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中至關(guān)重要的一部分。同時(shí)，因?yàn)闄n案的記載而形成了歷史事件、歷史文化的積淀，醫(yī)院的檔案也與醫(yī)院優(yōu)良文化的形成緊密聯(lián)系。

第二，醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院的管理來(lái)說(shuō)有著不可替代的獨(dú)特作用。在醫(yī)院的重大責(zé)任問(wèn)題，人事任免問(wèn)題以及專業(yè)技術(shù)資格評(píng)定問(wèn)題上，檔案發(fā)揮著重要的參考作用[2]。檔案具有很高的真實(shí)性，很大程度上避免了因?yàn)橹饔^差錯(cuò)的而造成的影響，大大增強(qiáng)了醫(yī)院工作的透明性，能夠?qū)︶t(yī)院的各種事物做出客觀的評(píng)價(jià)，并且可以避免因責(zé)任不清而造成的混亂。

第三，醫(yī)院檔案是進(jìn)行醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的重要基礎(chǔ)和有利參考。在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的藥品研發(fā)、推廣與應(yīng)用，檔案的作用也不可小覷。在醫(yī)學(xué)的教學(xué)、試驗(yàn)、臨床與科研工作中，醫(yī)院檔案的參考性作用更為凸顯，為推動(dòng)技術(shù)的進(jìn)步和科學(xué)的發(fā)展提供了充裕的可靠資料，為后續(xù)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。與此同時(shí)，醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院在不同時(shí)期的發(fā)展?fàn)顩r和醫(yī)學(xué)水平，是醫(yī)院前進(jìn)發(fā)展的重要參考保障。

第四，醫(yī)院檔案為維護(hù)醫(yī)生與患者權(quán)益、確定責(zé)任歸屬等提供重要的法律依據(jù)。醫(yī)院的檔案包括病人的就醫(yī)記錄，醫(yī)療文書(shū)檔案，各種圖文檢查資料和圖片記錄等，具有非常廣泛的記錄范圍，對(duì)人民大眾的健康狀況把握和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展?fàn)顩r都有非常重要的參考作用[2]。近幾年來(lái)，醫(yī)療糾紛層出不窮，醫(yī)院檔案作為維護(hù)醫(yī)患雙方權(quán)益的重要法律依據(jù)，在處理醫(yī)療糾紛和保證醫(yī)院正常的工作秩序方面的作用不可替代。

2 我國(guó)醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

隨著醫(yī)改的不斷深入，我國(guó)的大部分醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理水平都有了顯著的提高。但是還有許多醫(yī)院只是單方面重視，或者重視程度不足，特別是對(duì)于檔案的管理工作。當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院的檔案管理工作還存在許多問(wèn)題，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

2.1 對(duì)檔案管理工作的重視程度不足

目前，醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理事故頻發(fā)，管理混亂，管理水平下降。我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，并沒(méi)有形成檔案管理意識(shí)，甚至認(rèn)為它可有可無(wú)，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起不到任何的推動(dòng)作用，也不會(huì)給醫(yī)院帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益。所以，醫(yī)院的管理人員并不關(guān)心檔案管理工作，更沒(méi)有意識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要作用。沒(méi)有從根本上引起足夠的重視。這就導(dǎo)致醫(yī)院在進(jìn)行管理工作室時(shí)，過(guò)多的關(guān)注經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，醫(yī)療水平和發(fā)展情況，對(duì)管理體系的研究和完善嚴(yán)重不足[3]。長(zhǎng)此以往，醫(yī)院的檔案沒(méi)有經(jīng)過(guò)全面的管理，很難為醫(yī)院的其他工作和后續(xù)發(fā)展提供支持。

2.2 傳統(tǒng)管理模式根深蒂固

當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作并不規(guī)范，仍有眾多的醫(yī)院采用分散式的檔案管理方式進(jìn)行相關(guān)工作，通常將人事檔案劃分到人事處來(lái)管理，科教處負(fù)責(zé)管理醫(yī)學(xué)科研方面的管理工作，類似于病例等醫(yī)療方面的檔案則會(huì)由病案室統(tǒng)一進(jìn)行管理。而各種設(shè)備產(chǎn)生的影象文檔、病理切片或者X射線膠片等資料分別由各個(gè)科室進(jìn)行獨(dú)自管理，這樣就導(dǎo)致了醫(yī)院管理工作的分散性，沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)則，更沒(méi)有統(tǒng)一的部門負(fù)責(zé)檔案管理工作。

2.3 缺乏專業(yè)化的檔案管理人才

我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院目前存在嚴(yán)重的管理人才缺口。有些醫(yī)院只重視專業(yè)化的醫(yī)學(xué)人才的吸收，忽略了管理崗位上管理人才的需求。很少有醫(yī)院的檔案管理工作是由專門的檔案管理專業(yè)的人才任職的。而檔案管理工作對(duì)專業(yè)性要求較高，要求進(jìn)行檔案管理的人員必須具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和文化素養(yǎng)?，F(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理人員普遍存在文化水平不高，專業(yè)不對(duì)口，職業(yè)修養(yǎng)不足的問(wèn)題，工作態(tài)度上也存在較大的欠缺，沒(méi)有將現(xiàn)代化科技和思想應(yīng)用于檔案的管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作不能高效有序的進(jìn)行。

2.4 管理觀念和管理設(shè)備太過(guò)陳舊

由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的忽視，往往導(dǎo)致大部分資金流向醫(yī)療設(shè)備、建筑物建設(shè)等與檔案管理無(wú)關(guān)的地方，更有甚者占用醫(yī)院的管理經(jīng)費(fèi)。對(duì)檔案管理工作的人力、財(cái)力、物力投入都相對(duì)欠缺，這就導(dǎo)致了醫(yī)院的檔案管理工作環(huán)境難以改善，更有可能達(dá)不到檔案管理保管嚴(yán)密性的標(biāo)準(zhǔn)和要求。從事檔案管理工作的在職人員心態(tài)懶散，醫(yī)院整體的管理觀念落后。再者一些管理設(shè)備過(guò)于陳舊，管理手段和方法缺乏科學(xué)依據(jù)，極大的影響了檔案的管理效率。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，觀念陳腐、手段落后導(dǎo)致管理水平很難提升[4]。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)建議

新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理水平都提出了比較高的要求，檔案管理作為醫(yī)院管理中的重中之重，其對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。但是，我國(guó)大部分醫(yī)院的檔案管理工作都存在或多或少的缺陷，制約著醫(yī)院管理水平的提高。針對(duì)我我國(guó)醫(yī)院檔案管理情況的現(xiàn)狀，特提出以下相關(guān)改進(jìn)建議。

3.1 建立健全相應(yīng)的檔案管理制度

傳統(tǒng)的檔案管理制度效率低、耗用資源多、技術(shù)相對(duì)落后，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新醫(yī)改背景下高水平的管理要求。醫(yī)院應(yīng)大膽進(jìn)行改革，引入現(xiàn)代的管理模式，積極創(chuàng)新制定出適合新醫(yī)改背景，適合醫(yī)院發(fā)展的高效的檔案管理制度，并明確規(guī)定檔案的保管范圍與期限等。為將新的檔案管理制度貫徹落實(shí)，可設(shè)立相應(yīng)的考核制度，并根據(jù)考核結(jié)果對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。醫(yī)院建立健全的檔案管理制度，有利于將責(zé)任落實(shí)到相關(guān)人員，促使各項(xiàng)日常工作進(jìn)行，充分調(diào)動(dòng)檔案管理的積極性。另外，醫(yī)院的檔案管理必須由專門的隊(duì)伍來(lái)負(fù)責(zé)，隊(duì)伍的組成人員必須具備一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并且能夠與各個(gè)科室進(jìn)行良好的溝通，了解各科室需求，制定更加科學(xué)化、規(guī)范化、人性化的檔案管理制度，實(shí)施現(xiàn)代化的管理模式，在全院各部門、各科室貫徹實(shí)施。

3.2 增強(qiáng)全院上下的檔案管理意識(shí)

要加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，必須引起全院的重視，增強(qiáng)全院的檔案管理意識(shí)。首先應(yīng)從醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)檔案管理人員做起，再到醫(yī)院的全部人員，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理實(shí)用性和重要性的認(rèn)知。醫(yī)院的檔案管理工作并不僅僅是簡(jiǎn)單的資料的整理和保管，更要時(shí)刻跟隨時(shí)代的步伐，及時(shí)的轉(zhuǎn)換思想，引入新的技術(shù)和管理方法，適應(yīng)新形勢(shì)、新政策的要求。實(shí)施高水平的檔案管理是一個(gè)艱巨的系統(tǒng)化的任務(wù)。醫(yī)院的所有人員應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的檔案管理制度，積極主動(dòng)的配合檔案管理工作，明確檔案管理的目標(biāo)，最大程度上激發(fā)檔案管理的價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提升。

3.3 引入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)

檔案管理的硬件設(shè)備的資金投入和設(shè)施建設(shè)是提升檔案管理水平的重要支撐。時(shí)代的發(fā)展要求檔案管理也必須更加現(xiàn)代化。醫(yī)院應(yīng)正視信息化、現(xiàn)代化的檔案管理方法，適當(dāng)?shù)囊胨柙O(shè)備，對(duì)電子文件、影像文件等進(jìn)行無(wú)紙化的存儲(chǔ)，一方面可簡(jiǎn)化檔案的存儲(chǔ)空間，另一方面更方便檔案的共享[4]。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)狀況和管理狀況適時(shí)的添加電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，對(duì)不同的檔案類型選擇不同的、高效的檔案存取方式。另外，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化的管理、逐步實(shí)行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理工作也是檔案管理的重要發(fā)展方向，網(wǎng)絡(luò)的引入能大大提高檔案信息的實(shí)時(shí)性和共享性，方便檔案的查詢與傳遞。從傳統(tǒng)的檔案管理方式到網(wǎng)絡(luò)化的管理需要循序漸進(jìn)，最大程度上避免資源上的浪費(fèi)[5]。

3.4 全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新時(shí)期檔案管理工作的復(fù)雜性明顯提高，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平也提出了更高的要求。醫(yī)院檔案管理人員必須具備豐富的管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，更要具備崇高的道德修養(yǎng)。這些僅僅依靠單純的人才引入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，定期開(kāi)展專業(yè)教學(xué)與專業(yè)化訓(xùn)練，不斷提升檔案管理人員的技術(shù)水平、管理水平和道德素養(yǎng)，提高檔案管理人員的責(zé)任感與管理意識(shí)。另外，醫(yī)院可適當(dāng)引入對(duì)檔案管理人員的考核與評(píng)價(jià)制度，對(duì)檔案管理人員的技術(shù)水平和專業(yè)知識(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的考核，對(duì)其道德素養(yǎng)做出評(píng)價(jià)，并與獎(jiǎng)罰相關(guān)聯(lián)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作熱情和主觀能動(dòng)性。

4 結(jié)語(yǔ)

新醫(yī)改進(jìn)程的不斷推進(jìn)促使我國(guó)醫(yī)院的醫(yī)療水平持續(xù)提高。醫(yī)院的管理，特別是醫(yī)院檔案管理工作也越來(lái)越受到各方面的關(guān)注，作為醫(yī)院管理的重要組成部分之一，更多的醫(yī)院開(kāi)始意識(shí)到檔案管理的重要性，紛紛通過(guò)加強(qiáng)人才培養(yǎng)、加強(qiáng)設(shè)備建設(shè)等不同的手段提升檔案管理水平和檔案管理效率，也取得了一定的成果。但是，我國(guó)大部分醫(yī)院仍存在忽視檔案管理、檔案管理設(shè)備陳舊、管理理念落后等問(wèn)題。針對(duì)以上問(wèn)題，特提出建立醫(yī)院檔案管理制度、提升全院的檔案管理意識(shí)、引入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)、提升管理人員增和素質(zhì)等建議，旨在為促進(jìn)我國(guó)醫(yī)院管理水平的提升提供一定的參考作用。

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Im provement Method of Hospital Archives Management Under the Background of new Healthcare Reform

LUWei-hua
Department of Comprehensive Record Room，Kangci Hospital，Tongxiang，Zhejiang Province，314500 China

The new medical reform not only require the hospital to further improve themedical level,but also propose higher requirements to hospitalmanagement.Analysis of the improvement of hospital archivesmanagement is very important under the new medical reform for improving themanagement level and working efficiency of the hospital.

New medical reform;Archivesmanagement;Hospitalmanagement

R19

A

1672-5654(2015)04(c)-0105-02

2015-01-24）

陸偉華（1977.2-），女，浙江桐鄉(xiāng)人，大專，館員，主要從事檔案專職管理工作。