科學管理醫(yī)院檔案的路徑研究

黃進梅

吉林省延邊大學附屬醫(yī)院檔案室,吉林延吉 133000

科學管理醫(yī)院檔案的路徑研究

黃進梅

吉林省延邊大學附屬醫(yī)院檔案室,吉林延吉 133000

實施檔案科學化管理，有助于提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案信息有效利用。這一方面需要檔案管理人員高度重視，另一方面也需要構建完善的檔案管理制度。 隨著社會的快速發(fā)展，科技的不斷進步，各種類型的檔案持續(xù)不斷的增加，人們對檔案管理水平的要求日漸嚴格，新時期，如何提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案科學化管理成為領域內關注的主要問題之一。該研究主要分析與探討提升醫(yī)院檔案科學化管理水平的措施及建議。

檔案；科學；管理水平

醫(yī)院檔案包括病例、文書文件、及醫(yī)療、財務、基建、影像、設備、科研等多方面的檔案資料，是醫(yī)院歷史發(fā)展過程中重要的原始記錄和憑證，做好醫(yī)院檔案管理工作對于充分利用開發(fā)檔案資源，促進醫(yī)院良好發(fā)展有著重要意義。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術的發(fā)展和醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作也出現(xiàn)了新的轉變，在新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作中必須積極更新傳統(tǒng)觀念，做到利用現(xiàn)代化技術進行科學管理和保存，變革傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方法，讓檔案管理更加高效和安全。

1 醫(yī)院檔案管理主要存在的問題

1.1 檔案管理意識差及領導重視程度不夠

目前，有些領導對檔案管理工作的重要性認識不到位，沒有清楚的認識到做好檔案工作對部門的全面發(fā)展所起的重要作用。諸多部門領導片面的認為領導主要負責本單位的大事件，很少關心部門的檔案管理工作。

1.2 檔案工作人員思想意識落后

檔案管理人員，在長期的工作中，在提高自身素質方面下了很大功夫，但程度還不夠高，檔案工作人員長期從事單一的資料收集、整理工作，逐漸養(yǎng)成了安于現(xiàn)狀的工作狀態(tài)，思想上缺乏創(chuàng)新意識和改革意識，不能合理的利用自身存在的優(yōu)勢，開發(fā)檔案工作中的信息資源。

1.3 檔案管理隊伍缺乏穩(wěn)定性和科學性

在知識經濟不斷發(fā)展的今天，對檔案管理工作人員的綜合素質提出了新的要求，現(xiàn)階段的檔案管理人員中，有一部分人的知識文化水平不達標，其整體素質不高，嚴重影響了檔案管理工作質量。在收集信息資料的時候，由于文化水平不夠，過于高深的知識層面，不能完全理解和運用，出現(xiàn)案卷標題擬寫錯誤等問題。

如今，計算機普遍運用在各個工作領域，檔案管理工作交流也逐漸頻繁，但檔案管理工作中，既精通于計算機的使用又具備高深檔案管理知識的人才并不多見。究其原因仍然是對檔案管理工作的重視程度不夠，相關部門并沒有開設檔案管理工作，檔案管理工作在人才招聘方面，受到了很大的限制，導致檔案管理人員人才流失嚴重，使檔案管理工作的進一步發(fā)展受到很大的影響。

2 提升醫(yī)院檔案科學化管理水平的措施及建議

2.1 完善檔案管理制度

隨著檔案管理工作的不斷開展，檔案管理制度也在不斷的完善，但受到多種因素的影響，當前不少檔案管理部門仍存在著檔案管理制度不健全的問題，缺乏統(tǒng)一的管理制度和標準，難以保證檔案的科學化管理。因此，在具體工作中，應不斷完善檔案管理體制，規(guī)范檔案管理工作流程，使檔案管理工作有規(guī)可依、有章可循，從而實現(xiàn)檔案科學化管理。首先，需要制定規(guī)范的檔案管理工作體制，對檔案歸檔、借閱、轉遞等流程予以不斷完善，嚴格按照檔案管理相關法規(guī)標準，細化檔案管理工作；其次，明確檔案管理職責，將檔案管理各項工作細化到崗位上，明確各崗位職責，落實責任，對于檔案管理的任務落實到個人，以便提高檔案管理中的安全性。同時還要建立和完善一定的考核制度。如建立健全考核評價制度，完善對檔案管理人員的監(jiān)管，實現(xiàn)公平公正的監(jiān)管，提高工作人員的辦事效率和工作積極性。還可引入競爭機制，把崗位職責、經濟利益和工作績效聯(lián)系起來，從而調動檔案管理人員的工作積極性，保證所有檔案管理人員時刻感受到自身的壓力和所在工作崗位所承擔的責任和義務，不斷激勵檔案管理人員提高自身的綜合素質和業(yè)務能力，通過公平、公正競爭，突出檔案管理人員的工作能力，提高檔案管理部門工作效率。

2.2 加快檔案信息化建設

近年來，隨著互聯(lián)網技術和計算機的普遍運用，傳統(tǒng)檔案文件逐漸被電子文件與數(shù)字檔案所取代，出現(xiàn)這種現(xiàn)象也是信息化社會對檔案管理工作的客觀要求。實際工作中，可從以下幾方面加快醫(yī)院檔案信息化建設：

（1）健全檔案信息管理系統(tǒng) 對適合醫(yī)院檔案信息綜合管理的軟件應加大投入開發(fā)力度，因為此類軟件能實現(xiàn)對檔案檢索、收集、整理、統(tǒng)計、編研等操作，使檔案工作自動化得以進一步實現(xiàn)。除此之外，目前檔案管理工作信息化的前提是建立資源數(shù)據庫，使計算機檢索系統(tǒng)實用化的關鍵點就在于能否盡快形成數(shù)據規(guī)模，開發(fā)館藏檔案信息，提高服務水平和服務能力。重點強調通過各項標準建立標準化數(shù)據庫，如機讀格式標準、網絡傳輸標準、數(shù)據庫標準等。

（2）加強醫(yī)院檔案資源數(shù)字化建設 目前檔案信息化建設因大量電子文件的產生得到了有效推動，針對這一方面，既要與辦公自動化接軌，又要收集歸檔單位以前產生和屬于歸檔范圍的電子文件，以便為歸檔單位和利用者提供服務。檔案部門要根據檔案管理要求認真研究電子檔案接收、保管、利用的相關技術，盡可能保證產生的電子文件都是完整、有效、真實且具有利用價值的。

2.3 通過多種途徑促進檔案管理人員素質的提高

近年來，醫(yī)院的發(fā)展速度日益加快，規(guī)模也日益壯大，對其檔案管理質量和效率的要求也相應提高。在這種情況下，醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質必須具有創(chuàng)新性、綜合性和協(xié)作性等特點，只有這樣才能滿足檔案管理對人才的需求。從檔案管理人員自身來說，必須要端正對檔案管理工作的態(tài)度，在工作中要踏實、認真的學習新知識和新技術，并積極更新觀念，與時俱進，樹立現(xiàn)代化的管理理念。從醫(yī)院來說，首先，在人才管理中要堅持“以人為本”的理念，以及科學化管理原則，加強醫(yī)院文化建設和氛圍的營造，調動職工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，進一步提高工作效率和工作業(yè)績。其次，在人才的選拔中，要引入競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，從而更好的發(fā)揮檔案在人才調動和選賢中的功能和作用。

3 總結

檔案是醫(yī)院的寶貴資源，加強檔案管理工作的科學化水平，是對檔案管理部門的新要求和新課題，隨著社會的快速發(fā)展，科技的不斷進步，各種類型的檔案持續(xù)不斷的增長，人們對檔案的管理水平要求日漸嚴格，新時期，如何提高檔案管理水平，實現(xiàn)醫(yī)院檔案科學化管理成為領域內關注的主要問題之一。檔案管理工作必須與時代發(fā)展需求相適應，積極更新傳統(tǒng)觀念，樹立檔案管理新觀念，積極引進現(xiàn)代技術，加快醫(yī)院檔案管理信息化建設，還應該不斷完善檔案管理體制，規(guī)范檔案管理流程，通過檔案管理專業(yè)技能、職業(yè)道德及現(xiàn)代技術的培訓，提高檔案管理者綜合素質，創(chuàng)建高素質檔案管隊伍，以此提升醫(yī)院檔案管理的科學化水平。

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The Path Research on the Scientific Management of Hospital Archives

HUANG Jin-mei
Muniment Room,Affiliated Hospital of Jilin Yanbian University,Yanji,Jilin Province,133000 China

Implement scientific archivesmanagement,help to improve the level of filemanagement,realize the effective utilization of archives information.The implementation of scientific archives management need archives management attaches great importance to the implementation,on the one hand at the same time also need to build a perfect system of archivesmanagement.With the rapid development of society,the progress of science and technology,various types of archives continued growth,people increasingly strictmanagement of archives,in the new period,how to improve the level of file management,to realize scientific archivesmanagement become the focus in the field of one of the major problems.This study mainly analyzes and discusses the measures to enhance the level of hospital archives scientificmanagementand advice.

Archives;Science;Themanagement level

R197.3

A

1672-5654(2015)04(c)-0088-02

2015-01-26）

黃進梅(1962.11-)，女，朝鮮族，吉林延吉人，本科，檔案室館員，主要從事醫(yī)院的檔案管理工作。