提高醫(yī)院后勤管理信息化水平的措施研究

王 越

首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京中醫(yī)醫(yī)院總務(wù)處,北京 100000

隨著醫(yī)療體制改革的逐漸深化，迫切需要提升醫(yī)院后勤管理的精細(xì)化水平，以促進(jìn)實現(xiàn)醫(yī)院后勤管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。提高醫(yī)院后勤管理的信息化水平，用科學(xué)的管理理念和方法來指導(dǎo)，引領(lǐng)醫(yī)院的建設(shè)以及后勤保障工作的順利實施，實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，就成為了促進(jìn)醫(yī)院后勤管理的改革與創(chuàng)新的重中之重。在這個信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與應(yīng)用，已融入到醫(yī)院管理領(lǐng)域的各個層面，它將改變醫(yī)院后勤管理的手工作坊式的傳統(tǒng)模式，提高醫(yī)院后勤保障系統(tǒng)的快速響應(yīng)能力，使得醫(yī)院后勤管理的整體水平邁上一個新臺階?，F(xiàn)代通訊技術(shù)的應(yīng)用，也成為醫(yī)院后勤管理信息化的創(chuàng)新舉措。

信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，將給醫(yī)院的發(fā)展帶來巨大的活力和經(jīng)濟(jì)效益。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的醫(yī)院信息系統(tǒng)也將成為現(xiàn)代化醫(yī)院運營必不可少的基礎(chǔ)設(shè)施。信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，使醫(yī)院信息化系統(tǒng)應(yīng)用的深度和廣度在不斷地延拓，它將在醫(yī)院后勤管理中起到舉足輕重、不可忽視的作用。

1 提高醫(yī)院后勤管理人員的整體素質(zhì)

醫(yī)院后勤管理直接服務(wù)于臨床一線、服務(wù)于患者。醫(yī)院后勤工作的性質(zhì)瑣碎繁雜，具體地說它擔(dān)負(fù)著醫(yī)院大批的物資采購保管發(fā)放；基礎(chǔ)工程建設(shè)裝修改造；供水供暖供電供蒸汽；通訊設(shè)備的運行；電梯的運行與維護(hù)保養(yǎng)；醫(yī)院職工與患者的膳食供應(yīng)；醫(yī)院使用衣物的洗滌；職工浴室的管理；污水污物醫(yī)療垃圾與生活垃圾的處理清運；環(huán)境衛(wèi)生及醫(yī)院院區(qū)的綠化美化；醫(yī)院院區(qū)的車輛管理；醫(yī)院書報及往來信件的收發(fā)等等，每一項看似不起眼的工作，卻都與醫(yī)院的整體醫(yī)療工作緊密銜接，缺一不可[5]。哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會直接影響到醫(yī)院正常的醫(yī)療工作的開展。

長期以來醫(yī)院后勤部門員工的整體文化素質(zhì)偏低，很多員工都是初高中畢業(yè)就走上工作崗位。他們中勤于思考刻苦好學(xué)的成員，在工作中脫穎而出，走上了醫(yī)院后勤的管理崗位。但隨著醫(yī)院的發(fā)展，新型的現(xiàn)代化的儀器儀表設(shè)備的廣泛使用，使得醫(yī)院后勤管理所一直沿用的手把手的傳幫帶的傳統(tǒng)模式，迫切需要有所變革[2]。這種轉(zhuǎn)變并非摒棄傳統(tǒng)，而是在繼承優(yōu)良傳統(tǒng)的同時，通過引進(jìn)文化素質(zhì)較高的專業(yè)人才，如在大學(xué)攻讀電器工程專業(yè)、計算機(jī)科學(xué)專業(yè)、醫(yī)院管理專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員，進(jìn)入到醫(yī)院后勤的管理部門，帶動整個醫(yī)院后勤保障部門知識水平的提升。該院總務(wù)處辦公室，目前已有超過50%的管理人員為大學(xué)本科畢業(yè)，有的還在利用業(yè)余時間攻讀碩士學(xué)位。我們在繼承傳統(tǒng)上，將老同志的豐富經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為文字錄入計算機(jī)，分門別類地進(jìn)行整理歸納，逐步完成傳統(tǒng)經(jīng)驗的繼承和發(fā)展。而那些從未接觸過計算機(jī)的老職工也在年輕人的帶動下，學(xué)會了使用計算機(jī)進(jìn)行日常工作，使得各項工作任務(wù)的上傳下達(dá)更加迅速便捷。

醫(yī)院整體的現(xiàn)代化程度越高，設(shè)備設(shè)施越先進(jìn)，對后勤保障工作的依賴性也就越強，所以只有在醫(yī)院后勤管理部門引進(jìn)和培養(yǎng)管理型、技術(shù)型和知識型的專業(yè)人才，提高醫(yī)院后勤管理人員的整體素質(zhì)，才能使得實現(xiàn)醫(yī)院后勤管理的信息化成為可能。

2 實現(xiàn)醫(yī)院物資管理的信息化

經(jīng)過多年的努力，該院的醫(yī)院物資管理改變了繁瑣的手工記賬模式，已經(jīng)全面實現(xiàn)醫(yī)院物資的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化管理。醫(yī)院的采購中心不僅實現(xiàn)了醫(yī)院物資出入庫數(shù)據(jù)的數(shù)字化處理，還充分利用智能化網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代的信息手段和工作模式，及時掌握醫(yī)院各部門的信息，實現(xiàn)資源共享和整合，與現(xiàn)有的醫(yī)院HIS系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換[3]。并對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計計算、分析評價、匯總，更加迅速準(zhǔn)確地為醫(yī)院管理層提供決策和量化管理的依據(jù)，動態(tài)掌握可利用資源，及時獲取各部門的需求信息。提高響應(yīng)速度和服務(wù)效率，更好地體現(xiàn)醫(yī)院后勤管理的服務(wù)性、計劃性、連續(xù)性、經(jīng)濟(jì)性和安全性，有效地進(jìn)行成本核算，財務(wù)監(jiān)管及投資控制，實現(xiàn)節(jié)約創(chuàng)收的總目標(biāo)。

3 實現(xiàn)醫(yī)院地下管網(wǎng)的信息化管理

由于該院建院已經(jīng)有將近60年的歷史，醫(yī)院的各種地下管線設(shè)施趨于老化，損壞情況嚴(yán)重。在醫(yī)院后勤部門一線工作的很多同志，也都到達(dá)了退休年齡，使得熟悉醫(yī)院地下管網(wǎng)的人員所剩無幾。為了清查、收集和整理我院地下綜合管線的敷設(shè)與運行維護(hù)情況，對老舊管線進(jìn)行及時的更換，降低由于地下管線的損壞所帶來的包括消防在內(nèi)的各種風(fēng)險和安全隱患，實現(xiàn)醫(yī)院地下綜合管線科學(xué)的規(guī)范化管理，我院委托專業(yè)公司，開展了我院地下綜合管線的探測普查，并通過建立地下綜合管線空間的綜合管線圖形與屬性數(shù)據(jù)庫，編繪出我院地下綜合管線與專業(yè)管線的彩圖。探測范圍包括該院建筑物外的地下綜合管線，以及穿越建筑物的主干管線。如給水管道，污水管道，雨水管道，綜合管溝，燃?xì)夤艿溃羝艿?，暖氣管道，空調(diào)管道，熱供管道，氧氣管道，電力電纜，通信電纜，監(jiān)控電纜，信息網(wǎng)絡(luò)電纜，人防通信與供電電纜，廢棄管線等管線。

該院地下綜合管線探測及地理信息管理系統(tǒng)投入運行以來，我們可以通過電子圖庫，獲得醫(yī)院各類地下管線圖，并對管線信息分類建庫，建立動態(tài)可視化平臺，信息共享實時查詢，方便管線的運行與維護(hù)，減少安全隱患，對醫(yī)院各類工程項目進(jìn)行可行的規(guī)劃設(shè)計。如遇意外事故時，我們可以應(yīng)用系統(tǒng)及時制定出有效的搶修預(yù)案和應(yīng)急處置方案。根據(jù)實際不斷更新和完善我院地理信息系統(tǒng)的管線信息，使之成為醫(yī)院改擴(kuò)建工程及防災(zāi)減災(zāi)的有效輔助決策工具，保證數(shù)據(jù)的可靠性與實時性，保障醫(yī)院安全生產(chǎn)，用先進(jìn)的信息化處理技術(shù)和手段來推進(jìn)醫(yī)院的后勤管理的科學(xué)化。

4 加強計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對醫(yī)院后勤管理的全過程監(jiān)控

醫(yī)院后勤管理是對保證醫(yī)療一線的后勤支持系統(tǒng)進(jìn)行的綜合管理，是包括人、財、物的復(fù)雜而細(xì)致的綜合服務(wù)系統(tǒng)。當(dāng)前醫(yī)院后勤管理企業(yè)化和社會化的進(jìn)程不斷加快，后勤的社會化成為醫(yī)院后勤發(fā)展的趨勢[1]。為此醫(yī)院后勤管理部門，更要注重提高后勤的管理水平，改善醫(yī)院的就醫(yī)環(huán)境和后勤的服務(wù)質(zhì)量，加強計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對醫(yī)院后勤管理的全過程監(jiān)控。尤其是在管理制度、成本核算、基建檔案、外包合同等方面的管理上，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、數(shù)字化勢在必行。

目前該院后勤的社會化主要采取外包形式，如保潔、洗滌、外送、電梯、電話、鍋爐運行、污水處理、生活垃圾和醫(yī)用垃圾的清運等。承擔(dān)醫(yī)院后勤這些項目的外包公司，具有專業(yè)化程度高、費用相對低廉的優(yōu)勢，同時也降低了我院后勤管理的風(fēng)險值，而且占用醫(yī)院人力資源少，節(jié)約了醫(yī)院大量的人員編制[4]。為實現(xiàn)后勤管理工作的高效運行，我們通過對外包公司的精細(xì)化管理，對各項規(guī)章制度、崗位與職責(zé)全面優(yōu)化，使得制度精確化、對崗位職責(zé)描述可以進(jìn)行量化考核。

醫(yī)院后勤管理的日常工作中，經(jīng)常需要對后勤各部門的管理制度、成本核算情況、基建檔案、外包合同以及各種費用數(shù)據(jù)等進(jìn)行查閱，為醫(yī)院的整體運營管理提供可靠數(shù)據(jù)。為此我們對醫(yī)院后勤的日常工作流程、管理制度、成本核算的數(shù)據(jù)、合同文本、請示報告、應(yīng)急預(yù)案等都建立了電子文檔。保證在制度上墻的同時，能夠根據(jù)醫(yī)院運營的情況以及醫(yī)院后勤管理的需要，對相應(yīng)文檔進(jìn)行及時調(diào)整、補充與完善。醫(yī)院后勤管理數(shù)據(jù)的信息化，大大提高了數(shù)據(jù)的檢索功能與數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使得耗時費力的數(shù)據(jù)收集和計算匯總，變得輕而易舉準(zhǔn)確可靠，為院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確及時的數(shù)據(jù)保障。

5 將現(xiàn)代化通訊技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院設(shè)施日常維護(hù)工作中的探索與創(chuàng)新

由于技術(shù)工人的年齡老化，該院日常使用的各種設(shè)施的維修人員的日益短缺，造成該院在醫(yī)院設(shè)施的日常維護(hù)工作中，遇到信息不對等的難題。醫(yī)院各部門的報修需求，不能及時得到反饋。常常出現(xiàn)技術(shù)工人到某個報修科室解決問題的同時，其它科室的報修電話卻無人接聽，各科室經(jīng)常抱怨報修難。作為后勤管理部門，我們在廣泛征求全院意見和建議的基礎(chǔ)上，在醫(yī)院的電話班特別增設(shè)了由電話員值守的報修電話。然后為維修班組的工作人員配備了隨身攜帶的無線電步話機(jī)，現(xiàn)代化的通訊技術(shù)被運用于醫(yī)院的后勤保障工作中。經(jīng)過一段時間的實踐， 報修難的問題雖有緩解但并未完全解決。主要原因是電話班的員工并不具備相應(yīng)的專業(yè)知識，只能根據(jù)日常生活經(jīng)驗來判斷，把報修電話轉(zhuǎn)達(dá)給相應(yīng)班組，不時會發(fā)生轉(zhuǎn)達(dá)錯誤或不知轉(zhuǎn)到哪個班組的情況，造成后勤反映延誤，維修速度降低。

后勤管理要不斷地著眼于改革與創(chuàng)新，后勤管理的信息化水平不僅僅局限于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展也給我們的管理工作創(chuàng)造了很大的改革空間?，F(xiàn)在的人們非常熱衷于使用微信這個網(wǎng)絡(luò)平臺作為社交工具，把微信平臺作為工具引入后勤管理，是探索我院后勤管理的新思路新舉措。我們建立了一個從全院各部門抽出一到兩人組成的“后勤保障微信群”。這個微信群只談工作，哪個部門出現(xiàn)了需要后勤保障部門解決的問題，可在微信群中反映，我們會及時給與回應(yīng)，并根據(jù)情況委派相應(yīng)的技術(shù)人員予以解決，反映問題的部門也會根據(jù)維修情況給予我們及時的反饋。目前我院的后勤保障微信群，為醫(yī)院各部門提供了及時高效的后勤保障，受到了醫(yī)院各部門的廣泛贊譽。后勤保障微信群與電話、步話報修服務(wù)相互補充，使我院后勤保障的響應(yīng)速度有了極大的提高。

綜上所述，創(chuàng)新管理理念，使用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，才能逐步實現(xiàn)后勤管理的專業(yè)化。通過建立全方位的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高醫(yī)院后勤管理的信息化水平，可以減少后勤管理人員的投入，降低聯(lián)系渠道的費用支出，縮短大量數(shù)據(jù)的處理時間，使管理者在有限的時間內(nèi)獲得大量信息。降低了勞動成本，提高了工作效率，克服了傳統(tǒng)管理工作模式中的信息分散、準(zhǔn)確度差、信息滯后、綜合歸納信息難等缺點。充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)傳播速度快，處理信息靈活，操作便捷，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的優(yōu)勢，提高管理的科學(xué)性、全面性和及時性。同時引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)特長的高科技人才，是提高醫(yī)院后勤信息化水平的保障，有利于帶動后勤管理信息化的應(yīng)用，提升后勤管理人員的整合素質(zhì)和醫(yī)院后勤管理的形象；有利于改變觀念，增強創(chuàng)新意識，促進(jìn)醫(yī)療體制改革，使醫(yī)院的后勤管理實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效低耗的管理目標(biāo)，最大限度地發(fā)揮人財物的綜合效益，使有限的資金發(fā)揮最佳的經(jīng)濟(jì)效益。

[1]唐蔚蔚,柴建軍,李 巖,等.北京協(xié)和醫(yī)院后勤外包質(zhì)量控制體系建設(shè)探討[J].中國醫(yī)院雜志,2014(4): 61-63.

[2]黃翠云,黃健.現(xiàn)代化中醫(yī)院后勤管理創(chuàng)新[J].中國醫(yī)院雜志,2014(3):79-80.

[3]楊斌,王芳.大型綜合醫(yī)院后勤信息化系統(tǒng)集成建設(shè)的思考與實踐[J].中國醫(yī)院雜志,2014(2):71-72.

[4]錢鋒.現(xiàn)代化醫(yī)院后勤管理的體會[J].科技與企業(yè)雜志,2013(2):35.

[5]許兵.醫(yī)院后勤現(xiàn)代化管理的主要做法[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理雜志,2012(6): 123-124.