圖書館檔案管理創(chuàng)新方法研究

龔旭曦 （泰順縣圖書館 325500）

圖書館檔案指的是圖書館各項工作和活動中所產(chǎn)生的具有查閱利用價值并被歸檔保存起來的資料，它是圖書館系統(tǒng)的寶貴財富，影響著圖書館各項工作的持續(xù)、穩(wěn)定運行。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館檔案管理方法也得到了極大的創(chuàng)新，這大大提高了圖書館檔案管理效率。以下筆者就來淺要談一談圖書館檔案管理的創(chuàng)新方法。

一、圖書館檔案管理的主要作用

檔案管理是圖書館工作中的重要內(nèi)容之一，其作用主要有以下三點：①記錄圖書館的發(fā)展歷史：每一所圖書館都有著自身的發(fā)展歷史，且其中某些歷史資料對后人具有一定的利用價值，而圖書館檔案正記錄著這些發(fā)展歷史，它能夠生動、準(zhǔn)確的反映出圖書館的歷史發(fā)展軌跡；②給圖書館工作提供科學(xué)的參考依據(jù)：在圖書館檔案資料中，一些長期積累起來的靜態(tài)信息具有很強的原始性、可靠性及可操作性特點，其能夠成為圖書館工作的第一手參考資料，為工作人員提供科學(xué)的參考依據(jù)；③更新圖書館中各項數(shù)據(jù)：圖書館的發(fā)展是有規(guī)律可循的，它在發(fā)展過程中會不斷產(chǎn)生和融入新的數(shù)據(jù)，而圖書館檔案能夠?qū)⑦@些新的數(shù)據(jù)添加進去，從而完善和豐富圖書館的內(nèi)容。

二、圖書館檔案管理的主要內(nèi)容

1.管理檔案

具體來說，圖書館檔案中的管理檔案又可以分為以下四類檔案：①圖書經(jīng)費檔案：此檔案主要指的是圖書館內(nèi)各項經(jīng)費的來源、數(shù)量、分配去向、使用情況及增減狀況等；②財產(chǎn)檔案：此檔案主要指的是圖書館內(nèi)各項財產(chǎn)的名稱、數(shù)量、處所及狀況等；③人事檔案：此檔案主要指的是圖書館內(nèi)各工作人員的結(jié)構(gòu)、數(shù)量、年齡、學(xué)歷、職稱、工資等情況；④文書檔案：此檔案主要指的是圖書館內(nèi)外往來的相關(guān)文件。

2.業(yè)務(wù)檔案

具體來說，圖書館檔案中的業(yè)務(wù)檔案又可以分為以下六類檔案：①文獻采購檔案：此檔案主要指的是圖書館內(nèi)所采購的各類文獻的名稱、數(shù)量、價格及渠道等；②文獻典藏檔案：此檔案主要指的是圖書館內(nèi)所典藏的各類文獻的名稱、數(shù)量、價格、渠道、典藏處所及剔除情況等；③讀者檔案：此檔案主要指的是讀者的姓名、性別、年齡、職業(yè)及愛好等；④借閱檔案：此檔案主要指的是被借閱文獻的名稱、種類、數(shù)量及時間等；⑤情報交流檔案：此檔案主要指的是與圖書館合作的各情報交換單位及其情報交換種類、數(shù)量等情況；⑥課題跟蹤檔案：此檔案主要指的是圖書館內(nèi)各研究課題的名稱、內(nèi)容、進展及報告等。

三、圖書館檔案管理的創(chuàng)新方法

1.更新管理理念

一個良好的圖書館檔案管理方法必須要有一個良好管理理念的支持，因此，圖書館的領(lǐng)導(dǎo)人員及檔案管理人員必須要不斷更新管理理念，加強對檔案管理工作的重視，要意識到圖書館檔案與文獻一樣都是圖書館內(nèi)的寶貴資源，并將檔案管理工作提上議事日程。這是做好圖書館檔案管理工作的前提基礎(chǔ)。

2.完善管理制度

若想切實做好圖書館檔案管理工作，就必須要建立起一套完善的檔案管理制度，并不斷加強其相關(guān)政策的落實，從而對圖書館檔案管理工作進行更加有效的規(guī)范和約束。在實際管理過程中，圖書館內(nèi)各檔案管理人員之間必須要做到分工明確、責(zé)任落實，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)當(dāng)詳細安排和分配好每個檔案管理人員的具體工作內(nèi)容，并將嚴格的監(jiān)督與檢查制度貫徹到底。再者，圖書館內(nèi)還應(yīng)當(dāng)建立一定的獎懲制度，定期考核檔案管理人員的工作狀況，對其管理質(zhì)量予以公正的評價，并且還可以將其評價結(jié)果與其工資相掛鉤，從而促進檔案管理人員的工作積極性與認真程度。

3.提高人員素質(zhì)

目前我國大多數(shù)圖書館的檔案管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)都較低，其中只有少數(shù)人員是真正相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人才，而大多數(shù)則非對口專業(yè)人才，雖然其在實際工作中對圖書館檔案管理知識和技能有了一定的了解，但卻缺乏比較系統(tǒng)性和完整性的知識理論。一個合格與優(yōu)秀的圖書館檔案管理人員必須要具備良好的道德品質(zhì)、正確的政治理念、嚴格的紀律素質(zhì)、高效的業(yè)務(wù)能力以及較高的文化水平等。因此，圖書館檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要不斷學(xué)習(xí)和更新相關(guān)管理理論知識、加強自己的管理水平、提高自己的道德素質(zhì)，并積極進行實踐與創(chuàng)新，想方設(shè)法提高圖書館檔案的管理效率，做到盡職、盡心、盡責(zé)。與此同時，圖書館內(nèi)也應(yīng)當(dāng)大力開展宣傳與教育工作，使各檔案管理人員更加深刻地認識到自己工作的重要性與自身的責(zé)任與義務(wù)等?？偠灾?，只有通過圖書館內(nèi)全體工作人員的齊心協(xié)力、共同努力，才能夠真正做好圖書館檔案管理工作。

4.利用信息技術(shù)

當(dāng)今時代是一個信息化的時代，隨著全球信息化的到來，各行各業(yè)的工作都已離不開信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，圖書館檔案管理工作也不例外。傳統(tǒng)的圖書館檔案管理形式大多是以文字、表格、圖紙、照片及錄像等為主，而在信息時代之下，圖書館應(yīng)當(dāng)緊跟時代的發(fā)展腳步，加強對信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，通過現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段來簡化檔案管理流程、提高管理效率。例如，圖書館可以利用計算機中的數(shù)據(jù)庫軟件來收集、管理與查閱檔案，這樣既能夠使檔案管理工作變得更加科技化與高效化，又能夠有效避免人工疏漏的產(chǎn)生，同時還能夠更加節(jié)省人力資源。

綜上所述，圖書館檔案管理是圖書館內(nèi)的一項重要工作，它關(guān)系著圖書館的持續(xù)、穩(wěn)定運行，因此圖書館必須要加強對檔案管理工作的重視，以促進圖書館內(nèi)各項工作的順利開展。更新管理理念、完善管理制度、提高人員素質(zhì)以及利用信息技術(shù)是當(dāng)代圖書館檔案管理的創(chuàng)新方法措施，只有做好以上幾點，才能夠有效提高其管理效率。

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