檔案建設(shè)對優(yōu)化醫(yī)院等級評審工作的作用評價(jià)

王志超

山東省菏澤市第三人民醫(yī)院醫(yī)保辦，山東菏澤 274000

醫(yī)院是醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的主要場所之一[1]，肩負(fù)著科研教學(xué)、醫(yī)療服務(wù)的重要職責(zé)，在對公民健康進(jìn)行保障方面起到重要的作用。但是，在不同的醫(yī)院之間，服務(wù)質(zhì)量、醫(yī)療水平、人員配備、醫(yī)療的設(shè)施都存在顯著的不同，如何對各大醫(yī)院的情況進(jìn)行定量以及定性的評價(jià)顯得尤為重要，通過評價(jià)可以找出醫(yī)院之間的差距，對醫(yī)院的競爭力進(jìn)行提高。在評價(jià)醫(yī)院的手段中，醫(yī)院等級評審是很重要的一項(xiàng)[2]，醫(yī)院等級評審是以醫(yī)院的糾紛處理、診治流程、安全隱患、預(yù)后工作、滿意度、醫(yī)療糾紛、工作效率、人員、設(shè)施等項(xiàng)目作為評價(jià)的指標(biāo)，并以相關(guān)的細(xì)則、規(guī)定對這些項(xiàng)目作出評價(jià)的過程。在等級評審過程中，醫(yī)院的檔案建設(shè)和管理起到了重要的作用[3]。在該研究中主要對檔案建設(shè)在醫(yī)院等級評審中的作用進(jìn)行探討，進(jìn)一步了解檔案建設(shè)在醫(yī)院等級評審中的重要意義。

1 醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中的重要意義

醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院的基本工作，其作為醫(yī)院管理工作的重要支撐是其他部門工作無法取代的。在醫(yī)院的等級評審過程中，檔案起著重要的作用，可以通過檔案對醫(yī)院的整體運(yùn)行情況做到一個(gè)大概的了解[4]。對檔案進(jìn)行有序、規(guī)范的管理，可以顯著提高醫(yī)院在等級評審中的效率，完整、有序的檔案可以方便評審人員對相關(guān)數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行了解，快速準(zhǔn)確地對醫(yī)院做出評價(jià)，這不僅節(jié)約了時(shí)間，而且提高了工作的效率；完整、有序的檔案可以保證醫(yī)院等級評審工作中結(jié)果的客觀性和可信性，這不僅保證評審工作的順利進(jìn)行，更保證了醫(yī)院的誠實(shí)性，也對患者的權(quán)益起到充分的維護(hù)作用；完整、有序的檔案管理可以對醫(yī)院等級評審中存在的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，如設(shè)施是否可用、帶教的過程中是否存在問題、診療中是否存在疏漏等，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理和解決。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

在醫(yī)院檔案管理中人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不同，結(jié)構(gòu)的安排不是很合理，有些工作人員的學(xué)歷比較低，年齡比較大，專業(yè)不適合管理檔案，并且檔案管理人員并沒有參加醫(yī)院相關(guān)管理檔案的培訓(xùn)工作，在檔案管理方面存在很多欠缺[5]；在管理檔案的過程中，電子化水平比較低，主要使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致效率比較低，導(dǎo)致這些的原因主要是硬件設(shè)施的欠缺和管理工作人員的專業(yè)不符；對管理檔案的軟件及硬件設(shè)施的配備不夠完善，對檔案管理的質(zhì)量造成一定的影響，這可能是由于資金的短缺或者是對檔案管理的重視程度不夠?qū)е碌模会t(yī)院對檔案管理重要性的認(rèn)識比較薄弱，對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，有些原始數(shù)據(jù)及資料的記錄不完整，導(dǎo)致資料源頭性缺失，使后續(xù)的工作開展困難；另外，醫(yī)院存在對檔案管理的制度缺失，沒有明確的規(guī)定應(yīng)如何對檔案進(jìn)行收集及管理，導(dǎo)致檔案不完整。

3 醫(yī)院檔案管理的建議

3.1 醫(yī)院檔案資料的搜集、整理

全面的搜集資料是初始階段的檔案工作[6]，搜集資料是需要花費(fèi)時(shí)間和精力的，特別是在醫(yī)院檔案搜集的過程中，要始終堅(jiān)持時(shí)效性和完整性的原則。相關(guān)工作人員要對醫(yī)院發(fā)展的動態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，在醫(yī)院的黨群工作、宣傳義診、醫(yī)療發(fā)展等過程中要做好報(bào)道、電子文檔、聲像、照片等資料的收集以及保持資料的完整性，在臨床檔案資料收集的過程中，要做好與臨床的溝通工作，取得他們的配合，共同做好檔案資料收集的工作。

檔案資料收集完畢后，要做好后續(xù)的分類整理工作，在此過程中，要嚴(yán)格按照醫(yī)院等級評審的要求對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的整理，對盛放資料的檔案盒要做到干凈整潔，對其進(jìn)行編號、標(biāo)記，以便在等級評審時(shí)方便尋找查看。與此同時(shí)，還要做好檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，安排好工作人員的職責(zé)，使其從資料歸檔、硬件設(shè)施、政策制度上將分工細(xì)化，更好地為醫(yī)院等級評審中的檔案管理做好服務(wù)工作。

3.2 加大檔案管理的硬件投入和建設(shè)

在醫(yī)院等級評審過程中，對檔案室的硬件有明確的規(guī)定，如檔案工作人員的學(xué)歷、檔案工作人員的數(shù)量、復(fù)印機(jī)、掃描儀、空調(diào)、消毒柜、除濕機(jī)、庫房大小等[7]。所以在醫(yī)院建設(shè)中要做好檔案管理的硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代的設(shè)備和技術(shù)，做好檔案工作的載體工作，增加檔案管理中的有形保護(hù)，如干燥裝置、滅火設(shè)備、檔案架等。不僅如此，在檔案管理過程中的信息管理系統(tǒng)也要加強(qiáng)，不斷引進(jìn)新的信息管理系統(tǒng)，做好在檔案管理中的信息化進(jìn)程。

3.3 加強(qiáng)檔案管理中的政策支持和制度支持

在整個(gè)醫(yī)院的管理中，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案室的重要性[8]，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，健全相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，成立專門的檔案管理小組，由專門的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)工作，各科室的相關(guān)負(fù)責(zé)人要積極做好本科室的檔案收集及整理工作，配合檔案室的工作，并將各科室的檔案管理工作列入年度考核工作中。將檔案管理的工作與醫(yī)院的中心工作緊密結(jié)合，除此之外，要對醫(yī)院檔案管理形成一種制度化，制定完善的工作機(jī)制，使檔案管理工作井井有條，符合醫(yī)院等級評審的要求。

3.4 加強(qiáng)對檔案管理者的培訓(xùn)

對醫(yī)院中的檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理知識的培訓(xùn)，通過會議的形式對醫(yī)院的各科室及各部門的工作人員進(jìn)行檔案管理知識的培訓(xùn)，這樣不僅可以使其對檔案管理的重要性進(jìn)行充分的了解，而且可以增加其對檔案管理工作的配合程度，這樣有效地緩解了檔案工作人員的工作壓力，使工作的效率大大提高。與此同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理工作人員對醫(yī)院評級流程的學(xué)習(xí)，邀請經(jīng)驗(yàn)豐富的醫(yī)院評審人員對檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解醫(yī)院等級考察的基本流程和重點(diǎn)指標(biāo)，并以此為指導(dǎo)對護(hù)理、治療、診斷等重點(diǎn)檔案進(jìn)行檢查和完善，以便為評價(jià)者提供更為完整的考察信息。

4 展望

管理醫(yī)院檔案是一個(gè)完善醫(yī)院體制的重要環(huán)節(jié)。在當(dāng)今的醫(yī)療環(huán)境中，公民對醫(yī)療服務(wù)、健康、醫(yī)療衛(wèi)生等的要求越來越高，這就更增加了對醫(yī)院體制進(jìn)行完善的緊迫性。醫(yī)院的等級評審就是一個(gè)完善的過程，在評審過程中醫(yī)院檔案起到重要的作用。醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院的耗材信息、醫(yī)療器械、管理制度、病歷檔案、醫(yī)療糾紛事件登記薄、醫(yī)院的發(fā)展歷史、科研數(shù)據(jù)、購買設(shè)備憑證、治療方案、檢查結(jié)果、護(hù)理記錄、治療記錄等，是醫(yī)院評審過程中主要的憑證之一。通過醫(yī)院檔案的建設(shè)和完善，可以有效地提高評審醫(yī)院的效率，使得醫(yī)院評審結(jié)果客觀、可信，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理或醫(yī)院發(fā)展中的問題，對問題進(jìn)行積極的解決，構(gòu)建完善的醫(yī)療體制。

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