四川石化創(chuàng)新外事管理

○ 文／朱斯國(guó)

四川石化創(chuàng)新外事管理

○ 文／朱斯國(guó)

四川石化有效突破新建企業(yè)外事人力資源與工作任務(wù)繁重的制約，推進(jìn)外事管理體制機(jī)制創(chuàng)新。

中國(guó)石油四川石化有限責(zé)任公司于2007年3月正式成立。作為西南地區(qū)首個(gè)特大型煉化一體化企業(yè)，四川石化項(xiàng)目對(duì)外引進(jìn)多套工藝技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備。涉外事務(wù)中，因公出國(guó)（境）、對(duì)外邀請(qǐng)、外賓來(lái)華接待和管理等業(yè)務(wù)集中，工作量大。作為中國(guó)石油推行“新廠新體制、新廠新機(jī)制”的實(shí)踐載體，四川石化人員配備精干，崗位職能綜合，外事工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理?？偨?jīng)理（黨委）辦公室作為外事管理歸口部門(mén)，只有兩名兼職人員負(fù)責(zé)全部外事工作。

作為新建企業(yè)，四川石化外事工作開(kāi)展之日起，即面臨著人力資源緊張與工作任務(wù)繁重的客觀制約。為有效化解矛盾，確保外事各項(xiàng)工作順利高效開(kāi)展，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展建設(shè)，他們以服務(wù)全局、促進(jìn)發(fā)展為宗旨，立足新建企業(yè)實(shí)際，進(jìn)行了積極探索。

推進(jìn)管理創(chuàng)新

突出觀念更新。外事是政治，是經(jīng)濟(jì)，更是難得的必須充分利用的寶貴資源。為此，四川石化反復(fù)研讀集團(tuán)公司外事管理規(guī)章制度，深刻領(lǐng)會(huì)和把握“外事無(wú)小事、外事辦實(shí)事、外事成大事”的豐富內(nèi)涵和本質(zhì)要求，努力突破視外事管理為單一事務(wù)型、簡(jiǎn)單程序化工作的思想束縛，牢固樹(shù)立變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)管理、進(jìn)而實(shí)現(xiàn)效能管理的工作理念，不斷提高運(yùn)作管理外事資源的主動(dòng)性，切實(shí)增強(qiáng)維護(hù)中國(guó)石油和四川石化整體利益的堅(jiān)定性，從而更好地服務(wù)大局、促進(jìn)全局發(fā)展。

完善體制機(jī)制。為提高外事管理水平，四川石化在外事工作全面展開(kāi)之前，嚴(yán)格按照集團(tuán)公司外事管理制度要求，在制定符合四川石化實(shí)際的外事工作相關(guān)制度的同時(shí)，探索建立了由“目標(biāo)設(shè)定-需求預(yù)知-計(jì)劃組織-程序執(zhí)行-效果評(píng)估”等程序步驟構(gòu)成的完整管理運(yùn)作體系，并在此基礎(chǔ)上優(yōu)化控制流程，明晰職責(zé)分工，完善溝通機(jī)制，規(guī)范操作行為，逐步建立起人人都能辦外事、人人都會(huì)辦外事、人人都能按規(guī)矩辦外事的“大外事”工作格局，為確保外事工作順利開(kāi)展提供了有力保障。

強(qiáng)調(diào)規(guī)范運(yùn)作。外事無(wú)小事，任何一個(gè)細(xì)微環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，小則影響工作的正常開(kāi)展，大則影響集團(tuán)公司和四川石化的整體利益和對(duì)外形象。為此，四川石化嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃。無(wú)論因公出國(guó)（境）還是外賓來(lái)華管理，嚴(yán)格按照年初制定的年度因公出國(guó)（境）計(jì)劃和外賓來(lái)華計(jì)劃執(zhí)行；對(duì)于確因工作需要臨時(shí)增加的出國(guó)團(tuán)組和外賓接待任務(wù)，必須經(jīng)公司外事主管領(lǐng)導(dǎo)同意、主要領(lǐng)導(dǎo)審批后方可實(shí)施。同時(shí)，嚴(yán)格程序控制。任何單位和個(gè)人決不可逾越流程辦事，確保各項(xiàng)工作規(guī)范運(yùn)作。

外事無(wú)小事、外事辦實(shí)事、外事成大事。

嚴(yán)格計(jì)劃管理

四川石化線性低密度聚乙烯和聚丙烯兩套裝置都引進(jìn)美國(guó)技術(shù)，只是專利商不同。按照合同約定，工程建設(shè)期間，因公出國(guó)（境）團(tuán)組較多。團(tuán)組選派時(shí)，四川石化考慮目的地都是美國(guó)、部分人員需要同時(shí)前往兩家專利商執(zhí)行任務(wù)的實(shí)際，將團(tuán)組大力整合歸并。

針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)期間因公出國(guó)團(tuán)組較多和裝置試車期間外賓來(lái)華業(yè)務(wù)量大的實(shí)際，為提高外事資源利用效能，四川石化突出強(qiáng)調(diào)計(jì)劃管理，強(qiáng)化效能利用意識(shí)。

在因公出國(guó)管理上，每年年初，四川石化根據(jù)合同約定和實(shí)際需要，堅(jiān)持“必須、精干、效能”的團(tuán)組選派原則，制定年度因公出國(guó)計(jì)劃；在計(jì)劃管理實(shí)踐中，始終注重把握四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一是杜絕簡(jiǎn)單匯總。通過(guò)深入研究合同文件和現(xiàn)場(chǎng)需求，把握工作目標(biāo)和工作內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)出國(guó)團(tuán)組的優(yōu)化組織和有機(jī)整合。二是打破平均主義。該派的團(tuán)組和人員必派，不該派的堅(jiān)決不派，提高團(tuán)組派出的針對(duì)性和實(shí)用性，不搞“大鍋飯”。三是消除福利色彩。堅(jiān)決摒棄視出國(guó)為福利的落后觀念，不照顧情緒，不派照顧人員，所有外派和團(tuán)組人員都須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核。四是避免條塊分割。圍繞企業(yè)發(fā)展需求，打破專業(yè)條塊界限，歸并整合團(tuán)組構(gòu)成、任務(wù)類別和行程安排，消除條塊分割產(chǎn)生的無(wú)效浪費(fèi)，提高團(tuán)組的綜合能力。

在外賓來(lái)華管理上，每年年初，四川石化嚴(yán)格按照合同約定，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度，制定年度外賓來(lái)華計(jì)劃，繪制“X-月份、Y-駐場(chǎng)外賓人數(shù)”矩形圖，統(tǒng)籌年度外賓來(lái)華管理工作；實(shí)踐中，要求各生產(chǎn)部于外賓來(lái)華10個(gè)工作日前提報(bào)“外賓來(lái)華信息及工作條件需求表”，外事部門(mén)根據(jù)此表及早開(kāi)展外賓駐廠期間的工作保障和生活保障等準(zhǔn)備工作，優(yōu)化外事工作軟環(huán)境，確保外賓抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后就能順利開(kāi)展工作，為充分發(fā)揮外賓作用、提高外事資源利用效能創(chuàng)造有利條件。

為切實(shí)提高外事工作水平，四川石化按照超前管理、延伸服務(wù)的工作要求，在管理中體現(xiàn)服務(wù)，將服務(wù)融入管理，不斷創(chuàng)新工作方法，完善管理措施，全面加強(qiáng)外事管理。

豐富管理手段

面對(duì)工作任務(wù)與人力資源不相匹配的矛盾，要全面履行外事管理職能，必須推進(jìn)管理手段創(chuàng)新。為此，四川石化立足企業(yè)實(shí)際，堅(jiān)持“集約、流程、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范”的管理要求，豐富管理手段。

信息化審批。四川石化搭建外事工作信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)因公出國(guó)（境）和外發(fā)邀請(qǐng)函網(wǎng)上審批，并與集團(tuán)公司網(wǎng)上審批系統(tǒng)融合，精簡(jiǎn)審批流程，明晰審批權(quán)限，強(qiáng)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵流程控制，節(jié)省了審批時(shí)間，提高了審批效率。

手冊(cè)化指導(dǎo)。按照集團(tuán)公司和地方政府外事各項(xiàng)規(guī)章制度，四川石化結(jié)合企業(yè)實(shí)際，編制了《四川石化公司外事工作手冊(cè)》，對(duì)因公出國(guó)管理、對(duì)外邀請(qǐng)管理、外事接待管理、現(xiàn)場(chǎng)外賓管理等工作進(jìn)行規(guī)范，規(guī)范了操作行為，提高了工作質(zhì)量。

模板化規(guī)范。針對(duì)因公出國(guó)（境）證件和簽證辦理過(guò)程中不同國(guó)家（地區(qū)）材料要求不同的實(shí)際，為確保上報(bào)材料符合要求、一次通過(guò)審查，四川石化設(shè)定信息資料標(biāo)準(zhǔn)電子模板，實(shí)現(xiàn)材料準(zhǔn)備模板化，提高了材料一次通過(guò)率。

集中化管理。四川石化采取“集中辦公、集中管理、集中服務(wù)”的運(yùn)作方式，開(kāi)辟外賓專用辦公區(qū)、休息區(qū)和服務(wù)區(qū)，將所有來(lái)華外賓實(shí)行集中統(tǒng)一管理，在提高了管理效率的同時(shí)，有力突破了人力資源緊張的制約。

專業(yè)化服務(wù)。四川石化組建現(xiàn)場(chǎng)外賓服務(wù)中心，依托專業(yè)公司力量，為外賓提供機(jī)場(chǎng)接送、賓館預(yù)訂、信息咨詢等日常服務(wù)和機(jī)票辦理、日常辦公、簽證延期等商務(wù)服務(wù)，既提高了外事服務(wù)質(zhì)量，又為外賓創(chuàng)造了良好的工作和生活環(huán)境。

表單化運(yùn)作。四川石化制定“外賓來(lái)華信息及工作條件需求表”、“外賓復(fù)印、掃描、國(guó)際傳真審批表”、“駐（離）廠外賓信息登記表”等表單，建立了完整規(guī)范的表單運(yùn)作體系，保證了信息暢通，減少了反復(fù)協(xié)調(diào)的程序，節(jié)約了時(shí)間，提高了辦事效率。

抓好薄弱環(huán)節(jié)

為有效降低風(fēng)險(xiǎn)、最大化利用外事資源，四川石化持續(xù)完善“目標(biāo)設(shè)定-需求預(yù)知-計(jì)劃組織-程序執(zhí)行-效果評(píng)估”間的流程聯(lián)系，在確保體系完整、流程閉合的同時(shí)，著力加強(qiáng)傳統(tǒng)管理中相對(duì)薄弱環(huán)節(jié)的管理。

一方面，突出抓好外事教育和出國(guó)總結(jié)。將“出國(guó)教育談話記錄”簽字、“涉密人員因公出國(guó)（境）保密承諾書(shū)”和“便攜式計(jì)算機(jī)境外使用保密承諾書(shū)”簽訂作為流程控制的必要環(huán)節(jié)；明確要求團(tuán)組回國(guó)后兩周內(nèi)必須向公司主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和外事辦報(bào)送出國(guó)總結(jié)，總結(jié)必須有分析、有經(jīng)驗(yàn)、有體會(huì)、有建議；對(duì)上報(bào)不及時(shí)、內(nèi)容敷衍的團(tuán)組進(jìn)行問(wèn)責(zé)，并取消其團(tuán)長(zhǎng)再次選派出國(guó)資格；在此基礎(chǔ)上，開(kāi)展出國(guó)團(tuán)組工作效能跟蹤評(píng)估，有效杜絕敷衍了事的行為?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，指導(dǎo)未來(lái)工作，確保外事資源有效利用。

另一方面，突出抓好外賓行蹤和經(jīng)費(fèi)控制。在外賓駐（離）廠24小時(shí)之內(nèi)，及時(shí)將“駐（離）廠外賓信息登記表”上報(bào)地方出入境管理部門(mén)和企業(yè)所在地派出所備案；與地方出入境管理部門(mén)、外賓服務(wù)中心、兼職翻譯、運(yùn)輸車隊(duì)、涉外賓館建立溝通聯(lián)系機(jī)制，及時(shí)掌握外賓日常行蹤，有效降低了安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，為從嚴(yán)管理和控制外賓來(lái)華經(jīng)費(fèi)，四川石化建立了合同任務(wù)約定、來(lái)往信息登記、現(xiàn)場(chǎng)日?？记凇叭龁我惑w”規(guī)范統(tǒng)一、相互印證的費(fèi)用確認(rèn)機(jī)制，保證了各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出有據(jù)可依，既規(guī)范了日常管理，又確保了費(fèi)用可控，一舉兩得。

提升綜合素質(zhì)

涉外人員的能力素質(zhì)，很大程度上影響著外事資源的利用水平。為全面提高涉外人員的執(zhí)行能力和服務(wù)水平，四川石化先后舉辦了因公出國(guó)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和外賓來(lái)華管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，就外事制度、外事紀(jì)律、工作流程、職責(zé)分工、注意事項(xiàng)進(jìn)行了系統(tǒng)培訓(xùn)；不定期組織召開(kāi)因公出國(guó)管理和外賓來(lái)華管理座談會(huì)，查找問(wèn)題不足，堵塞管理漏洞，確保零差錯(cuò)、零失誤。同時(shí)，注重團(tuán)結(jié)協(xié)作，堅(jiān)持“合作共贏”，牢固樹(shù)立“一個(gè)團(tuán)體、一個(gè)目標(biāo)”思想，通過(guò)定期召開(kāi)外賓來(lái)華管理工作交流分析會(huì)，搭建對(duì)話交流合作平臺(tái)，增進(jìn)相互了解，加強(qiáng)密切合作，切實(shí)通過(guò)合作創(chuàng)造價(jià)值、提升能力，共同服務(wù)于四川石化發(fā)展建設(shè)全局。

責(zé)任編輯：石杏茹

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